企業(yè)合同信息分類管理模板一、引言在企業(yè)運營過程中，合同作為明確雙方權利義務、規(guī)范商業(yè)活動的重要法律文件，其管理效率直接影響企業(yè)運營風險與決策質量。為幫助企業(yè)系統(tǒng)化、規(guī)范化管理合同信息，本模板從分類維度、操作流程、信息記錄到風險規(guī)避提供全流程指引，適用于各類企業(yè)法務、行政、財務及業(yè)務部門，助力實現(xiàn)合同信息的“可查、可控、可追溯”。二、適用范圍與典型應用場景（一）適用范圍本模板適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團公司）的合同全生命周期管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務合同、勞動合同、租賃合同、保密協(xié)議等所有類型合同的信息分類與歸檔。（二）典型應用場景新合同歸檔：企業(yè)對外簽訂合同后，需將合同基本信息、主體信息、核心條款等錄入模板，實現(xiàn)標準化分類存儲；合同檢索查詢：當業(yè)務部門、法務部門或財務部門需查詢某一合同（如歷史采購合同、待履行服務合同）時，可通過分類維度快速定位；合同統(tǒng)計分析：管理層需定期統(tǒng)計合同類型分布、金額占比、履行進度等數(shù)據(jù)時，可通過模板字段分析報表，輔助經營決策；風險預警提醒：針對即將到期或存在履約風險的合同，通過模板中的“履行期限”“狀態(tài)”字段設置提醒，降低違約風險。三、合同分類管理全流程操作指南（一）第一步：合同收集與初步整理收集范圍：企業(yè)所有對外簽訂的正式合同（含紙質合同掃描件、電子合同PDF/Word版），以及與合同相關的附件（如技術協(xié)議、補充協(xié)議、訂單等）。責任主體：由合同簽訂部門（如采購部、銷售部、人力資源部）在合同簽訂后3個工作日內，將合同原件及電子版提交至法務部（或指定管理部門）。初步整理：法務部收到合同后，核對合同是否為有效版本（含雙方簽字/蓋章頁），剔除重復、無效文件，并按“待分類”臨時存放。（二）第二步：確定合同分類維度根據(jù)企業(yè)業(yè)務特點，建議采用“一級分類+二級分類”的組合維度，保證分類邏輯清晰、無交叉重疊。一級分類（按業(yè)務性質）二級分類（按具體場景）采購合同原材料采購、設備采購、辦公用品采購、服務外包采購等銷售合同產品銷售、技術服務、定制開發(fā)、渠道代理等服務合同咨詢服務、技術服務、運維服務、廣告服務等勞動合同正式勞動合同、實習合同、勞務派遣合同等租賃合同辦公場所租賃、設備租賃、車輛租賃等其他合同保密協(xié)議、戰(zhàn)略合作協(xié)議、贈與合同等（三）第三步：合同信息錄入與分類標注信息錄入：根據(jù)本模板“四、企業(yè)合同信息分類管理模板”字段要求，將合同關鍵信息錄入電子表格（推薦Excel或專業(yè)合同管理系統(tǒng)），保證信息完整、準確（如合同編號、主體信息、金額、日期等需與原件一致）。分類標注：在“一級分類”“二級分類”字段中，選擇對應的分類維度（如采購合同-原材料采購），保證每份合同僅對應一個二級分類，避免重復歸類。編號規(guī)則：合同編號需唯一，建議采用“部門代碼（2位）-一級分類代碼（2位）-年份（4位）-序號（3位）”格式（示例：CG-CG-2024-001，其中“CG”為采購部代碼，“CG”為采購合同一級分類代碼）。（四）第四步：合同存儲與路徑管理電子存儲：按分類維度建立電子文件夾結構，路徑規(guī)則：“合同分類管理”；將合同電子版（掃描件/原件）重命名為“合同編號-合同名稱”后存入對應文件夾（示例：CG-CG-2024-001-公司采購原材料合同）；電子文件夾需設置訪問權限，僅合同管理部門、簽訂部門及法務部可查看/修改。紙質存儲：紙質合同需按“合同編號”順序歸檔至檔案室，使用統(tǒng)一檔案盒并標注“一級分類-二級分類-年份”（示例：采購合同-原材料采購-2024）；檔案盒內附“合同目錄”（含合同編號、名稱、簽訂日期、負責人），便于快速查找。（五）第五步：合同狀態(tài)更新與動態(tài)維護狀態(tài)分類：合同狀態(tài)分為“待審批”“已生效”“履行中”“已履行”“已終止”“作廢”六類，具體定義待審批：合同簽訂前，內部審批流程未完成；已生效：雙方簽字蓋章且審批流程完成，具備法律效力；履行中：合同生效且在約定的履行期限內；已履行：合同義務已完成（如貨款結清、服務交付完畢）；已終止：因協(xié)商解除、不可抗力或法定事由提前終止；作廢：因審批不通過、條款重大失誤等原因未生效的合同。更新機制：合同負責人（一般為簽訂部門經辦人）需在合同狀態(tài)變更后2個工作日內，更新模板中的“合同狀態(tài)”“狀態(tài)更新日期”“備注”字段，并在備注中說明變更原因（示例：“2024-03-15：因乙方違約，雙方協(xié)商解除合同”）。（六）第六步：合同統(tǒng)計分析與報告輸出統(tǒng)計周期：按月度、季度、年度進行統(tǒng)計，由法務部牽頭，財務部、業(yè)務部門配合。