法律合規(guī)審查及合同管理工具模板一、適用場景與工作目標本工具模板適用于企業(yè)、事業(yè)單位及其他組織在開展各類業(yè)務活動時，對合同文本進行法律合規(guī)審查及全生命周期管理的場景，具體包括但不限于：日常經(jīng)營性合同（如采購合同、銷售合同、服務合同）的簽訂前審查；重大合作項目合同（如戰(zhàn)略合作協(xié)議、合資合同、并購協(xié)議）的專項合規(guī)評估；合同履行過程中的變更、補充及糾紛應對管理；為新業(yè)務模式、創(chuàng)新產(chǎn)品提供合同框架設(shè)計與合規(guī)支持；合同檔案規(guī)范化整理與合規(guī)性自查。通過標準化審查流程與工具模板，旨在降低合同法律風險，保證合同內(nèi)容符合法律法規(guī)、監(jiān)管要求及企業(yè)內(nèi)部制度，保障企業(yè)合法權(quán)益，提升合同管理效率。二、標準化操作流程指南（一）審查準備階段明確審查類型與優(yōu)先級根據(jù)合同金額、業(yè)務類型（如常規(guī)/重大）、合作方風險等級（如首次合作/長期合作），確定審查優(yōu)先級：重大合同（如金額超500萬元、涉及核心業(yè)務）優(yōu)先安排專項審查，常規(guī)合同可批量處理。收集基礎(chǔ)資料合同文本（草案及歷次修訂版本）；合作方背景資料（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)許可、過往履約記錄、關(guān)聯(lián)關(guān)系說明等）；業(yè)務背景資料（如項目立項批復、招投標文件、會議紀要、需求說明書等）；企業(yè)內(nèi)部管理制度（如《合同管理辦法》《采購管理規(guī)定》《保密制度》等）。組建審查小組常規(guī)合同：由法務專員（或合規(guī)專員）獨立審查；重大合同：由法務部牽頭，聯(lián)合業(yè)務部門（如采購部、銷售部）、財務部、技術(shù)部組成聯(lián)合審查小組，明確各部門審查職責（如業(yè)務部門負責條款與業(yè)務一致性，財務部門負責價款支付與稅費條款）。（二）合同主體資格審查操作要點：核查合作方是否具備簽訂及履行合同的法定資格，避免因主體不適格導致合同無效或無法履行?；举Y格核查營業(yè)執(zhí)照：核查是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合同業(yè)務類型（如銷售合同需核查“銷售”經(jīng)營范圍），是否存在“吊銷”“注銷”“經(jīng)營異?！钡葼顟B(tài)；特殊資質(zhì)許可：若合同涉及需審批/許可的業(yè)務（如食品銷售需《食品經(jīng)營許可證》，建筑工程需《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書》），核查合作方是否持有有效資質(zhì)，且資質(zhì)等級與合同業(yè)務匹配；法定代表人/授權(quán)代表：核對法定代表人身份證明，若由授權(quán)代表簽署，需核查《授權(quán)委托書》（載明授權(quán)范圍、權(quán)限、期限，并加蓋合作方公章）。履約能力評估財務狀況：通過合作方年報、審計報告或第三方信用報告（如“信用中國”）核查資產(chǎn)規(guī)模、負債情況、經(jīng)營業(yè)績（如近3年營收、利潤），判斷其是否具備履約資金實力；履約記錄：核查過往合作合同履行情況（如是否存在違約記錄、訴訟糾紛），可通過業(yè)務部門訪談、行業(yè)評價等方式知曉。輸出成果：《合同主體信息審查表》（詳見“三、實用工具模板清單”）。（三）合同內(nèi)容合規(guī)性審查操作要點：逐條核查合同條款是否符合法律法規(guī)、監(jiān)管要求及企業(yè)內(nèi)部制度，重點關(guān)注權(quán)利義務對等性、條款明確性、風險可控性。1.核心條款審查主體條款：合同雙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、住所地等信息與營業(yè)執(zhí)照一致，避免使用簡稱（如“甲方”需備注“全稱：X公司”）；標的條款：明確標的物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準（如國家標準、行業(yè)標準或雙方約定標準），避免模糊描述（如“一批貨物”“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”）；價款與支付條款：明確價款金額、計價貨幣、支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