行政辦公區(qū)域5S管理實(shí)施及檢查清單一、適用范圍與實(shí)施背景本工具模板適用于各類企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)、社會(huì)組織等行政辦公區(qū)域的5S管理推行，旨在通過(guò)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)場(chǎng)管理方法，優(yōu)化辦公環(huán)境、提升工作效率、保障工作安全，塑造整潔有序的行政形象。辦公現(xiàn)代化程度提升，行政辦公區(qū)域常面臨文件堆積、物品雜亂、設(shè)備維護(hù)不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，不僅影響工作效率，還可能因環(huán)境隱患引發(fā)安全風(fēng)險(xiǎn)。5S管理作為現(xiàn)場(chǎng)管理的基石，通過(guò)“整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)”五個(gè)維度的落地實(shí)施，可幫助行政區(qū)域?qū)崿F(xiàn)“空間合理利用、物品定位清晰、環(huán)境整潔明亮、流程規(guī)范高效、人員素養(yǎng)提升”的目標(biāo)，為行政工作提供堅(jiān)實(shí)保障。二、5S管理實(shí)施步驟詳解（一）第一步：整理（Seiri）——區(qū)分必需與非必需，清除冗余目標(biāo)：清除辦公區(qū)域內(nèi)與工作無(wú)關(guān)的物品，保留必需品，保證空間高效利用。操作步驟：成立整理小組：由行政部門牽頭，各部門抽調(diào)1-2名代表（含明、華等）組成，明確組長(zhǎng)職責(zé)（如*明負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)）。制定判定標(biāo)準(zhǔn)：必需品：日常工作高頻使用（如電腦、打印機(jī)、常用文件）、應(yīng)急物品（如急救包、滅火器）、法定留存資料（如合同、檔案）等；非必需品：破損/過(guò)期物品（如廢舊文具、過(guò)期文件）、閑置設(shè)備（如舊打印機(jī)、備用機(jī)長(zhǎng)期不用）、個(gè)人私物（如與工作無(wú)關(guān)的書籍、裝飾品）等?，F(xiàn)場(chǎng)排查與分類：按區(qū)域（辦公位、會(huì)議室、檔案室、走廊等）逐一排查，填寫《非必需品清單》，注明物品名稱、數(shù)量、位置、處理建議（丟棄/回收/移至指定暫存區(qū)）；對(duì)“是否必需”存在爭(zhēng)議的物品，由小組集體判定，必要時(shí)咨詢部門負(fù)責(zé)人（如*華確認(rèn)某設(shè)備是否為備用）。處理非必需品：丟棄：對(duì)無(wú)價(jià)值的破損物品（如斷膠水、廢硒鼓），按公司廢棄物管理規(guī)定分類處理；回收：對(duì)仍有使用價(jià)值的物品（如完好文具、未過(guò)期耗材），統(tǒng)一交行政部門登記后調(diào)配至需求部門；暫存：對(duì)“待判定”或臨時(shí)閑置的物品，存放于“暫存區(qū)”（如指定角落），標(biāo)注暫存期限（不超過(guò)1個(gè)月），逾期未領(lǐng)則按丟棄處理。輸出成果：《非必需品處理記錄表》（含物品清單、處理方式、執(zhí)行人、日期）。（二）第二步：整頓（Seiton）——科學(xué)定位，快速取放目標(biāo)：將必需品按“方便取用、歸位便捷”原則固定位置，減少尋找時(shí)間，避免誤用。