企業(yè)合同檔案管理系統(tǒng)建立及操作規(guī)范一、系統(tǒng)應(yīng)用背景與適用范圍在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，合同檔案是記錄業(yè)務(wù)往來(lái)、明確權(quán)利義務(wù)、防范法律風(fēng)險(xiǎn)的核心載體。傳統(tǒng)紙質(zhì)合同管理模式存在查找效率低、易丟失、信息不共享、審批流程滯后等問題，難以滿足現(xiàn)代企業(yè)精細(xì)化、規(guī)范化管理需求。建立電子化合同檔案管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)合同全生命周期數(shù)字化管理，提升管理效率、降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、支持決策分析。本系統(tǒng)適用于各類大中型企業(yè)，尤其適合合同數(shù)量多、類型復(fù)雜（如采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同等）、跨部門協(xié)作頻繁的企業(yè)場(chǎng)景。通過(guò)系統(tǒng)化管理，可覆蓋合同起草、審批、簽署、歸檔、查詢、借閱、到期預(yù)警等全流程，滿足企業(yè)法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等多部門協(xié)同需求。二、企業(yè)合同檔案管理系統(tǒng)建立全流程（一）前期調(diào)研與需求分析目的：明確系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)，梳理業(yè)務(wù)痛點(diǎn)，收集各部門需求，保證系統(tǒng)功能貼合實(shí)際工作場(chǎng)景。操作步驟：組建項(xiàng)目小組：由企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，成員包括法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、銷售部、行政部及IT部門負(fù)責(zé)人，明確職責(zé)分工（如IT部門負(fù)責(zé)技術(shù)選型，法務(wù)部負(fù)責(zé)合同模板及審批流程設(shè)計(jì)）。業(yè)務(wù)流程梳理：訪談各部門合同管理人員，繪制現(xiàn)有合同管理流程圖，識(shí)別痛點(diǎn)（如紙質(zhì)合同審批需線下跑簽，平均耗時(shí)5-7天；歷史合同查找需翻閱檔案柜，耗時(shí)30分鐘以上）。需求收集與整理：通過(guò)問卷、訪談等形式收集功能需求，例如：業(yè)務(wù)部門：快速錄入合同信息、實(shí)時(shí)查看審批進(jìn)度、按條件篩選合同；法務(wù)部門：標(biāo)準(zhǔn)合同模板調(diào)用、審批流程自定義、法律條款風(fēng)險(xiǎn)提示；財(cái)務(wù)部門：合同金額與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、付款節(jié)點(diǎn)提醒；管理層：合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析（如部門合同量、金額占比、履約率）。輸出成果：形成《合同檔案管理系統(tǒng)需求規(guī)格說(shuō)明書》，明確功能需求、非功能需求（如安全性、易用性、響應(yīng)速度）及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。（二）系統(tǒng)選型與采購(gòu)目的：根據(jù)需求選擇合適的合同管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)功能穩(wěn)定、安全可靠且具備擴(kuò)展性。操作步驟：制定選型標(biāo)準(zhǔn)：從功能匹配度（是否支持自定義流程、模板管理、預(yù)警提醒等）、技術(shù)架構(gòu)（是否支持云端部署、API接口對(duì)接）、安全性（數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制、備份機(jī)制）、服務(wù)能力（實(shí)施周期、培訓(xùn)支持、售后維護(hù)）、成本（軟件許可費(fèi)、實(shí)施費(fèi)、維護(hù)費(fèi)）等維度設(shè)定評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。供應(yīng)商篩選與評(píng)估：通過(guò)行業(yè)調(diào)研、招標(biāo)等方式篩選3-5家供應(yīng)商，要求其提供系統(tǒng)演示、案例參考及報(bào)價(jià)方案，組織項(xiàng)目小組進(jìn)行綜合評(píng)分（如功能占40%、安全占25%、服務(wù)占20%、成本占15%）。