合同審核與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序表一、適用范圍與核心工作場(chǎng)景本標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（SOP）適用于公司各類合同（包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同、租賃合同等）的全生命周期審核管理及檔案歸檔工作，覆蓋合同發(fā)起、審核、簽署、履行、歸檔、查閱等環(huán)節(jié)。涉及部門包括業(yè)務(wù)發(fā)起部門、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、行政部（檔案管理部門）及相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)，適用于公司日常經(jīng)營(yíng)中所有需要通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程管理的合同場(chǎng)景，旨在保證合同合規(guī)性、降低法律風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)檔案高效利用。二、合同審核全流程操作規(guī)范（一）合同發(fā)起與接收發(fā)起準(zhǔn)備：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，與合作方初步協(xié)商合同條款，收集合作方主體資格證明材料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書(shū)等，加蓋合作方公章），保證材料真實(shí)有效。填寫(xiě)《合同審批表》：業(yè)務(wù)部門在OA系統(tǒng)或紙質(zhì)流程中填寫(xiě)《合同審批表》，注明合同名稱、合作方信息、合同金額、履行期限、核心條款摘要、附件清單及業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)。合同文本提交：業(yè)務(wù)部門將《合同審批表》及合同文本（初稿，需為最新版本，避免涂改）一并提交至法務(wù)部，同時(shí)同步抄送財(cái)務(wù)部（涉及付款條款時(shí)）及相關(guān)部門。（二）初步審核（業(yè)務(wù)部門）內(nèi)容完整性核對(duì)：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同是否包含核心要素（如雙方主體信息、標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量、價(jià)款/報(bào)酬、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、簽署頁(yè)等），保證無(wú)重大遺漏。業(yè)務(wù)可行性確認(rèn)：審核合同內(nèi)容是否符合公司業(yè)務(wù)規(guī)劃，履行條件是否具備（如采購(gòu)合同是否有庫(kù)存需求，銷售合同是否有產(chǎn)能保障），合作方履約能力是否與合同規(guī)模匹配。附件材料檢查：核對(duì)合作方主體資格證明、技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等附件是否齊全，與合同內(nèi)容是否一致。提交審核：初步審核通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在《合同審批表》“業(yè)務(wù)部門意見(jiàn)”欄簽字，并提交至法務(wù)部進(jìn)行下一環(huán)節(jié)審核。（三）法務(wù)審核合法性審查：審核合同主體是否具備完全民事行為能力（如企業(yè)是否存續(xù)/吊銷，自然人是否成年/無(wú)民事行為能力限制）；審核合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定，是否存在無(wú)效或可撤銷情形；審核格式條款是否公平，是否存在免除己方責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任或排除對(duì)方主要權(quán)利的情形。合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)控制：識(shí)別合同履行中的法律風(fēng)險(xiǎn)（如違約責(zé)任不對(duì)等、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬不明、爭(zhēng)議解決方式約定不明等），提出修改建議；涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療、金融）的合同，需審核是否符合行業(yè)監(jiān)管要求；合同中若涉及保密、競(jìng)業(yè)限制等條款，需保證符合相關(guān)法律規(guī)定及公司制度。文字表述規(guī)范：審核合同文字表述是否清晰、準(zhǔn)確，避免歧義術(shù)語(yǔ)（如“大概”“可能”等），保證條款無(wú)矛盾沖突。出具審核意見(jiàn)：法務(wù)部在《合同審批表》“法務(wù)部意見(jiàn)”欄填寫(xiě)審核結(jié)論（“同意”“修改后同意”“不同意”及具體修改理由），并通過(guò)OA系統(tǒng)反饋至業(yè)務(wù)部門。若需修改，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成修訂并重新提交。（四）財(cái)務(wù)審核（涉及付款/收款條款時(shí)）財(cái)務(wù)條款合規(guī)性：審核價(jià)款/報(bào)酬、支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票）、支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款比例、到貨款、驗(yàn)收款、質(zhì)保金比例）是否符合公司財(cái)務(wù)制度；審核稅費(fèi)承擔(dān)方式、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）及開(kāi)具時(shí)間是否符合稅法規(guī)定。