企業(yè)OA發(fā)文格式標(biāo)準(zhǔn)一、引言為進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)內(nèi)部信息傳遞與溝通效率，確保各類辦公文件（以下簡稱“文件”）在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和可追溯性，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)旨在統(tǒng)一OA發(fā)文格式，提升文件質(zhì)量，樹立良好的企業(yè)形象，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展。全體員工在使用OA系統(tǒng)擬制、流轉(zhuǎn)文件時(shí)，均應(yīng)嚴(yán)格遵守本標(biāo)準(zhǔn)。二、發(fā)文編號(hào)規(guī)范1.編號(hào)原則：發(fā)文編號(hào)是文件的唯一標(biāo)識(shí)，應(yīng)體現(xiàn)發(fā)文部門、年份及文件序列。2.編號(hào)構(gòu)成：通常由“部門簡稱-年份-序號(hào)”三部分組成。部門簡稱應(yīng)采用公司統(tǒng)一規(guī)定的英文或中文縮寫；年份以阿拉伯?dāng)?shù)字表示；序號(hào)為該部門當(dāng)年發(fā)文的流水號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足位數(shù)的前面不加虛位。例如：“總經(jīng)辦-23-00X”。3.編號(hào)管理：各部門應(yīng)指定專人或通過OA系統(tǒng)自動(dòng)生成功能對(duì)本部門發(fā)文編號(hào)進(jìn)行管理，確保不重號(hào)、不錯(cuò)號(hào)。三、文件標(biāo)題規(guī)范1.標(biāo)題要求：文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件核心內(nèi)容，力求簡潔明了、言簡意賅，避免使用模糊或歧義性詞語。2.標(biāo)題構(gòu)成：一般應(yīng)包含發(fā)文單位（可省略，視情況而定）、事由和文種。例如：“關(guān)于開展XX培訓(xùn)工作的通知”、“XX項(xiàng)目可行性研究報(bào)告”。3.字體字號(hào)：標(biāo)題應(yīng)使用二號(hào)或小三號(hào)宋體（或公司指定字體），加粗，居中顯示。四、主送單位與抄送單位規(guī)范1.主送單位：指文件的主要受理單位，應(yīng)使用單位全稱或規(guī)范化簡稱。主送單位過多時(shí)，可采用“各相關(guān)單位”等概括性稱謂，但應(yīng)確保主要受理方明確。2.抄送單位：指需要知曉文件內(nèi)容的單位或個(gè)人。抄送單位應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性和工作需要審慎確定，避免不必要的抄送。3.排列順序：主送和抄送單位為多個(gè)時(shí)，應(yīng)按照單位性質(zhì)、層級(jí)或慣例依次排列。五、正文規(guī)范1.總體要求：正文是文件的核心部分，應(yīng)做到觀點(diǎn)明確、邏輯清晰、條理分明、內(nèi)容翔實(shí)、語言規(guī)范、文字精煉。2.段落劃分：每個(gè)自然段應(yīng)集中表達(dá)一個(gè)完整意思，段落之間應(yīng)空一行或采用首行縮進(jìn)等方式區(qū)分，確保閱讀流暢。3.序號(hào)使用：正文中如涉及層級(jí)表述，應(yīng)使用規(guī)范的序號(hào)體系。通常采用：*第一層：一、二、三、……*第二層：（一）（二）（三）……*第三層：1.2.3.……*第四層：（1）（2）（3）……*序號(hào)之后應(yīng)使用頓號(hào)或括號(hào)，文字前應(yīng)空一格。4.日期與數(shù)字：文件中涉及的日期應(yīng)采用公歷全稱，如“某年某月某日”。數(shù)字的使用應(yīng)遵循國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，一般情況下，定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字；其他情況下，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。5.計(jì)量單位：應(yīng)采用國家法定計(jì)量單位。6.附件標(biāo)注：如有附件，應(yīng)在正文結(jié)束后、發(fā)文單位落款前注明“附件：1.XXXX”，附件名稱應(yīng)與附件本身一致。六、發(fā)文單位落款與成文日期1.發(fā)文單位：應(yīng)使用單位全稱或規(guī)范化簡稱，并與單位公章一致。一般置于正文右下角。2.成文日期：指文件的簽發(fā)日期，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位，如“某年某月某日”。成文日期一般位于發(fā)文單位下方或右側(cè)。七、印章對(duì)于需要加蓋電子印章的文件，應(yīng)確保印章清晰、位置規(guī)范，通常蓋在發(fā)文單位名稱和成文日期之上，做到“騎年蓋月”或“騎年壓日”。八、OA系統(tǒng)操作規(guī)范1.文件上傳：擬稿人應(yīng)將最終定稿的文件（通常為正文及附件）按OA系統(tǒng)要求上傳至指定位置。2.流轉(zhuǎn)路徑：應(yīng)根據(jù)文件性質(zhì)和審批權(quán)限，正確選擇和設(shè)置OA系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)路徑及審批人。3.發(fā)送預(yù)覽：文件正式發(fā)送前，應(yīng)仔細(xì)預(yù)覽，檢查格式、內(nèi)容、附件等是否完整準(zhǔn)確。4.緊急程度與保密級(jí)別：根據(jù)文件實(shí)際情況，正確標(biāo)注緊急程度（如“普通”、“加急”等）和保密級(jí)別（如“公開”、“內(nèi)部”、“秘密”等），并嚴(yán)格遵守相關(guān)管理規(guī)定。九、行文風(fēng)格與語言規(guī)范1.語言：應(yīng)使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語書面語，力求準(zhǔn)確、簡潔、莊重、得體。避免使用口語化、方言化、網(wǎng)絡(luò)流行語及不規(guī)范的簡稱、縮寫。2.語氣：應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和行文目的，采用恰當(dāng)?shù)恼Z氣。上行文（如請(qǐng)示、報(bào)告）應(yīng)謙遜得體；下行文（如通知、規(guī)定）應(yīng)明確肯定；平行文（如函）應(yīng)平和協(xié)商。3.邏輯：文件內(nèi)容應(yīng)具有嚴(yán)密的邏輯性，觀點(diǎn)明確，論據(jù)充分，論證合理。十、附則1.本標(biāo)準(zhǔn)未盡事宜，參照國家有關(guān)公文處理的法規(guī)、規(guī)章及公司其他相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.各部門可根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身實(shí)際情況制定相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，但不得與本標(biāo)準(zhǔn)相