票）、支付節(jié)點（如“驗收合格后10個工作日內(nèi)”）、賬戶信息（需與合同主體一致，避免個人賬戶）；履行期限、地點和方式：明確履行起止時間、交付/驗收地點、履行方式（如上門安裝、物流配送），避免“盡快”“適時”等不確定表述；違約責任條款：約定違約情形（如逾期付款、質(zhì)量不達標）及對應的違約金計算方式（如“按逾期金額每日萬分之五計算”）或損失賠償范圍，避免“承擔一切責任”等模糊表述；爭議解決條款：明確爭議解決方式（訴訟或仲裁），若選擇訴訟，需明確管轄法院（如“被告住所地人民法院”或“合同履行地人民法院”）；若選擇仲裁，需明確仲裁機構(gòu)全稱（如“仲裁委員會”）；保密條款：明保證密信息范圍（如“技術(shù)資料、客戶信息、定價策略”）、保密義務主體（及第三方）、保密期限（如“合同履行期間及終止后3年”）、違約責任；知識產(chǎn)權(quán)條款：明確合同履行過程中產(chǎn)生的新知識產(chǎn)權(quán)歸屬（如“研發(fā)成果歸甲方所有”），以及合作方現(xiàn)有知識產(chǎn)權(quán)的授權(quán)范圍與限制；不可抗力條款：定義不可抗力事件范圍（如自然災害、戰(zhàn)爭、行為），約定通知義務（不可抗力發(fā)生后X日內(nèi)書面通知對方）及免責情形（如部分或全部免除責任）。2.合規(guī)性審查重點法律法規(guī)符合性：核查條款是否違反《民法典》《公司法》《反不正當競爭法》《數(shù)據(jù)安全法》等強制性規(guī)定（如“格式條款不得排除對方主要權(quán)利”）；監(jiān)管要求符合性：若為金融、醫(yī)療、廣告等特殊行業(yè)，需核查是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如金融合同需符合《消費者權(quán)益保護法》關(guān)于信息披露的要求）；企業(yè)制度符合性：核查條款是否符合企業(yè)內(nèi)部《合同管理辦法》《采購管理辦法》等制度（如“單筆合同金額超100萬元需總經(jīng)理審批”）。輸出成果：《合同條款合規(guī)性審查清單》（詳見“三、實用工具模板清單”），標注“通過”“需修改”“不通過”及修改意見。（四）風險點識別與應對操作要點：基于審查結(jié)果，梳理合同法律風險，評估風險等級，制定應對措施。風險等級劃分高風險：條款違反強制性法律法規(guī)，或可能導致企業(yè)重大損失（如主體無資質(zhì)、價款支付約定不明導致無法收回款項）；中風險：條款存在歧義或約定不完善，可能引發(fā)爭議（如違約金計算方式未約定、驗收標準模糊）；低風險：表述不規(guī)范但不影響核心權(quán)利義務（如公司名稱簡稱未備注）。應對措施制定高風險：要求合作方重新協(xié)商條款或終止合作，必要時更換合作方；中風險：提出修改意見，明確具體表述（如將“盡快驗收”修改為“收到貨物后15個工作日內(nèi)完成驗收”）；低風險：標注提醒，在最終合同中規(guī)范表述。輸出成果：《法律風險識別與應對表》（詳見“三、實用工具模板清單”）。（五）修訂完善與審批意見反饋與修訂法務/審查小組將審查意見反饋至業(yè)務部門，由業(yè)務部門與合作方溝通修訂，修訂后文本需再次提交審查（重大合同需修訂后交叉復核）。審批流程管理常規(guī)合同：業(yè)務部門負責人審核→法務部審核→分管領(lǐng)導審批；重大合同：業(yè)務部門負責人審核→法務部審核→財務部、技術(shù)部會簽→總經(jīng)理/董事長審批。輸出成果：《合同審批流程記錄表》（詳見“三、實用工具模板清單”），由各審批人簽字確認。（六）簽署與歸檔簽署規(guī)范合同文本需為最終版本，頁碼連續(xù)，騎縫章加蓋（多頁合同）；雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋合同專用章（或公章，需與企業(yè)預留印鑒一致）；若為電子合同，使用符合《電子簽名法》的第三方電子簽章平臺（如e簽寶、法大大），保證簽章真實有效。歸檔管理合同簽署后10個工作日內(nèi)，由業(yè)務部門將合同文本（含附件、審批記錄、審查意見）提交至檔案管理部門；歸檔資料：紙質(zhì)合同原件（至少2份，雙方各執(zhí)1份）、電子掃描件（PDF格式，命名規(guī)則為“合同編號-合同名稱-簽署日期”）；建立合同臺賬，記錄合同編號、名稱、簽約方、金額、簽署日期、履行期限、責任人等信息，動態(tài)更新履行進度。輸出成果：《合同變更與補充記錄表》（如發(fā)生變更）、《合同臺賬》（電子+紙質(zhì)）。