公司文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)模板前言文件檔案是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要資產(chǎn)，規(guī)范化的檔案管理能夠保障信息的安全、完整與高效利用，同時(shí)為決策提供數(shù)據(jù)支撐。本模板旨在統(tǒng)一公司文件檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確全流程操作規(guī)范，保證檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性和可追溯性，適用于公司各部門及各類文件檔案的管理工作。一、適用范圍與核心應(yīng)用場(chǎng)景本模板適用于公司內(nèi)部各類文件檔案的管理，涵蓋行政、人力資源、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、法務(wù)等各部門形成的具有保存價(jià)值的紙質(zhì)及電子文件。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括：制度文件管理：公司章程、管理制度、流程規(guī)范等文件的歸檔與調(diào)用；合同協(xié)議管理：業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議等法律文書的全生命周期管理；項(xiàng)目資料管理：立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果交付物等項(xiàng)目過(guò)程資料的存檔；人事檔案管理：?jiǎn)T工入職資料、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核、培訓(xùn)記錄等人事信息的整理與保管；財(cái)務(wù)票據(jù)管理：發(fā)票、報(bào)銷單、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)憑證與文檔的歸集；會(huì)議與活動(dòng)管理：會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)方案、總結(jié)報(bào)告等過(guò)程性文件的留存。二、文件檔案管理全流程操作步驟（一）文件分類與編碼規(guī)則制定明確分類維度根據(jù)部門職能、文件性質(zhì)及使用頻率，將檔案分為一級(jí)類目和二級(jí)類目。例如：一級(jí)類目：行政類（XZ）、人力資源類（RL）、財(cái)務(wù)類（CW）、業(yè)務(wù)類（YW）、法務(wù)類（FW）；二級(jí)類目：在一級(jí)類目下細(xì)分，如行政類下分為制度文件（XZ-01）、會(huì)議文件（XZ-02）、證照文件（XZ-03）等。制定編碼規(guī)則采用“部門代碼-年份-流水號(hào)”的編碼格式，保證每份檔案唯一可識(shí)別。示例：行政部2023年制度文件第1份：XZ-2023-001；人力資源部2024年員工勞動(dòng)合同第15份：RL-2024-015。（二）文件收集與初步整理文件收集責(zé)任劃分各部門指定專人（檔案專員）負(fù)責(zé)本部門文件收集，保證文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理；跨部門協(xié)作形成的文件，由牽頭部門負(fù)責(zé)收集，協(xié)辦部門配合提供相關(guān)材料。初步整理要求清理重復(fù)、無(wú)效文件（如草稿、臨時(shí)通知等無(wú)長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件）；對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行排序、裝訂（左側(cè)裝訂，避免遮擋文字），檢查完整性（如簽字、蓋章是否齊全）；對(duì)電子文件進(jìn)行格式統(tǒng)一（優(yōu)先采用PDF、Word、Excel等通用格式），命名規(guī)范與編碼規(guī)則一致。（三）檔案系統(tǒng)錄入與歸檔移交檔案系統(tǒng)錄入登錄公司檔案管理系統(tǒng)，填寫《文件歸檔登記表》（見表2），錄入文件基本信息（名稱、編碼、形成部門、日期、頁(yè)數(shù)、存放位置等）；電子文件（若為紙質(zhì)檔案，需同步掃描電子版，掃描分辨率不低于300DPI，保證清晰可讀）；錄入完成后提交審核，由部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員雙重確認(rèn)信息準(zhǔn)確性。歸檔移交紙質(zhì)檔案：按編碼順序裝入檔案盒，盒外標(biāo)注“部門代碼-年份-起止編碼”（如“XZ-2023001-020”），移交至檔案室，雙方簽字確認(rèn)《檔案移交清單》；電子檔案：通過(guò)公司加密文件傳輸系統(tǒng)提交至檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案管理員需核對(duì)文件完整性，保證與登記信息一致。（四）檔案保管與維護(hù)存放環(huán)境管理紙質(zhì)檔案：存放在專用檔案柜中，庫(kù)房保持干燥（濕度40%-60%）、通風(fēng)（溫度14-24℃），配備防火、防蟲、防潮設(shè)備，定期檢查（每季度1次）；電子檔案：存儲(chǔ)于公司專用服務(wù)器，定期備份（每日增量備份+每周全量備份），備份數(shù)據(jù)異地存放（如總部與分公司互備），防止數(shù)據(jù)丟失。檔案狀態(tài)更新若檔案內(nèi)容變更（如制度修訂、合同續(xù)簽），需及時(shí)更新編碼（如原編碼“XZ-2023-001”修訂后為“XZ-2023-001（修訂1）”），并在系統(tǒng)中備注變更原因及日期；對(duì)已超保管期限的檔案，需啟動(dòng)鑒定流程（詳見第六章），不得擅自處理。