采購(gòu)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化工具包一、工具包概述采購(gòu)合同管理是企業(yè)供應(yīng)鏈管理的核心環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到成本控制、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避及供應(yīng)鏈穩(wěn)定性。本工具包聚焦采購(gòu)合同全生命周期管理，通過標(biāo)準(zhǔn)化工具模板與流程規(guī)范，解決企業(yè)采購(gòu)合同中常見的條款不統(tǒng)一、審批流程混亂、履約跟蹤缺失、歸檔不規(guī)范等問題，適用于制造業(yè)、零售業(yè)、服務(wù)業(yè)等多行業(yè)企業(yè)的采購(gòu)部門、法務(wù)部門及財(cái)務(wù)部門協(xié)同使用。工具包以“合規(guī)性、可操作性、風(fēng)險(xiǎn)可控性”為原則，覆蓋從需求提報(bào)至合同后評(píng)估的全流程，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)合同管理的規(guī)范化、數(shù)字化與高效化。二、核心工具模塊（一）采購(gòu)需求提報(bào)與供應(yīng)商篩選工具1.采購(gòu)需求提報(bào)表工具說明：本表用于規(guī)范采購(gòu)需求的發(fā)起與提報(bào)，保證需求信息完整、準(zhǔn)確，為后續(xù)供應(yīng)商篩選與合同起草提供基礎(chǔ)依據(jù)。適用于企業(yè)內(nèi)部各部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）向采購(gòu)部門提出物料、服務(wù)或工程采購(gòu)需求。表格模板：序號(hào)需求部門需求人（經(jīng)辦人）聯(lián)系方式需求日期采購(gòu)類別（物料/服務(wù)/工程）需求名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)單位數(shù)量預(yù)計(jì)單價(jià)（元）預(yù)算總額（元）需求用途說明采購(gòu)方式建議（招標(biāo)/詢價(jià)/單一來源）附件清單（技術(shù)參數(shù)/需求說明書等）部門負(fù)責(zé)人簽字日期1生產(chǎn)部*2024-03-01物料原材料A直徑10mm，材質(zhì)Q235噸1005000500000生產(chǎn)產(chǎn)品B用詢價(jià)技術(shù)參數(shù)說明書.pdf*2024-03-012行政部*2024-03-05服務(wù)辦公樓保潔服務(wù)每日清潔1次，含公共區(qū)域、辦公室項(xiàng)11200012000日常辦公環(huán)境維護(hù)單一來源（原服務(wù)商）保潔服務(wù)標(biāo)準(zhǔn).docx*2024-03-05使用步驟：步驟1：需求提報(bào)：需求部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求填寫《采購(gòu)需求提報(bào)表》，其中“規(guī)格型號(hào)/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)”需明確技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求或服務(wù)內(nèi)容，“采購(gòu)方式建議”需結(jié)合公司采購(gòu)管理制度及需求緊急性選擇（如金額超10萬元建議招標(biāo)），“附件清單”需技術(shù)文檔、需求說明書等支撐材料。步驟2：部門審核：需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的必要性、預(yù)算合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字提交至采購(gòu)部門。步驟3：采購(gòu)初審：采購(gòu)部門核對(duì)需求信息完整性（如規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算是否明確）、采購(gòu)方式合規(guī)性（如單一來源需符合“唯一供應(yīng)商”等條件），如有疑問退回需求部門補(bǔ)充，初審?fù)ㄟ^后進(jìn)入供應(yīng)商篩選流程。2.供應(yīng)商篩選評(píng)估表工具說明：本表用于對(duì)潛在供應(yīng)商的資質(zhì)、能力、信譽(yù)等進(jìn)行量化評(píng)估，保證入選供應(yīng)商符合公司采購(gòu)要求，降低合同履約風(fēng)險(xiǎn)。適用于采購(gòu)部門在收到需求后，對(duì)候選供應(yīng)商（不少于3家，單一來源除外）的篩選與比選。