供應商合同審查記錄表工具應用指南一、工具應用背景與核心價值在企業(yè)采購與供應鏈管理中，供應商合同是明確雙方權利義務、規(guī)避法律風險的核心載體。一份要素完備的合同能有效減少履約爭議、保障企業(yè)權益，而合同審查作為風險防控的關鍵環(huán)節(jié)，其質量直接影響合同的有效性與安全性。但在實際工作中，企業(yè)常面臨以下痛點：審查標準不統(tǒng)一導致遺漏關鍵條款、跨部門協(xié)作效率低下、審查過程難以追溯、合同要素完備性判斷模糊等。“供應商合同審查記錄表”正是為解決上述問題而設計的標準化工具，其核心價值在于：通過結構化審查清單保證合同要素全覆蓋、通過流程化操作規(guī)范審查行為、通過書面記錄實現(xiàn)審查過程可追溯，最終幫助企業(yè)實現(xiàn)合同風險“早識別、早預警、早處置”，保障采購業(yè)務的合規(guī)性與穩(wěn)健運行。本工具適用于企業(yè)采購部門、法務部門、業(yè)務部門及外部咨詢機構對各類供應商合同（如采購合同、服務合同、框架協(xié)議等）的審查工作，尤其適合合同數(shù)量較多、審查流程規(guī)范化的中大型企業(yè)。二、合同審查全流程操作指南（一）合同接收與前置準備合同接收與登記當采購部門或業(yè)務部門提交供應商合同時審查人員需首先核對合同基本信息，包括合同名稱、供應商全稱、合同編號、合同金額、簽訂日期等，保證與采購申請單、訂單信息一致。若合同信息不完整或存在明顯矛盾（如金額與訂單不符），需立即退回業(yè)務部門補充修正，并在審查記錄表中備注“退回原因”。審查資料前置準備除主合同文本外，還需收集與合同相關的配套材料，如供應商的營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人身份證明、授權委托書（若簽約代表非法人）、招投標文件（若有）、previous合作記錄（若有）、行業(yè)特殊資質證明（如食品供應商需提供食品生產許可證）等。這些材料是判斷合同主體資格、履約能力的重要依據，需一并歸檔留存。（二）合同主體資格審查合同主體是合同成立的前提，若主體不適格，可能導致合同無效或無法履行。審查需重點關注以下要素：供應商主體資格企業(yè)法人：核查營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內，注冊資本是否與合同標的規(guī)模匹配，經營范圍是否包含本次合同項下的業(yè)務內容（如建筑工程類合同需核查施工資質）。分支機構或特殊主體：若供應商為分公司，需核查其總公司出具的授權書及總公司營業(yè)執(zhí)照；若為個體工商戶或合伙企業(yè)，需核查其經營資質及合伙人責任承擔范圍。特殊行業(yè)準入：對需行政許可的行業(yè)（如藥品、醫(yī)療器械、危險化學品等），需核查供應商是否持有有效的許可證件，且許可范圍與合同標的相符。簽約代表權限核對簽約代表的身份證信息，確認其是否為供應商法定代表人或合法授權人。若為授權代表，需審查《授權委托書》是否明確授權范圍、授權期限及是否加蓋供應商公章或合同章，避免“無權代理”風險。審查要點記錄：在審查記錄表中“主體資格”欄，需列明營業(yè)執(zhí)照編號、注冊資本、經營范圍、授權委托書關鍵信息等，并標注“合格/需補充/不合格”結論。若存在資質過期或超范圍經營等問題，需在“問題描述”中詳細說明，并要求業(yè)務部門限期整改。（三）合同核心要素完備性審查合同核心要素是明確雙方權利義務的“骨架”，任何要素缺失或模糊均可能引發(fā)履約爭議。