多功能會議室預約使用規(guī)則管理模板一、適用范圍與使用背景本模板適用于企業(yè)、事業(yè)單位、科研機構、學校等各類組織內部的多功能會議室管理場景。團隊協作需求增加，會議室作為高頻使用的公共資源，常面臨預約沖突、資源浪費、使用不規(guī)范等問題。通過本模板，可系統(tǒng)化規(guī)范會議室預約流程，明確使用權限與責任，提升資源利用率，保障會議有序進行，同時為會議室維護、數據統(tǒng)計提供依據。二、會議室預約全流程操作指南（一）預約前準備資源查詢：申請人需通過會議室管理系統(tǒng)（如企業(yè)OA系統(tǒng)或線下公示表）查詢目標會議室的空閑時段，重點關注日期、具體時間段及會議室容納人數是否匹配會議需求。需求確認：明確會議主題、參會人數、所需設備（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)、麥克風、白板等）及特殊布置需求（如茶歇、橫幅擺放），提前確認會議室是否支持相關配置。（二）提交預約申請?zhí)顚懕韱危荷暾埲诵柰暾顚憽抖喙δ軙h室預約登記表》（詳見第三部分），內容包括會議室信息、申請人及部門信息、使用時間、會議主題、設備需求等，保證信息真實、準確。提交渠道：通過線上系統(tǒng)（如OA審批流程）或線下提交至行政部前臺，提交時間需至少提前1個工作日（緊急會議可提前2小時聯系行政部協調）。（三）審批流程部門審批：申請人提交申請后，需由部門負責人審批，確認會議必要性及部門資源協調情況。行政部審核：行政部收到申請后1個工作日內完成審核，重點核查：時間段是否與其他預約沖突；設備需求是否可滿足；參會人數是否超出會議室最大容量。結果反饋：審核通過后，系統(tǒng)自動發(fā)送預約成功通知至申請人及部門負責人；若未通過，行政部需注明原因（如時間沖突、設備不足）并建議替代方案。（四）使用前準備入場確認：申請人需在會議開始前10分鐘到達會議室，憑借預約記錄簽到，并檢查設備是否正常運行（如投影儀開關、麥克風電量）。設備調試：如需使用視頻會議系統(tǒng)、投影儀等設備，需提前15分鐘完成調試，保證音視頻清晰；如遇設備故障，立即聯系行政部技術人員支持（聯系方式：，內部分機）。（五）使用中規(guī)范遵守秩序：會議期間保持會議室安靜，禁止大聲喧嘩或進行與會議無關的活動；如需使用白板，請使用專用白板筆，避免在墻面、桌椅上涂畫。安全使用：規(guī)范使用電器設備，會議結束后關閉所有電源（包括投影儀、麥克風、空調等）；禁止在會議室吸煙、使用明火或存放易燃物品。（六）使用后整理環(huán)境恢復：會議結束后，申請人需組織參會人員將座椅歸位、清理垃圾（如茶杯、紙張），保證會議室整潔；如有特殊布置（如桌椅調整、橫幅懸掛），需恢復原狀。設備檢查：確認設備已關閉、物品無損壞后，在會議室使用登記表上簽字確認；如發(fā)覺設備故障或物品丟失，立即向行政部報備（聯系人：*）。反饋評價：可通過線上系統(tǒng)對會議室使用體驗進行評價（如設備滿意度、環(huán)境整潔度），行政部將根據反饋持續(xù)優(yōu)化管理。三、多功能會議室預約登記表模板會議室信息會議室名稱□1號會議室（容納20人）□2號會議室（容納50人）□3號會議室（視頻會議室）會議室位置樓層預約日期_______年_______月_______日使用時間段□上午8:00-12:00□下午13:30-17:30□晚上18:00-21:00具體起止時間_______時_______分至_______時_______分申請人信息申請人姓名_______________所屬部門_______________聯系方式（內部分機）_______________會議主題_______________參會人數_______人會議性質□部門會議□客戶接待□培訓□項目研討□其他_________________設備與需求所需設備□投影儀□視頻會議系統(tǒng)□麥克風□白板□激光筆□其他_____________特殊需求□茶歇服務□橫幅懸掛□桌椅特殊布置□其他_________________審批流程部門負責人審批簽字：_______________日期：_______年_______月_______日行政部審核□同意□不同意（原因：_________________）審核人：___________日期：_______年_______月_______日預約狀態(tài)□已生效□已取消□已使用□未通過使用記錄實際使用時間_______時_______分至_______時_______分設備使用情況□正?！豕收希ü收厦枋觯篲________________）申請人簽字_______________日期：_______年_______月_______日備注_______________四、使用管理核心注意事項（一）預約時效與取消規(guī)則預約需提前至少1個工作日提交，緊急會議（如臨時客戶對接）需提前2小時聯系行政部說明情況，由行政部協調空閑資源；如需取消或變更會議時間，需在會議開始前4小時通過原預約渠道提交取消/變更申請，避免資源浪費；無故未使用且未提前取消超過3次，申請人將被暫停預約權限1個月。（二）時間與容量管理嚴格按預約時間段使用，會議結束后需10分鐘內清場，超時使用需提前30分鐘申請續(xù)期（需確認后續(xù)無預約沖突）；參會人數不得超過會議室最大容量，如需增加人數，需提前重新申請（必要時更換更大會議室），禁止擅自擠占公共空間。（三）設備與物品維護會議室設備僅限會議使用，禁止挪作私用；使用投影儀、視頻會議系統(tǒng)等設備前，需閱讀《設備操作指南》（張貼于會議室門口），操作不當導致的損壞需照價賠償；會議室內的桌椅、白板、文具等公共物品需妥善使用，禁止外帶或損壞；如需借用會議室物品（如麥克風、激光筆），需向行政部登記并在會后24小時內歸還。（四）環(huán)境與安全管理會議室禁止吸煙、飲酒，禁止攜帶易燃易爆物品；會議期間產生的垃圾需自行分類投放到指定垃圾桶；如遇突發(fā)情況（如火災、設備故障），需立即停止使用，按緊急疏散路線撤離，并第一時間通知行政部及安保部門（聯系方式：*）。（五）違規(guī)處理機制對于違規(guī)占座、