（五）檔案借閱與利用借閱申請(qǐng)流程借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（見表3），說(shuō)明借閱事由、所需檔案名稱及編號(hào)、借閱期限（一般不超過(guò)5個(gè)工作日）；部門負(fù)責(zé)人審核借閱必要性，涉密檔案需經(jīng)分管副總審批；審批通過(guò)后，檔案管理員核對(duì)借閱人權(quán)限，辦理借閱登記（紙質(zhì)檔案簽字領(lǐng)取，電子檔案開通臨時(shí)查看權(quán)限）。借閱期間管理紙質(zhì)檔案：借閱期間不得涂改、抽取、撤換、勾畫，不得帶出指定區(qū)域（如檔案室），確需外帶的需經(jīng)分管副總批準(zhǔn)并簽署《檔案外借責(zé)任書》；電子檔案：僅可在公司內(nèi)部終端查看，禁止、轉(zhuǎn)發(fā)，借閱權(quán)限到期自動(dòng)失效。歸還與核銷借閱期滿后，借閱人需及時(shí)歸還檔案，檔案管理員檢查檔案完整性（如是否有損壞、缺頁(yè)），確認(rèn)無(wú)誤后核銷借閱記錄；若檔案損壞或丟失，借閱人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任（按公司《檔案管理規(guī)定》賠償）。（六）檔案鑒定與銷毀鑒定流程每年12月，由檔案管理員牽頭，聯(lián)合法務(wù)專員、部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，對(duì)到期檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估；區(qū)分“繼續(xù)保存”（如具有歷史參考價(jià)值的合同）、“銷毀”（如已過(guò)保存期的臨時(shí)通知）兩類，填寫《檔案銷毀審批表》（見表4）。銷毀執(zhí)行經(jīng)總經(jīng)理審批后，由檔案管理員和監(jiān)銷人共同執(zhí)行銷毀；紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)銷毀，電子檔案進(jìn)行低級(jí)格式化或物理銷毀，保證信息無(wú)法恢復(fù)；銷毀過(guò)程中形成《檔案銷毀記錄》，由監(jiān)銷人簽字存檔，保存期限不少于10年。三、標(biāo)準(zhǔn)化文件檔案管理表格模板表1：公司文件檔案分類目錄表一級(jí)類目二級(jí)類目類目說(shuō)明編碼規(guī)則示例保管期限（年）行政類（XZ）制度文件公司及各部門管理制度、流程規(guī)范XZ-01-年份-流水號(hào)長(zhǎng)期會(huì)議文件董事會(huì)、股東會(huì)、辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要XZ-02-年份-流水號(hào)10證照文件營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、許可證等XZ-03-年份-流水號(hào)長(zhǎng)期人力資源類（RL）入職資料簡(jiǎn)歷、身份證、學(xué)歷證復(fù)印件等RL-01-年份-流水號(hào)員工離職后5年勞動(dòng)合同勞動(dòng)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議RL-02-年份-流水號(hào)員工離職后10年培訓(xùn)記錄培訓(xùn)計(jì)劃、課件、考核結(jié)果RL-03-年份-流水號(hào)5財(cái)務(wù)類（CW）財(cái)務(wù)報(bào)表月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告CW-01-年份-流水號(hào)15發(fā)票及報(bào)銷增值稅發(fā)票、費(fèi)用報(bào)銷單CW-02-年份-流水號(hào)10審計(jì)報(bào)告內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)報(bào)告CW-03-年份-流水號(hào)長(zhǎng)期表2：文件歸檔登記表檔案編碼文件名稱形成部門形成日期頁(yè)數(shù)存放位置（柜/盒/頁(yè)）歸檔日期歸檔人審核人備注XZ-2023-001公司考勤管理制度行政部2023-01-158行政柜-01-盒-01-102023-01-18**首次發(fā)布RL-2024-015勞動(dòng)合同（員工：*）人力資源部2024-03-105人力資源柜-03-盒-11-152024-03-12*趙六*孫七續(xù)簽合同表3：文件借閱申請(qǐng)表借閱人部門借閱日期歸還日期*周八銷售部2024-06-012024-06-05所需檔案名稱檔案編碼借閱事由審批人2023年度銷售合同YW-2023-025-032項(xiàng)目審計(jì)需查閱*吳九借閱人簽字*檔案管理員簽字監(jiān)銷人簽字（此處簽字）（此處簽字）（此處簽字）表4：文件銷毀審批表檔案名稱檔案編碼數(shù)量（份/件）保管期限鑒定意見2022年臨時(shí)通知XZ-02-2022-100-150513年已超保管期限，無(wú)保存價(jià)值，建議銷毀審批人*部門負(fù)責(zé)人*法務(wù)專員*分管副總*總經(jīng)理（此處簽字）（此處簽字）（此處簽字）（此處簽字）（此處簽字）監(jiān)銷人銷毀日期備注*鄭十2024-05-20紙質(zhì)檔案已碎紙銷毀，電子檔案已格式化四、管理過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）分類與編碼一致性分類標(biāo)準(zhǔn)一旦確定，不得隨意變更，確需調(diào)整的需經(jīng)分管副總審批并更新《檔案分類目錄》；編碼必須唯一，嚴(yán)禁重復(fù)使用，新增檔案需先查重再編碼，避免混淆。（二）電子檔案安全管理電子檔案需加密存儲(chǔ)，訪問(wèn)權(quán)限分級(jí)管理（普通員工、部門負(fù)責(zé)人、管理員權(quán)限分離）；定期進(jìn)行病毒查殺（每周1次），防止惡意篡改或泄露，涉密電子檔案禁止接入互聯(lián)網(wǎng)。（三）借閱權(quán)限分級(jí)控制普通檔案：部門內(nèi)部員工可申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；涉密檔案（如未公開合同、財(cái)務(wù)核心數(shù)據(jù)）：需經(jīng)分管副總及以上領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱范圍限定