商務(wù)合同審批與執(zhí)行標準化模板一、適用業(yè)務(wù)場景本標準化模板適用于各類企業(yè)日常經(jīng)營中的商務(wù)合同管理場景，具體包括但不限于：采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包（如IT運維、營銷推廣）等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供（如咨詢培訓、定制開發(fā)）等；合作類合同：項目聯(lián)合開發(fā)、渠道代理、戰(zhàn)略合作等；其他商務(wù)合同：租賃、運輸、技術(shù)許可等非即時結(jié)清的長期履約類合同。通過標準化流程，可規(guī)范合同全生命周期管理，降低法律風險，提升審批效率與執(zhí)行合規(guī)性。二、標準化操作流程（一）合同起草與提報需求發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同立項申請表》（見附件1），明確合作方基本信息、合同標的、金額、履約期限等核心要素，經(jīng)部門負責人*審批后，啟動合同起草。材料準備起草人需收集以下材料：合作方主體資格證明（營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人身份證明等，需加蓋公章）；合作方資質(zhì)文件（如行業(yè)許可證、認證證書等，根據(jù)業(yè)務(wù)類型確定）；前期溝通記錄（如會議紀要、報價單、技術(shù)方案等）；公司內(nèi)部審批依據(jù)（如預(yù)算批復、立項文件等）。合同擬定依據(jù)公司《合同管理辦法》及模板，使用《合同基本信息表》（見附件2）框架擬定合同文本，明確以下核心條款：合同主體（名稱、地址、法定代表人等）；標的物（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準等）；權(quán)利義務(wù)（雙方主要責任、交付/驗收標準、付款方式等）；違約責任（違約情形、賠償計算方式等）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄地）；合同生效條件與有效期。（二）內(nèi)部審批流程部門審核合同起草完成后，首先提交至業(yè)務(wù)部門負責人*審核，重點確認：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求；商務(wù)條款（價格、付款周期等）是否在預(yù)算范圍內(nèi)；履約風險是否可控。審核通過后，流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點。法務(wù)審核法務(wù)部門*對合同文本進行合法性、合規(guī)性審查，重點關(guān)注：主體資格是否合法（如合作方是否具備相應(yīng)資質(zhì)）；條款是否存在法律漏洞（如違約責任是否明確、知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰）；是否違反法律法規(guī)或公司內(nèi)部制度。法務(wù)需在2個工作日內(nèi)反饋審核意見，起草人根據(jù)意見修改后重新提交。財務(wù)審核財務(wù)部門*對合同涉及的資金條款進行審核，重點確認：付款方式、進度是否與公司財務(wù)政策一致；稅費承擔、發(fā)票開具等約定是否明確；大額資金支付是否需要分期或設(shè)置擔保條件。管理層審批根據(jù)合同金額及重要性，提交至對應(yīng)管理層審批：金額≤10萬元：由分管副總*審批；10萬元＜金額≤50萬元：由總經(jīng)理*審批；金額＞50萬元：提交至總經(jīng)理辦公會集體審批。審批通過后，合同文本定稿，進入簽署環(huán)節(jié)。（三）合同簽署與生效簽署準備法務(wù)部門核對最終版合同文本與審批記錄一致性，保證所有修改意見已落實；行政部準備合同正本（一式兩份及以上，合作方與公司各執(zhí)一份，如需備案增加相應(yīng)份數(shù)）。簽署方式紙質(zhì)簽署：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章（合同專用章），簽署日期需統(tǒng)一；電子簽署：通過公司指定的電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）完成，保證簽署過程合規(guī)、文件可追溯。