行政事務(wù)處理流程與審批規(guī)范手冊(cè)前言為規(guī)范公司行政事務(wù)處理流程，明確各部門(mén)及人員職責(zé)，提高行政工作效率，保證行政工作有序、合規(guī)開(kāi)展，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于公司全體員工及各部門(mén)，涵蓋日常辦公物資管理、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、印章使用、會(huì)議組織、固定資產(chǎn)管理等常見(jiàn)行政事務(wù)場(chǎng)景，旨在為各部門(mén)提供清晰的操作指引和審批規(guī)范。目錄一、日常辦公物資管理流程與規(guī)范二、日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批流程與規(guī)范三、公司印章使用管理流程與規(guī)范四、會(huì)議組織與管理流程與規(guī)范五、固定資產(chǎn)申購(gòu)與管理流程與規(guī)范六、附則一、日常辦公物資管理流程與規(guī)范（一）適用情形適用于公司各部門(mén)辦公用品（如筆、紙、文件夾、打印機(jī)耗材等）、勞保用品（如口罩、手套、文具等）及部門(mén)專(zhuān)用物資（如設(shè)計(jì)部畫(huà)材、工程部工具等）的申領(lǐng)、采購(gòu)、發(fā)放及庫(kù)存管理。（二）操作步驟需求提報(bào)：每月25日前，各部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)《辦公物資月度需求計(jì)劃表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部；緊急需求可隨時(shí)填寫(xiě)《緊急物資申領(lǐng)單》，注明“緊急”字樣。需求審核：行政部收到需求計(jì)劃后2個(gè)工作日內(nèi)，結(jié)合庫(kù)存情況及預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查需求的合理性及必要性，避免重復(fù)申領(lǐng)或浪費(fèi)。采購(gòu)執(zhí)行：審核通過(guò)后，行政部根據(jù)采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)（小額物資通過(guò)電商平臺(tái)采購(gòu)，大額物資需比價(jià)后確定供應(yīng)商），保證物資質(zhì)量符合要求。入庫(kù)登記：物資送達(dá)后，行政部管理員與申請(qǐng)人共同核對(duì)物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量，確認(rèn)無(wú)誤后辦理入庫(kù)手續(xù)，更新《辦公物資臺(tái)賬》。發(fā)放領(lǐng)用：申請(qǐng)人憑部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字的《辦公物資申領(lǐng)單》至行政部領(lǐng)用，領(lǐng)用后需在《物資領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)，保證賬實(shí)相符。（三）相關(guān)模板表格表1-1辦公物資月度需求計(jì)劃表申領(lǐng)部門(mén)申領(lǐng)人日期物資名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位申領(lǐng)數(shù)量用途說(shuō)明部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字表1-2物資領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期物資名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人庫(kù)存數(shù)量經(jīng)手人（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)需求計(jì)劃需按月提報(bào)，緊急需求需提前1個(gè)工作日申請(qǐng)，保證采購(gòu)及發(fā)放及時(shí)。嚴(yán)格按照“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，嚴(yán)禁超量申領(lǐng)或個(gè)人私用辦公物資。行政部每月5日前向各部門(mén)反饋上月物資消耗情況及庫(kù)存余額，便于各部門(mén)合理規(guī)劃。辦公物資僅限公司內(nèi)部使用，嚴(yán)禁私自帶出或轉(zhuǎn)贈(zèng)他人，違者將按公司規(guī)定處理。二、日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批流程與規(guī)范（一）適用情形適用于公司員工因公發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，包括差旅費(fèi)（交通、住宿、市內(nèi)交通、伙食補(bǔ)貼等）、辦公費(fèi)（快遞、打印、通訊費(fèi)等）、招待費(fèi)（客戶(hù)接待、業(yè)務(wù)洽談等）、其他日常支出（如維修費(fèi)、采購(gòu)費(fèi)等）。（二）操作步驟票據(jù)整理：?jiǎn)T工在費(fèi)用發(fā)生后15個(gè)工作日內(nèi)，取得合法合規(guī)的原始票據(jù)（發(fā)票需注明公司名稱(chēng)、稅號(hào)，且與實(shí)際消費(fèi)內(nèi)容一致），按費(fèi)用類(lèi)型分類(lèi)粘貼，并在票據(jù)背面注明消費(fèi)事由、日期及金額。填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單：登錄公司OA系統(tǒng)，填寫(xiě)《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》，準(zhǔn)確填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)人信息、部門(mén)、費(fèi)用類(lèi)型、報(bào)銷(xiāo)金額、費(fèi)用明細(xì)（如交通費(fèi)需注明起止地點(diǎn)及方式），并電子票據(jù)。