業(yè)務(wù)合同審查與簽訂標(biāo)準(zhǔn)化流程一、適用業(yè)務(wù)場景本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于企業(yè)各類業(yè)務(wù)合同的審查與簽訂環(huán)節(jié)，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同等類型，適用于企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等多協(xié)同場景。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程管理，可統(tǒng)一合同審查標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范簽訂行為、降低法律風(fēng)險、提升合同管理效率，保證合同條款符合企業(yè)利益及法律法規(guī)要求，適用于企業(yè)日常經(jīng)營中所有需要對外簽訂的合同場景。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同需求發(fā)起與審批操作目標(biāo)：明確合同需求，保證合同簽訂的必要性與合理性。責(zé)任部門：業(yè)務(wù)需求部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)。需求提出業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要（如采購物資、提供服務(wù)、合作開發(fā)等），填寫《合同需求申請表》（詳見工具模板1），明確合作方基本信息、合同類型、主要標(biāo)的、數(shù)量/服務(wù)期限、預(yù)算金額、核心需求（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、付款方式等）。需求初審部門負(fù)責(zé)人對需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點核查預(yù)算是否符合年度預(yù)算計劃、業(yè)務(wù)需求是否符合公司戰(zhàn)略方向，簽署初審意見后提交至財務(wù)部門。財務(wù)復(fù)核財務(wù)部門對預(yù)算金額的準(zhǔn)確性、付款方式的可行性（如是否符合現(xiàn)金流管理要求、稅務(wù)處理是否合規(guī)）進(jìn)行復(fù)核，出具財務(wù)審核意見，保證合同條款不會導(dǎo)致企業(yè)財務(wù)風(fēng)險。領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)合同金額及重要性，由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理終審審批。審批通過后，正式啟動合同起草流程；審批不通過的，退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整需求。（二）合同文本起草操作目標(biāo)：依據(jù)需求審批結(jié)果，起草規(guī)范、完整的合同文本。責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門（如需）。模板選擇優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板庫中的對應(yīng)類型模板（如《采購合同模板》《服務(wù)合同模板》），保證合同條款的規(guī)范性。如無合適模板，由業(yè)務(wù)部門參考行業(yè)慣例起草，法務(wù)部門提供框架指導(dǎo)。內(nèi)容填寫合同文本需包含以下核心要素：雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等）；合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）；權(quán)利義務(wù)（履行期限、地點、方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)等）；價格與支付（金額、計價方式、支付條件、發(fā)票類型等）；保密條款（保密范圍、期限、違約責(zé)任等）；違約責(zé)任（違約情形、違約金計算方式、損失賠償范圍等）；爭議解決（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄法院等）；其他特殊約定（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力、合同解除條件等）。內(nèi)部校對業(yè)務(wù)部門起草完成后，需對合同內(nèi)容與需求審批表的一致性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性（如金額、數(shù)量、日期等）進(jìn)行內(nèi)部校對，避免低級錯誤。（三）內(nèi)部多部門審查操作目標(biāo)：通過法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)等部門協(xié)同審查，識別并規(guī)避合同風(fēng)險。責(zé)任部門：法務(wù)部門、財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、相關(guān)技術(shù)/職能部門。