公文寫作規(guī)范與員工培訓(xùn)教材前言公文，作為各級(jí)各類組織在公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的具有法定效力與規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)政令、溝通信息、協(xié)調(diào)工作、處理事務(wù)的重要工具。其質(zhì)量直接關(guān)系到組織決策的有效落實(shí)、工作效率的高低乃至單位的形象聲譽(yù)。因此，規(guī)范公文寫作，提升員工公文處理能力，是保障組織順暢高效運(yùn)行的基礎(chǔ)性工作。本教材旨在系統(tǒng)闡述公文寫作的基本規(guī)范、核心要素與實(shí)用技巧，助力員工掌握公文寫作的要領(lǐng)，提升公文質(zhì)量與處理效能。第一章公文寫作概述與基本原則1.1公文的定義與作用公文是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等在行使職權(quán)、處理公務(wù)過程中，按照特定體式和程序形成的，用以指導(dǎo)工作、聯(lián)系事務(wù)、處理問題的書面材料。它具有鮮明的政治性、法定的權(quán)威性、嚴(yán)格的規(guī)范性和現(xiàn)實(shí)的執(zhí)行性。其主要作用包括：傳達(dá)決策部署、發(fā)布規(guī)章制度、請(qǐng)示和答復(fù)問題、報(bào)告工作進(jìn)展、商洽協(xié)調(diào)事務(wù)、記載存檔備查等。1.2公文寫作的基本原則公文寫作絕非隨意為之，必須遵循以下基本原則：*準(zhǔn)確規(guī)范原則：這是公文寫作的生命線。內(nèi)容必須真實(shí)準(zhǔn)確，符合客觀實(shí)際；政策依據(jù)必須可靠，引用條文必須精準(zhǔn)；用詞造句必須規(guī)范，避免歧義。*簡(jiǎn)明扼要原則：公文應(yīng)力求言簡(jiǎn)意賅，用最精煉的語言表達(dá)最核心的內(nèi)容。避免空話、套話、廢話，做到直奔主題，條理清晰。*莊重得體原則：公文的語言風(fēng)格應(yīng)莊重嚴(yán)肅、平實(shí)沉穩(wěn)，符合其法定效力和權(quán)威性。同時(shí)，要根據(jù)行文對(duì)象和內(nèi)容選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣和表達(dá)方式，做到得體合宜。*時(shí)效高效原則：公文往往具有明確的時(shí)限要求，必須及時(shí)起草、審核、印發(fā)，確保信息的時(shí)效性，以適應(yīng)快速變化的工作需求。*保密安全原則：涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或工作秘密的公文，必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全，嚴(yán)防泄密事件發(fā)生。第二章公文寫作規(guī)范詳解2.1公文的種類與適用范圍公文種類繁多，各有其特定的適用范圍和寫作要求。常見的公文種類包括：*決議：適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。*決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。*命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。*公報(bào)：適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。*公告：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。*通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。*意見：適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。*通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。*通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。*報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。*請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。*批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。*函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。*紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。（注：具體行文時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求，準(zhǔn)確選用恰當(dāng)?shù)墓姆N類，避免“張冠李戴”。）2.2公文的格式規(guī)范公文格式是公文嚴(yán)肅性、規(guī)范性的重要體現(xiàn)，必須嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。一份標(biāo)準(zhǔn)的公文通常由版頭、主體、版記三部分構(gòu)成。2.2.1版頭部分包括份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素。