三、實用工具模板清單（一）《合同主體信息審查表》審查項目內(nèi)容/要求審查結(jié)果（通過/需補充/不通過）備注（如資質(zhì)編號、有效期）主體名稱與營業(yè)執(zhí)照一致，無簡稱統(tǒng)一社會信用代碼有效，與營業(yè)執(zhí)照一致法定代表人姓名、身份證號與營業(yè)執(zhí)照一致注冊地址與營業(yè)執(zhí)照一致經(jīng)營期限在有效期內(nèi)經(jīng)營范圍涵蓋合同業(yè)務類型如“銷售機械設(shè)備”特殊資質(zhì)需許可的業(yè)務是否持有有效資質(zhì)如《食品經(jīng)營許可證》編號：X授權(quán)代表《授權(quán)委托書》載明權(quán)限、期限，加蓋公章授權(quán)期限：2024年X月X日至X年X月X日履約記錄近3年無重大違約、訴訟記錄可通過“信用中國”查詢（二）《合同條款合規(guī)性審查清單》條款類型審查要點常見問題審查意見（通過/修改/不通過）主體條款名稱、信用代碼、住所地準確無簡稱使用簡稱，未備注全稱修改：補充甲方全稱“X科技有限公司”標的條款名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準明確質(zhì)量標準未約定“國家標準”修改：增加“質(zhì)量標準符合GB/T19001-2016”價款支付條款金額、支付方式、節(jié)點、賬戶信息明確未約定“驗收合格后支付”修改：支付節(jié)點修改為“驗收合格后10個工作日內(nèi)”違約責任條款違約情形、違約金計算方式、賠償范圍明確約定“承擔一切責任”修改：明確“逾期付款，按日萬分之五支付違約金”爭議解決條款明確訴訟/仲裁機構(gòu)，表述無歧義約定“由甲方所在地法院管轄”通過保密條款保密范圍、期限、義務主體明確未約定保密期限修改：保密期限補充“至合同終止后3年”（三）《法律風險識別與應對表》風險點描述風險等級影響程度（高/中/低）應對措施責任部門/人完成時限合作方無《建筑工程資質(zhì)證書》高高終止合作，更換具備資質(zhì)的合作方采購部、法務部2024年X月X日違約金計算方式未約定中中補充“按逾期金額每日萬分之五計算”業(yè)務部、法務部2024年X月X日保密范圍未明確“技術(shù)參數(shù)”低低在保密范圍中補充“技術(shù)參數(shù)、工藝流程”法務部合同簽署前（四）《合同審批流程記錄表》合同名稱合同編號簽約方甲方：X公司；乙方：*有限公司金額200萬元申請部門采購部經(jīng)辦人*某審批流程□業(yè)務部門負責人□法務部□財務部□分管領(lǐng)導□總經(jīng)理審批意見（簽字欄）業(yè)務部門審核意見：符合采購需求，價格合理簽字：*某日期：X年X月X日法務部審核意見：違約責任條款需補充簽字：*某日期：X年X月X日財務部審核意見：支付節(jié)點合理簽字：*某日期：X年X月X日總經(jīng)理審批意見：同意簽署（修訂后）簽字：*某日期：X年X月X日（五）《合同變更與補充記錄表》原合同編號變更/補充事由交付時間延遲30天變更/補充日期2024年X月X日變更內(nèi)容將交付時間由“2024年X月X日”修改為“2024年X月X日”審批流程業(yè)務部門→法務部→總經(jīng)理雙方簽署附件：變更協(xié)議（雙方蓋章）歸檔情況已同步更新合同臺賬及電子檔案備注四、關(guān)鍵風險提示與操作建議（一）主體資格審查風險風險表現(xiàn)：僅核查營業(yè)執(zhí)照復印件，未核實最新狀態(tài)；忽視特殊資質(zhì)許可審查，導致合同無效。建議：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”或“天眼查”在線核查主體最新狀態(tài)，特殊資質(zhì)需留存原件核對（或要求合作方提供資質(zhì)核查函）。（二）合同條款遺漏風險風險表現(xiàn)：遺漏“不可抗力”“合同解除”“知識產(chǎn)權(quán)”等關(guān)鍵條款，或條款約定模糊（如“驗收合格”未明確驗收標準）。建議：建立企業(yè)《合同標準化條款庫》，針對不同業(yè)務類型（如采購、銷售、服務）預設(shè)核心條款模板，審查時逐項核對，避免遺漏。（三）保密條款不明確風險風險表現(xiàn)：保密范圍僅約定“商業(yè)秘密”，未明確具體信息類型（如客戶名單、技術(shù)數(shù)據(jù)）；保密期限未約定“合同終止后持續(xù)有效”。建議：細化保密信息范圍（列舉具體類型），明保證密期限（如“合同履行期間及終止后5年”），并約定保密資料的返還或銷毀義務。（四）稅費承擔約定不清風險風險表現(xiàn)：僅約定“合同總價含稅”，未明確稅費種類（如增值稅、印花稅）及承擔方，導致履行中產(chǎn)生爭議。建議：在價款條款中列明“本合同價款為含稅價格，增值稅稅率X%，