表格模板：供應(yīng)商名稱評(píng)估維度評(píng)估指標(biāo)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（0-10分）得分備注（證明材料索引）供應(yīng)商X資質(zhì)合規(guī)性營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO9001認(rèn)證）是否齊全有效10分=齊全有效；5分=部分缺失；0分=無資質(zhì)8營(yíng)業(yè)執(zhí)照掃描件、ISO9001證書.pdf供應(yīng)能力生產(chǎn)規(guī)模/服務(wù)覆蓋范圍、產(chǎn)能/人力是否能滿足需求（附產(chǎn)能證明/人員配置表）10分=完全滿足；7分=基本滿足；5分=風(fēng)險(xiǎn)較大7產(chǎn)能報(bào)告.docx價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力報(bào)價(jià)是否在預(yù)算范圍內(nèi)，與市場(chǎng)同類產(chǎn)品/服務(wù)對(duì)比是否合理（附報(bào)價(jià)單）10分=低于市場(chǎng)價(jià)5%；8分=與市場(chǎng)價(jià)持平；5分=高于市場(chǎng)價(jià)9供應(yīng)商X報(bào)價(jià)單.pdf質(zhì)量保障質(zhì)量管理體系是否完善，歷史合作質(zhì)量問題反饋（附客戶評(píng)價(jià)/質(zhì)檢報(bào)告）10分=無質(zhì)量問題；7分=偶發(fā)問題；5分=頻繁問題82023年客戶評(píng)價(jià)表.xlsx信譽(yù)與履約銀行信用等級(jí)、過往合同履約率、有無法律糾紛（附信用報(bào)告、履約記錄）10分=AAA級(jí)，履約率100%；7分=A級(jí)，履約率95%；5分=有糾紛7企業(yè)信用報(bào)告.pdf售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間（如24小時(shí)內(nèi)）、質(zhì)保期、維修支持能力（附售后服務(wù)承諾書）10分=24小時(shí)響應(yīng)，質(zhì)保2年；8分=48小時(shí)響應(yīng)，質(zhì)保1年；5分=響應(yīng)慢8售后服務(wù)承諾書.pdf總計(jì)得分47評(píng)估結(jié)論□推薦合作□備選□不推薦評(píng)估人：*日期：2024-03-10使用步驟：步驟1：供應(yīng)商征集：采購(gòu)部門通過公開渠道（如采購(gòu)平臺(tái)、行業(yè)協(xié)會(huì)）或公司供應(yīng)商庫(kù)征集候選供應(yīng)商，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、報(bào)價(jià)單等材料。步驟2：量化評(píng)分：采購(gòu)部門組織需求部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門組成評(píng)估小組，按“資質(zhì)合規(guī)性、供應(yīng)能力、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、質(zhì)量保障、信譽(yù)與履約、售后服務(wù)”6個(gè)維度對(duì)供應(yīng)商評(píng)分，每個(gè)維度滿分10分，總分≥60分為“推薦合作”，50-59分為“備選”，＜50分為“不推薦”。步驟3：結(jié)果審批：評(píng)估結(jié)論經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，確定最終合作供應(yīng)商（如招標(biāo)需按招標(biāo)流程確定中標(biāo)單位）。（二）合同起草與審批工具1.采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)模板（通用版）工具說明：本模板為采購(gòu)合同的基礎(chǔ)框架，涵蓋合同核心要素，保證條款合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，適用于物料采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程采購(gòu)等常見場(chǎng)景（特殊行業(yè)或復(fù)雜項(xiàng)目可在此基礎(chǔ)上補(bǔ)充專業(yè)條款）。表格模板（合同核心條款結(jié)構(gòu)）：采購(gòu)合同合同編號(hào)：-CG-2024-*甲方（采購(gòu)方）：名稱：有限公司地址：市區(qū)路號(hào)法定代表人：*聯(lián)系方式：乙方（供應(yīng)方）：名稱：有限公司地址：市區(qū)路號(hào)法定代表人：*聯(lián)系方式：第一條標(biāo)的物信息名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）交貨地點(diǎn)/服務(wù)地點(diǎn)交貨期限/服務(wù)期限原材料A直徑10mm，材質(zhì)Q235噸1005000500000甲方工廠倉(cāng)庫(kù)（路號(hào)）2024-04-01前辦公樓保潔服務(wù)每日清潔1次，含公共區(qū)域項(xiàng)11200012000甲方辦公樓（路號(hào)）2024-04-01至2025-03-31合計(jì)512000第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收乙方提供的產(chǎn)品/服務(wù)需符合國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如GB/T19001-2016）、甲方技術(shù)參數(shù)要求（附件1：《技術(shù)參數(shù)說明書》）及本合同約定標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收方式：物料驗(yàn)收：甲方在收到貨物后3個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行外觀、數(shù)量、規(guī)格驗(yàn)收，并抽樣送第三方質(zhì)檢機(jī)構(gòu)（如質(zhì)檢中心）檢測(cè)，檢測(cè)費(fèi)用由乙方承擔(dān)；驗(yàn)收不合格的，乙方需在2日內(nèi)更換合格產(chǎn)品，逾期視為違約。服務(wù)驗(yàn)收：甲方按月對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行考核（附件2：《服務(wù)質(zhì)量考核表》），考核得分≥80分為合格，＜80分的乙方需在5日內(nèi)整改，整改后仍不合格的，甲方有權(quán)扣除相應(yīng)服務(wù)費(fèi)用。第三條付款方式與期限預(yù)付款：合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價(jià)的30%（即153600元），乙方需提供等額增值稅專用發(fā)票。到貨款/服務(wù)進(jìn)度款：物料驗(yàn)收合格/服務(wù)滿6個(gè)月后，甲方向乙方支付合同總價(jià)的60%（即307200元），乙方需提供剩余款項(xiàng)的增值稅專用發(fā)票。質(zhì)保金：合同總價(jià)的10%（即51200元）作為質(zhì)保金，質(zhì)保期（物料12個(gè)月，服務(wù)期結(jié)束后6個(gè)月）滿且無質(zhì)量問題后10個(gè)工作日內(nèi)無息退還。第四條雙方權(quán)利與義務(wù)甲方權(quán)利與義務(wù)：有權(quán)按合同約定對(duì)標(biāo)的物進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)不合格產(chǎn)品/服務(wù)有權(quán)拒收或要求整改；需按約定時(shí)間支付款項(xiàng)，因甲方原因?qū)е赂犊钛舆t的，每延遲1日按應(yīng)付金額的0.05%支付違約金。乙方權(quán)利與義務(wù)：需按時(shí)、按質(zhì)、按量交付標(biāo)的物，并提供產(chǎn)品合格證、服務(wù)記錄等證明材料；對(duì)標(biāo)的物質(zhì)量負(fù)責(zé)，質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題的，需免費(fèi)維修或更換，造成甲方損失的需承擔(dān)賠償責(zé)任。第五條違約責(zé)任乙方逾期交貨/提供服務(wù)：每延遲1日，按合同總價(jià)的0.1%向甲方支付違約金，延遲超15日的，甲方有權(quán)解除合同并要求乙方賠償損失。乙方交付的標(biāo)的物不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：甲方有權(quán)拒收，乙方需退還已付款項(xiàng)并支付合同總價(jià)20%的違約金；造成甲方生產(chǎn)延誤或其他損失的，乙方需全額賠償。甲方逾期付款：每延遲1日，按應(yīng)付金額的0.05%向乙方支付違約金，延遲超30日的，乙方有權(quán)暫停履行合同。第六條爭(zhēng)議解決因本合同引起的爭(zhēng)議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，向甲方所在地人民法院提起訴訟。第七條其他約定本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，一式四份，甲方執(zhí)兩份，乙方執(zhí)兩份，具有同等法律效力。附件（技術(shù)參數(shù)說明書、服務(wù)質(zhì)量考核表、報(bào)價(jià)單等）為本合同組成部分，與本合同具有同等法律效力。甲方（蓋章）：有限公司法定代表人（或授權(quán)代表）：*日期：2024-03-15乙方（蓋章）：有限公司法定代表人（或授權(quán)代表）：*日期：2024-03-15使用步驟：步驟1：基礎(chǔ)信息填寫：采購(gòu)部門根據(jù)《采購(gòu)需求提報(bào)表》及供應(yīng)商篩選結(jié)果，填寫合同雙方信息、標(biāo)的物信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等），保證與談判結(jié)果一致。步驟2：條款定制：結(jié)合采購(gòu)類別（物料/服務(wù)/工程）補(bǔ)充具體條款，如物料采購(gòu)需明確“驗(yàn)收方式與檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)”，服務(wù)采購(gòu)需明確“服務(wù)期限與考核方式”，工程采購(gòu)需補(bǔ)充“施工進(jìn)度與安全責(zé)任”等。