資金風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：大額合同（如金額超過(guò)萬(wàn)元，具體標(biāo)準(zhǔn)由公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定）需評(píng)估公司資金流動(dòng)性，保證支付計(jì)劃不影響正常經(jīng)營(yíng)；涉及分期付款的，需審核對(duì)方是否提供足額履約擔(dān)保（如保函、保證金）。出具審核意見(jiàn)：財(cái)務(wù)部在《合同審批表》“財(cái)務(wù)部意見(jiàn)”欄簽署意見(jiàn)，重點(diǎn)標(biāo)注財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及修改建議，反饋至業(yè)務(wù)部門。（五）最終審批審批權(quán)限劃分：根據(jù)合同金額及類型，按公司《合同管理辦法》規(guī)定的權(quán)限逐級(jí)審批：金額低于萬(wàn)元的合同，由業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額萬(wàn)元-X萬(wàn)元的合同，由總經(jīng)理審批；金額超過(guò)X萬(wàn)元或重大戰(zhàn)略合同（如并購(gòu)、長(zhǎng)期合作），需提交董事會(huì)審批。審批流程：審批人通過(guò)OA系統(tǒng)查看《合同審批表》及各環(huán)節(jié)審核意見(jiàn)，重點(diǎn)審核合同是否符合公司戰(zhàn)略利益、風(fēng)險(xiǎn)是否可控，簽署“同意”或“不同意”意見(jiàn)（“不同意”需注明理由，流程退回業(yè)務(wù)部門重新協(xié)商）。（六）用印與簽署用印申請(qǐng)：最終審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門在OA系統(tǒng)提交《合同用印申請(qǐng)表》，附最終版合同文本、審批完成的《合同審批表》及合作方主體資格證明材料，由行政部（或指定用印管理部門）審核用印條件。用印規(guī)范：合同用印需使用公司公章或合同專用章（嚴(yán)禁以部門章或其他印章代替），保證“騎縫章”覆蓋合同連接處（多頁(yè)合同）；用印前核對(duì)合同文本與審批版本是否一致，關(guān)鍵條款（如金額、日期、簽字頁(yè)）是否涂改（涂改需加蓋對(duì)方公章或簽字確認(rèn)）。簽署交接：合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門收取對(duì)方簽字蓋章的合同原件（至少一式兩份，公司留存至少一份），并在1個(gè)工作日內(nèi)將原件提交至行政部（檔案管理部門）備案，同步在OA系統(tǒng)中更新合同狀態(tài)為“已簽署”。三、合同檔案管理全流程操作規(guī)范（一）檔案接收與登記接收部門：行政部（檔案管理部門）為合同檔案歸口管理部門，負(fù)責(zé)接收業(yè)務(wù)部門提交的已簽署合同原件及相關(guān)材料。材料完整性檢查：檔案管理員核對(duì)接收材料是否包括：最終版合同文本（簽字蓋章原件）；《合同審批表》（紙質(zhì)版或OA系統(tǒng)打印版，需含各環(huán)節(jié)審核意見(jiàn)及審批簽字）；合作方主體資格證明材料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書(shū)等）；合同附件（如技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收單等）；其他與合同履行相關(guān)的材料（如溝通函、會(huì)議紀(jì)要等）。檔案登記：對(duì)材料完整的合同，檔案管理員在《合同檔案登記表》（模板見(jiàn)第四部分）中登記檔案編號(hào)、合同名稱、合作方、簽署日期、金額、存放位置、移交人等信息，并唯一檔案編號(hào)（編號(hào)規(guī)則：HT-年份-部門-三位流水號(hào)，如“HT-2024-采購(gòu)-001”）。（二）檔案分類與整理分類標(biāo)準(zhǔn)：合同檔案按“合同類型-年度”雙重分類，一級(jí)分類包括采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同、租賃合同等；二級(jí)分類按年度（如2024年、2023年）劃分。排序與裝訂：同一類檔案按檔案編號(hào)升序排列；檔案材料按“合同審批表-合同文本-附件-其他材料”順序整理，使用不銹鋼夾或裝訂機(jī)左側(cè)裝訂（超過(guò)20頁(yè)的需加裝封面、封底，封面注明檔案編號(hào)、合同名稱、年度）。電子檔案同步：檔案管理員將合同掃描件（PDF格式，含簽字蓋章頁(yè)）及《合同檔案登記表》電子版至公司檔案管理系統(tǒng)，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案一致，掃描件清晰無(wú)缺頁(yè)。（三）檔案存儲(chǔ)與保管存儲(chǔ)要求：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，柜體標(biāo)注“合同檔案-類型-年度”，防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜；電子檔案存儲(chǔ)于公司指定服務(wù)器或云盤，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（僅檔案管理員、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部及授權(quán)人員可查看），定期備份（每月1次）。保管期限：根據(jù)《公司檔案保管期限表》及法律法規(guī)規(guī)定執(zhí)行，常見(jiàn)類型保管期限采購(gòu)/銷售合同：保管期限至合同履行完畢后10年；勞動(dòng)合同：保管期限至勞動(dòng)關(guān)系結(jié)束后30年；租賃合同：保管期限至租賃期滿后15年；永久保管合同：如涉及公司重大資產(chǎn)、并購(gòu)重組的合同，需永久保存。