商務(wù)談判與合同簽訂：與選定的供應(yīng)商就系統(tǒng)功能、實(shí)施周期、售后服務(wù)、數(shù)據(jù)遷移等條款進(jìn)行談判，簽訂《軟件采購(gòu)合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)及違約責(zé)任。（三）數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與字段設(shè)計(jì)目的：統(tǒng)一合同數(shù)據(jù)規(guī)范，保證系統(tǒng)錄入信息完整、規(guī)范，便于后續(xù)查詢與統(tǒng)計(jì)分析。操作步驟：制定數(shù)據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)合同類型（如采購(gòu)、銷售、服務(wù)）將合同分為一級(jí)分類，再按具體業(yè)務(wù)場(chǎng)景（如原材料采購(gòu)、技術(shù)服務(wù)外包）分為二級(jí)分類。設(shè)計(jì)關(guān)鍵字段：結(jié)合各部門需求，設(shè)計(jì)合同基本信息字段，包括：基礎(chǔ)信息：合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、生效日期、到期日期、合同類型、所屬部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人；主體信息：甲方（企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系電話）、乙方（同甲方）；標(biāo)的物信息：合同金額（大寫、小寫）、幣種、付款方式、履行期限、履行地點(diǎn)；附件信息：合同文本掃描件、附件清單（如技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）；狀態(tài)信息：合同狀態(tài)（草稿、審批中、已生效、已歸檔、已終止、已逾期）、審批進(jìn)度、歸檔日期、歸檔人。輸出成果：形成《合同檔案數(shù)據(jù)字典》，明確每個(gè)字段的名稱、類型、長(zhǎng)度、是否必填及含義示例。（四）系統(tǒng)配置與初始化目的：根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求完成系統(tǒng)個(gè)性化配置，保證系統(tǒng)功能滿足業(yè)務(wù)操作要求。操作步驟：基礎(chǔ)信息配置：在系統(tǒng)中錄入企業(yè)組織架構(gòu)（部門、崗位信息）、用戶賬號(hào)（分配初始角色及權(quán)限，如管理員擁有全部權(quán)限，業(yè)務(wù)員僅擁有合同錄入、查看權(quán)限）。流程配置：通過(guò)系統(tǒng)可視化流程設(shè)計(jì)器，配置不同類型合同的審批流程（如采購(gòu)合同：業(yè)務(wù)員提交→采購(gòu)經(jīng)理審核→法務(wù)審核→財(cái)務(wù)審核→總經(jīng)理審批；勞動(dòng)合同：HR提交→部門經(jīng)理審核→人力資源部審核→總經(jīng)理審批）。設(shè)置審批時(shí)限（如每個(gè)審批環(huán)節(jié)不超過(guò)2個(gè)工作日）及超時(shí)提醒方式（系統(tǒng)消息、郵件）。模板配置：企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如采購(gòu)合同模板、銷售合同模板），設(shè)置模板字段與系統(tǒng)字段的映射關(guān)系（如模板中的“合同金額”字段自動(dòng)關(guān)聯(lián)系統(tǒng)中的“合同金額”字段），支持在線調(diào)用模板合同。數(shù)據(jù)初始化：將歷史合同數(shù)據(jù)（近3-5年）進(jìn)行清洗（去重、補(bǔ)全缺失信息）、分類后導(dǎo)入系統(tǒng)，保證歷史數(shù)據(jù)可查詢、可追溯。輸出成果：形成《系統(tǒng)配置操作手冊(cè)》，記錄配置過(guò)程及參數(shù)說(shuō)明，供后續(xù)運(yùn)維參考。（五）測(cè)試與驗(yàn)收目的：驗(yàn)證系統(tǒng)功能是否符合需求，保證系統(tǒng)穩(wěn)定、易用，降低上線后故障風(fēng)險(xiǎn)。