會議記錄與行動項跟蹤模板（含會議紀要格式）一、模板概述本模板旨在規(guī)范會議全流程管理，通過結(jié)構(gòu)化記錄會議內(nèi)容、明確行動項責任與進度，保證會議決議有效落地，提升團隊協(xié)作效率與工作閉環(huán)質(zhì)量。適用于部門例會、項目啟動會、跨部門協(xié)調(diào)會、專題研討會等各類會議場景，幫助團隊解決“議而不決、決而不行、行而不果”的常見問題。二、適用場景與核心價值（一）適用場景常規(guī)管理會議：如部門周例會、月度總結(jié)會，用于同步工作進展、部署下一階段任務(wù)；項目推進會議：如項目啟動會、階段評審會，用于明確項目目標、拆解關(guān)鍵任務(wù)、協(xié)調(diào)資源；問題解決會議：如專題研討會、故障分析會，用于聚焦具體問題、討論解決方案并形成行動共識；跨部門協(xié)作會議：如資源協(xié)調(diào)會、流程優(yōu)化會，用于打破部門壁壘、明確責任分工。（二）核心價值規(guī)范記錄：避免會議內(nèi)容遺漏，保證關(guān)鍵信息（決議、數(shù)據(jù)、待辦）可追溯；責任到人：通過行動項“負責人+截止日期+優(yōu)先級”設(shè)定，杜絕“人人有責等于人人無責”；進度可視：實時跟蹤行動項狀態(tài)，及時發(fā)覺并解決執(zhí)行中的阻塞問題；效率提升：減少會后反復確認成本，推動團隊從“開會”向“解決問題”轉(zhuǎn)型。三、會議記錄與行動項跟蹤全流程操作指南（一）會前準備：夯實基礎(chǔ)，保證會議高效明確會議目標與議程會議發(fā)起人需提前1-2天明確會議核心目標（如“確定Q3產(chǎn)品上線計劃”“解決客戶投訴響應(yīng)流程漏洞”），并制定結(jié)構(gòu)化議程（含議題、討論時長、負責人）；議程需提前同步給所有參會人，要求相關(guān)人員準備議題背景資料（如數(shù)據(jù)報表、方案草案），保證會議聚焦核心問題。確定參會角色與分工明確主持人（把控會議節(jié)奏、引導討論）、記錄人（負責記錄關(guān)鍵內(nèi)容、整理紀要）、參會人（議題相關(guān)執(zhí)行者或決策者）；記錄人需提前熟悉模板結(jié)構(gòu)，準備好記錄工具（如電腦、在線協(xié)作文檔）。準備會議物資與環(huán)境確認會議室、設(shè)備（投影儀、麥克風、視頻會議軟件）可用，測試網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性；必要時準備會議材料紙質(zhì)版或共享電子文檔，方便參會人查閱。（二）會中記錄：抓取關(guān)鍵，保證信息完整會議記錄需客觀、準確、簡潔，重點記錄以下內(nèi)容（可結(jié)合模板表格同步填寫）：會議基本信息記錄會議名稱、時間（起止時間）、地點（線上/線下）、主持人、記錄人、參會人（含部門/職務(wù)）、缺席人及原因。議程與討論要點按議程順序逐項記錄：每個議題的討論背景、核心觀點（標注不同意見人，如“*經(jīng)理提出：需優(yōu)先考慮客戶體驗”）、爭議點、初步結(jié)論。避免逐字記錄，提煉關(guān)鍵詞和數(shù)據(jù)（如“用戶投訴率從5%降至3%”“需增加2名開發(fā)人員支持”）。決議與行動項對每個議題形成的明確決議（如“同意調(diào)整售后響應(yīng)流程，24小時內(nèi)首次響應(yīng)”）；提取所有待辦行動項，包含：行動項描述（具體任務(wù)）、負責人（明確到人，避免“相關(guān)部門”等模糊表述）、配合人（如有）、截止日期（精確到日）、優(yōu)先級（高/中/低，按緊急重要性劃分）。（三）會后整理：及時輸出，推動閉環(huán)管理整理會議紀要會議結(jié)束后24小時內(nèi)，記錄人需根據(jù)會中記錄整理正式紀要，內(nèi)容結(jié)構(gòu)參考“模板示例”，保證信息完整、語言簡潔、無歧義；紀要需包含“會議基本信息-議程與討論-決議-行動項跟蹤表”四大核心模塊，重點突出行動項（可加粗或單獨列表）。審閱與分發(fā)紀要初稿完成后，提交主持人審閱，保證決議和行動項準確無誤；審閱通過后，在1個工作日內(nèi)通過郵件、企業(yè)/釘釘?shù)惹婪职l(fā)給所有參會人及相關(guān)方，并抄送部門負責人存檔。行動項跟蹤啟動將行動項同步至團隊協(xié)作工具（如飛書多維表格、騰訊文檔、Excel），設(shè)置“截止日期提醒”（如提前1天提醒負責人）；記錄人或會議發(fā)起人需定期（如每周例會）同步行動項進度，對逾期項及時協(xié)調(diào)解決。