統(tǒng)計維度：合同數(shù)量：各類型合同占比（如采購合同占比30%）；合同金額：總金額、平均金額、同比增長率；履行情況：已履行/未履行合同數(shù)量及金額、逾期合同數(shù)量；風險預警：即將到期（30天內）合同、已終止合同原因分析。輸出形式：形成《合同管理月度/季度/年度報告》，提交管理層審閱，作為經營決策依據(jù)。四、企業(yè)合同信息分類管理模板（含字段說明）（一）模板表格字段名稱字段說明示例合同編號企業(yè)唯一編號，按編號規(guī)則CG-CG-2024-001合同名稱完整準確的合同標題（與原件一致）公司采購原材料合同簽訂日期合同雙方簽字蓋章的日期（YYYY-MM-DD）2024-01-15生效日期合同開始具備法律效力的日期（YYYY-MM-DD）2024-02-01到期日期合同履行截止日期（YYYY-MM-DD，無固定期限可填“長期”）2024-12-31甲方名稱企業(yè)全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）科技有限公司甲方負責人企業(yè)簽約代表（職務+姓名，如“采購經理張*”）采購經理張*乙方名稱合作方全稱（與合同原件一致）商貿有限公司乙方負責人合作方簽約代表（姓名，如“李*”）李*聯(lián)系方式乙方聯(lián)系電話（可選填，僅用于業(yè)務溝通）138合同類型一級分類+二級分類（下拉選擇，見“第二步：確定合同分類維度”）采購合同-原材料采購合同金額（元）合同總金額（大寫/小寫需一致，阿拉伯數(shù)字）500,000.00支付方式貨款支付方式（如銀行轉賬、現(xiàn)金、承兌匯票等）銀行轉賬履行期限合同約定的起止時間（YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD）2024-02-01至2024-12-31合同狀態(tài)當前狀態(tài)（下拉選擇：待審批/已生效/履行中/已履行/已終止/作廢）已生效狀態(tài)更新日期最近一次更新狀態(tài)的日期（YYYY-MM-DD）2024-02-01負責部門合同簽訂及履行的主要責任部門采購部負責人部門經辦人（姓名，如“王*”）王*存儲路徑（電子）電子合同存儲的完整路徑（示例：共享文件夾-原材料采購\2024-CG-2024-001）共享文件夾-原材料采購\2024-CG-2024-001備注其他需說明事項（如合同附件數(shù)量、特殊條款、變更記錄等）含附件3份（技術協(xié)議、檢驗標準）（二）模板使用說明電子化工具：推薦使用Excel（2016及以上版本）或WPS表格制作模板，可通過“數(shù)據(jù)驗證”功能設置下拉選項（如“合同類型”“合同狀態(tài)”），減少手動輸入錯誤；若企業(yè)已使用合同管理系統(tǒng)，可將字段映射至系統(tǒng)對應模塊，實現(xiàn)自動歸檔。字段填寫規(guī)范：合同編號、合同名稱、金額、日期等關鍵字段不得為空；甲方/乙方名稱需與營業(yè)執(zhí)照、公章一致，避免簡稱；存儲路徑需準確填寫，保證電子版與模板記錄一一對應。五、實施過程中的關鍵注意事項與風險規(guī)避（一）分類標準統(tǒng)一性企業(yè)需制定《合同分類管理細則》，明確一級、二級分類維度及定義，并通過內部培訓保證各部門理解一致；新增合同類型時，需由法務部評估后更新分類標準，避免隨意調整導致歷史合同分類混亂。（二）信息錄入準確性合同信息錄入前，需由經辦人、部門負責人、法務專員*三級核對，保證編號、名稱、金額、日期等關鍵信息與原件一致；禁止錄入虛假、遺漏信息，如因錄入錯誤導致合同糾紛，由錄入人及負責人承擔相應責任。（三）權限與保密管理電子合同存儲系統(tǒng)需設置分級權限：合同管理部門：擁有新增、修改、刪除、導出權限；業(yè)務部門：僅可查看本部門合同及分類權限內的合同；管理層：擁有全量合同查看及統(tǒng)計報表導出權限。涉及商業(yè)秘密、核心技術等敏感信息的合同（如獨家代理協(xié)議、技術許可合同），需單獨加密存儲，訪問權限需經總經理及法務專員*審批。（四）定期備份與歸檔電子合同需每月進行一次本地備份（U盤/移動硬盤）及云端備份（企業(yè)網(wǎng)盤），備份文件需標注“備份日期+版本號”；紙質合同需按年度歸檔至檔案室，檔案室需配備防火、防潮、防蟲設備，并建立《檔案借閱登記表》，記錄借閱人、借閱時間、歸還時間等信息。（五）狀態(tài)動態(tài)更新與風險預警合同負責人需每周核查所負責合同的狀態(tài)，對“即將到期”（30天內）、“逾期未履行”的合同，及時發(fā)起預警并上報部門負責人；法務部每季度對“已終止”“作廢”合同進行復盤，分析終止原因（如違約、政策變化等），提出風險改進建議。（六）合規(guī)性審查所有合同在簽訂前，需經法務專員*進行合規(guī)性審查，重點審查以下條款：主體資格：對方是否具備履約能力（如營業(yè)執(zhí)照、資質證書）；權利義務：雙方責任是否明確，是否存在“霸王條