這些要素的標(biāo)注位置、字體字號(hào)、編排方式均有明確規(guī)定，旨在確保公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和可追溯性。例如，發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入。2.2.2主體部分這是公文的核心內(nèi)容所在，包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等。*標(biāo)題：應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種”組成。標(biāo)題力求簡(jiǎn)明扼要，避免冗長(zhǎng)和歧義。*主送機(jī)關(guān)：指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。*正文：是公文的核心，用來表述公文的內(nèi)容。正文的結(jié)構(gòu)一般分為開頭、主體、結(jié)尾三部分。開頭應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地說明發(fā)文的依據(jù)、目的或原因；主體部分要具體闡述公文的事項(xiàng)、要求、措施等；結(jié)尾則根據(jù)文種不同，可采用請(qǐng)求批復(fù)、提出希望、強(qiáng)調(diào)執(zhí)行等方式。*附件說明：如有附件，應(yīng)注明附件的順序和名稱。*發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。*成文日期：署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。*印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。*附注：是對(duì)公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)加以注明。*附件：是公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。2.2.3版記部分包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等。版記置于公文最后一頁，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。2.3公文寫作的核心要素2.3.1主旨明確公文的主旨，即公文所要表達(dá)的核心思想和基本觀點(diǎn)，必須清晰、單一、集中。動(dòng)筆之前，務(wù)必明確“為什么寫”、“寫什么”、“寫給誰”、“要達(dá)到什么目的”，確保公文的指向性和針對(duì)性。2.3.2材料翔實(shí)公文的觀點(diǎn)和主張需要確鑿的材料來支撐。選材應(yīng)圍繞主旨，做到真實(shí)、準(zhǔn)確、典型、新穎。無論是事實(shí)數(shù)據(jù)、政策依據(jù)還是參考資料，都必須經(jīng)過核實(shí)，確保無誤。2.3.3結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)公文的結(jié)構(gòu)是文章內(nèi)部的組織和構(gòu)造，要求條理清晰、層次分明、邏輯嚴(yán)密。常見的結(jié)構(gòu)方式有總分式、遞進(jìn)式、并列式等。應(yīng)根據(jù)公文的內(nèi)容和文種特點(diǎn)，選擇恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)方式，確保公文脈絡(luò)清晰，易于理解和執(zhí)行。2.3.4語言規(guī)范公文語言是一種特殊的書面語言，其基本要求是：*準(zhǔn)確：用詞精準(zhǔn)，避免歧義，符合語法規(guī)范。特別是涉及政策、法規(guī)、數(shù)據(jù)、人名、地名等，必須準(zhǔn)確無誤。*簡(jiǎn)明：文字精煉，言簡(jiǎn)意賅，避免空話、套話、廢話，力求用最少的文字表達(dá)最豐富的內(nèi)容。*莊重：語氣嚴(yán)肅、得體，符合公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，避免使用口語化、隨意化的詞語。*規(guī)范：使用規(guī)范化的書面語，推廣使用普通話詞匯，慎用方言和生僻字詞。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用也應(yīng)規(guī)范。*平實(shí)：文風(fēng)樸實(shí)，通俗易懂，不追求華麗辭藻，以清晰表達(dá)意思為首要目標(biāo)。第三章常用公文寫作要點(diǎn)與示例3.1通知通知是使用頻率最高、適用范圍最廣的公文文種之一。其寫作要點(diǎn)在于：*事由清晰：明確告知通知的事項(xiàng)是什么。*要素齊全：對(duì)于部署工作的通知，應(yīng)明確責(zé)任主體、工作內(nèi)容、具體要求、完成時(shí)限等。*語氣肯定：通知具有指示性和告知性，語氣應(yīng)肯定明確。示例片段：“為進(jìn)一步規(guī)范我司合同管理工作，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，經(jīng)研究決定，自X月X日起，所有對(duì)外合同（協(xié)議）在正式簽署前，均須通過法務(wù)部門審核。請(qǐng)各部門嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，并指定專人負(fù)責(zé)合同初審及報(bào)審工作?！?.2報(bào)告報(bào)告用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問。