行政公文寫作及存檔工具手冊前言行政公文是政機關、企事業(yè)單位在社會管理中具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹方針政策、部署指導工作、請示答復問題、交流溝通情況的重要工具。為規(guī)范公文寫作流程、提升文書處理效率、保證檔案管理標準化，本手冊結合行政工作實際，系統(tǒng)梳理常用公文類型的適用場景、操作步驟、模板工具及注意事項，為公文撰寫與存檔提供全流程指引。手冊內容注重實用性與可操作性，旨在幫助使用者快速掌握規(guī)范方法，減少文書處理中的常見問題，保障公文的嚴肅性、權威性和可追溯性。一、行政通知：部署與告知的規(guī)范表達（一）適用情形與典型場景通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。典型場景包括：規(guī)章發(fā)布：如印發(fā)《*公司內部管理辦法》，明確制度內容與執(zhí)行要求；工作部署：如布置年度安全生產檢查、節(jié)假日值班安排等專項工作；事項告知：如調整作息時間、變更辦公地點、組織培訓等需周知的事項；文件轉發(fā)：如轉發(fā)上級單位《關于加強*工作的通知》，要求結合實際貫徹落實。（二）標準化操作流程1.明確發(fā)文目的與核心內容操作要點：首先確定通知的核心目標（是要求執(zhí)行、僅作告知還是需轉發(fā)落實），梳理需傳達的關鍵信息（如時間、地點、人員、要求、依據(jù)等），避免內容模糊或遺漏重要要素。常見問題：發(fā)文目的不清晰，導致通知要求不明確，執(zhí)行單位無所適從。2.確定主送機關與抄送范圍操作要點：主送機關是需執(zhí)行或周知通知內容的直接單位（如“各部門、各子公司”）；抄送機關是需要知曉但無需直接執(zhí)行的關聯(lián)單位（如“人力資源部、財務部”）。若主送機關較多，可用“各有關單位”概括，具體名單在附件中列明。示例：主送機關：“各部門”；抄送機關：“總經(jīng)理辦公室、監(jiān)察室”。3.規(guī)范起草結構通知一般包括“開頭-主體-結尾”三部分：開頭：說明發(fā)文依據(jù)或目的，常用“為……根據(jù)……現(xiàn)就有關事項通知如下”“現(xiàn)將……通知如下”等表述。主體：分條列項明確具體內容，邏輯清晰（如“一、工作目標；二、時間安排；三、責任分工”）。每條內容需包含“做什么、誰來做、怎么做、何時完成”等要素。結尾：提出執(zhí)行要求，如“請各單位高度重視，抓好落實”“如有疑問，請及時與*聯(lián)系”。4.審核與修改定稿審核重點：（1）內容是否完整：要素（時間、地點、聯(lián)系人等）是否齊全；（2）邏輯是否清晰：條款之間是否存在矛盾或重復；（3）表述是否準確：避免歧義用語（如“大概”“盡快”），需明確具體時限或標準；（4）格式是否規(guī)范：標題、文號、落款等是否符合標準。修改流程：起草人自審→部門負責人審核→辦公室核稿→分管領導簽發(fā)。5.排版與編號規(guī)范格式要求：（1）居中排布，字體二號小標宋簡體，如“*公司關于開展2024年度春季安全生產大檢查的通知”；（2）主送機關：頂格編排，后加冒號，字體三號仿宋GB2312；（3）每段首行縮進2字符，行距28磅，字體三號仿宋GB2312；（4）條款序號：用“一、”“（一）”“1.”“（1）”分層，不跳級；（5）頁碼：頁碼位于頁腳居中，字體四號宋體。文號規(guī)則：由“發(fā)文機關代字+年份+序號”組成，如“*辦發(fā)〔2024〕5號”（年份用六角括號，不編虛位）。6.