項目合同管理模板規(guī)范化操作流程一、適用范圍與核心場景本操作流程適用于企業(yè)各類項目合同的規(guī)范化管理，涵蓋但不限于以下場景：外部合作類：與供應商、服務(wù)商、客戶簽訂的項目采購合同、技術(shù)服務(wù)合同、委托開發(fā)合同等；內(nèi)部協(xié)作類：企業(yè)內(nèi)部跨部門項目資源調(diào)配、任務(wù)分工的責任協(xié)議；專項項目類：研發(fā)項目、基建項目、市場推廣項目等專項合同的立項、執(zhí)行與驗收管理；風險防控類：涉及知識產(chǎn)權(quán)、保密條款、違約責任的重大合同評審與風險把控。通過標準化流程，保證合同簽訂合規(guī)、權(quán)責清晰、履行可控，降低法律與經(jīng)營風險。二、分階段操作說明（一）合同準備階段：明確需求與基礎(chǔ)信息需求發(fā)起與確認業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目目標，填寫《合同需求申請表》，明確合同標的（如服務(wù)內(nèi)容、采購物資）、合作方信息、預算金額、履行周期、核心交付成果等關(guān)鍵要素；需求部門負責人對申請表進行初審，保證需求與項目計劃一致，提交至合同管理部門（如法務(wù)部/行政部）備案。合作方資質(zhì)核查合同管理部門通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”、官方信用平臺等渠道（非隱私），核查合作方的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書（如ISO認證、行業(yè)許可證）等有效性；對于長期合作方，建立《合作方資質(zhì)檔案》，定期更新資質(zhì)信息；首次合作方需提供近一年的財務(wù)報表及履約案例（如過往項目合同復印件）。（二）合同起草階段：模板選擇與條款擬定標準模板匹配根據(jù)合同類型（如采購、服務(wù)、外包），從企業(yè)《合同標準模板庫》中選擇對應模板（模板需包含通用條款：當事人信息、標的、數(shù)量/質(zhì)量、價款/報酬、履行期限/地點/方式、違約責任、爭議解決等）；若無完全匹配模板，需在現(xiàn)有模板基礎(chǔ)上補充特殊條款，并經(jīng)法務(wù)部門審核通過后方可使用。核心條款填寫規(guī)范當事人信息：填寫合作方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式（需與營業(yè)執(zhí)照一致，避免簡稱或錯別字）；標的與質(zhì)量：明確項目內(nèi)容（如“開發(fā)系統(tǒng)V1.0版本”）、技術(shù)標準（如“符合GB/T25000.51-2016要求”）、驗收標準（如“通過甲方3輪測試，bug率≤0.5%”）；價款與支付：列明總價（含稅/不含稅）、計價方式（固定單價/總價）、支付節(jié)點（如“簽約后支付30%預付款，驗收通過后支付65%，質(zhì)保期滿后支付5%”）、賬戶信息（需與合作方開戶許可證一致）；違約責任：量化違約情形（如“逾期交付每1天按合同總額0.1%支付違約金，最高不超過5%”）、爭議解決方式（優(yōu)先約定“甲方所在地人民法院訴訟”，排除“地方保護性仲裁”）。附件準備技術(shù)附件：如需求規(guī)格說明書、圖紙、技術(shù)參數(shù)表；商務(wù)附件：如報價單、分階段交付計劃、驗收標準細則；資質(zhì)附件：如合作方營業(yè)執(zhí)照復印件、授權(quán)委托書（若簽約人為非法人）。（三）合同評審階段：多部門協(xié)同把關(guān)組建評審小組核心成員：需求部門（業(yè)務(wù)可行性）、法務(wù)部門（法律合規(guī)性）、財務(wù)部門（財務(wù)條款）、審計部門（風險控制）；涉及技術(shù)復雜的項目，可邀請技術(shù)專家參與評審。評審流程與輸出法務(wù)評審：重點審核條款合法性（如“格式條款是否公平”“違約責任是否顯失公平”）、爭議解決約定是否明確；財務(wù)評審：核對付款條件與預算匹配度、稅費承擔約定、發(fā)票類型（如“必須提供增值稅專用發(fā)票”）；業(yè)務(wù)評審：確認交付成果與需求一致、履行周期合理、合作方履約能力匹配；評審小組填寫《合同評審意見表》，明確“通過/修改后通過/不通過”結(jié)論，并標注修改意見（如“第5.2條需補充質(zhì)保期具體約定”）。修改與確認起草人根據(jù)評審意見修改合同，形成《合同修訂說明》，逐條反饋修改內(nèi)容；評審小組確認修改后，在《合同評審意見表》上簽字，形成最終合同文本（版本號標注為“V1.0-評審通過版”）。