部門(mén)審核：報(bào)銷(xiāo)單提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人后，2個(gè)工作日內(nèi)負(fù)責(zé)人需審核費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)性、合理性及預(yù)算符合性，審核通過(guò)后在OA系統(tǒng)中簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部收到報(bào)銷(xiāo)單后3個(gè)工作日內(nèi)，重點(diǎn)審核票據(jù)合規(guī)性（發(fā)票真?zhèn)?、抬頭、稅號(hào)等）、金額準(zhǔn)確性及審批流程完整性，審核通過(guò)后流轉(zhuǎn)至下一審批環(huán)節(jié)。權(quán)限審批：根據(jù)報(bào)銷(xiāo)金額執(zhí)行分級(jí)審批：金額≤500元：行政主管審批；500元＜金額≤2000元：部門(mén)負(fù)責(zé)人+行政總監(jiān)審批；金額＞2000元：部門(mén)負(fù)責(zé)人+行政總監(jiān)+總經(jīng)理審批。付款歸檔：審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部按公司財(cái)務(wù)制度安排付款（原則上3個(gè)工作日內(nèi)完成），報(bào)銷(xiāo)單據(jù)由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一歸檔保存。（三）相關(guān)模板表格表2-1費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單（OA系統(tǒng)模板）報(bào)銷(xiāo)人部門(mén)報(bào)銷(xiāo)日期費(fèi)用類(lèi)型（差旅費(fèi)/辦公費(fèi)/招待費(fèi)等）費(fèi)用明細(xì)（按票據(jù)順序填寫(xiě)）發(fā)票號(hào)碼金額事由報(bào)銷(xiāo)總額（大寫(xiě)）￥部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)審批人簽字最終審批意見(jiàn)審批人簽字表2-2招待費(fèi)用申請(qǐng)單（附報(bào)銷(xiāo)單后）申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人接待對(duì)象（單位/姓名）接待事由接待時(shí)間接待地點(diǎn)預(yù)算金額陪同人員部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字行政總監(jiān)審批總經(jīng)理審批（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)發(fā)票需在費(fèi)用發(fā)生后15日內(nèi)提交，逾期未提交需書(shū)面說(shuō)明原因，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可報(bào)銷(xiāo)。差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)需附《出差審批單》（注明出差地點(diǎn)、事由、天數(shù)），住宿費(fèi)需符合公司標(biāo)準(zhǔn)（詳見(jiàn)《差旅費(fèi)管理辦法》），超標(biāo)準(zhǔn)部分需自行承擔(dān)。招待費(fèi)報(bào)銷(xiāo)需提前填寫(xiě)《招待費(fèi)用申請(qǐng)單》，經(jīng)審批后方可發(fā)生，嚴(yán)禁先消費(fèi)后補(bǔ)申請(qǐng)。禁止拆分報(bào)銷(xiāo)金額規(guī)避審批權(quán)限，嚴(yán)禁虛報(bào)、冒報(bào)費(fèi)用，違者將按公司規(guī)定追究責(zé)任。三、公司印章使用管理流程與規(guī)范（一）適用情形適用于公司公章、合同章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人章、發(fā)票章等印章的使用管理，涵蓋以公司名義發(fā)出的合同、函件、證明、報(bào)表、報(bào)表等文件。（二）操作步驟用印申請(qǐng)：申請(qǐng)人填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印文件名稱(chēng)、份數(shù)、用印事由、文件內(nèi)容摘要，并附需蓋章文件電子版或紙質(zhì)版。部門(mén)審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核用印內(nèi)容的真實(shí)性、必要性及合規(guī)性，確認(rèn)無(wú)誤后在《印章使用申請(qǐng)表》中簽字。權(quán)限審批：根據(jù)印章類(lèi)型及文件性質(zhì)執(zhí)行分級(jí)審批：公章/合同章：部門(mén)負(fù)責(zé)人+行政總監(jiān)審批；財(cái)務(wù)章/發(fā)票章：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人+總經(jīng)理審批；法人章：總經(jīng)理審批（或授權(quán)委托人審批）。用印核對(duì)：審批通過(guò)后，申請(qǐng)人持《印章使用申請(qǐng)表》及需蓋章文件至行政部，印章管理員核對(duì)文件內(nèi)容與申請(qǐng)表一致，確認(rèn)無(wú)誤后方可蓋章。用印登記：印章管理員在《印章使用登記表》中詳細(xì)記錄用印日期、文件名稱(chēng)、份數(shù)、申請(qǐng)人、審批人、印章類(lèi)型等信息，申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。文件存檔：用印文件需留存原件或復(fù)印件一份，由行政部統(tǒng)一歸檔保存，涉密文件按《公司保密管理制度》執(zhí)行。