采購申請審批與供應(yīng)商選擇決策工具模板一、模板適用場景與價值本模板適用于企業(yè)日常運營中的各類采購活動，包括但不限于：生產(chǎn)物料采購、辦公設(shè)備采購、服務(wù)外包采購（如IT運維、咨詢服務(wù)）、工程項目采購等。無論是中小型企業(yè)簡化審批流程，還是大型集團(tuán)規(guī)范采購管理，本模板均能通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與工具，保證采購需求清晰、審批權(quán)責(zé)明確、供應(yīng)商選擇科學(xué)，有效降低采購風(fēng)險、控制采購成本，同時提升采購效率與合規(guī)性。二、全流程操作步驟詳解（一）需求確認(rèn)與申請發(fā)起責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）操作說明：需求部門明確采購需求（包括物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、預(yù)估單價、總價等），填寫《采購申請表》（見表1），并附相關(guān)支撐材料（如需求說明書、技術(shù)參數(shù)圖紙、過往采購記錄等）。需求部門負(fù)責(zé)人對申請內(nèi)容的真實性、必要性及預(yù)算合理性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至采購部。輸出物：《采購申請表》（含附件）（二）采購部需求復(fù)核責(zé)任主體：采購部操作說明：采購部收到申請后，重點復(fù)核以下內(nèi)容：采購需求是否符合企業(yè)生產(chǎn)/運營計劃；規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)是否清晰明確，避免模糊描述；預(yù)估單價與總價是否在預(yù)算范圍內(nèi)，超出預(yù)算需需求部門補充說明；交付時間是否與采購周期匹配，是否存在緊急需求（緊急需求需標(biāo)注并說明原因）。復(fù)核通過后，采購部啟動供應(yīng)商尋源流程；復(fù)核不通過的，退回需求部門修改并重新提交。輸出物：需求復(fù)核意見（通過/不通過及修改建議）（三）供應(yīng)商尋源與初選責(zé)任主體：采購部操作說明：根據(jù)采購需求類型，通過以下渠道尋源：公開渠道：招標(biāo)平臺（如采購網(wǎng)、企業(yè)自有招標(biāo)系統(tǒng)）、行業(yè)展會、供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫；定向渠道：邀請合作過的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、行業(yè)內(nèi)推薦供應(yīng)商（需記錄推薦來源）；緊急采購：可從合格供應(yīng)商名錄中直接選取，事后補充說明原因。初選供應(yīng)商數(shù)量：常規(guī)采購不少于3家，金額較大或關(guān)鍵物料采購不少于5家，保證充分競爭。向初選供應(yīng)商發(fā)出《詢價單》（包含采購需求、報價要求、交付要求、付款方式等），要求其在規(guī)定時間內(nèi)反饋報價及資質(zhì)文件。輸出物：《詢價記錄表》《供應(yīng)商初選名單》（四）供應(yīng)商評估與優(yōu)選責(zé)任主體：采購部牽頭，需求部、財務(wù)部、法務(wù)部（如需）參與操作說明：供應(yīng)商評估采用“量化評分+定性評價”結(jié)合的方式，評分維度及權(quán)重可根據(jù)采購類型調(diào)整（參考表2《供應(yīng)商評估表》）：資質(zhì)能力（權(quán)重20%）：營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、ISO體系認(rèn)證、生產(chǎn)/經(jīng)營許可等；價格水平（權(quán)重30%）：報價合理性、與市場均價對比、付款條件優(yōu)惠度；質(zhì)量保障（權(quán)重25%）：質(zhì)量檢測報告、不良品率、售后響應(yīng)速度、質(zhì)量承諾；交付能力（權(quán)重15%）：交貨周期、產(chǎn)能匹配度、物流配送方案；合作信譽（權(quán)重10%）：過往合作評價、行業(yè)口碑、合同履約率、有無訴訟記錄。組織評估小組對各供應(yīng)商進(jìn)行打分，匯總評分結(jié)果，結(jié)合需求部門意見，推薦1-2家候選供應(yīng)商。輸出物：《供應(yīng)商評估報告》《候選供應(yīng)商推薦名單》（五）決策審批責(zé)任主體：按企業(yè)審批權(quán)限表執(zhí)行（如部門經(jīng)理→采購總監(jiān)→總經(jīng)理→董事會）操作說明：采購部將《采購申請表》《供應(yīng)商評估報告》《候選供應(yīng)商推薦名單》等材料提交至對應(yīng)審批層級。