（四）合同簽署階段：授權(quán)與生效管理內(nèi)部審批根據(jù)合同金額與類型，履行內(nèi)部審批權(quán)限（示例）：金額≤10萬元：需求部門負責人+合同管理部門負責人審批；10萬元＜金額≤50萬元：分管副總審批；金額＞50萬元：總經(jīng)理審批+董事會備案（如需）。審批通過后，輸出《合同審批單》，作為簽署依據(jù)。對方簽署采用“先蓋章后簽字”或“先簽字后蓋章”方式，保證合同文本唯一性（避免雙方持有版本不一致）；若對方為授權(quán)代表簽署，需提供《授權(quán)委托書》（載明授權(quán)范圍、期限），并核對身份證件。合同生效與分發(fā)合同自雙方簽字蓋章之日起生效（另有約定除外）；合同管理部門加蓋“合同專用章”（嚴禁使用公章或財務(wù)章），制作正本（一式兩份，雙方各執(zhí)一份）及副本（內(nèi)部存檔，分發(fā)給需求、財務(wù)、法務(wù)等部門）；在《合同臺賬》中登記合同編號（規(guī)則：年份-合同類型-序號，如“2024采-001”）、簽署日期、金額、存放位置等信息。（五）合同履行階段：動態(tài)監(jiān)控與變更管理履行交底需求部門向執(zhí)行團隊（如項目組、采購組）進行合同交底，明確核心條款（交付時間、驗收標準、付款節(jié)點）、風險點（如“逾期違約責任”）及應對措施。過程監(jiān)控執(zhí)行團隊按《合同履行跟蹤表》（見模板）記錄履行進度，每周/每月向需求部門及合同管理部門提交《履行情況報告》；發(fā)覺對方違約（如延期交付、質(zhì)量不達標）或己方履約風險（如預算超支），需在24小時內(nèi)啟動預警機制，書面通知對方并留存溝通記錄。變更與補充履行過程中需變更合同內(nèi)容（如標的、金額、期限）時，由需求部門提交《合同變更申請表》，說明變更原因、影響及替代方案；變更需經(jīng)原評審小組重新評審，簽訂《合同補充協(xié)議》（作為原合同附件），補充協(xié)議與原合同具有同等法律效力；禁止通過“口頭協(xié)議”“會議紀要”等形式變更核心條款，避免法律風險。（六）合同歸檔階段：全生命周期管理資料整理合同履行完畢（或終止）后10個工作日內(nèi)，需求部門收集合同正本、附件、《評審意見表》《審批單》《履行報告》《補充協(xié)議》等全套資料，提交至合同管理部門。分類歸檔紙質(zhì)資料：按“合同類型-年份-編號”分類存放于檔案柜，標注“密級”（如“內(nèi)部公開”“機密”）；電子資料：掃描存檔至企業(yè)合同管理系統(tǒng)（命名規(guī)則：“合同編號-合同名稱”），設(shè)置查閱權(quán)限（僅需求部門、法務(wù)部門可訪問）。借閱與銷毀借閱合同需填寫《合同借閱申請表》，經(jīng)合同管理部門負責人審批，借閱期限不超過15天，到期歸還；合同保存期限：一般合同保存10年，涉及知識產(chǎn)權(quán)、重大訴訟的合同保存至合同終止后20年；銷毀需經(jīng)法務(wù)部門與審計部門共同審批，并制作《銷毀記錄》留存。三、標準化模板表格表1：合同評審意見表合同編號合同名稱對方單位合同金額起草部門起草人評審維度評審意見評審人日期法律合規(guī)性*律師財務(wù)條款*財務(wù)經(jīng)理業(yè)務(wù)可行性*業(yè)務(wù)經(jīng)理其他（技術(shù)/風險）*技術(shù)專家評審結(jié)論□通過□修改后通過□不通過（請注明原因：_________________________）評審組長簽字：日期：表2：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行階段計劃時間實際時間負責人當前進度（%）存在問題處理措施附件（交付記錄等）表3：合同變更申請表合同編號原合同主要條款（標的/金額/期限）變更內(nèi)容（詳細說明）變更影響評估（對進度/成本/質(zhì)量的影響）申請部門申請人日期審批意見部門負責人：法務(wù)：財務(wù)：分管領(lǐng)導：變更結(jié)果□簽訂補充協(xié)議（協(xié)議編號：________）□其他：________________生效日期：經(jīng)辦人：表4：合同歸檔登記表歸檔編號合同名稱合同編號簽署日期合同類型對方單位合同金額歸檔部門歸檔人歸檔日期存放位置借閱記錄（借閱人/日期/歸還日期）四、關(guān)鍵風險點與操作提示條款模糊風險：避免使用“盡快”“原則上”等模糊表述，關(guān)鍵時間、金額、質(zhì)量標準需量化（如“7個工作日內(nèi)交付”“bug率≤0.5%”），防止履約爭議。評審缺位風險：嚴禁“先簽署后評審”或簡化評審流程，所有合同必須經(jīng)法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)部門聯(lián)合評審，重大合同需邀請外部律師參與。履約監(jiān)控