操作步驟：功能測(cè)試：由項(xiàng)目小組及關(guān)鍵用戶組成測(cè)試團(tuán)隊(duì)，按照《需求規(guī)格說(shuō)明書》逐項(xiàng)測(cè)試功能，例如：合同錄入：測(cè)試字段校驗(yàn)（如金額必須為數(shù)字、到期日期晚于生效日期）、附件功能；審批流程：測(cè)試流程跳轉(zhuǎn)是否正確、審批意見是否保存、超時(shí)提醒是否觸發(fā)；查詢統(tǒng)計(jì)：測(cè)試按合同編號(hào)、名稱、日期等條件查詢的準(zhǔn)確性，統(tǒng)計(jì)報(bào)表（如月度合同金額匯總）的數(shù)據(jù)正確性。功能測(cè)試：模擬多用戶并發(fā)操作（如100人同時(shí)錄入合同），測(cè)試系統(tǒng)響應(yīng)時(shí)間（頁(yè)面加載不超過(guò)3秒）、數(shù)據(jù)處理能力（批量導(dǎo)入合同不超過(guò)5分鐘）。用戶驗(yàn)收測(cè)試（UAT）：邀請(qǐng)業(yè)務(wù)部門關(guān)鍵用戶（如采購(gòu)專員、法務(wù)專員）參與測(cè)試，模擬實(shí)際工作場(chǎng)景操作，收集反饋并優(yōu)化系統(tǒng)（如簡(jiǎn)化審批步驟、調(diào)整查詢界面布局）。輸出成果：形成《系統(tǒng)測(cè)試報(bào)告》《用戶驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，經(jīng)項(xiàng)目小組及供應(yīng)商簽字確認(rèn)后，方可進(jìn)入上線階段。（六）上線與培訓(xùn)目的：保證系統(tǒng)順利投入使用，用戶掌握操作技能，保障系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行。操作步驟：上線準(zhǔn)備：制定《系統(tǒng)上線方案》，明確上線時(shí)間（如選擇周末業(yè)務(wù)低峰期）、數(shù)據(jù)遷移計(jì)劃、應(yīng)急預(yù)案（如系統(tǒng)故障時(shí)切換至臨時(shí)審批方式）。分批次上線：先選擇1-2個(gè)業(yè)務(wù)量較少的部門（如行政部）試點(diǎn)運(yùn)行，驗(yàn)證系統(tǒng)穩(wěn)定性；試點(diǎn)無(wú)問題后，全面推廣至所有部門。用戶培訓(xùn)：分層培訓(xùn)：對(duì)管理員進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)培訓(xùn)（如用戶管理、流程配置），對(duì)普通用戶進(jìn)行操作培訓(xùn)（如合同錄入、審批查詢）；培訓(xùn)形式：采用線下集中授課+線上視頻教程+操作手冊(cè)相結(jié)合的方式，保證不同學(xué)習(xí)習(xí)慣的用戶都能掌握；考核機(jī)制：通過(guò)操作測(cè)試（如要求用戶在15分鐘內(nèi)完成合同錄入與提交）評(píng)估培訓(xùn)效果，不合格者需再次培訓(xùn)。輸出成果：形成《用戶操作手冊(cè)》《培訓(xùn)記錄手冊(cè)》，收集用戶反饋并持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)功能。三、合同檔案日常操作規(guī)范（一）合同錄入與審批操作人員：業(yè)務(wù)部門合同經(jīng)辦人（如銷售專員、采購(gòu)專員）操作流程：登錄系統(tǒng)：通過(guò)企業(yè)統(tǒng)一賬號(hào)登錄合同檔案管理系統(tǒng)，選擇“合同錄入”模塊。填寫合同信息：根據(jù)《合同檔案數(shù)據(jù)字典》錄入基礎(chǔ)信息、主體信息、標(biāo)的物信息，必填項(xiàng)（帶“*”字段）需完整填寫，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)格式（如日期格式為YYYY-MM-DD，金額需包含大寫和小寫）。附件：合同文本掃描件（PDF格式，單個(gè)文件不超過(guò)10MB）、相關(guān)附件（如技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)），保證附件清晰、完整。選擇審批流程：根據(jù)合同類型選擇對(duì)應(yīng)審批流程（如選擇“采購(gòu)合同審批流程”），系統(tǒng)自動(dòng)帶出審批節(jié)點(diǎn)及審批人（可手動(dòng)調(diào)整審批人，需注明調(diào)整原因）。提交審批：確認(rèn)信息無(wú)誤后，“提交”，系統(tǒng)自動(dòng)將合同推送給第一審批人，同時(shí)發(fā)送審批提醒消息。注意事項(xiàng)：合同編號(hào)需唯一，編號(hào)規(guī)則為“年份（4位）+部門代碼（2位，如采購(gòu)部為CG）+流水號(hào)（3位，如001）”，示例：“2024CG001”；合同內(nèi)容需與附件一致，嚴(yán)禁錄入虛假信息；審批過(guò)程中如需修改合同信息，需“撤回”并說(shuō)明原因，撤回后合同狀態(tài)變?yōu)椤安莞濉保芍匦戮庉?。