心理咨詢中心學(xué)生心理檔案管理規(guī)程一、管理目的學(xué)生心理檔案是記錄學(xué)生心理發(fā)展與心理服務(wù)過程的核心載體，科學(xué)規(guī)范的檔案管理既有助于精準把握學(xué)生心理動態(tài)、優(yōu)化心理咨詢服務(wù)策略、防范心理危機事件，也能為心理健康教育研究、個性化心理支持提供數(shù)據(jù)支撐，同時保障學(xué)生心理隱私安全，推動心理健康工作向?qū)I(yè)化、系統(tǒng)化方向發(fā)展。二、檔案內(nèi)容構(gòu)成學(xué)生心理檔案以“一人一檔”為原則，內(nèi)容涵蓋以下維度，全面反映學(xué)生心理成長軌跡：（一）基礎(chǔ)信息類包含學(xué)生基本身份信息（姓名、性別、年級、專業(yè)等）、家庭背景（家庭結(jié)構(gòu)、教養(yǎng)方式、重大家庭事件等）、成長經(jīng)歷（校園適應(yīng)情況、重要生活轉(zhuǎn)折、人際關(guān)系模式等）。此類信息為心理服務(wù)提供背景性支撐，需確保準確性與完整性。（二）心理測評類1.普查類測評：新生心理普查、特定群體（如畢業(yè)班、特殊專業(yè)）專項測評的結(jié)果報告，含量表原始得分、維度分析、綜合評估結(jié)論；2.跟蹤類測評：針對心理問題或危機干預(yù)對象的階段性測評（如抑郁、焦慮量表復(fù)測），用于評估干預(yù)效果與心理狀態(tài)變化。（三）咨詢服務(wù)類1.咨詢記錄：每次心理咨詢的時間、形式（個體/團體）、主要問題描述、咨詢技術(shù)運用、階段性進展、咨詢師反饋；2.干預(yù)方案：針對心理危機或重點關(guān)注學(xué)生制定的干預(yù)計劃（含干預(yù)目標、措施、責(zé)任分工、時間節(jié)點）；3.轉(zhuǎn)介記錄：因?qū)I(yè)能力或資源限制，轉(zhuǎn)介至校外機構(gòu)或其他專業(yè)部門的相關(guān)溝通記錄、轉(zhuǎn)介協(xié)議（若有）。（四）危機管理類涉及心理危機事件的全過程記錄：危機識別（異常行為、情緒信號）、風(fēng)險評估（嚴重程度、自傷/傷人可能性）、干預(yù)行動（溝通內(nèi)容、支持措施、家校協(xié)作記錄）、后續(xù)跟蹤（心理狀態(tài)變化、社會支持網(wǎng)絡(luò)調(diào)整）。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.主動采集：通過新生心理普查、班級心理委員反饋、課程心理測評等渠道獲取基礎(chǔ)信息與測評數(shù)據(jù)；2.咨詢生成：心理咨詢師在服務(wù)過程中同步記錄咨詢內(nèi)容、干預(yù)方案，經(jīng)學(xué)生確認（或匿名案例脫敏處理）后歸檔；3.協(xié)同補充：聯(lián)合班主任、輔導(dǎo)員、家長等渠道，補充學(xué)生成長背景、現(xiàn)實困境等信息（需學(xué)生知情并同意）。（二）檔案整理與編號1.按年級、專業(yè)、班級分類，以“學(xué)生學(xué)號+建檔年份”為核心編號，確保檔案唯一性；2.紙質(zhì)檔案需裝訂成冊，電子檔案建立加密文件夾，同步備份至專用存儲設(shè)備；3.定期核查檔案完整性，補充缺失信息（如階段性測評、最新咨詢記錄），剔除重復(fù)或無效內(nèi)容。（三）檔案存儲1.物理安全：紙質(zhì)檔案存放于帶鎖的專用檔案柜，僅限檔案管理員、專職咨詢師取用；電子檔案存儲于中心內(nèi)部加密服務(wù)器，禁止接入互聯(lián)網(wǎng)；2.權(quán)限管理：電子檔案設(shè)置多級訪問權(quán)限，管理員擁有最高權(quán)限（可增刪改），咨詢師僅可查閱本人服務(wù)學(xué)生的檔案，且需記錄訪問日志；3.備份機制：電子檔案每周自動備份至異地存儲設(shè)備，紙質(zhì)檔案每學(xué)期末進行數(shù)字化掃描備份，防范數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案使用咨詢師為學(xué)生提供后續(xù)服務(wù)時，可查閱檔案以了解歷史問題與干預(yù)策略；心理健康教育研究需提取檔案數(shù)據(jù)時，需對個人信息進行匿名化處理（如隱去姓名、學(xué)號，以代碼替代），并經(jīng)中心負責(zé)人審批；2.外部協(xié)作：因醫(yī)療轉(zhuǎn)介、司法調(diào)查等特殊需求調(diào)用檔案時，需出具正式公函，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理員提供必要信息（嚴格限制范圍，避免過度披露）；禁止以任何形式將檔案用于商業(yè)用途或非學(xué)術(shù)研究的公開傳播。（五）檔案銷毀1.學(xué)生畢業(yè)或離校后，檔案保存期限為畢業(yè)后2年（含危機干預(yù)對象延長至風(fēng)險解除后3年）；2.銷毀前需編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號、內(nèi)容摘要、銷毀原因，經(jīng)中心負責(zé)人與學(xué)校保密管理部門審批；3.銷毀方式：紙質(zhì)檔案采用碎紙機粉碎，電子檔案通過專業(yè)軟件徹底刪除并覆蓋存儲介質(zhì)，確保數(shù)據(jù)不可恢復(fù)。四、保密與隱私保護（一）保密原則學(xué)生心理檔案屬高度隱私文件，任何人員不得擅自泄露檔案內(nèi)容。嚴禁以討論、傳播、截圖等方式向無關(guān)人員透露學(xué)生心理信息，確需案例研討時，需對個人信息進行全面脫敏（如修改姓名、學(xué)校、專業(yè)等可識別信息）。（二）違規(guī)處理若發(fā)生檔案泄露、違規(guī)使用等行為，視情節(jié)輕重給予責(zé)任人警告、停職、調(diào)離崗位等處分；造成學(xué)生名譽損害、心理傷害的，依法承擔民事責(zé)任；涉嫌違法的，移交司法機關(guān)處理。五、責(zé)任分工（一）檔案管理員負責(zé)檔案的收集、整理、存儲、備份與銷毀的全流程操作，維護檔案管理系統(tǒng)的安全運行，定期向中心負責(zé)人匯報檔案管理情況。（二）專職咨詢師在咨詢過程中如實記錄服務(wù)內(nèi)容，確保檔案信息真實、客觀；使用檔案時嚴格遵守權(quán)限規(guī)定，對學(xué)生隱私履行保密義務(wù)。（三）中心負責(zé)人審批檔案的使用、銷毀申請，監(jiān)督檔案管理制度執(zhí)行情況，處理保密違規(guī)事件，協(xié)調(diào)與