審查需逐項核對以下必備條款：要素類別審查要點常見風險點合同標的標的名稱、型號、規(guī)格、品牌、產地、數(shù)量等是否明確、具體（避免“同類產品”等模糊表述）標的描述不清導致交付爭議質量標準是否明確質量驗收標準（國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準或雙方約定標準），是否有封樣要求標準缺失導致質量責任無法界定價款與支付單價、總價、計價貨幣、支付方式（電匯/承兌）、支付節(jié)點（預付款/到貨款/質保金）、稅費承擔是否清晰支付條件模糊引發(fā)資金糾紛交付與驗收交付時間、地點、方式、運輸費用承擔方，驗收流程（初驗/終驗）、驗收期限、異議提出期限交付時間不明或驗收流程缺失導致履約延遲履約期限合同生效條件、開始/結束時間、是否約定延期處理機制履約期限未明確導致合同生效時間爭議違約責任雙方違約情形（逾期交貨/質量不合格/付款延遲等）、違約金計算方式、賠償范圍上限是否合理違約責任不對等（如供應商違約責任輕、企業(yè)違約責任重）知識產權涉及的技術、商標、專利等知識產權歸屬，是否有侵權責任約定知識產權約定不清引發(fā)第三方侵權索賠保密條款保密信息范圍、保密期限、違約責任是否明確保密義務缺失導致商業(yè)秘密泄露風險爭議解決爭議解決方式（訴訟/仲裁）、管轄地/仲裁機構選擇是否合法有效管轄約定無效導致爭議解決成本增加審查操作：將上述要素逐項與合同條款比對，在審查記錄表中“核心要素審查”欄對應標注“已完備/需補充/不明確/缺失”。例如若合同中“質量標準”僅寫“符合行業(yè)標準”，未明確具體標準號，需在“問題描述”中注明“需補充具體行業(yè)標準名稱及編號”，并在“整改建議”中要求業(yè)務部門與供應商協(xié)商補充。（四）風險條款專項審查除核心要素外，需結合行業(yè)特性與企業(yè)風險偏好，對以下潛在風險條款進行重點審查：格式條款公平性檢查合同中是否包含“供應商單方解釋權”“最終解釋權”“企業(yè)放棄權利”等不公平格式條款，若存在，需要求供應商修改或刪除，保證雙方權利義務對等。責任限制條款關注供應商是否設置賠償責任上限（如“賠償總額不超過合同金額的10%”），若該上限明顯低于企業(yè)可能遭受的實際損失（如核心設備故障導致的生產線停損失），需協(xié)商提高賠償限額或刪除該條款。不可抗力條款核查不可抗力的定義是否明確（是否包含疫情、政策變動等情形），通知義務、證明文件要求及后果處理（是否允許延期履行或解除合同）是否合理，避免供應商濫用不可抗力條款逃避責任。合同變更與解除審查合同變更是否需雙方書面確認，解除權的行使條件、程序及是否約定違約金條款，防止供應商單方面變更或解除合同導致企業(yè)被動。審查記錄：在“風險條款專項審查”欄，需列明存在風險的條款內容及具體問題，例如“第X條約定‘供應商對延遲交付不承擔違約責任’，顯失公平，需補充延遲交付的違約金計算標準”。（五）審查意見匯總與反饋審查結論判定綜合主體資格、核心要素、風險條款審查結果，判定合同審查結論：通過：所有要素完備，無重大風險，可直接簽署；有條件通過：存在次要問題（如表述模糊、需補充附件），經整改后可簽署；不通過：存在重大缺陷（如主體不適格、核心要素缺失、顯失公平條款），需重新談判或終止合作。意見反饋與整改跟蹤審查人員需將審查記錄表（含問題描述、整改建議、審查結論）反饋至采購部門及業(yè)務部門，明確整改要求及時限（如“需在3個工作日內補充質量標準說明”）。業(yè)務部門完成整改后，需重新提交審查，直至符合要求。（六）記錄表填寫與歸檔規(guī)范填寫記錄表審查完成后，審查人員需完整填寫《供應商合同審查記錄表》，保證信息真實、準確：基本信息欄：合同編號、名稱、供應商名稱、合同金額等需與合同一致；審查過程欄：各環(huán)節(jié)審查要點、問題描述、整改需逐項對應，避免空白或模糊表述；人員簽名欄：審查人、復核人（法務或部門負責人）需手寫簽名，明確責任。歸檔管理審查記錄表需與合同文本、相關附件一并歸檔，電子檔按“合同編號+供應商名稱”分類存儲，紙質檔納入合同臺賬管理，保存期限不少于合同履行期滿后5年，保證審查過程可追溯。三、供應商合同審查記錄表（模板）及使用說明（一）模板表格供應商合同審查記錄表合同基本信息審查人員信息一、主體資格審查二、核心要素完備性審查三、風險條款專項審查四、綜合審查結論附件清單備注（二）表格使用說明填寫規(guī)范所有信息需用黑色簽字筆或電子文檔填寫，保證字跡清晰、內容完整；“審查結論”需在對應選項前打“√”，不得空選或多選；“問題描述”需具體指出條款缺陷或缺失內容，避免“某條款有問題”等模糊表述；“整改建議”需明確可操作的要求，如“需在3個工作日內補充《質量驗收標準》作為合同附件”。