項(xiàng)目合同管理模板與審批流程指南一、合同管理的適用場景與核心價(jià)值在企業(yè)運(yùn)營中，項(xiàng)目合同管理是規(guī)范合作行為、控制法律風(fēng)險(xiǎn)、保障資源合理配置的核心環(huán)節(jié)。本模板與流程適用于以下典型場景：外部合作場景：如與供應(yīng)商簽訂采購合同、與客戶簽訂服務(wù)交付合同、與合作伙伴簽訂聯(lián)合開發(fā)協(xié)議等；內(nèi)部協(xié)作場景：如企業(yè)內(nèi)部跨部門項(xiàng)目資源調(diào)配協(xié)議、委托研發(fā)合同等；專項(xiàng)業(yè)務(wù)場景：如項(xiàng)目外包、技術(shù)咨詢、知識產(chǎn)權(quán)許可等涉及權(quán)利義務(wù)約定的書面協(xié)議。通過標(biāo)準(zhǔn)化合同管理流程，可實(shí)現(xiàn)“需求明確化、條款規(guī)范化、審批透明化、執(zhí)行可控化”，有效避免合同糾紛、降低履約風(fēng)險(xiǎn)，保證項(xiàng)目各方權(quán)責(zé)清晰、合作順暢。二、合同管理的全流程操作步驟（一）需求發(fā)起與合同立項(xiàng)需求提出：項(xiàng)目組根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《合同需求申請表》（詳見模板一），明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、預(yù)算金額、核心交付要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至合同管理部門（如行政部/法務(wù)部）。立項(xiàng)審核：合同管理部門對需求的合規(guī)性、必要性進(jìn)行初審，重點(diǎn)核查預(yù)算是否符合公司財(cái)務(wù)制度、合作方資質(zhì)是否滿足要求（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書等），審核通過后啟動(dòng)合同起草流程。（二）合同起草與內(nèi)容審核模板選擇與起草：根據(jù)合同類型（如采購合同、服務(wù)合同等），選用公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板；無模板時(shí)，由法務(wù)部門或指定起草人依據(jù)《民法典》等法律法規(guī)及公司制度起草合同文本。合同內(nèi)容需包含以下核心要素：雙方基本信息（名稱、地址、法定代表人等）；合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量等）；權(quán)利義務(wù)條款（交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任等）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄法院）；合同生效條件、期限及附件清單。注：合作方名稱、金額等信息需與《合同需求申請表》一致，避免筆誤。多部門聯(lián)合評審：業(yè)務(wù)部門：審核標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容是否符合項(xiàng)目需求，交付標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否可執(zhí)行；財(cái)務(wù)部門：審核付款方式、金額、稅費(fèi)承擔(dān)等條款是否符合財(cái)務(wù)規(guī)范，預(yù)算是否充足；法務(wù)部門：審核法律條款的合規(guī)性（如是否存在無效條款、違約責(zé)任是否明確、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等）；風(fēng)控部門（如設(shè)有）：評估合同履約風(fēng)險(xiǎn)（如合作方信用、政策變動(dòng)等），提出風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對建議。評審需形成《合同評審表》（詳見模板二），明確各部門意見及修改要求，起草人根據(jù)意見修訂合同文本，直至所有評審部門無異議。（三）審批簽署與用印管理分級審批：根據(jù)合同金額及重要性，設(shè)定審批權(quán)限（示例）：金額≤10萬元：部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)→分管副總；10萬元＜金額≤50萬元：部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)→財(cái)務(wù)→分管副總→總經(jīng)理；金額＞50萬元：部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)→財(cái)務(wù)→分管副總→總經(jīng)理→董事長。審批人需在《合同審批單》（詳見模板三）中簽署意見，對合同內(nèi)容的真實(shí)性、合規(guī)性負(fù)責(zé)。用印與簽署：審批通過后，由合同管理部門加蓋公司公章（或合同專用章），按照“先蓋章后簽署”或“簽署時(shí)同步蓋章”的原則，與合作方共同簽署合同。簽署過程需保證文本完整無缺頁，雙方簽字/蓋章清晰可辨，合同文本份數(shù)滿足存檔及執(zhí)行需要（如正本2份，雙方各執(zhí)1份；副本若干份，分發(fā)至業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)等部門）。（四）合同歸檔與執(zhí)行監(jiān)控歸檔管理：簽署完成的合同，由合同管理部門在3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，建立《合同臺(tái)賬》（詳見模板四），記錄合同編號、名稱、合作方、簽署日期、金額、履行期限、歸檔位置等信息。電子版合同需同步至公司文檔管理系統(tǒng)，保證存儲(chǔ)安全、可追溯。