審批人重點審核：采購需求是否符合企業(yè)戰(zhàn)略或年度計劃；預(yù)算是否在授權(quán)范圍內(nèi)，成本控制是否合理；供應(yīng)商選擇過程是否合規(guī)，評估結(jié)果是否客觀；合同條款（如付款方式、違約責(zé)任）是否完善。審批通過后，確定最終供應(yīng)商；審批不通過的，退回采購部重新組織尋源或調(diào)整需求。輸出物：審批意見表（各層級簽字確認(rèn)）（六）結(jié)果公示與執(zhí)行責(zé)任主體：采購部、需求部門操作說明：采購部將審批結(jié)果在內(nèi)部公示（如OA系統(tǒng)、采購公告欄），公示期不少于3個工作日（涉及商業(yè)秘密的除外）。公示無異議后，采購部與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)；需求部門與供應(yīng)商對接交付細(xì)節(jié)（如驗收標(biāo)準(zhǔn)、時間地點）。物品/服務(wù)交付后，需求部門組織驗收（參照合同約定標(biāo)準(zhǔn)），填寫《驗收單》；財務(wù)部憑《驗收單》《發(fā)票》《采購合同》辦理付款。輸出物：《采購合同》《驗收單》《付款憑證》三、核心工具表格模板表1：采購申請表申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系方式采購類別□物料□服務(wù)□工程□其他（請注明：）預(yù)算科目物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)需求數(shù)量需求日期年月日預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途說明（需詳細(xì)描述采購目的及使用場景）附件清單□需求說明書□技術(shù)圖紙□報價單□其他：需求部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日采購部復(fù)核意見：□通過□不通過（原因：）復(fù)核人：日期：年月日審批意見（按權(quán)限填寫）：審批人1（部門經(jīng)理）：日期：年月日審批人2（采購總監(jiān)）：日期：年月日審批人3（總經(jīng)理）：日期：年月日表2：供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱評估日期年月日評估項目評分維度分值（分）實際得分資質(zhì)能力營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等齊全有效20價格水平報價合理性（對比市場均價3家以上）30質(zhì)量保障質(zhì)量檢測報告、不良品率≤%、售后響應(yīng)時間≤小時25交付能力交貨周期≤天、產(chǎn)能滿足率%、物流方案可行性15合作信譽過往合作評價無差評、無重大違約記錄10總分100評估小組意見：□推薦□不推薦□備選（說明理由：）采購部：需求部：財務(wù)部：審批意見：審批人：日期：年月日表3：采購合同摘要表合同編號簽訂日期年月日供應(yīng)商名稱供應(yīng)商聯(lián)系人/聯(lián)系方式采購物品/服務(wù)名稱數(shù)量/規(guī)格合同總價（元）付款方式□預(yù)付%□到付%□分期（說明：）交付時間年月日交付地點驗收標(biāo)準(zhǔn)（參照合同附件或技術(shù)協(xié)議）主要條款摘要□質(zhì)量保證期：年□違約責(zé)任：□爭議解決方式：審批簽字采購部：需求部：法務(wù)部（如需）：總經(jīng)理：四、使用關(guān)鍵要點與風(fēng)險提示（一）審批權(quán)限需剛性執(zhí)行嚴(yán)格按照企業(yè)《采購管理制度》規(guī)定的權(quán)限分級審批，嚴(yán)禁越級審批或“先審批后補流程”。對于超預(yù)算采購，需提交專項說明并經(jīng)更高層級審批（如總經(jīng)理辦公會）。（二）供應(yīng)商資質(zhì)審核需“三查三對”查原件：營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、認(rèn)證證書等需核對原件，留存復(fù)印件加蓋公章；查資質(zhì)有效期：避免使用過期資質(zhì)（如ISO證書需在有效期內(nèi)）；查經(jīng)營異常記錄：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實供應(yīng)商有無經(jīng)營異常、嚴(yán)重違法失信記錄。（三）價格比對需留痕存證常規(guī)采購需收集不少于3家供應(yīng)商的書面報價（或電子截圖），形成《價格比對表》，注明比價過程及結(jié)論，避免“單一來源采購”濫用（特殊情況需說明原因并經(jīng)審批）。（四）合同條款需嚴(yán)謹(jǐn)完整合同必須包含標(biāo)的物/服務(wù)描述、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款，涉及技術(shù)要求的需附技術(shù)協(xié)議作為附件，避免口頭約定或模糊條款。（五）文檔保存需完整可追溯采購全流程文檔