操作步驟：規(guī)劃“三定”原則：定點(diǎn)：明確物品存放位置，如文件架按“部門-類別”分區(qū)（如“財(cái)務(wù)部-報(bào)銷憑證”“行政部-辦公用品”），打印機(jī)旁設(shè)置“待打印/已打印”文件筐；定量：規(guī)定物品最高庫(kù)存量，如文件夾每格不超過(guò)30個(gè)，筆筒筆不超過(guò)5支，避免堆積；定容：統(tǒng)一容器規(guī)格，如A4文件使用同款藍(lán)色文件夾，長(zhǎng)尾夾使用透明收納盒，標(biāo)簽統(tǒng)一格式（黑體、字號(hào)12、藍(lán)色字體）。標(biāo)識(shí)化管理：區(qū)域標(biāo)識(shí)：在辦公區(qū)、會(huì)議室、檔案室等門口張貼“5S區(qū)域標(biāo)識(shí)”（含區(qū)域名稱、負(fù)責(zé)人、5S標(biāo)準(zhǔn)）；物品標(biāo)識(shí)：對(duì)文件柜、抽屜、貨架使用“標(biāo)簽貼”，注明“存放物品+責(zé)任人”（如“2023年合同-*華”“簽字筆-行政組”）；方向標(biāo)識(shí)：對(duì)文件流、設(shè)備使用流程張貼“指示箭頭”（如“文件歸檔流程：收文-登記-傳閱-歸檔”）。實(shí)施“目視化”管理：對(duì)辦公桌面：僅保留“當(dāng)日必需品”（如電腦、正在處理的文件、水杯），其他物品收入抽屜；對(duì)公共區(qū)域：如茶水間咖啡機(jī)旁設(shè)置“清潔用品定位框”，貼有“抹布-*麗”“清潔劑-行政組”標(biāo)簽；對(duì)線路管理：使用線槽、扎帶整理電腦、打印機(jī)線路，避免凌亂，張貼“請(qǐng)勿踩踏”警示貼。輸出成果》：物品定位圖（標(biāo)注各區(qū)域物品位置）、標(biāo)簽樣板（統(tǒng)一格式）。（三）第三步：清掃（Seiso）——清除污垢，點(diǎn)檢隱患目標(biāo)：保持辦公環(huán)境無(wú)垃圾、無(wú)污垢、無(wú)雜物，通過(guò)清掃點(diǎn)檢設(shè)備隱患，保證工作安全。操作步驟：劃分清掃責(zé)任區(qū)：個(gè)人責(zé)任區(qū)：辦公位桌面、地面、個(gè)人電腦及設(shè)備（由本人負(fù)責(zé)，如*麗的辦公位每日清掃）；公共責(zé)任區(qū)：會(huì)議室、走廊、茶水間、打印機(jī)區(qū)（按部門輪值，如行政組負(fù)責(zé)周一、周三，財(cái)務(wù)組負(fù)責(zé)周二、周四）；設(shè)備責(zé)任區(qū)：打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、飲水機(jī)等（由使用部門指定專人，如*剛負(fù)責(zé)打印機(jī)日常清潔）。制定清掃標(biāo)準(zhǔn)：辦公桌面：無(wú)灰塵、無(wú)污漬、無(wú)雜物，文件按“待辦/已辦/歸檔”分類入文件夾；地面：無(wú)紙屑、無(wú)積水、無(wú)腳印，每日下班前用拖把拖拭1次；設(shè)備：表面無(wú)指紋、無(wú)墨漬，內(nèi)部（如打印機(jī)進(jìn)紙器）每周清理1次，保證無(wú)紙屑?xì)埩簦晃募瘢簾o(wú)灰塵、無(wú)過(guò)期文件，每季度擦拭1次，檔案室需防塵、防潮。實(shí)施清掃與點(diǎn)檢：日常清掃：各責(zé)任人每日上班10分鐘或下班前15分鐘完成責(zé)任區(qū)清掃；周度大掃除：每周五下午組織全員大掃除，重點(diǎn)清潔公共區(qū)域和設(shè)備死角；點(diǎn)檢隱患：清掃時(shí)同步檢查設(shè)備（如電源線是否破損、文件柜柜門是否松動(dòng)），填寫《設(shè)備點(diǎn)檢記錄表》，報(bào)行政部門維修。輸出成果》：清掃責(zé)任區(qū)劃分表、設(shè)備點(diǎn)檢記錄表。