合同管理審批流程及文檔管理模板一、適用對象與業(yè)務(wù)場景本模板適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團化公司）的法務(wù)部門、行政部門及業(yè)務(wù)部門，用于規(guī)范合同從發(fā)起、審批、簽署到歸檔的全流程管理。具體場景包括：采購類合同：原材料采購、服務(wù)采購、設(shè)備采購等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、合作推廣等；勞動合同：員工錄用、崗位變更、保密協(xié)議等；合作類合同：項目合作、聯(lián)營協(xié)議、技術(shù)授權(quán)等；其他合同：租賃、借款、贈與等需企業(yè)內(nèi)部審批的法律文件。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，解決合同審批效率低下、條款合規(guī)風(fēng)險高、文檔散亂易丟失等問題，保證合同管理“流程可追溯、責(zé)任可明確、風(fēng)險可控制”。二、全流程操作步驟詳解（一）合同發(fā)起與起草發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如銷售經(jīng)理、采購專員）根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同申請。操作內(nèi)容：填寫《合同審批發(fā)起單》（見模板一），明確合同名稱、對方主體信息、合同金額、核心條款（如履行期限、付款方式、違約責(zé)任）、業(yè)務(wù)背景說明等；依據(jù)合同類型起草合同文本：有標(biāo)準(zhǔn)模板的，從企業(yè)模板庫中調(diào)取并修改（如采購合同、勞動合同模板）；無標(biāo)準(zhǔn)模板的，參考同類合同或由法務(wù)部門協(xié)助起草，保證條款合法合規(guī)。輸出物：《合同審批發(fā)起單》+合同草案（電子版+紙質(zhì)版，紙質(zhì)版需經(jīng)辦人簽字確認(rèn)）。（二）部門初審審核主體：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人（如銷售總監(jiān)、采購經(jīng)理）。審核要點：合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致性（如采購數(shù)量是否匹配生產(chǎn)計劃，銷售價格是否符合定價策略）；對方主體資質(zhì)真實性（如營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書，必要時可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實）；履行可行性（如交貨周期、付款節(jié)點是否在業(yè)務(wù)能力范圍內(nèi)）。操作動作：在《合同審批發(fā)起單》“部門初審意見”欄簽字，通過后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；不通過的需注明修改意見并退回經(jīng)辦人。時限要求：1個工作日內(nèi)完成。（三）法務(wù)審核審核主體：法務(wù)部門專員（或外聘法律顧問）。審核要點：合法性：合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷情形；合規(guī)性：是否涉及企業(yè)合規(guī)紅線（如反商業(yè)賄賂、數(shù)據(jù)安全、知識產(chǎn)權(quán)保護）；風(fēng)險性：違約責(zé)任是否明確、公平，爭議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄地是否有利于企業(yè)；完整性：合同要素（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點、方式、違約責(zé)任、爭議解決等）是否齊全。操作動作：通過法務(wù)審核的，在合同文本上簽字確認(rèn)；不通過的，出具《法務(wù)審核意見書》（列明修改條款及法律依據(jù)），退回業(yè)務(wù)部門修改后重新提交。時限要求：重大/復(fù)雜合同3個工作日內(nèi)，一般合同1-2個工作日內(nèi)完成。（四）財務(wù)審核（涉及資金支付時必經(jīng)）審核主體：財務(wù)部門負責(zé)人（或財務(wù)經(jīng)理）。審核要點：金額準(zhǔn)確性：合同價款、稅費、支付方式是否與財務(wù)制度一致；資金安排：付款節(jié)點是否符合企業(yè)現(xiàn)金流計劃，是否需要提供履約保函/保證金；發(fā)票條款：發(fā)票類型（增值稅專用/普通發(fā)票）、開具時間、交付方式是否明確。操作動作：在《合同審批發(fā)起單》“財務(wù)審核意見”欄簽字，通過后流轉(zhuǎn)至高層審批；不通過的需說明財務(wù)風(fēng)險（如超預(yù)算、資金壓力），退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整。時限要求：1個工作日內(nèi)完成。（五）高層審批（根據(jù)合同金額/類型分級）審批主體：根據(jù)企業(yè)授權(quán)制度確定（如總經(jīng)理、分管副總、董事會）。分級標(biāo)準(zhǔn)參考：金額≤5萬元：部門負責(zé)人+法務(wù)+財務(wù)審批；5萬元＜金額≤50萬元：分管副總審批；金額＞50萬元或重大戰(zhàn)略合同：總經(jīng)理/董事會審批。審批要點：合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃（如新業(yè)務(wù)拓展、核心供應(yīng)商合作）；經(jīng)濟效益與風(fēng)險平衡（如長期合作成本、市場波動影響）。操作動作：在《合同審批發(fā)起單》“高層審批意見”欄簽字批準(zhǔn)，審批通過后進入用印環(huán)節(jié)；未通過的由審批人直接退回并說明理由。