（二）合同審批管理操作人員：各審批節(jié)點(diǎn)人員（如部門經(jīng)理、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)總監(jiān)）操作流程：接收審批任務(wù)：登錄系統(tǒng)，在“待辦審批”模塊查看待審批合同列表，顯示合同基本信息（名稱、金額、申請(qǐng)人、提交時(shí)間）。查看合同詳情：合同名稱，查看合同、附件及錄入信息，如有疑問可聯(lián)系申請(qǐng)人溝通。審批操作：同意：在審批意見欄填寫“同意”及具體意見（如“條款無(wú)異議，同意簽署”），“提交”，系統(tǒng)自動(dòng)將合同推送給下一審批人；不同意：填寫不同意的具體原因（如“付款方式不符合財(cái)務(wù)制度，需修改為分期付款”），“駁回”，合同狀態(tài)變?yōu)椤皩徟g回”，申請(qǐng)人可修改后重新提交。審批查詢：在“已辦審批”模塊查看已處理審批記錄，跟蹤合同審批進(jìn)度。注意事項(xiàng)：審批人需在收到審批任務(wù)后2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，超時(shí)未審批系統(tǒng)將自動(dòng)提醒；駁回合同時(shí)需明確修改意見，避免多次駁回影響效率；涉及重大金額（如超過(guò)100萬(wàn)元）或法律風(fēng)險(xiǎn)的合同，需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)最終審批。（三）合同歸檔管理操作人員：檔案管理員（可由行政部或法務(wù)部人員兼任）操作流程：接收歸檔通知：合同審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)將狀態(tài)更新為“已生效”，同時(shí)向檔案管理員發(fā)送歸檔提醒。審核合同信息：檔案管理員登錄系統(tǒng)，在“待歸檔合同”模塊查看生效合同，審核信息完整性（如合同編號(hào)、金額、雙方信息是否準(zhǔn)確，附件是否齊全）。執(zhí)行歸檔操作：電子歸檔：“歸檔”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)為合同分配唯一歸檔號(hào)（規(guī)則為“歸檔年份+分類代碼+流水號(hào)”，如“2024HT001”），并將合同信息及附件存儲(chǔ)至電子檔案庫(kù)；物理歸檔：如需保存紙質(zhì)合同，打印歸檔清單（包含合同編號(hào)、名稱、歸檔日期、存放位置），將紙質(zhì)合同裝入檔案盒，標(biāo)注檔案盒編號(hào)（與歸檔號(hào)一致），存放至指定檔案柜。歸檔確認(rèn)：歸檔完成后，系統(tǒng)更新合同狀態(tài)為“已歸檔”，申請(qǐng)人及相關(guān)部門可查看歸檔信息。注意事項(xiàng)：歸檔前需保證合同審批流程已全部完成，無(wú)未處理節(jié)點(diǎn)；電子檔案需定期備份（系統(tǒng)每日自動(dòng)增量備份，每周全量備份），物理檔案需存放在防火、防潮、防蟲的檔案柜中；歸檔信息如需修改，需提交《合同檔案修改申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員審批后操作。（四）合同查詢與統(tǒng)計(jì)操作人員：系統(tǒng)內(nèi)所有授權(quán)用戶操作流程：合同查詢：快速查詢：在“合同查詢”模塊輸入關(guān)鍵詞（如合同編號(hào)、合同名稱、對(duì)方單位名稱），“搜索”，系統(tǒng)顯示符合條件的合同列表；高級(jí)查詢：“高級(jí)篩選”，可設(shè)置多個(gè)查詢條件（如合同類型、簽訂日期范圍、合同狀態(tài)、所屬部門），組合查詢目標(biāo)合同。合同詳情查看：查詢結(jié)果中的合同名稱，查看合同完整信息（包括審批記錄、歸檔信息、借閱記錄等），支持在線查看附件。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：自定義報(bào)表：在“統(tǒng)計(jì)報(bào)表”模塊選擇統(tǒng)計(jì)維度（如按部門統(tǒng)計(jì)合同數(shù)量、按合同類型統(tǒng)計(jì)金額、按月份統(tǒng)計(jì)簽約趨勢(shì)），設(shè)置時(shí)間范圍，“報(bào)表”，系統(tǒng)自動(dòng)導(dǎo)出Excel或PDF格式報(bào)表；常用報(bào)表：系統(tǒng)預(yù)設(shè)“月度合同匯總表”“部門合同量排名”“合同履約情況表”等模板，用戶可直接調(diào)用。