簽發(fā)與用印管理簽發(fā)要求：重要通知需由單位主要負責人或分管領導簽發(fā)，簽發(fā)人姓名標注在版頭紅色反線下右側，右空四字（如“簽發(fā)人：*”）。用印規(guī)范：印章需紅色，騎年蓋月（壓成文日期中間），清晰不模糊。7.分發(fā)與存檔流程分發(fā)：打印紙質版后加蓋印章，通過公文系統(tǒng)或專人送達主送機關，同時留存分發(fā)記錄（見“行政通知分發(fā)登記表”）；存檔：紙質版原件（含簽發(fā)單）與電子版一并歸檔，電子版需命名規(guī)范（如“*辦發(fā)〔2024〕5號通知”）。（三）模板工具表表1：行政通知模板結構表要素規(guī)范要求示例標題發(fā)文機關+事由+文種，居中*公司關于舉辦2024年度公文寫作培訓的通知主送機關頂格編排，后加冒號各部門、各子公司：開頭說明發(fā)文依據(jù)或目的為提升員工公文寫作能力，根據(jù)年度培訓計劃，現(xiàn)就有關事項通知主體分條列項，邏輯清晰一、培訓時間：2024年X月X日（周X）9:00-17:00二、培訓地點：*會議室三、參訓人員：各部門綜合崗人員四、培訓內容：公文格式規(guī)范、常見錯誤解析、實操演練結尾提出執(zhí)行要求請各單位于X月X日前將參訓名單報至辦公室，聯(lián)系人：，電話：*（內部號）附件說明如有附件，注明名稱和份數(shù)附件：1.培訓議程安排1份發(fā)文機關全稱，右空四字*公司辦公室成文日期阿拉伯數(shù)字，右空四字2024年X月X日印章騎年蓋月，紅色（加蓋公章）表2：行政通知分發(fā)登記表分發(fā)日期文號主送機關份數(shù)簽收人簽收日期備注2024-03-15*辦發(fā)〔2024〕5號綜合管理部1*2024-03-152024-03-15*辦發(fā)〔2024〕5號市場營銷部1*2024-03-152024-03-15*辦發(fā)〔2024〕5號財務部1*2024-03-16代收人：*（四）常見問題與規(guī)避建議格式不規(guī)范：標題文種使用錯誤（如“通知”寫成“通告”）、文號未標注年份或編虛位。規(guī)避：嚴格遵循《政機關公文格式》（GB/T9704-2012），文號按“機關代字+〔年份〕+序號”編制，年份用六角括號。內容不明確：要求使用“盡快”“原則上”等模糊詞匯，未明確具體時限或標準。規(guī)避：將“盡快完成”改為“于2024年X月X日前完成”，“原則上參加”改為“各部門至少派1人參加”。邏輯混亂：條款順序顛倒（如先寫“完成時限”后寫“責任分工”），或內容重復。規(guī)避：按“目標-任務-分工-時限”的邏輯起草條款，審核時檢查是否存在重復或矛盾內容。二、行政報告：匯報與反映的客觀載體（一）適用情形與典型場景報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，答復上級機關的詢問。典型場景包括：工作匯報：如《*部門2024年第一季度工作總結及下一步計劃》；情況反映：如《關于*項目推進過程中存在問題的報告》；答復詢問：如《關于對*領導“關于固定資產清查情況”詢問的報告》；專項報告：如《關于*突發(fā)事件處置情況的報告》。（二）標準化操作流程1.確定報告類型與核心要素操作要點：根據(jù)匯報目的選擇報告類型（“總結匯報型”“問題反映型”“答復詢問型”），明確核心要素（工作成效、存在問題、數(shù)據(jù)支撐、改進措施等）。示例：工作總結型需包含“主要工作及成效、存在問題、下一步計劃”；問題反映型需包含“問題現(xiàn)狀、原因分析、解決建議”。2.