法務(wù)審查法務(wù)部門重點審查以下內(nèi)容：主體合法性：合作方是否為依法設(shè)立并有效存續(xù)的企業(yè)，是否具備相應(yīng)的經(jīng)營范圍、資質(zhì)許可（如特種行業(yè)許可證）；條款合法性：合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷情形；權(quán)利義務(wù)對等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、對等，是否存在單方面加重己方責(zé)任的“霸王條款”；爭議解決條款：是否明確約定爭議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄機(jī)構(gòu)，是否符合企業(yè)爭議解決策略。法務(wù)部門填寫《合同審查意見表》（詳見工具模板2），明確審查結(jié)論（通過/不通過/修改后通過）及具體修改意見。財務(wù)審查財務(wù)部門結(jié)合需求復(fù)核階段意見，重點審查：價格條款：是否公允，是否符合市場價格水平，是否存在虛高報價；支付條款：支付條件是否合理（如預(yù)付款比例、到貨款/驗收款、質(zhì)保金比例），是否與企業(yè)資金流匹配；稅務(wù)條款：發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、稅率、開票時間等是否符合稅務(wù)規(guī)定，是否會導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險；擔(dān)保條款（如有）：擔(dān)保方式（保證/抵押/質(zhì)押）、擔(dān)保范圍、擔(dān)保期限是否明確，擔(dān)保人資質(zhì)是否合法有效。業(yè)務(wù)/技術(shù)審查業(yè)務(wù)部門及技術(shù)部門（如涉及技術(shù)合同）審查：標(biāo)的物技術(shù)參數(shù)/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是否符合需求，是否可量化、可驗收；履行期限是否合理，是否影響項目整體進(jìn)度；驗收標(biāo)準(zhǔn)、流程是否明確，是否具備可操作性。審查意見匯總業(yè)務(wù)部門收集各部門審查意見，匯總形成《合同審查意見匯總表》，與法務(wù)、財務(wù)等部門協(xié)商修改合同文本，直至所有審查部門無異議。（四）外部談判與修訂操作目標(biāo)：與合作方就合同條款達(dá)成一致，保證企業(yè)利益最大化。責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)。談判準(zhǔn)備業(yè)務(wù)部門牽頭，法務(wù)部門、財務(wù)部門參與，制定談判策略，明確談判底線（如價格上限、付款條件、違約金比例等），準(zhǔn)備談判方案及替代條款。談判實施按照談判方案與合作方進(jìn)行協(xié)商，重點關(guān)注價格、履行期限、付款方式、違約責(zé)任等核心條款。談判過程中需做好記錄，填寫《合同談判記錄表》（詳見工具模板3），明確雙方分歧點、共識內(nèi)容及下一步行動計劃。文本修訂根據(jù)談判結(jié)果，由業(yè)務(wù)部門修訂合同文本，修訂后的文本需再次提交法務(wù)部門、財務(wù)部門審查，保證修訂后的條款合法、合規(guī)且符合企業(yè)利益。（五）合同最終審批與簽訂操作目標(biāo)：完成合同最終審批，規(guī)范簽訂流程，保證合同生效。責(zé)任部門：分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、授權(quán)簽訂人、行政檔案部門。最終審批修訂后的合同文本由分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（根據(jù)合同金額及重要性分級）進(jìn)行最終審批，審批通過后出具《合同簽訂審批表》（詳見工具模板4）。文本核對合同簽訂前，由業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門共同核對文本內(nèi)容與審批版本是否一致，保證無遺漏或修改錯誤。正式簽訂授權(quán)簽訂人：需為企業(yè)法定代表人或持有《授權(quán)委托書》的授權(quán)代表，授權(quán)委托書需明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限；簽約形式：合同文本一式N份（根據(jù)合作方需求及企業(yè)存檔要求確定），雙方加蓋公章或合同專用章（騎縫章），法定代表人或授權(quán)代表簽字；簽署時間：合同簽訂日期以雙方最后簽署日期為準(zhǔn)，影響合同履行期限及訴訟時效計算。文本分發(fā)簽訂完成后，行政檔案部門留存正本或副本N份，業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門各留存復(fù)印件或電子版，保證合同文本分發(fā)可追溯。（六）合同履行與跟蹤操作目標(biāo)：監(jiān)控合同履行情況，及時處理履行過程中的問題，保證合同目的實現(xiàn)。責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門。履行計劃制定業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定制定《合同履行跟蹤表》（詳見工具模板5），明確各履行階段的關(guān)鍵節(jié)點（如交付時間、驗收時間、付款時間）、責(zé)任人及完成標(biāo)準(zhǔn)。