（三）相關(guān)模板表格表3-1印章使用申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門(mén)申請(qǐng)日期印章類(lèi)型（公章/合同章等）用印文件名稱(chēng)份數(shù)用印事由文件內(nèi)容摘要部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字行政總監(jiān)審批財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批（如涉及）總經(jīng)理審批印章管理員用印記錄用印日期文件留存情況申請(qǐng)人簽字（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等無(wú)具體內(nèi)容的載體上蓋章，確需蓋章的需經(jīng)總經(jīng)理書(shū)面批準(zhǔn)。涉及合同、協(xié)議等重要文件的用印，需經(jīng)法務(wù)部審核（如需）后方可蓋章，保證法律風(fēng)險(xiǎn)可控。印章由行政部專(zhuān)人保管（印章管理員），實(shí)行“專(zhuān)人專(zhuān)管、專(zhuān)章專(zhuān)用”，嚴(yán)禁擅自外借或帶出公司（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)并全程陪同）。用印文件內(nèi)容需與審批內(nèi)容一致，嚴(yán)禁擅自修改用印文件，如需變更需重新履行審批流程。四、會(huì)議組織與管理流程與規(guī)范（一）適用情形適用于公司各類(lèi)會(huì)議的組織與管理，包括公司例會(huì)（如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)）、部門(mén)工作會(huì)議、項(xiàng)目研討會(huì)、外部客戶(hù)洽談會(huì)、專(zhuān)題培訓(xùn)會(huì)等。（二）操作步驟會(huì)議發(fā)起：會(huì)議發(fā)起人（部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員）填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)表》，注明會(huì)議名稱(chēng)、目的、時(shí)間、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程及所需設(shè)備（投影儀、音響、麥克風(fēng)等）。會(huì)議審批：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核會(huì)議的必要性及議程合理性，確認(rèn)后提交至行政部；跨部門(mén)會(huì)議需提前征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，保證參會(huì)人員時(shí)間協(xié)調(diào)。會(huì)前準(zhǔn)備：行政部根據(jù)《會(huì)議申請(qǐng)表》協(xié)調(diào)會(huì)議室（優(yōu)先使用公司內(nèi)部會(huì)議室，外部場(chǎng)地需提前3個(gè)工作日申請(qǐng)），并提前1天調(diào)試設(shè)備，保證正常運(yùn)行；會(huì)議發(fā)起人需提前2天將會(huì)議通知（含議程、參會(huì)人員、會(huì)議材料）通過(guò)OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送至參會(huì)人員，重要會(huì)議需電話(huà)確認(rèn)。會(huì)中組織：參會(huì)人員需提前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，簽到入場(chǎng)（會(huì)議簽到表由行政部提供）；會(huì)議主持人按議程主持會(huì)議，控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，保證議題聚焦；行政部安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄（記錄會(huì)議決議、待辦事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時(shí)限）。會(huì)后跟進(jìn)：會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，會(huì)議記錄人整理《會(huì)議紀(jì)要》，經(jīng)會(huì)議發(fā)起人及部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，分發(fā)至參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)；行政部將會(huì)議申請(qǐng)表、簽到表、會(huì)議紀(jì)要等資料整理歸檔，保存期限不少于2年。（三）相關(guān)模板表格表4-1會(huì)議申請(qǐng)表會(huì)議名稱(chēng)發(fā)起部門(mén)發(fā)起人日期會(huì)議目的時(shí)間預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)地點(diǎn)參會(huì)人員議程（1.2.3…）所需設(shè)備是否需準(zhǔn)備會(huì)議材料部門(mén)負(fù)責(zé)人審批行政部協(xié)調(diào)意見(jiàn)表4-2會(huì)議簽到表會(huì)議名稱(chēng)時(shí)間地點(diǎn)參會(huì)人員部門(mén)簽到（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)重要會(huì)議（如年度總結(jié)會(huì)、重大項(xiàng)目評(píng)審會(huì)）需提前1周申請(qǐng)，保證場(chǎng)地、設(shè)備及參會(huì)人員協(xié)調(diào)到位。