（四）第四步：清潔（Seiketsu）——標(biāo)準(zhǔn)固化，維持成果目標(biāo)：將整理、整頓、清掃的成果制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證5S常態(tài)化維持。操作步驟：制定5S管理標(biāo)準(zhǔn)文件：《行政辦公區(qū)域5S管理規(guī)范》：明確各區(qū)域5S標(biāo)準(zhǔn)（如“桌面物品不超過(guò)3件”“文件柜標(biāo)簽統(tǒng)一朝左”）；《5S檢查評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》：細(xì)化檢查維度（如整理、整頓、清掃各占30分，素養(yǎng)占10分），明確評(píng)分細(xì)則（如“桌面有雜物扣5分/處”）?？梢暬瘶?biāo)準(zhǔn)展示：在公告欄張貼《5S管理規(guī)范》《檢查評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》，配圖示例（如“整潔辦公桌面樣板”“文件柜樣板”）；在茶水間、會(huì)議室張貼“5S小貼士”（如“使用后請(qǐng)歸位杯具”“會(huì)議結(jié)束請(qǐng)整理桌椅”）。建立維持機(jī)制：每日自查：?jiǎn)T工上班前檢查個(gè)人責(zé)任區(qū)，符合標(biāo)準(zhǔn)方可開(kāi)始工作；每周互查：各部門負(fù)責(zé)人交叉檢查其他部門區(qū)域，填寫《5S互查記錄表》，反饋問(wèn)題；每月總結(jié)：行政部門匯總每周檢查結(jié)果，對(duì)達(dá)標(biāo)部門頒發(fā)“5S流動(dòng)紅旗”，對(duì)不達(dá)標(biāo)部門下達(dá)《整改通知書》，限期3日內(nèi)整改。輸出成果》：行政辦公區(qū)域5S管理規(guī)范、5S檢查評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。（五）第五步：素養(yǎng)（Shitsuke）——養(yǎng)成習(xí)慣，持續(xù)改進(jìn)目標(biāo)：通過(guò)制度約束和文化引導(dǎo)，使員工自覺(jué)遵守5S規(guī)范，形成“人人參與、持續(xù)改進(jìn)”的良好氛圍。操作步驟：培訓(xùn)宣貫：新員工入職培訓(xùn)：將5S管理納入必修課，講解標(biāo)準(zhǔn)、案例及獎(jiǎng)懲措施；全員培訓(xùn)：每季度組織1次5S專題培訓(xùn)（如“高效文件整理技巧”“設(shè)備日常維護(hù)”），邀請(qǐng)專家或優(yōu)秀部門分享經(jīng)驗(yàn)；文化宣傳：通過(guò)企業(yè)內(nèi)網(wǎng)、公眾號(hào)發(fā)布“5S之星”事跡，張貼“5S標(biāo)語(yǔ)”（如“整理空間，整理心情”“整頓效率，整頓未來(lái)”）。建立激勵(lì)與約束機(jī)制：獎(jiǎng)勵(lì)：每月評(píng)選“5S之星”（如麗、剛），給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)（如購(gòu)物卡）或精神獎(jiǎng)勵(lì)（如通報(bào)表?yè)P(yáng)）；約束：對(duì)連續(xù)2次檢查不達(dá)標(biāo)部門，負(fù)責(zé)人需在月度例會(huì)作檢討；對(duì)故意破壞5S規(guī)范行為（如亂扔文件），按公司制度處罰。持續(xù)改進(jìn)：每季度召開(kāi)5S推進(jìn)會(huì)，分析問(wèn)題（如“檔案室文件查找效率低”），提出改進(jìn)措施（如引入電子檔案系統(tǒng)）；鼓勵(lì)員工提出5S改善建議（如“建議在辦公區(qū)增設(shè)共享文具架”），對(duì)采納的建議給予獎(jiǎng)勵(lì)。