銀行員工檔案數(shù)字化管理辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范本行員工檔案數(shù)字化管理工作，提升檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、智能化水平，確保員工檔案信息的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)檔案管理法律法規(guī)及本行相關(guān)規(guī)章制度，特制定本辦法。第二條定義本辦法所稱員工檔案數(shù)字化管理，是指運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、光學(xué)字符識別技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等對傳統(tǒng)紙質(zhì)員工檔案進(jìn)行數(shù)字化加工、存儲、管理、檢索和利用的過程。數(shù)字化檔案是指通過上述過程形成的數(shù)字圖像、文本數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)的集合。第三條適用范圍本辦法適用于本行及所屬各分支機(jī)構(gòu)全體員工（含合同制員工、勞務(wù)派遣人員等）的檔案數(shù)字化管理工作。第四條基本原則員工檔案數(shù)字化管理遵循以下原則：（一）真實(shí)性原則：確保數(shù)字化檔案與原件內(nèi)容一致，準(zhǔn)確反映員工個人情況。（二）完整性原則：保證數(shù)字化檔案信息的齊全，不遺漏關(guān)鍵內(nèi)容。（三）可用性原則：數(shù)字化檔案應(yīng)具備長期保存和便捷利用的條件。（四）安全性原則：嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保障檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。（五）規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行數(shù)字化處理和管理。第二章組織與職責(zé)第五條管理部門本行人力資源部門是員工檔案數(shù)字化管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、制度制定、組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供必要的技術(shù)支持、系統(tǒng)維護(hù)和數(shù)據(jù)安全保障。各業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合人力資源部門做好本部門員工檔案材料的收集、整理和移交工作。第六條人力資源部門職責(zé)（一）制定和完善員工檔案數(shù)字化管理相關(guān)制度和操作規(guī)程。（二）負(fù)責(zé)員工檔案數(shù)字化加工的組織、協(xié)調(diào)與質(zhì)量把控。（三）負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案的日常管理、保管、利用和鑒定。（四）組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。（五）監(jiān)督檢查檔案數(shù)字化工作的合規(guī)性和安全性。第七條信息技術(shù)部門職責(zé)（一）負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的選型、開發(fā)、部署與日常維護(hù)。（二）保障檔案數(shù)據(jù)存儲環(huán)境的安全穩(wěn)定，包括硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和操作系統(tǒng)。（三）提供數(shù)據(jù)備份、災(zāi)難恢復(fù)等技術(shù)支持。（四）協(xié)助人力資源部門實(shí)施檔案信息安全保密措施。第八條檔案管理人員職責(zé)（一）嚴(yán)格執(zhí)行檔案數(shù)字化管理的各項規(guī)章制度。（二）負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的整理、著錄、掃描、質(zhì)檢等數(shù)字化前處理工作。（三）負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案的著錄、標(biāo)引、掛接等工作，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。（四）負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的日常操作，包括檔案的錄入、查詢、借閱、歸還等。（五）維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的清潔和有序，做好相關(guān)記錄。第三章數(shù)字化檔案的建立與規(guī)范第九條檔案材料的收集與整理各部門應(yīng)及時將員工入職、任免、考核、培訓(xùn)、獎懲、薪酬、職稱、學(xué)歷、黨團(tuán)等各類應(yīng)歸檔材料收集齊全，并移交人力資源部門。檔案管理人員應(yīng)對接收的紙質(zhì)材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂，確保材料規(guī)范有序。第十條數(shù)字化加工流程員工檔案數(shù)字化加工應(yīng)遵循以下流程：（一）著錄：按照檔案著錄規(guī)則，對每份檔案材料的題名、責(zé)任者、形成時間、頁數(shù)、文號等核心元數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確錄入。（二）掃描：根據(jù)檔案材料的紙張質(zhì)地、幅面大小、字跡清晰度等因素，選擇適宜的掃描設(shè)備和掃描分辨率（通常為黑白模式，分辨率不低于規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)）。掃描圖像應(yīng)清晰、完整、不失真，色彩與原件一致。（三）圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像質(zhì)量。（四）質(zhì)檢：對掃描圖像的質(zhì)量、著錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行全面檢查，不合格的應(yīng)及時返工。