公司文檔管理與存檔制度范本第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范公司文檔的、流轉(zhuǎn)、歸檔及銷(xiāo)毀全流程管理，保證文檔的完整性、安全性及可追溯性，提高工作效率，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及公司內(nèi)部管理要求，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、全體員工在工作過(guò)程中產(chǎn)生或涉及的管理類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)、技術(shù)類(lèi)等各類(lèi)紙質(zhì)及電子文檔，包括但不限于制度文件、合同、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目資料、財(cái)務(wù)憑證、人事檔案等。第三條職責(zé)分工行政部：負(fù)責(zé)制度的制定、修訂與監(jiān)督執(zhí)行；統(tǒng)籌公司檔案室管理，指導(dǎo)各部門(mén)文檔分類(lèi)、歸檔及保管。各部門(mén)負(fù)責(zé)人：督促本部門(mén)員工按規(guī)定流程處理文檔，保證文檔內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確；指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)文檔的日常管理。全體員工：嚴(yán)格按照制度要求、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)文檔，對(duì)所經(jīng)手文檔的保密性及完整性負(fù)責(zé)。第二章文檔分類(lèi)與編號(hào)規(guī)則第四條文檔分類(lèi)根據(jù)內(nèi)容與性質(zhì)，文檔分為以下大類(lèi)（各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際需求細(xì)化子類(lèi)）：管理類(lèi)：公司章程、管理制度、工作流程、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部通知等；業(yè)務(wù)類(lèi)：客戶資料、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目方案、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等；財(cái)務(wù)類(lèi)：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、發(fā)票、付款憑證、預(yù)算文件等；人事類(lèi)：?jiǎn)T工勞動(dòng)合同、入職離職手續(xù)、績(jī)效考核、培訓(xùn)記錄等；技術(shù)類(lèi)：研發(fā)文檔、圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專(zhuān)利文件、設(shè)備資料等；其他類(lèi)：無(wú)法歸入上述類(lèi)別的特殊文檔。第五條文檔編號(hào)規(guī)則文檔采用“部門(mén)代碼-文檔大類(lèi)代碼-年份-流水號(hào)”格式，示例：行政部2024年第3份管理制度：XZ-ZD-2024-003銷(xiāo)售部2024年第15份合同：XS-HT-2024-015（部門(mén)代碼、大類(lèi)代碼由行政部統(tǒng)一制定并發(fā)布）第三章文檔全流程管理規(guī)范第六條文檔的創(chuàng)建與審批創(chuàng)建要求：文檔內(nèi)容需符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，表述清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，附件齊全；涉及重大事項(xiàng)或跨部門(mén)協(xié)作的文檔，需經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽。審批流程：普通文檔：由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后生效；重要文檔（如合同、制度類(lèi)）：需提交分管副總經(jīng)理及總經(jīng)理審批；涉密文檔：需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)專(zhuān)項(xiàng)審批。第七條文檔的分類(lèi)與存儲(chǔ)紙質(zhì)文檔：使用公司統(tǒng)一規(guī)范的檔案盒，標(biāo)簽注明“編號(hào)-名稱(chēng)-日期-密級(jí)”；按分類(lèi)順序整齊存放于檔案柜，采取防潮、防火、防蟲(chóng)、防盜措施。電子文檔：存儲(chǔ)于公司指定服務(wù)器或云盤(pán)，嚴(yán)禁存儲(chǔ)于個(gè)人電腦或外部設(shè)備；文件名需包含編號(hào)及名稱(chēng)，定期備份（每日增量備份+每周全量備份）；涉密電子文檔需加密存儲(chǔ)，訪問(wèn)權(quán)限由行政部統(tǒng)一管理。