其寫作要點(diǎn)在于：*客觀真實(shí)：實(shí)事求是地反映情況，不夸大、不縮小。*重點(diǎn)突出：圍繞匯報(bào)的核心內(nèi)容展開，避免面面俱到，流于形式。*條理清晰：將工作進(jìn)展、成績(jī)、問題、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等有序呈現(xiàn)。*不夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)：報(bào)告與請(qǐng)示是不同文種，報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的事項(xiàng)。3.3請(qǐng)示請(qǐng)示用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。其寫作要點(diǎn)在于：*一文一事：一份請(qǐng)示只寫一個(gè)事項(xiàng)，便于上級(jí)及時(shí)批復(fù)。*理由充分：闡述請(qǐng)示事項(xiàng)的必要性和可行性，為上級(jí)決策提供依據(jù)。*態(tài)度明確：明確提出希望上級(jí)批準(zhǔn)或指示的具體內(nèi)容。*逐級(jí)請(qǐng)示：一般情況下，應(yīng)按照隸屬關(guān)系逐級(jí)請(qǐng)示，不得越級(jí)。3.4函函用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。其寫作要點(diǎn)在于：*內(nèi)容單一：一函一事，主題集中。*措辭得體：根據(jù)行文對(duì)象和事項(xiàng)性質(zhì)，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣和措辭，既要尊重對(duì)方，又要明確表達(dá)意圖。*格式規(guī)范：作為正式公文，函的格式也應(yīng)符合要求，不可過于隨意。第四章公文寫作常見問題與注意事項(xiàng)4.1常見問題*文種使用不當(dāng)：如將“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混淆，“通知”與“函”濫用等。*格式不規(guī)范：標(biāo)題不完整、發(fā)文字號(hào)錯(cuò)誤、主送機(jī)關(guān)不當(dāng)、印章缺失或不規(guī)范等。*內(nèi)容空洞，言之無物：缺乏具體措施、數(shù)據(jù)支撐，空話套話多。*邏輯混亂，條理不清：結(jié)構(gòu)松散，層次不明，讓人不知所云。*語言不規(guī)范：用詞不當(dāng)、語法錯(cuò)誤、標(biāo)點(diǎn)不正確，甚至出現(xiàn)錯(cuò)別字。*保密性不強(qiáng)：對(duì)涉密或敏感信息處理不當(dāng)，造成泄密風(fēng)險(xiǎn)。4.2注意事項(xiàng)*強(qiáng)化政治意識(shí)：公文寫作必須符合黨和國(guó)家的方針政策，體現(xiàn)組織意圖。*注重調(diào)查研究：深入了解實(shí)際情況，確保公文內(nèi)容的真實(shí)性和可行性。*反復(fù)推敲修改：“好文章是改出來的”，公文寫作更應(yīng)如此。初稿完成后，要從內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、語言、格式等多方面進(jìn)行認(rèn)真審核和修改，必要時(shí)可請(qǐng)他人審閱把關(guān)。*遵守保密規(guī)定：嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，對(duì)涉密公文按規(guī)定管理和傳遞。*熟悉本單位常用公文規(guī)范：不同單位可能在具體格式、流程上有細(xì)微差別，應(yīng)予以了解和遵循。第五章公文寫作能力提升路徑公文寫作能力的提升非一日之功，需要長(zhǎng)期的學(xué)習(xí)、實(shí)踐與積累。1.勤于學(xué)習(xí)，熟悉政策法規(guī)：認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的方針政策、法律法規(guī)，熟悉本行業(yè)、本單位的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)知識(shí)，這是寫好公文的前提。2.多讀范文，體悟規(guī)范：閱讀上級(jí)下發(fā)的各類規(guī)范公文，學(xué)習(xí)其結(jié)構(gòu)布局、語言表達(dá)和寫作技巧，潛移默化中提升語感和把握能力。3.勤于動(dòng)筆，刻意練習(xí)：“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”。積極承擔(dān)寫作任務(wù)，勇于嘗試不同類型的公文寫作，在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)不足。4.注重反饋，持續(xù)改進(jìn)：虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同事的修改意見，認(rèn)真分析存在的問題，針對(duì)性地加以改進(jìn)，形成“寫作-反饋-修改-提高”的良性循環(huán)。5.培養(yǎng)邏輯思維能力：公文的邏輯性至關(guān)重要。在日常工作和學(xué)習(xí)中，有意識(shí)地鍛煉自己的分析、歸納、概括