履行過程監(jiān)控業(yè)務(wù)部門定期跟蹤合同履行進(jìn)度，對照履行計劃檢查是否存在延遲、違約等情況，及時與合作方溝通解決。如出現(xiàn)履行障礙（如合作方延遲交付、質(zhì)量問題），需收集證據(jù)（如溝通記錄、驗收報告），并啟動違約處理流程。驗收與付款驗收：按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)、流程進(jìn)行驗收，出具書面驗收報告，由雙方簽字確認(rèn)；付款：財務(wù)部門根據(jù)驗收報告、合同約定的付款條件，辦理付款手續(xù)，保證付款合規(guī)、及時。異常處理如合作方違約，業(yè)務(wù)部門需及時向法務(wù)部門反饋，法務(wù)部門評估違約責(zé)任及損失，提出處理方案（如要求繼續(xù)履行、解除合同、索賠等），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（七）合同歸檔與總結(jié)操作目標(biāo)：規(guī)范合同檔案管理，總結(jié)合同管理經(jīng)驗，持續(xù)優(yōu)化流程。責(zé)任部門：行政檔案部門、法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門。檔案整理合同履行完畢或終止后，行政檔案部門將合同文本、審批文件、審查意見、談判記錄、驗收報告、付款憑證等資料整理成冊，按照“一合同一檔”原則歸檔，標(biāo)注合同編號、名稱、簽訂日期、存檔期限等信息。檔案借閱建立合同檔案借閱登記制度，借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門審批，借閱期限、用途明確，保證檔案安全。管理總結(jié)法務(wù)部門定期組織合同管理總結(jié)會，分析合同審查、簽訂、履行中的常見問題（如條款漏洞、履約風(fēng)險等），提出優(yōu)化建議，更新標(biāo)準(zhǔn)化合同模板及管理流程，提升合同管理水平。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)工具模板工具模板1：合同需求申請表字段名稱填寫說明示例需求部門提出需求的業(yè)務(wù)部門全稱市場營銷部合同類型采購/銷售/服務(wù)/合作等采購合同合作方名稱合作方全稱（需與營業(yè)執(zhí)照一致）科技有限公司合作方基本信息統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式統(tǒng)一社會信用代碼：91110108MA0567；法定代表人：*某；地址：市區(qū)路號；電話：010-X合同標(biāo)的標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量/服務(wù)內(nèi)容標(biāo)的：辦公電腦；規(guī)格型號：ThinkPadX1Carbon；數(shù)量：50臺履行期限合同開始至結(jié)束的日期2024年3月1日至2024年12月31日預(yù)算金額合同總金額（含稅/不含稅）含稅金額：人民幣叁拾萬元整（￥300,000.00）核心需求質(zhì)量、交付、驗收等關(guān)鍵要求質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合國家3C認(rèn)證；交付時間：下單后15個工作日內(nèi)；驗收：到貨后7個工作日內(nèi)驗收申請人需求提出人姓名（用*某代替）*某申請日期提交申請的日期2024年2月20日部門負(fù)責(zé)人意見對需求合理性、必要性的審核意見需求合理，符合年度市場推廣計劃，同意。簽字：*某日期：2024年2月21日財務(wù)部門意見對預(yù)算準(zhǔn)確性、付款可行性的復(fù)核意見預(yù)算準(zhǔn)確，付款方式（分期付款）可行，同意。簽字：*某日期：2024年2月22日分管領(lǐng)導(dǎo)審批最終審批意見同意。簽字：*某日期：2024年2月23日工具模板2：合同審查意見表字段名稱填寫說明示例合同名稱合同全稱《辦公設(shè)備采購合同》合同編號企業(yè)內(nèi)部合同編號CG-2024-001審查部門法務(wù)/財務(wù)/業(yè)務(wù)/技術(shù)等法務(wù)部審查要點重點審查的維度（如主體合法性、條款合法性、價格合理性等）主體合法性、條款合法性、違約責(zé)任審查意見具體審查結(jié)果及修改建議1.合作方提供的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件未加蓋公章，需補充；2.第5.2條“驗收標(biāo)準(zhǔn)”不明確，建議補充“符合ISO9001質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)”；3.第7條違約責(zé)任中“違約金比例”過高，建議調(diào)整為不超過合同總額的20%審查結(jié)論通過/不通過/修改后通過修改后通過審查人審查部門負(fù)責(zé)人姓名（用*某代替）*某審查日期完成審查的日期2024年2月25日工具模板3：合同談判記錄表字段名稱填寫說明示例談判時間年/月/日時/分2024年2月28日14:00-16:00談判地點談判具體地點公司3樓會議室我方參與人姓名、部門、職務(wù)（用*某代替）某，市場營銷部，經(jīng)理；某，法務(wù)部，專員合作方參與人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式*某，科技有限公司，銷售總監(jiān)；電話：138-X談判議題需協(xié)商的核心條款（如價格、付款、履行期限等）1.