生效確認合同簽署后，由行政部*將一份正本原件返還業(yè)務(wù)部門，同時掃描電子版存檔；如約定“簽字蓋章后生效”，需確認雙方均已完成簽署手續(xù)；如約定“附條件生效”（如收到預(yù)付款后生效），需待條件成就后通知相關(guān)部門。（四）合同履行與跟蹤履行啟動業(yè)務(wù)部門*作為合同履行主體，根據(jù)合同約定制定《合同執(zhí)行計劃》（見附件3），明確各階段任務(wù)、負責人、時間節(jié)點及交付成果，同步抄送法務(wù)、財務(wù)部門。過程監(jiān)控業(yè)務(wù)部門按計劃跟蹤合作方履約情況（如交付進度、質(zhì)量驗收），填寫《合同執(zhí)行進度跟蹤表》（見附件4），每周更新進度；發(fā)覺合作方違約（如延期交付、質(zhì)量不達標）時，及時收集證據(jù)（如郵件、函件、驗收報告），由法務(wù)部門*協(xié)助發(fā)出《履約催告函》，要求限期整改。變更與解除合同履行過程中如需變更（如標的、金額、期限等），需由雙方協(xié)商一致并簽訂《補充協(xié)議》，參照原審批流程完成內(nèi)部審批；因不可抗力或合作方嚴重違約需解除合同時業(yè)務(wù)部門提交《合同解除申請》，經(jīng)法務(wù)部門審核合法性后，按管理層權(quán)限審批，書面通知合作方并辦理終止手續(xù)。（五）合同歸檔與復盤歸檔管理合同履行完畢或終止后，由行政部*負責整理歸檔材料，包括：合同正本及附件（如技術(shù)協(xié)議、補充協(xié)議）；審批流程記錄（立項表、各環(huán)節(jié)審核意見單）；履行過程中的關(guān)鍵文件（驗收報告、付款憑證、溝通函件等）。歸檔時統(tǒng)一編制檔案號（如“年份-合同類型-序號”），錄入電子檔案系統(tǒng)，保證可查詢、可追溯。復盤改進每季度由法務(wù)部門牽頭，組織業(yè)務(wù)、財務(wù)部門對當期合同管理情況進行復盤，分析典型問題（如審批延誤、履約糾紛），優(yōu)化模板條款或流程，形成《合同管理復盤報告》，報總經(jīng)理審閱。三、核心模板清單附件1：合同立項申請表序號項目名稱合作方名稱合同類型預(yù)計金額（萬元）履約期限需求說明（可附頁）部門負責人意見1設(shè)備采購科技有限公司采購合同252024.06-2024.12需采購生產(chǎn)設(shè)備5臺，詳見技術(shù)方案同意，按流程推進附件2：合同基本信息表合同編號合同名稱甲方（公司）乙方（合作方）簽約主體合同金額（萬元）有效期主要內(nèi)容摘要審批狀態(tài)簽署日期歸檔編號HT2024-005軟件開發(fā)服務(wù)合同有限公司信息技術(shù)公司法定代表人簽署182024.07-2025.06為甲方定制開發(fā)客戶管理系統(tǒng)一套，含實施與培訓已批準2024.06.30DA2024-005附件3：合同執(zhí)行計劃表合同編號執(zhí)行階段關(guān)鍵節(jié)點任務(wù)計劃完成時間負責人交付成果備注HT2024-005需求調(diào)研需求文檔確認2024.07.15張*（業(yè)務(wù)部）雙方簽字的需求規(guī)格說明書需乙方配合提供資料系統(tǒng)開發(fā)一階段開發(fā)完成2024.09.30李*（技術(shù)部）可測試的系統(tǒng)版本需通過內(nèi)部評審驗收交付最終驗收通過2025.05.31王*（業(yè)務(wù)部）驗收報告付清尾款前提附件4：合同執(zhí)行進度跟蹤表合同編號執(zhí)行階段實際完成時間負責人進度描述風險預(yù)警處理措施HT2024-005需求調(diào)研2024.07.18張*延期3天，因乙方需求變更黃色預(yù)警（延期≤5天）已溝通確認，后續(xù)開發(fā)階段壓縮1周系統(tǒng)開發(fā)-李*按計劃進行無-四、關(guān)鍵風險提示主體資格風險：合作方為法人需核實營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明；為自然人需核查身份證件，避免與無民事行為能力或限制民事行為能力主體簽約。條款完整性風險：合同中需明確“不可抗力”“通知送達方式”“爭議解決管轄地”等條款，避免約定模糊導致糾紛。審批時效風險：各環(huán)節(jié)審批人需在2個工作日