會議策劃與執(zhí)行清單模板一、適用場景與價值本清單適用于各類會議的策劃與執(zhí)行全流程，包括但不限于：內(nèi)部工作會議：如季度總結(jié)會、項目推進會、部門協(xié)調(diào)會；外部商務(wù)會議：如客戶洽談會、合作伙伴簽約會、供應(yīng)商對接會；行業(yè)交流活動：如研討會、論壇、產(chǎn)品發(fā)布會、培訓(xùn)會；大型活動：如年會、慶典、展會配套會議等。通過系統(tǒng)化的清單管理，可保證會議策劃無遺漏、執(zhí)行有標(biāo)準、結(jié)果可追溯，提升會議效率與參會體驗，避免因細節(jié)疏漏導(dǎo)致的會議效果打折。二、會議策劃與執(zhí)行全流程操作指南（一）前期籌備階段（會議召開前1-4周）核心目標(biāo)：明確會議定位，完成基礎(chǔ)籌備，為順利執(zhí)行奠定基礎(chǔ)。1.會議目標(biāo)與主題定位操作要點：與發(fā)起人（如部門領(lǐng)導(dǎo)、客戶）確認會議核心目標(biāo)（如“明確項目Q3執(zhí)行方案”“達成合作意向”“同步行業(yè)動態(tài)”）；提煉會議主題，保證簡潔、貼合目標(biāo)（如“2024年Q3產(chǎn)品迭代推進會”“行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型研討會”）；明確會議形式（線下/線上/hybrid）、預(yù)計時長（如2小時半天會、1天全天會）。2.參會人員確定與溝通操作要點：列出核心參會人員（決策層、執(zhí)行層）、列席人員（記錄、支持人員）、特邀嘉賓（外部專家、客戶代表），明確各角色職責(zé)；提前發(fā)送《參會意向確認函》（含會議主題、時間、初步議程、參會要求），統(tǒng)計參會人數(shù)及特殊需求（如dietaryrestrictions、無障礙設(shè)施）；確定主持人、主講嘉賓、記錄人，提前溝通發(fā)言內(nèi)容與時間。3.時間與場地選擇操作要點：根據(jù)參會人員日程協(xié)調(diào)最佳時間段（避開節(jié)假日、重大會議沖突），提前2周以上鎖定時間；線下會議：根據(jù)參會人數(shù)選擇場地（會議室容量、布局如課桌式/劇院式），確認場地設(shè)備（投影儀、音響、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)）、配套設(shè)施（茶歇區(qū)、停車位、簽到臺）；線上會議：測試會議平臺（如騰訊會議、Zoom）穩(wěn)定性，提前發(fā)送平臺、參會指南（含設(shè)備調(diào)試建議）。4.預(yù)算制定與審批操作要點：列出預(yù)算明細（場地費、物料費、餐飲費、嘉賓邀請費、交通住宿費、應(yīng)急備用金等），參考歷史數(shù)據(jù)或市場報價；提交預(yù)算審批，明確付款節(jié)點（如預(yù)付場地定金、會后報銷物料費）。5.籌備組組建與分工操作要點：成立籌備組，設(shè)總協(xié)調(diào)人（統(tǒng)籌全局），下設(shè)小組：議程組：負責(zé)議程設(shè)計、嘉賓對接；物料組：負責(zé)物料制作、采購與分發(fā)；場地組：負責(zé)場地布置、設(shè)備調(diào)試；接待組：負責(zé)嘉賓簽到、引導(dǎo)、茶歇服務(wù)；應(yīng)急組：負責(zé)突發(fā)情況處理（如設(shè)備故障、人員缺席）。（二）中期執(zhí)行階段（會議召開前1天至?xí)h當(dāng)天）核心目標(biāo)：落地籌備細節(jié)，保證會議流程順暢，參會體驗良好。1.議程最終確認與材料準備操作要點：最終確認議程（含各環(huán)節(jié)時長、發(fā)言順序），打印紙質(zhì)版議程（主持人、嘉賓、工作人員各1份）；收集嘉賓PPT、背景資料，提前測試文件兼容性（如PPT版本、視頻格式），準備備用U盤；制作會議手冊（含議程、參會人員名單、場地地圖、注意事項），按人數(shù)裝袋。2.物料清單核對與到位操作要點：對照《物料清單》（見本文“三、工具表格”），逐一核對：宣傳物料：背景板、易拉寶、簽到墻、指示牌；會議物料：桌牌、會議資料、筆記本、筆、瓶裝水；設(shè)備物料：投影儀、備用電池、延長線、激光筆、會議記錄設(shè)備（錄音筆/攝像機）；物料分類打包，標(biāo)注“簽到區(qū)”“會場”“茶歇區(qū)”等，提前1天送至場地并布置。3.場地最終布置與設(shè)備調(diào)試操作要點：會議前一天下午：場地組到場布置，調(diào)試設(shè)備（投影、音響、麥克風(fēng)、燈光），測試網(wǎng)絡(luò)速度；會議當(dāng)天上午：再次檢查場地（桌椅擺放、空調(diào)溫度、茶歇區(qū)布置），設(shè)置簽到臺（擺放簽到表、筆、會議袋）；線上會議：提前30分鐘測試直播/會議功能，邀請嘉賓提前上線調(diào)試設(shè)備。