收集與整理材料操作要點：（1）數(shù)據(jù)支撐：用具體數(shù)據(jù)說明工作成效（如“完成項目12個，同比增長20%”），避免空泛描述；（2）事實依據(jù)：問題反映需有具體案例或證據(jù)（如“項目因暴雨導致工期延誤3天，造成直接損失萬元”）；（3）上級要求：答復詢問需準確引用上級領導的提問要點，保證針對性。3.起草結構報告一般包括“開頭-主體-結尾”：開頭：簡明扼要說明報告背景或目的，如“根據(jù)*通知要求，現(xiàn)將我部門2024年第一季度工作情況報告如下”“針對領導關于問題的詢問，經(jīng)核查，現(xiàn)答復如下”。主體：分層次展開內容，邏輯清晰（如“一、主要工作及成效；（一）重點工作完成情況；（二）創(chuàng)新做法”；“二、存在問題；（一）客觀制約因素；（二）主觀不足”；“三、下一步措施”）。結尾：常用“以上報告請審閱”“特此報告”等表述，不提請上級批復（請示與報告的區(qū)別）。4.數(shù)據(jù)與圖表結合操作要點：涉及數(shù)據(jù)對比或趨勢分析時，可使用表格或圖表輔助說明（如“2023-2024年季度營收對比表”“項目進度甘特圖”），圖表需標注編號、標題（如“表1：2024年Q1重點工作完成情況”）和數(shù)據(jù)來源。5.審核與簽發(fā)審核重點：（1）客觀性：數(shù)據(jù)真實準確，不夸大成績、不隱瞞問題；（2）針對性：緊扣報告主題，避免偏離核心內容；（3）規(guī)范性：不使用“請批示”“請批復”等報告禁用語。簽發(fā)流程：部門負責人審核→分管領導審閱→主要負責人簽發(fā)（重要報告）。（三）模板工具表表3：行政報告模板結構表要素規(guī)范要求示例標題事由+文種，如“關于……的報告”關于*部門2024年第一季度工作情況的報告主送機關頂格編排，后加冒號（上級機關全稱）*集團公司：開頭說明報告背景或目的根據(jù)集團《關于開展季度工作總結的通知》（集辦發(fā)〔2024〕10號）要求，現(xiàn)將我部門2024年第一季度工作情況報告主體分層次展開，數(shù)據(jù)支撐一、主要工作及成效（一）重點項目完成情況：完成項目立項、招投標及合同簽訂，提前5天啟動實施，較計劃進度提升10%。（二）團隊建設：組織培訓3場，覆蓋員工50人次，技能考核合格率95%。二、存在問題（一）項目進度：項目因供應商延遲供貨，工期延誤3天；（二）資源配置：專業(yè)技術人員缺口2人，影響多任務并行效率。結尾總結或提出建議針對上述問題，下一步將加強供應商管理、啟動招聘計劃，保證第二季度目標完成。以上報告請審閱。發(fā)文機關全稱，右空四字*部門成文日期阿拉伯數(shù)字，右空四字2024年4月5日印章上報正式報告需加蓋公章（加蓋部門公章）表4：行政報告數(shù)據(jù)支撐表示例項目名稱計劃目標實際完成完成率備注*項目立項3月31日3月26日108%提前5天完成員工培訓4場/季度3場75%因業(yè)務調整，1場延期至Q2成本控制預算100萬元實際95萬元95%節(jié)約5萬元（優(yōu)化采購流程）（四）常見問題與規(guī)避建議混淆報告與請示：在報告中夾帶請示事項（如“以上事項請領導批準”）。規(guī)避：報告只需匯報或反映情況，不要求上級批復；需審批事項應使用“請示”文種。數(shù)據(jù)缺乏支撐：用“大幅提升”“顯著改善”等模糊表述，無具體數(shù)據(jù)對比。規(guī)避：用百分比、絕對值、排名等量化指標說明成效（如“營收同比增長15%，排名集團第二”）。問題分析不深入：僅描述問題現(xiàn)象，未分析原因或提出改進措施。規(guī)避：針對問題，從主觀（如管理不到位）、客觀（如政策調整）兩方面分析原因，并提出具體可行的改進方案。