會(huì)議需嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，避免偏離主題；如需臨時(shí)增加議題，需經(jīng)參會(huì)人員多數(shù)同意。參會(huì)人員需遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得無(wú)故缺席、遲到或早退，確需請(qǐng)假需提前向會(huì)議發(fā)起人申請(qǐng)。會(huì)議決議及待辦事項(xiàng)需明確責(zé)任人和完成時(shí)限，相關(guān)部門(mén)需按時(shí)反饋落實(shí)情況，行政部負(fù)責(zé)跟蹤督辦。五、固定資產(chǎn)申購(gòu)與管理流程與規(guī)范（一）適用情形適用于公司單價(jià)2000元以上、使用期限1年以上的固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、辦公家具、專(zhuān)業(yè)設(shè)備等）的申購(gòu)、驗(yàn)收、領(lǐng)用、調(diào)撥、盤(pán)點(diǎn)及報(bào)廢管理。（二）操作步驟申購(gòu)提報(bào)：因工作需要申購(gòu)固定資產(chǎn)時(shí)，申請(qǐng)人填寫(xiě)《固定資產(chǎn)申購(gòu)表》，注明資產(chǎn)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、申購(gòu)理由及使用人，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部。需求審核：行政部收到申購(gòu)表后3個(gè)工作日內(nèi)，結(jié)合現(xiàn)有資產(chǎn)狀況、使用需求及年度預(yù)算進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查申購(gòu)的必要性及性?xún)r(jià)比，避免重復(fù)購(gòu)置。預(yù)算審批：審核通過(guò)后，行政部將申購(gòu)表提交至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部核查預(yù)算符合性，按權(quán)限審批：預(yù)算內(nèi)金額≤5000元：行政總監(jiān)審批；預(yù)算內(nèi)金額＞5000元或預(yù)算外：總經(jīng)理審批。采購(gòu)執(zhí)行：審批通過(guò)后，行政部根據(jù)采購(gòu)流程組織采購(gòu)（大額資產(chǎn)需進(jìn)行招標(biāo)或比價(jià)），保證資產(chǎn)質(zhì)量符合要求，供應(yīng)商提供正規(guī)發(fā)票及質(zhì)保書(shū)。驗(yàn)收登記：資產(chǎn)送達(dá)后，行政部組織使用人、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收，核對(duì)資產(chǎn)名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，驗(yàn)收合格后填寫(xiě)《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》，更新《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（包含資產(chǎn)編號(hào)、名稱(chēng)、規(guī)格、單價(jià)、采購(gòu)日期、使用人、存放地點(diǎn)等信息）。領(lǐng)用調(diào)撥：使用人憑《固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》領(lǐng)用資產(chǎn)，簽字確認(rèn)；資產(chǎn)在公司內(nèi)部調(diào)撥時(shí)，需填寫(xiě)《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》，經(jīng)雙方部門(mén)負(fù)責(zé)人及行政部審批后，更新臺(tái)賬信息。盤(pán)點(diǎn)報(bào)廢：行政部每季度組織一次資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)，保證賬實(shí)相符；資產(chǎn)報(bào)廢時(shí)，使用人填寫(xiě)《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明報(bào)廢原因、數(shù)量、殘值，經(jīng)技術(shù)部門(mén)鑒定（如需）、行政部審核、財(cái)務(wù)部核銷(xiāo)后，按公司規(guī)定處置殘值。（三）相關(guān)模板表格表5-1固定資產(chǎn)申購(gòu)表申購(gòu)部門(mén)申請(qǐng)人日期資產(chǎn)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)總價(jià)申購(gòu)理由使用人存放地點(diǎn)預(yù)算來(lái)源部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字表5-2固定資產(chǎn)臺(tái)賬（部分示例）資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位單價(jià)采購(gòu)日期使用人存放地點(diǎn)狀態(tài)（在用/閑置/報(bào)廢）（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)固定資產(chǎn)申購(gòu)需結(jié)合實(shí)際工作需求，優(yōu)先考慮閑置資產(chǎn)調(diào)配，確需購(gòu)置的需詳細(xì)說(shuō)明用途，避免盲目采購(gòu)。資產(chǎn)驗(yàn)收時(shí)需仔細(xì)核對(duì)質(zhì)量及配件，保證無(wú)損壞、無(wú)遺漏；驗(yàn)收不合格的，需及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。員工離職或調(diào)崗時(shí)，需辦理固定資產(chǎn)交接手續(xù)，保證資產(chǎn)完好無(wú)損，交接雙方及