4.人員溝通與彩排操作要點：召開籌備組短會，明確分工（如簽到人員引導(dǎo)路線、茶歇服務(wù)時間）；主持人、主講嘉賓提前彩排，確認發(fā)言流程、時間控制；對接待組、應(yīng)急組進行培訓(xùn)（如突發(fā)疾病處理流程、設(shè)備故障應(yīng)急方案）。（三）后期收尾階段（會議結(jié)束后1周內(nèi)）核心目標(biāo)：總結(jié)會議成果，完成收尾工作，保證后續(xù)跟進落地。1.會議記錄與資料整理操作要點：記錄人24小時內(nèi)整理會議紀要（含核心決議、待辦事項、責(zé)任人、截止時間），發(fā)送給參會人員確認；收集會議照片、視頻資料，篩選存檔（重點記錄嘉賓發(fā)言、互動環(huán)節(jié)、合影場景）。2.費用結(jié)算與報銷操作要點：物料組整理費用票據(jù)（場地費、物料采購發(fā)票、餐飲發(fā)票等），按公司報銷流程提交；與場地、供應(yīng)商確認尾款支付，完成費用結(jié)算。3.效果評估與反饋收集操作要點：向參會人員發(fā)送《會議反饋問卷》（含議程安排、服務(wù)質(zhì)量、場地設(shè)備、收獲建議等），收集反饋；籌備組召開復(fù)盤會，總結(jié)會議亮點與不足（如“議程時間控制需優(yōu)化”“茶歇種類需增加”），形成《會議復(fù)盤報告》。4.資料歸檔與待辦跟進操作要點：將會議資料（紀要、反饋、復(fù)盤報告、照片視頻）分類歸檔（電子檔存共享文件夾，紙質(zhì)檔存檔案室）；跟蹤會議決議中的待辦事項，定期向負責(zé)人跟進進度，保證成果落地。三、會議籌備與執(zhí)行工具表格表1：會議籌備階段任務(wù)清單表（示例）任務(wù)名稱負責(zé)人截止時間完成狀態(tài)（□未啟動□進行中□已完成）備注（如需協(xié)調(diào)資源）確認會議目標(biāo)與主題*小明2024-06-01□已完成與領(lǐng)導(dǎo)對齊，聚焦“方案落地”統(tǒng)計參會人員及需求*小紅2024-06-03□進行中已發(fā)確認函，待回復(fù)10人場地考察與預(yù)訂*小剛2024-06-05□未啟動需確認投影儀型號預(yù)算明細制定與審批*小麗2024-06-08□未啟動預(yù)留10%備用金表2：會議執(zhí)行階段場地與物料準備表（示例）類別物料名稱數(shù)量負責(zé)人完成狀態(tài)存放位置備注（如尺寸/規(guī)格）宣傳物料背景板1塊*小剛□已完成會場主席臺后方尺寸3m×2m，含會議主題LOGO簽到墻1面*小紅□進行中簽到區(qū)入口噴繪材質(zhì)，帶簽名區(qū)會議物料桌牌30個*小麗□未啟動物料間正面打印姓名，背面打印部門會議手冊30本*小麗□未啟動物料間含議程、參會人員名單設(shè)備物料備用麥克風(fēng)2個*小剛□已完成設(shè)備間含電池激光筆5支*小剛□已完成主持人臺紅光+翻頁功能表3：會議收尾階段工作跟進表（示例）工作內(nèi)容負責(zé)人截止時間完成狀態(tài)輸出成果會議紀要整理與分發(fā)*小紅2024-06-15□進行中紀要初稿（待領(lǐng)導(dǎo)確認）反饋問卷收集與分析*小麗2024-06-18□未啟動《會議反饋分析報告》費用票據(jù)整理與報銷*小剛2024-06-20□未啟動報銷單及票據(jù)待辦事項（方案細化）跟進*小明2024-06-30□未啟動跟進項目組進度，每周同步四、關(guān)鍵細節(jié)提醒與常見問題規(guī)避1.會前溝通務(wù)必充分與嘉賓提前確認發(fā)言主題、時長，避免內(nèi)容偏離會議目標(biāo)；參會人員變動（如臨時請假）需及時調(diào)整場地、物料（如減少桌牌、會議手冊數(shù)量），避免浪費。2.場地設(shè)備需預(yù)留緩沖時間設(shè)備調(diào)試至少提前2小時，預(yù)留備用設(shè)備（如麥克風(fēng)、投影儀），避免“單點故障”導(dǎo)致會議中斷；線上會議需提前測試網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性，準備備用網(wǎng)絡(luò)（如4G熱點）。3.分工明確避免責(zé)任推諉籌備組每個任務(wù)需指定唯一負責(zé)人，避免多人負責(zé)導(dǎo)致“無人落實”；關(guān)鍵節(jié)點（如嘉賓到場、議程切換）需設(shè)置“對接人”，保證信息同步。4.應(yīng)急方案提前演練常見突發(fā)情況及應(yīng)對：人員缺