三、行政函件：商洽與溝通的橋梁紐帶（一）適用情形與典型場景函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。典型場景包括：商洽函：如“關于商請協(xié)助開展*聯(lián)合調研的函”；詢問函：如“關于咨詢*政策適用范圍的函”；答復函：如“關于對*函的復函”；請求批準函：如“關于申請舉辦*活動的函”（向無隸屬關系的主管部門請求批準）。（二）標準化操作流程1.明確函件類型與主送機關操作要點：根據(jù)溝通目的確定函件類型（商洽、詢問、答復、請求批準），主送機關為需要商洽或答復的不相隸屬單位全稱（如“市市場監(jiān)督管理局”“兄弟公司”）。注意：函件不得向上級機關或下級機關行文（特殊情況除外）。2.起草核心內容函一般包括“事由-事項-結尾”：事由：開門見山說明發(fā)函目的，如“為推進*項目合作，現(xiàn)商請貴單位協(xié)助”“關于貴單位《關于的函》（函〔2024〕X號），現(xiàn)答復如下”。事項：清晰表述具體請求或答復內容，商洽函需說明合作事項、期望配合方式；詢問函需明確問題核心；答復函需針對來函問題一一回應，不回避、不推諉。結尾：根據(jù)類型使用規(guī)范用語，商洽函用“以上事項，懇請支持為盼”“盼復”；詢問函用“以上問題，請予函復”；答復函用“特此函復”。3.措辭得體，體現(xiàn)平等性操作要點：函件是平行文，措辭需謙和、得體，避免使用命令式或過于隨意的語氣。如用“貴單位”“貴司”尊稱，用“懇請”“盼請”等禮貌用語，禁用“必須”“立即”等強制性詞匯。4.附件與聯(lián)系方式操作要點：若函件涉及具體方案、數(shù)據(jù)等，需附相關附件（如“附件：*合作方案（初稿）”）；文末注明聯(lián)系人、聯(lián)系電話及電子郵箱，方便對方溝通。（三）模板工具表表5：行政函件模板結構表要素規(guī)范要求示例標題發(fā)文機關+事由+文種（或“關于+事由+函”）關于商請協(xié)助開展*區(qū)域市場調研的函主送機關頂格編排，后加冒號（不相隸屬單位全稱）*市經(jīng)濟和信息化局：開頭說明發(fā)函背景或目的為深入知曉我市*產業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，我司擬于2024年4月開展專題調研，現(xiàn)商請貴單位予以支持協(xié)助。主體明確具體事項或請求一、提供*產業(yè)2020-2023年統(tǒng)計數(shù)據(jù)（含產值、企業(yè)數(shù)量、就業(yè)人數(shù)等）；二、協(xié)助聯(lián)系2-3家代表性企業(yè)，配合開展座談訪談；三、推薦1-2名行業(yè)專家參與調研論證。結尾提出期望或要求以上事項，懇請貴單位于4月10日前予以函復，如有疑問，請聯(lián)系（電話：，郵箱：*）。發(fā)文機關全稱，右空四字*有限公司成文日期阿拉伯數(shù)字，右空四字2024年3月28日印章加蓋公章（加蓋公司公章）表6：行政函件答復函示例要素規(guī)范要求示例標題關于+答復事項+復函關于對《關于商請協(xié)助開展*區(qū)域市場調研的函》的復函主送機關頂格編排，后加冒號（原發(fā)函機關全稱）*有限公司：開頭引述來函及答復意見貴單位《關于商請協(xié)助開展區(qū)域市場調研的函》（函〔2024〕8號）收悉，經(jīng)研究，現(xiàn)答復主體針對來函事項逐一答復一、數(shù)據(jù)支持：我局將整理產業(yè)2020-2023年統(tǒng)計數(shù)據(jù)，于4月5日前提供電子版；二、企業(yè)對接：協(xié)助聯(lián)系有限公司、科技股份有限公司，貴單位可直接與（聯(lián)系人：，電話：）接洽；三、專家推薦：推薦研究院教授（電話：*）作為行業(yè)專家參與調研。