時限要求：分管副總1個工作日內(nèi)，總經(jīng)理/董事會3個工作日內(nèi)完成。（六）用印管理用印主體：行政部門（或印章管理專員）。操作內(nèi)容：核驗審批材料：《合同審批發(fā)起單》（所有環(huán)節(jié)審批完成）、合同文本（最終版）、用印申請單（注明合同編號、用印份數(shù)）；檢查用印合規(guī)性：合同文本與審批版本一致，無涂改（若有涂改需加蓋騎縫章）；登記用印信息：在《印章使用登記表》（見模板三）記錄合同編號、用印日期、用印人、經(jīng)辦人等信息。輸出物：加蓋企業(yè)公章/合同章的正式合同文本（通常一式三份：企業(yè)留存、對方留存、財務(wù)/法務(wù)歸檔各一份）。（七）簽署與交付簽署主體：授權(quán)代表人（需提供《授權(quán)委托書》，見模板四），由法務(wù)部門確認(rèn)授權(quán)權(quán)限。操作內(nèi)容：與對方共同簽署合同：保證雙方簽字/蓋章清晰、完整，騎縫章（多頁合同）加蓋無誤；合同交付：對方留存份交付時，要求對方簽收《合同簽收單》（見模板五），明確簽收日期、份數(shù)；內(nèi)部分發(fā)：將簽署完成的合同復(fù)印件/掃描件分發(fā)至業(yè)務(wù)部門（執(zhí)行）、財務(wù)部門（付款）、法務(wù)部門（歸檔）。時限要求：審批通過后3個工作日內(nèi)完成簽署與交付。（八）歸檔管理歸檔主體：法務(wù)部門（或行政部門/檔案室）。操作內(nèi)容：收集歸檔材料：《合同審批發(fā)起單》（原件）、合同最終版（簽字蓋章頁）、法務(wù)審核意見書、財務(wù)審核意見、對方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等）、簽署完成的合同正本、合同簽收單；分類編號：按合同類型（采購/銷售等）+年度+流水號編號（如CG-2024-001），登記《合同歸檔清單》（見模板二）；存儲管理：紙質(zhì)合同存入檔案柜（標(biāo)注清晰），電子合同加密存儲至企業(yè)服務(wù)器/云盤（定期備份，防止丟失）；借閱流程：內(nèi)部部門借閱需填寫《合同借閱申請表》，經(jīng)法務(wù)負責(zé)人批準(zhǔn)，借閱期限不超過7天。時限要求：合同簽署完成后5個工作日內(nèi)完成歸檔。三、核心模板工具清單模板一：合同審批發(fā)起單合同基本信息合同編號（由行政部門/法務(wù)部門統(tǒng)一編制，格式：-合同類型-年份-流水號）合同名稱甲方（我方）信息名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話乙方（對方）信息名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話合同標(biāo)的（如“型號設(shè)備采購”“項目技術(shù)服務(wù)”）合同金額大寫：_________小寫：_________履行期限______年_月_日至______年_月_日付款方式（如“預(yù)30%到貨60%質(zhì)保10%”“分期支付：節(jié)點1…節(jié)點2…”）業(yè)務(wù)背景說明（簡述簽訂合同的目的、必要性，如“因生產(chǎn)需求需采購原材料”）審批流程部門初審意見經(jīng)辦人：_________日期：_________負責(zé)人簽字：_________日期：_______法務(wù)審核意見審核人：_________日期：_________（附《法務(wù)審核意見書》編號）財務(wù)審核意見審核人：_________日期：_________高層審批意見審批人：_________職務(wù)：_________日期：_________附件清單（□合同草案□對方資質(zhì)文件□報價單□技術(shù)規(guī)格書□其他：_________）模板二：合同歸檔清單歸檔編號合同編號合同名稱合同類型簽署日期金額（元）歸檔日期存放位置備注模板三：印章使用登記表用印日期合同編號合同名稱用印類型（公章/合同章）用印份數(shù)用印申請人審批人經(jīng)辦人備注模板四：授權(quán)委托書（參考模板）授權(quán)委托書致：_________（合同對方名稱）茲委托我司員工_________（身份證號：_________）作為我方授權(quán)代表，就_________（合同名稱，編號：_________）事宜，負責(zé)合同談判、簽署及后續(xù)履約溝通等行為，其簽署的法律文件我司均予以認(rèn)可。授權(quán)期限：自______年_月_日至______年_月_日。特此委托！授權(quán)單位（蓋章）：_________法定代表人（簽字）：_________日期：______年_月_日模板五：合同簽收單合同編號合同名稱簽署日期份數(shù)乙方簽收人乙方聯(lián)系方式簽收日期甲方經(jīng)辦人四、關(guān)鍵風(fēng)險控制要點（一）合同條款合規(guī)性風(fēng)險所有合同文本必須經(jīng)法務(wù)部門審核，禁止使用“霸王條款”或違反法律強制性規(guī)定的條款（如“爭議解決只能由對方所在地法院管轄”）；涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療、金融）的合同，需同時滿足行業(yè)監(jiān)管要求（如需取得相關(guān)資質(zhì)或許可）。（二）審批流程時效性風(fēng)險明確各環(huán)節(jié)審批時限（如部門初審1天、法務(wù)審核2天），超期未審批的需由發(fā)起人催辦或升級至部門負責(zé)人協(xié)調(diào)；緊急合同（如突發(fā)采購需求）可啟動“綠色通道”，但需在審批完成后補充說明緊急原因。（三）文檔管理完整性風(fēng)險合同歸檔材料需包含“審批全流程痕跡”（從發(fā)起單到最終簽署頁），保證任何環(huán)節(jié)可追溯；電子合同與紙質(zhì)合同同步管理，電子文檔需定期備份（建議每月備份至異地服務(wù)器），防止因設(shè)備故障、系統(tǒng)崩潰導(dǎo)致丟失。（四）印章使用規(guī)范性風(fēng)險嚴(yán)禁“先蓋章后審批