（四）持續(xù)跟蹤：復盤優(yōu)化，保證落地見效進度更新與反饋行動項負責人需在截止日期前更新進度（如“進行中：已完成方案初稿，待審核”“延期：因客戶需求變更，需協(xié)調(diào)*部門確認新方案”）；若遇阻塞問題（如資源不足、跨部門協(xié)作困難），需及時向記錄人或主持人反饋，推動協(xié)調(diào)解決。會議復盤對周期性會議（如周例會、月度會），每月需回顧行動項完成率（如“本月行動項完成率85%，未完成項主要為*項目外部依賴延遲”）；分析未完成原因（如目標不明確、資源不足、流程卡點），優(yōu)化會議議程或行動項設(shè)定（如細化任務(wù)拆解、增加跨部門溝通機制）。四、會議紀要與行動項跟蹤模板示例（一）會議基本信息表項目內(nèi)容會議名稱2023年Q3產(chǎn)品上線推進會會議時間2023年7月10日14:00-16:00會議地點公司3樓會議室A/線上騰訊會議主持人*總監(jiān)（產(chǎn)品部）記錄人*助理（運營部）參會人經(jīng)理（產(chǎn)品部）、主管（研發(fā)部）、專員（市場部）、主管（測試部）缺席人*主管（設(shè)計部，因客戶拜訪缺席）會議目標確定Q3產(chǎn)品上線時間節(jié)點、核心功能范圍及責任分工（二）會議議程與討論記錄表序號議題負責人預(yù)計時長討論要點決議/結(jié)論1Q3產(chǎn)品上線時間節(jié)點確認*總監(jiān)30分鐘-研發(fā)部：當前開發(fā)進度，測試部：測試資源評估-市場部：推廣活動籌備時間（需提前1周預(yù)熱）確定上線時間為9月15日，8月30日前完成所有功能開發(fā)，9月5日啟動全量測試2核心功能范圍優(yōu)先級討論*經(jīng)理40分鐘-產(chǎn)品部：提出A、B、C三個核心功能，市場部認為C功能對用戶吸引力更大-研發(fā)部：A功能開發(fā)周期最長優(yōu)先級排序：C功能（最高）→B功能（次高）→A功能（Q4上線），C功能8月20日前完成開發(fā)3跨部門協(xié)作資源協(xié)調(diào)*主管20分鐘-設(shè)計部：需確認C功能UI方案（因缺席，由*助理同步會議結(jié)論）-測試部：需增加1名測試工程師支持設(shè)計部7月12日前提交C功能UI方案，HR部門7月13日前完成測試工程師招聘流程（三）行動項跟蹤表序號行動項描述負責人配合人截止日期優(yōu)先級當前狀態(tài)備注（進度/問題）1完成C功能UI方案設(shè)計并提交評審*主管（設(shè)計部）*經(jīng)理（產(chǎn)品部）2023-07-12高進行中已完成初稿，待產(chǎn)品部確認需求細節(jié)2啟動測試工程師招聘流程*專員（HR）-2023-07-13高待開始已發(fā)布招聘信息，計劃7月11日篩選簡歷3完成B功能開發(fā)并提測*主管（研發(fā)部）*助理（測試部）2023-08-10中待開始開發(fā)環(huán)境已搭建，需求文檔評審通過4制定Q3產(chǎn)品推廣活動方案*專員（市場部）-2023-07-25中進行中已競品分析，需結(jié)合上線時間調(diào)整預(yù)熱節(jié)奏五、使用注意事項與優(yōu)化建議（一）關(guān)鍵注意事項行動項描述需具體可執(zhí)行避免模糊表述（如“優(yōu)化用戶體驗”“推進項目進度”），應(yīng)明確“完成功能的交互原型設(shè)計”“輸出項目的風險評估報告”。符合SMART原則：具體（Specific）、可衡量（Measurable）、可實現(xiàn)（Achievable）、相關(guān)性（Relevant）、時限性（Time-bound）。優(yōu)先級與狀態(tài)需動態(tài)更新優(yōu)先級劃分標準：“高”指影響會議核心目標或截止日期臨近的任務(wù)，“中”指對目標有支撐但可適當調(diào)整的任務(wù)，“低”指長期規(guī)劃類任務(wù)；狀態(tài)更新需及時：“進行中”需標注進度百分比（如“60%”），“延期”需說明原因及預(yù)計完成時間，“已完成”需附交付物或截圖。會議紀要需簡潔聚焦控制紀要篇幅（常規(guī)會議建議1-2頁），避免冗長討論細節(jié)，重點保留決議和行動項；對爭議性議題，需記錄不同觀點及最終決策依據(jù)（如“經(jīng)投票表決，6人同意C功能優(yōu)先，2人反對，最終按多數(shù)意見執(zhí)行”）。（二）優(yōu)化建議工具靈活適配小型團隊可使用Excel或在線文檔（如騰訊文檔）跟蹤行動項，中大型團隊推薦專業(yè)協(xié)作工具（如飛書多維表格、Jira），支持自動提醒、進度可視化；線上會議可結(jié)合語音轉(zhuǎn)文字工具（如飛書妙記、訊飛聽見）輔助記錄，提升效率，但需人工校對關(guān)鍵信息準確性。定期復盤機制每季度對會議效率進行復盤：統(tǒng)計“會議時長”“行動項完成率”“決議落