結尾表明態(tài)度或后續(xù)安排歡迎貴單位調研工作，如有需要，我局將全力配合。特此復函。發(fā)文機關全稱，右空四字*市經(jīng)濟和信息化局成文日期阿拉伯數(shù)字，右空四字2024年4月2日印章加蓋公章（加蓋單位公章）（四）常見問題與規(guī)避建議行文對象錯誤：向有隸屬關系的上級或下級機關使用“函”。規(guī)避：明確機關間關系——有隸屬關系的用“通知”“請示”“批復”，無隸屬關系的用“函”。事項表述不清：商洽函未明確具體請求，讓對方無法回應。規(guī)避：商洽事項需具體（如“提供數(shù)據(jù)”“協(xié)助聯(lián)系人員”），避免使用“給予支持”“提供幫助”等模糊表述。語氣不當：使用“務必”“請遵照執(zhí)行”等命令式詞匯，不符合平行文特性。規(guī)避：改用“懇請”“建議”“盼予支持”等謙和用語，體現(xiàn)平等協(xié)商態(tài)度。四、會議紀要：決策與執(zhí)行的記錄依據(jù)（一）適用情形與典型場景會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項，作為與會人員執(zhí)行、單位備查的依據(jù)。典型場景包括：辦公會議紀要：如*公司總經(jīng)理辦公會會議紀要；專題會議紀要：如*項目推進會會議紀要；聯(lián)席會議紀要：如*部門工作協(xié)調會會議紀要。（二）標準化操作流程1.會前準備與記錄操作要點：（1）明確會議類型（決策型、研討型、部署型），提前準備會議議程、參會人員名單；（2）安排專人記錄，記錄內容包括：會議時間、地點、主持人、參會人員、列席人員、缺席人員及原因、會議議題、發(fā)言要點、討論情況、議定事項、行動項（責任部門/人、完成時限）。2.整理會議紀要結構會議紀要一般包括“會議概況-會議內容-結尾”：會議概況：包括會議名稱、時間（×年×月×日×時×分至×時×分）、地點（會議室）、主持人（職務）、出席人員（職務、職務等）、列席人員（*職務等）、缺席人員及原因、會議議題（按議程順序列出）。會議內容：按議題順序記錄，重點突出“議定事項”和“行動項”，避免記錄討論過程中的重復或無關發(fā)言。每個議題記錄格式為：“議題：議題名稱；討論情況：同志提出……，*同志補充……；議定事項：1.……；2.……”。結尾：說明分發(fā)范圍（如“分送：領導，各參會部門”）及存檔要求（“本紀要抄送辦公室存檔”）。3.突出“議定事項”與“行動項”操作要點：會議紀要的核心是記錄需要執(zhí)行的事項，需明確“做什么（內容）、誰負責（責任部門/人）、何時完成（時限）”。示例：“議定事項：1.由綜合管理部牽頭，于4月15日前完成《公司考勤管理制度》修訂，報審批；責任部門：綜合管理部；責任人：*；完成時限：2024年4月15日。”4.審核與簽發(fā)審核重點：（1）準確性：記錄是否真實反映會議內容，特別是議定事項是否準確；（2）完整性：是否遺漏重要議題或行動項；（3）規(guī)范性：格式是否統(tǒng)一，責任及時限是否明確。簽發(fā)流程：主持人審閱（重要會議需主持人簽字）→辦公室核稿→印發(fā)（加蓋公章或會議專用章）。