（四）檔案借閱與歸還借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要借閱合同檔案，需在OA系統(tǒng)提交《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱人、部門、借閱事由、借閱檔案編號(hào)、借閱期限（原則上不超過(guò)3個(gè)工作日），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱流程：審批通過(guò)后，借閱人持有效工牌至檔案管理員處辦理借閱登記，核對(duì)檔案完整性后簽字領(lǐng)?。粐?yán)禁將檔案帶出公司（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批，并由指定人員陪同）；借閱人需妥善保管檔案，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容，不得復(fù)制（復(fù)制需經(jīng)審批）。歸還與檢查：借閱期限屆滿，借閱人需按時(shí)歸還檔案，檔案管理員核對(duì)檔案是否完好、無(wú)缺失，確認(rèn)無(wú)誤后在《合同檔案借閱申請(qǐng)表》“歸還記錄”欄簽字，更新檔案狀態(tài)為“在庫(kù)”。（五）檔案保管期限到期處理到期鑒定：檔案管理部門于每年年底對(duì)到期合同檔案進(jìn)行鑒定，會(huì)同法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門確認(rèn)檔案是否具有繼續(xù)保存價(jià)值（如涉及未履行完畢的糾紛、歷史追溯需求等）。銷毀流程：無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀日期，經(jīng)法務(wù)部、行政部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；銷毀時(shí)需由2名以上監(jiān)銷人（檔案管理員、法務(wù)部人員）共同在場(chǎng)，監(jiān)督銷毀過(guò)程（如粉碎、焚燒），并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)；電子檔案銷毀需通過(guò)技術(shù)手段徹底刪除（如低級(jí)格式化），保證無(wú)法恢復(fù)。四、常用表單模板表單1：合同審批表合同名稱合作方名稱合同編號(hào)合同金額（大寫(xiě)）合同金額（小寫(xiě)）履行期限自_年_月_日至_年__月__日業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：______________日期：______法務(wù)部審核意見(jiàn)簽字：______________日期：______財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)簽字：______________日期：______業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)簽字：______________日期：______總經(jīng)理審批意見(jiàn)簽字：______________日期：______備注表單2：合同檔案登記表檔案編號(hào)合同名稱合作方簽署日期合同金額存放位置保管期限移交人歸檔日期備注HT-2024-采購(gòu)-001設(shè)備采購(gòu)合同科技有限公司2024-03-15500,000元A柜-01層-03格10年*某某2024-03-16含技術(shù)協(xié)議2份HT-2024-銷售-002產(chǎn)品銷售合同貿(mào)易有限公司2024-03-20800,000元A柜-01層-04格10年*某某2024-03-21含驗(yàn)收單1份表單3：合同檔案借閱申請(qǐng)表借閱人部門借閱日期歸還日期借閱事由（請(qǐng)?zhí)顚?xiě)具體工作用途，如“合同履行糾紛處理”）借閱檔案編號(hào)及名稱1.HT-2024-采購(gòu)-001《設(shè)備采購(gòu)合同》2.部門負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)簽字：______________日期：______檔案管理部門審批意見(jiàn)簽字：______________日期：______歸還記錄檔案完好：□是□否簽字：______________日期：______五、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避提示（一）合同審核環(huán)節(jié)主體資質(zhì)審查：嚴(yán)禁與無(wú)民事行為能力或超越經(jīng)營(yíng)范圍的合作方簽訂合同，業(yè)務(wù)部門需核驗(yàn)合作方最新?tīng)I(yíng)業(yè)執(zhí)照（加蓋公章），必要時(shí)通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)狀態(tài)。條款完整性：合同必須包含“違約責(zé)任”“爭(zhēng)議解決方式”等核心條款，避免因條款缺失導(dǎo)致糾紛無(wú)法解決；格式條款需加粗提示對(duì)方注意。審核時(shí)限：法務(wù)部、財(cái)務(wù)部需在收到合同后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急合同需提前約定時(shí)限），避免因拖延影響業(yè)務(wù)進(jìn)度。（二）檔案管理環(huán)節(jié)及時(shí)歸檔：合同簽署后，業(yè)務(wù)部門需在1個(gè)工作日內(nèi)提交檔案至行政部，嚴(yán)禁私自保管或拖延歸檔，保證檔案不丟失。電子與紙質(zhì)同步：電子檔案需與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，掃描件需清晰完整（簽字蓋章頁(yè)必須掃描），避免因電子檔案缺失影響查閱。借閱權(quán)限管理：嚴(yán)禁非授權(quán)人員借閱涉密合同（如涉及核心技術(shù)、商業(yè)秘密的合同），借閱記錄需長(zhǎng)期保存，便于追溯。（三）常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)合