執(zhí)行監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門作為合同履行主體，負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度（如交付節(jié)點(diǎn)、付款節(jié)點(diǎn)），定期向合同管理部門提交《合同執(zhí)行情況跟蹤表》（詳見模板五）；財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定付款條件，審核付款申請，保證資金支付與履約進(jìn)度匹配；合同管理部門定期對合同履行情況進(jìn)行抽查，對逾期未履行、存在履行風(fēng)險(xiǎn)的合同，及時(shí)上報(bào)并協(xié)調(diào)處理。（五）合同變更、終止與復(fù)盤變更管理：合同履行過程中如需變更（如標(biāo)的物、金額、期限等），需由合作方共同簽署《合同變更協(xié)議》，參照原合同流程完成評審、審批與簽署，變更后的合同作為原合同的補(bǔ)充文件一并歸檔。終止與解除：因不可抗力、一方違約等原因需終止合同時(shí)由責(zé)任部門提出申請，說明終止原因、善后處理方案，經(jīng)審批通過后，與合作方簽訂《合同終止協(xié)議》，明確債權(quán)債務(wù)清算、違約責(zé)任承擔(dān)等事項(xiàng)。復(fù)盤歸檔：合同履行完畢（或終止后），業(yè)務(wù)部門需提交《合同履行復(fù)盤報(bào)告》，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)（如風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、流程優(yōu)化建議等），由合同管理部門整理存檔，作為后續(xù)合同管理的改進(jìn)依據(jù)。三、合同管理常用模板表格模板一：合同需求申請表申請部門項(xiàng)目名稱申請日期合作方名稱合作方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人/電話合同類型□采購□服務(wù)□合作開發(fā)□其他預(yù)算金額合同標(biāo)的（如：設(shè)備采購、系統(tǒng)開發(fā)服務(wù)等）核心需求（明確交付物、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、數(shù)量等）附件清單（如：技術(shù)參數(shù)、合作方資質(zhì)文件等）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：合同管理部門初審意見簽字：模板二：合同評審表合同名稱合同編號評審日期評審部門評審人職務(wù)評審意見業(yè)務(wù)部門簽字：財(cái)務(wù)部門簽字：法務(wù)部門簽字：風(fēng)控部門（如有）簽字：綜合評審結(jié)論□通過□修改后通過□不通過修改說明（如有）模板三：合同審批單合同名稱合同編號申請部門合作方合同金額履行期限審批流程經(jīng)辦人簽字：部門負(fù)責(zé)人簽字：法務(wù)審核簽字：財(cái)務(wù)審核簽字：分管副總簽字：總經(jīng)理（＞50萬元）簽字：董事長（＞50萬元）簽字：模板四：合同臺(tái)賬合同編號合同名稱合作方名稱簽署日期金額（元）履行期限歸檔位置履行狀態(tài)□正?！跤馄凇跻淹瓿赡０逦澹汉贤瑘?zhí)行情況跟蹤表合同編號合同名稱跟蹤日期責(zé)任部門履約節(jié)點(diǎn)計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間完成情況（如：第一階段交付）（如：中期驗(yàn)收）（如：尾款支付）跟蹤人審核人四、合同管理中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）法律合規(guī)性審查合同條款必須符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，重點(diǎn)關(guān)注：主體資格：合作方需為依法設(shè)立并存續(xù)的法人/其他組織，提供最新年檢的營業(yè)執(zhí)照及相關(guān)資質(zhì)證明（如行業(yè)許可證）；效力條款：避免出現(xiàn)“以合法形式掩蓋非法目的”“惡意串通損害他人利益”等無效情形；違約責(zé)任：違約金需合理（一般不超過實(shí)際損失的30%），明確違約情形及責(zé)任承擔(dān)方式；爭議解決：優(yōu)先約定公司所在地法院管轄，避免約定管轄不明（如“由甲方所在地法院管轄”需明確甲方具體注冊地址）。（二）流程嚴(yán)謹(jǐn)性把控嚴(yán)禁“先簽后批”或“繞過審批流程”簽署合同，杜絕口頭協(xié)議；合同文本需經(jīng)合作方確認(rèn)無誤后再用印，避免涂改（涂改處需雙方蓋章/簽字確認(rèn)）；涉及金額、期限、數(shù)量等關(guān)鍵條款的變更，必須簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，不得以“會(huì)議紀(jì)要”“郵件往來”替代。（三）信息準(zhǔn)確性保障合作方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、銀行賬戶等信息需與營業(yè)執(zhí)照一致，避免因名稱不符導(dǎo)致款項(xiàng)支付風(fēng)險(xiǎn)；合同金額、付款方式等財(cái)務(wù)條款需與財(cái)務(wù)部門反復(fù)核對，保證與預(yù)算、報(bào)銷流程銜接順暢；合同附件（如技術(shù)參數(shù)、圖紙）需與條款一致，避免附件與沖突。（四）風(fēng)險(xiǎn)動(dòng)態(tài)監(jiān)控建立合同履約風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對臨近履行節(jié)點(diǎn)、存在逾期風(fēng)險(xiǎn)的合同，提前10個(gè)工作日向責(zé)任部門發(fā)出預(yù)警；合作方經(jīng)營狀況發(fā)生重大變化（如破產(chǎn)、訴訟、失信）時(shí)，業(yè)務(wù)部門需立即暫停合同履行并上報(bào)；定期開展合同管理自查（每季度/半年