（三）模板工具表表7：會議紀要模板結構表要素規(guī)范要求示例會議名稱規(guī)范、全稱*公司2024年第一季度安全生產工作會議紀要會議時間×年×月×日×時×分-×時×分2024年3月20日14:00-16:00會議地點具體會議室名稱*公司第一會議室主持人職務+姓名總經(jīng)理*出席人員職務+姓名（按職級或部門排序）副總經(jīng)理，財務總監(jiān)，各部門負責人列席人員職務+姓名（非必要參會人員）安全管理員，綜合專員缺席人員及原因姓名+職務+原因（如“請假：*”）市場部經(jīng)理*（外出培訓）會議議題按議程順序列出一、總結2023年安全生產工作；二、分析當前存在的問題；三、部署2024年重點任務會議內容分議題記錄，突出議定事項和行動項議題一：總結2023年安全生產工作同志匯報：全年未發(fā)生重大安全，完成隱患排查整改56項，但存在部分員工安全意識薄弱問題。議題二：分析當前問題討論認為：1.安全培訓頻次不足；2.應急演練流于形式。議題三：部署2024年重點任務議定事項：1.由人力資源部牽頭，每季度開展1次安全培訓，責任部門：人力資源部，責任人：，完成時限：2024年4月30日前；2.由安全管理部修訂應急演練方案，每半年組織1次實戰(zhàn)演練，責任部門：安全管理部，責任人：*，完成時限：2024年5月31日。結尾分發(fā)范圍與存檔說明分送：領導，各參會部門；抄送：辦公室存檔簽發(fā)人主持人簽字（重要會議）（*簽字）成文日期會議結束后的日期2024年3月20日表8：會議行動項跟蹤表行動項編號議定事項內容責任部門責任人完成時限實際完成情況備注20240320-01制定《2024年安全培訓計劃》人力資源部*2024-04-30已完成，4月25日印發(fā)20240320-02修訂《應急演練方案》安全管理部*2024-05-31進行中，初稿已完成需*領導審核20240320-03開展“安全生產月”宣傳活動綜合管理部*2024-06-15未啟動待預算審批通過（四）常見問題與規(guī)避建議記錄流水化：詳細記錄每位發(fā)言人的內容，導致紀要冗長，重點不突出。規(guī)避：聚焦“議定事項”和“行動項”，提煉發(fā)言核心觀點，避免逐字記錄。行動項要素缺失：未明確責任部門/人或完成時限，導致執(zhí)行無法落地。規(guī)避：每個行動項必須包含“內容、責任部門、責任人、時限”四要素，可參照“行動項跟蹤表”管理。簽發(fā)不規(guī)范：未由主持人審閱簽字，或紀要印發(fā)前未核對參會人員名單。規(guī)避：重要會議紀要需主持人簽字，印發(fā)前核對參會人員名單及議題記錄準確性，保證無誤后分發(fā)。五、公文存檔管理：規(guī)范與安全的保障（一）存檔范圍與分類原則存檔范圍：所有具有查考利用價值的公文，包括正式公文（通知、報告、函、紀要等）、公文底稿（含修改痕跡）、簽發(fā)單、附件、電子版文件等。分類原則：按“年度-文種-機構”分類，如“2024年-通知-綜合管理部”“2024年-報告-財務部”。同一文種按文號順序排列，跨年度文件單獨存放。（二）存檔流程與規(guī)范收集與整理：紙質公文：在公文印發(fā)后1個工作日內，由發(fā)文部門將原件（含簽發(fā)單、附件）交至辦公室檔案員；電子公文：通過公文系統(tǒng)同步歸檔，命名格式為“文號+標題”（如“*辦發(fā)〔2024〕5號關于開展培訓的通知”）。立卷與裝訂：紙質公文按“文號順序”或“時間順序”立卷，去除金屬夾，用線裝訂或使用檔案夾裝訂，加裝封面（注明標題、文號、年度、部門、頁數(shù)）；電子公文刻錄光盤或存儲至專用服務器，定期備份（每月1次），備份介質標注“檔案備份+日期”。保管與利用：保管期限：永久（如公司章程、重要會議紀要）、30年（如年度工作總結、請示批復）、10年（如一般通知