步驟3：法務(wù)審核：將合同初稿提交法務(wù)部門審核，重點(diǎn)審查條款合規(guī)性（如違約責(zé)任是否對(duì)等、爭(zhēng)議解決方式是否符合公司規(guī)定）、權(quán)利義務(wù)是否清晰，審核通過后形成合同終稿。2.合同審批流轉(zhuǎn)單工具說明：本單用于記錄合同審批的全流程，明確各環(huán)節(jié)審批職責(zé)與意見，保證合同經(jīng)過充分審核后再簽訂，避免未經(jīng)審批的合同帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)。表格模板：合同基本信息合同編號(hào)：-CG-2024-*合同名稱：原材料A采購(gòu)合同供應(yīng)商名稱：有限公司合同金額：512000元采購(gòu)類別：物料起草部門：采購(gòu)部起草人：*起草日期：2024-03-12緊急程度：一般/緊急/特急審批流程審批節(jié)點(diǎn)審批人審批意見部門審核采購(gòu)部負(fù)責(zé)人*同意，供應(yīng)商資質(zhì)及價(jià)格符合公司規(guī)定財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人*同意，預(yù)算充足，付款方式合理法務(wù)審核法務(wù)部負(fù)責(zé)人*同意，條款合規(guī)，權(quán)責(zé)清晰分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管副總*同意簽訂總經(jīng)理審批總經(jīng)理*同意簽訂簽訂信息簽訂日期：2024-03-15合同份數(shù)：4份（甲方2份，乙方2份）用印類型：公章歸檔信息歸檔部門：檔案室歸檔日期：2024-03-18檔案編號(hào)：-DA-2024-*使用步驟：步驟1：發(fā)起審批：采購(gòu)部門完成合同起草后，填寫《合同審批流轉(zhuǎn)單》，附合同終稿、供應(yīng)商資質(zhì)文件、報(bào)價(jià)單等材料，按“部門審核→財(cái)務(wù)審核→法務(wù)審核→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理”流程提交審批（金額超50萬元需總經(jīng)理審批，以下可由分管領(lǐng)導(dǎo)終審）。步驟2：逐級(jí)審核：各環(huán)節(jié)審批人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，明確簽署“同意”“退回修改”或“不同意”意見并說明理由（如財(cái)務(wù)審核需重點(diǎn)核對(duì)預(yù)算與付款方式，法務(wù)審核需確認(rèn)條款無法律風(fēng)險(xiǎn)）。步驟3：簽訂與歸檔：審批通過后，采購(gòu)部門持審批單到公司用印部門申請(qǐng)蓋章，與供應(yīng)商簽訂合同；簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件、審批單、附件等材料提交檔案室歸檔，填寫歸檔信息。（三）合同履行與跟蹤工具1.合同履行跟蹤表工具說明：本表用于動(dòng)態(tài)跟蹤合同履行進(jìn)度，記錄交貨、驗(yàn)收、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)覺并解決履約過程中的問題（如延遲交貨、質(zhì)量不符），保證合同按約定執(zhí)行。表格模板：合同編號(hào)供應(yīng)商名稱標(biāo)的物名稱合同金額（元）簽訂日期關(guān)鍵履行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間履約情況（正常/延遲/異常）問題描述及處理措施責(zé)任人跟進(jìn)日期-CG-2024-*供應(yīng)商X原材料A5000002024-03-15交貨2024-04-012024-04-03延遲乙方因物流問題延遲2日交貨，經(jīng)協(xié)商，乙方按合同約定支付違約金500元（0.1%×500000×1日）*2024-04-03驗(yàn)收2024-04-062024-04-07正常抽樣檢測(cè)合格，驗(yàn)收通過*2024-04-07預(yù)付款支付2024-03-182024-03-18正常已支付30%預(yù)付款（150000元）*2024-03-18到貨款支付2024-04-102024-04-12延遲甲方因財(cái)務(wù)流程延遲2日支付，已按0.05%/日支付違約金150元（307200×0.05%×2日）*2024-04-12-CG-2024-*供應(yīng)商Y辦公樓保潔服務(wù)120002024-03-20服務(wù)開始2024-04-012024-04-01正常按約定提供保潔服務(wù)*2024-04-01月度考核（第1個(gè)月）2024-04-302024-04-30正?？己说梅?5分，合格*2024-04-30使用步驟：步驟1：建立跟蹤臺(tái)賬：合同簽訂后，采購(gòu)部門根據(jù)合同條款填寫《合同履行跟蹤表》，明確“關(guān)鍵履行節(jié)點(diǎn)”（如交貨時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、付款時(shí)間）及“計(jì)劃時(shí)間”。