第八條文檔的歸檔與移交歸檔范圍：已處理完畢的具有保存價(jià)值的文檔（含審批稿、最終稿、相關(guān)附件），均需在完成后3個(gè)工作日內(nèi)歸檔。移交流程：部門(mén)歸檔：部門(mén)文檔管理員整理本部門(mén)文檔，填寫(xiě)《文檔歸檔登記表》（見(jiàn)附件1），連同文檔移交至檔案室；檔案室接收：檔案管理員核對(duì)文檔數(shù)量、編號(hào)及完整性，雙方簽字確認(rèn)后，檔案室統(tǒng)一登記入庫(kù)。第九條文檔的借閱與使用借閱權(quán)限：普通文檔：?jiǎn)T工因工作需要可申請(qǐng)借閱，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；涉密文檔：需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管副總經(jīng)理審批，借閱期限不超過(guò)3個(gè)工作日。借閱流程：填寫(xiě)《文檔借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件2），注明借閱人、用途、歸還日期；檔案室核對(duì)無(wú)誤后，辦理借閱手續(xù)；借閱人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，保持文檔完好。禁止行為：嚴(yán)禁涂改、抽取、撤換、復(fù)制、外傳涉密文檔；借閱文檔不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（經(jīng)批準(zhǔn)除外）。第十條文檔的保管期限與銷(xiāo)毀保管期限：根據(jù)文檔價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期（10年以上）、短期（3-10年）三類(lèi)，具體期限參照《公司檔案保管期限表》（見(jiàn)附件3）執(zhí)行。銷(xiāo)毀流程：保管期限屆滿的文檔，由檔案室編制《文檔銷(xiāo)毀清單》，經(jīng)行政部及分管副總經(jīng)理審核；銷(xiāo)毀時(shí)需由2人以上共同監(jiān)銷(xiāo)，保證信息無(wú)法恢復(fù)，監(jiān)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)后留存記錄。第四章歸檔表格模板附件1：文檔歸檔登記表歸檔日期文檔編號(hào)文檔名稱(chēng)類(lèi)別密級(jí)頁(yè)數(shù)歸檔人接收人備注附件2：文檔借閱申請(qǐng)表申請(qǐng)日期借閱人部門(mén)文檔編號(hào)文檔名稱(chēng)借閱用途歸還日期部門(mén)負(fù)責(zé)人審批檔案室審批附件3：公司檔案保管期限表（部分示例）文檔類(lèi)別具體內(nèi)容保管期限備注管理類(lèi)-制度文件公司章程、核心管理制度永久管理類(lèi)-會(huì)議紀(jì)要總經(jīng)理辦公會(huì)、年度工作會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期(30年)業(yè)務(wù)類(lèi)-合同重大業(yè)務(wù)合同、戰(zhàn)略合作協(xié)議長(zhǎng)期(15年)含履行完畢后10年人事類(lèi)-勞動(dòng)合同員工勞動(dòng)合同長(zhǎng)期(10年)員工離職后續(xù)存10年財(cái)務(wù)類(lèi)-憑證會(huì)計(jì)憑證、賬簿長(zhǎng)期(30年)第五章監(jiān)督與責(zé)任第十一條培訓(xùn)與宣貫行政部每年至少組織1次文檔管理培訓(xùn)，保證員工熟悉制度內(nèi)容及操作流程；新員工入職時(shí)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行制度交底。第十二條監(jiān)督檢查行政部每季度對(duì)各部門(mén)文檔管理情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查歸檔及時(shí)性、完整性、借閱合規(guī)性等，檢查結(jié)果納入部門(mén)績(jī)效考核。第十三條責(zé)任追究未按規(guī)定歸檔、借閱文檔，導(dǎo)致文檔丟失、損壞或信息泄露的，視情節(jié)輕重給予責(zé)任人通報(bào)批評(píng)、績(jī)效扣分；造成公司損失的，依法追究責(zé)任。違反涉密文檔管理規(guī)定，私自復(fù)制、外傳涉密信息的，立即解除勞動(dòng)合同，并保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。第六章附則第十四條制度解釋本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋?zhuān)缬鰢?guó)家法律法規(guī)調(diào)整或公司戰(zhàn)略變化，行政部可牽頭修訂并報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)后生效。第十五條生效日期本制度自2024年X月X日起施行，原有相關(guān)規(guī)定同時(shí)廢止。（附件：可根據(jù)公司實(shí)際需求補(bǔ)充《電子文檔命名規(guī)范》《檔案室管理規(guī)定》等）重要提示電子文檔管理：嚴(yán)禁使用未經(jīng)授權(quán)的第三方軟件傳輸、存儲(chǔ)公司文檔；涉密文