注意事項(xiàng)：查詢結(jié)果支持導(dǎo)出，但導(dǎo)出數(shù)據(jù)僅限企業(yè)內(nèi)部使用，嚴(yán)禁外傳；統(tǒng)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)需以系統(tǒng)內(nèi)合同信息為準(zhǔn)，禁止手動(dòng)篡改統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；敏感合同（如涉及商業(yè)秘密）需設(shè)置查詢權(quán)限，僅特定人員可查看。（五）合同借閱與歸還操作人員：借閱申請(qǐng)人（需經(jīng)授權(quán)）、檔案管理員操作流程：提交借閱申請(qǐng)：申請(qǐng)人登錄系統(tǒng)，在“合同借閱”模塊“新增申請(qǐng)”，填寫借閱信息（合同編號(hào)、借閱事由、借閱期限、申請(qǐng)人所在部門）。審批借閱申請(qǐng)：部門負(fù)責(zé)人審批：審核借閱事由是否合理（如因業(yè)務(wù)核查需借閱歷史合同）；檔案管理員審批：確認(rèn)借閱期限（一般不超過(guò)7天，特殊情況可延長(zhǎng)至15天）及借閱權(quán)限（如是否允許復(fù)制）。借閱登記：審批通過(guò)后，檔案管理員在系統(tǒng)中登記借閱信息（包括借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期、合同實(shí)體存放位置），申請(qǐng)人簽署《合同借閱登記表》（紙質(zhì)版）。歸還與確認(rèn)：借閱到期前，申請(qǐng)人需歸還合同；檔案管理員在系統(tǒng)中更新歸還狀態(tài)（實(shí)際歸還日期、合同完好情況），確認(rèn)無(wú)誤后歸檔。注意事項(xiàng)：借閱的合同僅限在指定場(chǎng)所（如檔案室、會(huì)議室）查閱，嚴(yán)禁帶出企業(yè)；如需復(fù)制合同內(nèi)容，需經(jīng)法務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，復(fù)制的文件需加蓋“檔案復(fù)印”章；逾期未歸還者，系統(tǒng)將暫停其借閱權(quán)限，并通知所在部門負(fù)責(zé)人催還。（六）合同到期與續(xù)簽管理操作人員：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員、系統(tǒng)管理員操作流程：到期預(yù)警設(shè)置：系統(tǒng)管理員在“預(yù)警設(shè)置”模塊配置合同到期預(yù)警規(guī)則（如提前30天、60天發(fā)送預(yù)警），預(yù)警方式為系統(tǒng)消息+郵件提醒，提醒對(duì)象為業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及合同經(jīng)辦人。預(yù)警查看與處理：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人登錄系統(tǒng)，在“到期預(yù)警”模塊查看即將到期合同列表，根據(jù)合同履約情況啟動(dòng)續(xù)簽或終止流程：續(xù)簽：經(jīng)辦人發(fā)起續(xù)簽申請(qǐng)，續(xù)簽合同文本，按原審批流程審批，審批通過(guò)后更新系統(tǒng)中的合同到期日期及版本號(hào)；終止：確認(rèn)合同無(wú)需續(xù)簽后，經(jīng)辦人在系統(tǒng)中提交《合同終止申請(qǐng)》，說(shuō)明終止原因，經(jīng)審批后更新合同狀態(tài)為“已終止”。續(xù)簽記錄管理：續(xù)簽合同的歸檔號(hào)與原合同關(guān)聯(lián)，在合同詳情中顯示續(xù)簽歷史記錄，便于追溯。注意事項(xiàng)：預(yù)警規(guī)則需定期（每季度）檢查更新，保證提醒及時(shí)；合同續(xù)簽需在原合同到期前完成，避免因未及時(shí)續(xù)簽導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷；終止合同需保存相關(guān)證明材料（如雙方簽署的終止協(xié)議），作為附件歸檔。四、核心工具模板與使用說(shuō)明（一）合同基本信息登記表字段名稱字段類型長(zhǎng)度是否必填說(shuō)明合同編號(hào)文本20是唯一編號(hào)，規(guī)則：年份（4位）+部門代碼（2位）+流水號(hào)（3位），如“2024CG001”合同名稱文本100是?