（五）數(shù)據(jù)掛接：將處理合格的圖像文件與對應(yīng)的著錄數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)掛接，形成完整的數(shù)字化檔案信息。第十一條數(shù)字化檔案格式與存儲（一）掃描圖像宜采用通用格式，如PDF或TIFF格式。文本信息可采用可檢索的文本格式。（二）數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲于本行指定的、安全可靠的服務(wù)器或存儲介質(zhì)中，并進(jìn)行定期備份。（三）建立檔案數(shù)據(jù)索引，確保檢索高效便捷。第十二條元數(shù)據(jù)規(guī)范數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，至少包含以下核心要素：檔案編號、員工姓名、身份證號（部分隱藏顯示）、材料類型、題名、形成日期、頁數(shù)、數(shù)字化日期、責(zé)任人等。第四章數(shù)字化檔案的管理與利用第十三條檔案保管（一）數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)實(shí)行異地備份和多介質(zhì)備份，定期進(jìn)行校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)安全和可讀。（二）存儲數(shù)字化檔案的硬件設(shè)備應(yīng)放置在符合環(huán)境要求的機(jī)房或場所，做好防火、防潮、防塵、防磁、防盜等工作。（三）原始紙質(zhì)檔案在完成數(shù)字化并經(jīng)驗(yàn)收合格后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，具有永久保存價值或其他特殊情況的紙質(zhì)檔案不得擅自銷毀。第十四條檔案查閱與利用（一）查閱數(shù)字化檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，履行審批手續(xù)。（四）嚴(yán)禁利用檔案管理系統(tǒng)從事與工作無關(guān)的活動，嚴(yán)禁擅自篡改、刪除、拷貝檔案數(shù)據(jù)。（五）查閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案信息，不得在電子檔案上進(jìn)行涂改、標(biāo)記。第十五條檔案流轉(zhuǎn)員工因調(diào)動、辭職、辭退、解除勞動合同等原因離開本行時，其數(shù)字化檔案信息應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定辦理交接或轉(zhuǎn)出手續(xù)。轉(zhuǎn)出時，可根據(jù)接收方要求提供電子或紙質(zhì)檔案復(fù)制件，并由接收方簽字確認(rèn)。第十六條檔案鑒定與銷毀對于已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的員工檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。數(shù)字化檔案的銷毀應(yīng)確保數(shù)據(jù)徹底刪除，無法恢復(fù)；紙質(zhì)檔案的銷毀應(yīng)到指定場所，由兩人以上監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。第五章安全與保密第十七條安全保密責(zé)任檔案管理人員是檔案安全保密的直接責(zé)任人，必須嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和本行保密規(guī)定，嚴(yán)守檔案紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。第十八條系統(tǒng)安全（一）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備身份認(rèn)證、權(quán)限控制、日志審計等安全功能。（二）定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和風(fēng)險評估，及時修補(bǔ)安全隱患。（三）采用必要的技術(shù)手段，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制等，保障檔案數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全。第十九條操作安全（一）檔案管理人員應(yīng)使用個人賬號登錄檔案管理系統(tǒng)，并妥善保管密碼，定期更換。（二）嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借賬號、密碼，嚴(yán)禁使用他人賬號登錄系統(tǒng)。（三）離開工作崗位時，應(yīng)及時退出檔案管理系統(tǒng)。（四）對檔案操作行為進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成操作日志，日志應(yīng)至少保存規(guī)定期限。第二十條應(yīng)急處置建立檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練。發(fā)生檔案數(shù)據(jù)泄露、丟失、損壞等突發(fā)事件時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取補(bǔ)救措施，并按規(guī)定上報。第六章監(jiān)督與保障第二十一條監(jiān)督檢查人力資源部門應(yīng)定期對員工檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查制度執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)質(zhì)量、安全保密措施落實(shí)情況等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促整改。第二十二條培訓(xùn)與考核定期組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和保密教育，提高其專業(yè)素養(yǎng)和安全意識。將檔案數(shù)字化管理工作納入相關(guān)人員的績效考核范圍。第二十三條經(jīng)費(fèi)保障本行應(yīng)為員工檔案數(shù)字化管理工作提供必