輸出成果》：5S培訓(xùn)記錄、5S之星評(píng)選結(jié)果、改善建議匯總表。三、行政辦公區(qū)域5S日常檢查表檢查區(qū)域檢查項(xiàng)目檢查標(biāo)準(zhǔn)檢查結(jié)果（合格/不合格）問(wèn)題描述整改責(zé)任人整改期限復(fù)查結(jié)果（合格/不合格）辦公位（*麗）桌面物品僅保留電腦、正在處理文件、水杯，無(wú)雜物*麗1日內(nèi)文件資料分類入文件夾，標(biāo)簽清晰（含“名稱-日期-責(zé)任人”）*麗1日內(nèi)抽屜物品個(gè)人物品與辦公用品分開(kāi)，擺放整齊，無(wú)過(guò)期物品*麗1日內(nèi)會(huì)議室（財(cái)務(wù)組）桌椅會(huì)后歸位，無(wú)移動(dòng)痕跡，無(wú)雜物財(cái)務(wù)組當(dāng)日下班前設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)）線路整理規(guī)范，表面無(wú)污漬，使用說(shuō)明張貼清晰*剛2日內(nèi)白板/玻璃墻無(wú)字跡殘留，無(wú)污漬財(cái)務(wù)組當(dāng)日下班前檔案室（*華）文件柜標(biāo)簽統(tǒng)一（“部門-年份-類別”），無(wú)灰塵，無(wú)過(guò)期文件*華3日內(nèi)地面無(wú)灰塵、無(wú)雜物，通道暢通*華1日內(nèi)消防器材定位存放，無(wú)遮擋，壓力表正常行政組立即公共區(qū)域（茶水間）操作臺(tái)無(wú)水漬、無(wú)咖啡漬，調(diào)料瓶標(biāo)識(shí)清晰（“糖-鹽-咖啡”）全體輪值當(dāng)日微波爐/冰箱內(nèi)外清潔，無(wú)異味，食品過(guò)期標(biāo)簽行政組2日內(nèi)垃圾桶垃圾不溢出，袋裝化，分類標(biāo)識(shí)清晰（“可回收/其他垃圾”）全體輪值當(dāng)日檢查信息檢查人*明檢查日期2023年月日四、實(shí)施過(guò)程中的關(guān)鍵要點(diǎn)（一）高層重視與全員參與5S管理需公司領(lǐng)導(dǎo)（如總經(jīng)理總）牽頭支持，將其納入年度重點(diǎn)工作，通過(guò)會(huì)議、培訓(xùn)反復(fù)強(qiáng)調(diào)重要性；同時(shí)明確“全員責(zé)任”，避免“行政部門單打獨(dú)斗”，可通過(guò)“責(zé)任區(qū)認(rèn)領(lǐng)”讓員工主動(dòng)參與（如剛認(rèn)領(lǐng)打印機(jī)維護(hù)責(zé)任區(qū)）。（二）標(biāo)準(zhǔn)明確且可落地制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)需結(jié)合行政辦公實(shí)際，避免“一刀切”。例如銷售部因客戶來(lái)訪較多，可允許桌面保留“客戶資料及樣品”，但需“固定位置并標(biāo)識(shí)”；財(cái)務(wù)部因文件敏感，需強(qiáng)調(diào)“涉密文件入鎖柜”。標(biāo)準(zhǔn)需配“圖文示例”，讓員工直觀理解“什么是合格”。（三）檢查與獎(jiǎng)懲及時(shí)到位檢查需“常態(tài)化”，避免“運(yùn)動(dòng)式檢查”——每日自查、每周互查、每月總結(jié)相結(jié)合，問(wèn)題需“限時(shí)整改”（如一般問(wèn)題1-3日，安全隱患立即處理）；獎(jiǎng)懲需“公開(kāi)透明”，每月公示“5S之星”和整改部門，形成“比學(xué)趕超”氛圍。（四）持續(xù)優(yōu)化，避免形式化每季度分析5S檢查數(shù)據(jù)，識(shí)別高頻問(wèn)題（如