體現(xiàn)合同核心內(nèi)容，如“公司采購(gòu)原材料合同”甲方名稱文本100是企業(yè)全稱，與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致甲方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼文本18是如“91110000”乙方名稱文本100是同甲方名稱要求乙方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼文本18是同甲方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼要求簽訂日期日期-是格式：YYYY-MM-DD生效日期日期-是晚于或等于簽訂日期到期日期日期-是合同履行截止日期合同金額（小寫）數(shù)值-是單位：元，保留兩位小數(shù)合同金額（大寫）文本50是需與小寫一致，如“人民幣壹萬(wàn)元整”幣種下拉選擇10是如人民幣、美元、歐元等合同類型下拉選擇20是一級(jí)分類：采購(gòu)、銷售、服務(wù)等；二級(jí)分類：原材料采購(gòu)、技術(shù)服務(wù)等所屬部門下拉選擇30是合同執(zhí)行部門，如采購(gòu)部、銷售部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人文本20是負(fù)責(zé)合同跟進(jìn)的人員，姓名用*號(hào)代替合同狀態(tài)下拉選擇10是草稿、審批中、已生效、已歸檔、已終止、已逾期歸檔日期日期-否合同歸檔時(shí)填寫歸檔號(hào)文本20否歸檔后系統(tǒng)自動(dòng)備注文本200否其他需說(shuō)明事項(xiàng)使用說(shuō)明：錄入時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)“合同金額大小寫一致性”“到期日期晚于生效日期”等規(guī)則，不符合則無(wú)法保存；“合同狀態(tài)”字段由系統(tǒng)根據(jù)審批流程自動(dòng)更新，用戶不可手動(dòng)修改；歸檔號(hào)需唯一，歸檔后不可修改，如需修改需提交申請(qǐng)審批。（二）合同審批流程表審批環(huán)節(jié)審批角色審批人審批意見審批時(shí)間是否通過(guò)提交業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*某某-2024-03-0109:00-部門審核部門經(jīng)理*某某同意簽署2024-03-0114:30是法務(wù)審核法務(wù)專員*某某條款第5條需修改2024-03-0210:00否修改后業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*某某已修改付款方式2024-03-0215:00-法務(wù)審核法務(wù)專員*某某同意簽署2024-03-0216:00是財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)總監(jiān)*某某金額在預(yù)算內(nèi)，同意2024-03-0309:30是總經(jīng)理審批總經(jīng)理*某某同意2024-03-0311:00是使用說(shuō)明：審批環(huán)節(jié)及角色根據(jù)合同類型在系統(tǒng)中自定義配置，不同類型合同審批流程可不同；“審批意見”為必填項(xiàng)，審批人需明確說(shuō)明同意或不同意的理由；“審批時(shí)間”記錄審批人操作的具體時(shí)間，精確到分鐘，保證流程可追溯；審批不通過(guò)時(shí)，“是否通過(guò)”選“否”，并填寫具體原因，申請(qǐng)人根據(jù)原因修改后重新提交。（三）合同歸檔登記表歸檔編號(hào)合同編號(hào)歸檔日期檔案盒編號(hào)存放位置保管期限密級(jí)檔案管理員2024HT0012024CG0012024-03-04HG001檔案柜-A-01-0110年普通*某某2024HT0022024XS0022024-03-05HG002檔案柜-A-01-02長(zhǎng)期機(jī)密*某某使用說(shuō)明：“歸檔編號(hào)”由系統(tǒng)自動(dòng)，規(guī)則為“歸檔年份+HT（合同縮寫）+流水號(hào)”；“檔案盒編號(hào)”需與物理檔案盒標(biāo)簽一致，便于查找；“存放位置”具體到檔案柜列-層-格，如“檔案柜-A-01-01”表示A區(qū)第1列第1層第1格；“保管期限”根據(jù)《檔案管理規(guī)定》及合同類型設(shè)定，如采購(gòu)合同保管期限為10年，勞動(dòng)合同為員工離職后2年；“密級(jí)”分為普通、機(jī)密、絕密，機(jī)密以上合同需設(shè)置查詢權(quán)限，僅授權(quán)人員可查看。（四）合同借閱申請(qǐng)表借閱編號(hào)合同編號(hào)借閱人所屬部門借閱事由借閱期限審批人審批意見借閱日期預(yù)計(jì)歸還日期實(shí)際歸還日期借閱人簽字JY20240012024CG001*某某采購(gòu)部核對(duì)歷史采購(gòu)價(jià)格2024-03-05至2024-03-12*某某同意2024-03-052024-03-122024-03-10*某某使用說(shuō)明：“借閱編號(hào)”由系統(tǒng)自動(dòng)，規(guī)則為“JY（借閱縮寫）+年份+流水號(hào)”；“借閱事由”需簡(jiǎn)明扼要，如“業(yè)務(wù)核查”“法律糾紛處理”等；“審批人”為部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員，需依次審批；“實(shí)際歸還日期”在歸還后由檔案管理員填寫，并與“預(yù)計(jì)歸還日期”對(duì)比，逾期需說(shuō)明原因；“借閱人簽字”為紙質(zhì)版登記表簽字，系統(tǒng)內(nèi)記錄電子簽字時(shí)間。