合同價格；2.付款方式；3.交付時間分歧點雙方存在爭議的具體內(nèi)容及各自立場1.價格：我方要求單價￥5,800元/臺，合作方堅持￥6,000元/臺；2.付款方式：我方要求預(yù)付30%，合作方要求預(yù)付50%共識內(nèi)容已達(dá)成一致的條款1.交付時間：合作方同意下單后15個工作日內(nèi)交付；2.驗收標(biāo)準(zhǔn)：補充“符合國家3C認(rèn)證及雙方確認(rèn)的樣品標(biāo)準(zhǔn)”下一步行動需后續(xù)完成的工作及責(zé)任人1.合作方于2024年3月1日前提供新的報價單；責(zé)任人：某（合作方）；2.我方法務(wù)部于3月2日前修訂合同付款條款；責(zé)任人：某工具模板4：合同簽訂審批表字段名稱填寫說明示例合同名稱合同全稱《辦公設(shè)備采購合同》合同編號企業(yè)內(nèi)部合同編號CG-2024-001合作方名稱合同相對方全稱科技有限公司合同金額合同總金額（含稅/不含稅）含稅金額：人民幣貳拾玖萬肆仟元整（￥294,000.00）（經(jīng)談判降價后）履行期限合同開始至結(jié)束的日期2024年3月1日至2024年12月31日各環(huán)節(jié)審查意見匯總法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)等部門審查意見法務(wù)部：修改后通過；財務(wù)部：同意；業(yè)務(wù)部：同意最終審批意見分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批意見同意簽訂。簽字：*某（總經(jīng)理）日期：2024年3月3日授權(quán)簽訂人法定代表人或授權(quán)代表姓名（用*某代替）*某（法定代表人）簽訂日期合同實際簽訂日期2024年3月5日合同份數(shù)正本、副本份數(shù)及分發(fā)部門正本1份（合作方留存），副本3份（我方業(yè)務(wù)、財務(wù)、法務(wù)各1份）工具模板5：合同履行跟蹤表字段名稱填寫說明示例合同編號企業(yè)內(nèi)部合同編號CG-2024-001合同名稱合同全稱《辦公設(shè)備采購合同》履行階段按時間順序劃分的關(guān)鍵節(jié)點（如預(yù)付款支付、貨物交付、驗收、尾款支付等）1.預(yù)付款支付；2.貨物交付；3.驗收；4.尾款支付計劃完成時間各階段原計劃完成日期1.2024年3月10日；2.2024年3月25日；3.2024年4月5日；4.2024年4月15日實際完成時間各階段實際完成日期1.2024年3月10日；2.2024年3月28日（延遲3天）；3.2024年4月8日；4.2024年4月15日完成情況按時完成/延遲完成/未完成1.按時完成；2.延遲完成；3.按時完成；4.按時完成責(zé)任人各階段履行責(zé)任人（用*某代替）1.某（財務(wù)部）；2.某（采購部）；3.某（質(zhì)檢部）；4.某（財務(wù)部）備注延遲原因、異常情況說明等2.延遲原因：合作方生產(chǎn)設(shè)備故障，已溝通免責(zé)并承諾4月5日前完成驗收四、風(fēng)險控制要點（一）主體資格審查風(fēng)險風(fēng)險點：與合作方簽約前未核實其主體資格，可能導(dǎo)致合同無效或無法追責(zé)。控制措施：核實合作方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）原件，確認(rèn)其是否為依法設(shè)立并有效存續(xù)的企業(yè)；核對經(jīng)營范圍，保證合同標(biāo)的在其經(jīng)營范圍內(nèi)（如涉及特許經(jīng)營，需核實相應(yīng)許可證）；查詢合作方信用記錄（如“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”），是否存在經(jīng)營異常、嚴(yán)重違法失信等情形；涉及大額合同或長期合作，建議通過第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行背景調(diào)查。（二）合同條款完整性風(fēng)險風(fēng)險點：合同條款缺失或約定不明，導(dǎo)致履行過程中產(chǎn)生爭議?？刂拼胧簢?yán)格使用標(biāo)準(zhǔn)化合同模板，保證核心條款（標(biāo)的、價款、履行期限、違約責(zé)任等）完整；對“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”“驗收方法”“保密范圍”等條款需具體、可量化，避免使用“優(yōu)良”“合理”等模糊表述；增加“不可抗力”“合同解除”“爭議解決”等條款，明確特殊情形下的處理機(jī)制。（三）法律合規(guī)性風(fēng)險風(fēng)險點：合同條款違反法律法規(guī)或監(jiān)管要求，導(dǎo)致合同無效或行政處罰?？刂拼胧悍▌?wù)部門需對合同條款進(jìn)行合法性審查，重點核查《民法典》《合同法》《反不正當(dāng)競爭法》等法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定；涉及知識產(chǎn)權(quán)、數(shù)據(jù)安全、跨境交易等特殊領(lǐng)域，需咨詢專業(yè)律師或行業(yè)監(jiān)管部門意