表格流轉審查人填寫完成后，需提交復核人（通常為法務部門負責人或采購部門經理）進行復核；復核通過后，將記錄表反饋至業(yè)務部門，由業(yè)務部門督促供應商整改；整改完成后，業(yè)務部門需將修改后的合同及記錄表重新提交審查，直至結論為“通過”或“有條件通過”（整改后）。表格存檔電子檔需與合同掃描件保存在同一文件夾，文件名格式為“合同編號-供應商名稱-審查記錄表”；紙質檔需在合同簽署后3個工作日內歸檔至檔案管理部門，歸檔時需在臺賬中記錄“審查記錄表編號”及“歸檔日期”。四、使用過程中的關鍵注意事項（一）主體審查需“穿透核查”，避免形式主義供應商的分支機構、關聯(lián)企業(yè)或代持主體可能存在資質掛靠、超范圍經營等問題，審查時不能僅依賴營業(yè)執(zhí)照復印件，需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核查企業(yè)最新經營狀態(tài)、行政處罰記錄，必要時要求供應商提供近期的財務報表或銀行資信證明，保證其具備履約能力。例如某供應商注冊資本為100萬元，但合同金額高達500萬元，需進一步核實其是否有銀行保函或母公司擔保，避免“小馬拉大車”的履約風險。（二）核心要素表述需“明確具體”，杜絕模糊語言合同條款中的“盡快”“適當”“同類產品”等模糊表述是爭議高發(fā)區(qū)，審查時需將其量化或具體化。例如：“盡快交付”應明確為“合同簽訂后15個工作日內交付”；“質量合格”應補充為“符合GB/T19001-2016標準及雙方封樣樣品”。若供應商堅持使用模糊表述，需在審查記錄表中備注“該條款存在歧義風險，建議補充具體標準”，并要求業(yè)務部門在談判中重點溝通。（三）風險條款需“業(yè)務與法務協(xié)同”，平衡風險與效率法務部門側重法律風險防控，業(yè)務部門側重商業(yè)利益實現(xiàn)，審查時需雙方協(xié)同：對“違約責任”條款，業(yè)務部門需結合供應商過往履約記錄（如延遲交貨頻率）判斷違約金比例是否合理；對“不可抗力”條款，法務部門需關注疫情、政策變動等情形是否納入，業(yè)務部門需評估供應商在不可抗力期間的應急能力。例如某服務合同約定“供應商因疫情無法提供服務可單方解除合同”，需補充“供應商需提供部門出具的疫情證明，并協(xié)助企業(yè)尋找替代服務商”，避免供應商濫用解除權。（四）審查記錄需“動態(tài)更新”，保證可追溯性若合同在審查過程中發(fā)生修改（如供應商調整交付時間、修改違約責任條款），需重新填寫審查記錄表，標注“修訂版本號”及“修訂內容”，并在“備注”中說明修改原因。例如：“原合同第3.2條交付時間為‘30日內’，現(xiàn)修訂為‘45日內’，因供應商生產周期調整，經業(yè)務部門確認同意?！眲討B(tài)更新記錄可保證審查過程與合同版本一致，避免“舊記錄對應新合同”的追溯風險。（五）特殊行業(yè)合同需“結合監(jiān)管要求”，專項審查對涉及金融、醫(yī)療、數(shù)據安全等特殊行業(yè)的合同，除通用審查要點外，還需結合行業(yè)監(jiān)管要求專項審查。例如：醫(yī)療行業(yè)：需核查供應商是否持有《藥品經營許可證》《醫(yī)療器械經營許可證》，合同條款是否符合《藥品管理法》關于“藥品追溯”的要求；數(shù)據安全：若合同涉及個人信息處理，需審查是否約定“數(shù)據加密措施”“用戶同意機制”，是否符合《個人信息保護法》規(guī)定；金融行業(yè)：需關注合同主體是否持有所屬行業(yè)的金融業(yè)務許可證，資金結算條款是否符合支付結算監(jiān)管規(guī)定。（六）定期復盤優(yōu)化，持續(xù)完善審查標準企業(yè)應每季度對審查記錄表進行復盤，分析常見風險點（如“質量標準缺失”“違約責任不對等”的出現(xiàn)頻率）