（五）合同到期預(yù)警表合同編號(hào)合同名稱到期日期預(yù)警級(jí)別提醒方式提醒對(duì)象處理狀態(tài)處理結(jié)果2024CG001原材料采購(gòu)合同2024-04-30二級(jí)系統(tǒng)+郵件采購(gòu)部某某、某某處理中已發(fā)起續(xù)簽申請(qǐng)2024XS002技術(shù)服務(wù)合同2024-05-15一級(jí)系統(tǒng)+短信銷售部某某、某某已處理合同終止使用說(shuō)明：“預(yù)警級(jí)別”：一級(jí)為到期前30天，二級(jí)為到期前60天，三級(jí)為到期前90天；“提醒方式”可組合選擇，系統(tǒng)消息為登錄彈窗提醒，郵件/短信為即時(shí)通知；“提醒對(duì)象”包括業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、合同經(jīng)辦人及分管領(lǐng)導(dǎo)；“處理狀態(tài)”分為未處理、處理中、已處理，經(jīng)辦人需及時(shí)更新處理結(jié)果；“處理結(jié)果”記錄續(xù)簽、終止或其他操作，如“已續(xù)簽，新到期日期2024-04-30”。五、系統(tǒng)操作注意事項(xiàng)（一）數(shù)據(jù)安全注意事項(xiàng)賬號(hào)與密碼管理：用戶需設(shè)置復(fù)雜密碼（長(zhǎng)度不少于8位，包含字母、數(shù)字、特殊字符），每90天更換一次密碼；禁止共用賬號(hào)，如離職需立即在系統(tǒng)中禁用賬號(hào)并刪除權(quán)限；發(fā)覺賬號(hào)被盜用時(shí)，需立即通知系統(tǒng)管理員凍結(jié)賬號(hào)并修改密碼。數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：系統(tǒng)每日凌晨自動(dòng)進(jìn)行增量備份，每周日進(jìn)行全量備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在專用服務(wù)器及異地災(zāi)備中心；檔案管理員需每月檢查備份數(shù)據(jù)的完整性，可通過(guò)隨機(jī)抽取合同進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試；如發(fā)生數(shù)據(jù)丟失，需立即聯(lián)系IT部門，從最近備份中恢復(fù)數(shù)據(jù)，并記錄故障原因及處理過(guò)程。敏感數(shù)據(jù)保護(hù)：涉及商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的合同需設(shè)置“機(jī)密”密級(jí)，僅法務(wù)部、財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)可查看；禁止通過(guò)郵件、即時(shí)通訊工具傳輸合同敏感信息，如需傳輸需加密并設(shè)置訪問密碼；系統(tǒng)操作日志（包括登錄、查詢、修改記錄）需保存至少2年，便于追溯數(shù)據(jù)泄露責(zé)任。（二）操作規(guī)范注意事項(xiàng)合同錄入規(guī)范：錄入信息需真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，禁止虛構(gòu)合同主體、金額等關(guān)鍵信息；附件需為原件掃描件，保證清晰、無(wú)遮擋，關(guān)鍵頁(yè)（如簽字頁(yè)、蓋章頁(yè)）必須；合同名稱需規(guī)范，避免使用“合同”“協(xié)議”等模糊名稱，如“公司采購(gòu)辦公設(shè)備合同”。審批流程規(guī)范：審批人需親自在系統(tǒng)中審批，禁止委托他人代批；審批意見需具體明確，避免“同意”“不同意”等籠統(tǒng)表述，如“同意，但需補(bǔ)充驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)附件”；超時(shí)未審批的合同，系統(tǒng)自動(dòng)提醒后仍需處理，不得無(wú)故跳過(guò)審批環(huán)節(jié)。借閱與歸還規(guī)范：借閱合同需提前1個(gè)工作日提交申請(qǐng)，緊急情況可電話申請(qǐng)后補(bǔ)系統(tǒng)流程；歸還時(shí)需保證合同完好，如有污損、丟失