步驟2：動(dòng)態(tài)更新進(jìn)度：各節(jié)點(diǎn)責(zé)任人（如采購(gòu)員負(fù)責(zé)交貨跟蹤，質(zhì)檢員負(fù)責(zé)驗(yàn)收跟蹤）在節(jié)點(diǎn)完成后1個(gè)工作日內(nèi)更新“實(shí)際時(shí)間”“履約情況”，若出現(xiàn)延遲或異常（如逾期交貨、質(zhì)量不合格），需詳細(xì)記錄“問題描述及處理措施”（如協(xié)商違約金、要求整改等）。步驟3：定期匯報(bào)：采購(gòu)部門每周匯總跟蹤表，向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同履約情況，對(duì)異常問題重點(diǎn)說明，保證問題及時(shí)解決（如連續(xù)兩次延遲交貨需啟動(dòng)供應(yīng)商評(píng)估程序，考慮更換供應(yīng)商）。2.合同變更申請(qǐng)表工具說明：本表用于規(guī)范合同變更流程，當(dāng)因業(yè)務(wù)需求調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因需修改合同條款（如數(shù)量增減、價(jià)格調(diào)整、交貨期變更）時(shí)，通過本表保證變更經(jīng)過審批，避免口頭變更帶來的糾紛。表格模板：合同基本信息合同編號(hào)：-CG-2024-*合同名稱：原材料A采購(gòu)合同原合同金額：500000元供應(yīng)商名稱：有限公司簽訂日期：2024-03-15變更日期：2024-03-25變更內(nèi)容變更條款原條款內(nèi)容變更后條款內(nèi)容標(biāo)的物數(shù)量100噸120噸（增加20噸）合同總價(jià)500000元600000元（單價(jià)不變，總價(jià)增加100000元）影響分析對(duì)甲方影響預(yù)算增加100000元，需調(diào)整采購(gòu)預(yù)算；交貨時(shí)間需延后5日（原2024-04-01變更為2024-04-06）對(duì)乙方影響需協(xié)調(diào)產(chǎn)能保證按時(shí)交貨，增加供貨成本審批意見部門審核（采購(gòu)部）同意變更，數(shù)量及預(yù)算調(diào)整已與生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部確認(rèn)簽字：*財(cái)務(wù)審核同意，預(yù)算已調(diào)整，付款方式按原合同執(zhí)行簽字：*法務(wù)審核同意，變更條款已補(bǔ)充簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》，權(quán)責(zé)清晰簽字：*分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意變更，按補(bǔ)充協(xié)議執(zhí)行簽字：*補(bǔ)充協(xié)議補(bǔ)充協(xié)議編號(hào)：-BC-2024-*簽訂日期：2024-03-28附件：是□否?使用步驟：步驟1：變更申請(qǐng)：需求部門或采購(gòu)部門因業(yè)務(wù)調(diào)整需變更合同時(shí)填寫《合同變更申請(qǐng)表》，明確“變更條款”“原條款內(nèi)容”“變更后條款內(nèi)容”及“變更原因”，并分析變更對(duì)雙方的影響（如預(yù)算調(diào)整、交貨期變化）。步驟2：審批流程：按“部門審核→財(cái)務(wù)審核→法務(wù)審核→分管領(lǐng)導(dǎo)”流程提交審批，審批重點(diǎn)為變更的必要性、影響可控性及條款合規(guī)性（如數(shù)量增加需確認(rèn)預(yù)算是否充足，價(jià)格調(diào)整需有市場(chǎng)依據(jù)）。步驟3：簽訂補(bǔ)充協(xié)議：審批通過后，雙方簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》，明確變更內(nèi)容，補(bǔ)充協(xié)議與原合同具有同等法律效力；變更后采購(gòu)部門需更新《合同履行跟蹤表》，保證后續(xù)履約按新條款執(zhí)行。（四）合同歸檔與評(píng)估工具1.合同檔案歸檔清單工具說明：本清單用于規(guī)范合同檔案的歸檔范圍與整理標(biāo)準(zhǔn)，保證合同資料的完整性，便于后續(xù)查閱、審計(jì)或糾紛處理。表格模板：檔案編號(hào)合同編號(hào)合同名稱供應(yīng)商名稱歸檔日期檔案類型（原件/復(fù)印件）歸檔資料清單存放位置（檔案柜號(hào)）保管期限（年）經(jīng)辦人-DA-2024-001-CG-2024-*原材料A采購(gòu)合同供應(yīng)商X2024-03-18原件合同原件4份、審批單、供應(yīng)商資質(zhì)文件、報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)說明書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證A-01-110*-DA-2024-002-CG-2024-*辦公樓保潔服務(wù)合同供應(yīng)商Y2024-03-22原件合同原件4份、審批單、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、考核表