辦公室用品申請(qǐng)及使用登記制度表格一、適用范圍與日常應(yīng)用場(chǎng)景本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的辦公用品申請(qǐng)、領(lǐng)取、登記及管理工作，涵蓋所有辦公耗材（如紙張、筆、文件夾、墨盒等）、辦公設(shè)備配件（如鼠標(biāo)、鍵盤(pán)、充電器等）及其他日常辦公所需物品。日常應(yīng)用場(chǎng)景包括：新員工入職時(shí)配置基礎(chǔ)辦公用品（如筆記本、簽字筆、文件袋等）；部門(mén)日常消耗品補(bǔ)充（如打印紙、便利貼、訂書(shū)機(jī)等）；辦公設(shè)備配件更換（如打印機(jī)墨盒耗盡、鍵盤(pán)故障等）；臨時(shí)性辦公需求（如會(huì)議準(zhǔn)備需批量采購(gòu)橫幅、簽到表等）；跨部門(mén)協(xié)作申領(lǐng)共享辦公用品（如投影儀、白板筆等）。二、申請(qǐng)與登記全流程操作指南（一）第一步：申請(qǐng)人填寫(xiě)《辦公用品申請(qǐng)及使用登記表》申請(qǐng)人根據(jù)實(shí)際需求，詳細(xì)填寫(xiě)表格信息，保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確：基本信息：填寫(xiě)申請(qǐng)人姓名（某某）、所屬部門(mén)、申請(qǐng)日期、聯(lián)系方式（內(nèi)線電話）；物品明細(xì)：逐項(xiàng)填寫(xiě)所需辦公用品的名稱(chēng)（如“A4打印紙”“黑色簽字筆”）、規(guī)格型號(hào)（如“70g500張/包”“0.5mm中性筆”）、單位（如“包”“支”“個(gè)”）、申請(qǐng)數(shù)量（需根據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)，避免超額申領(lǐng)）；用途說(shuō)明：簡(jiǎn)要申領(lǐng)原因（如“新員工入職配置”“部門(mén)日常打印使用”“會(huì)議材料準(zhǔn)備”等），便于審批人審核合理性。（二）第二步：部門(mén)負(fù)責(zé)人審批申請(qǐng)人將填寫(xiě)完整的表格提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人（某某）進(jìn)行審批，審批人需重點(diǎn)審核：申領(lǐng)物品是否為辦公必需品，是否存在可替代或重復(fù)申領(lǐng)的情況；申請(qǐng)數(shù)量是否符合部門(mén)日常使用標(biāo)準(zhǔn)（如打印紙每月申領(lǐng)量是否超過(guò)去月平均用量的20%）；對(duì)于大額或特殊物品（如投影儀、掃描儀），需確認(rèn)是否有臨時(shí)使用需求或是否屬于部門(mén)常規(guī)配置。審批人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，在“部門(mén)負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)”欄簽字并注明日期，明確同意或駁回理由。（三）第三步：倉(cāng)庫(kù)管理員審核與發(fā)放審批通過(guò)后，申請(qǐng)人將表格提交至倉(cāng)庫(kù)管理員（某某）進(jìn)行審核與發(fā)放：庫(kù)存核對(duì)：管理員核對(duì)申領(lǐng)物品的庫(kù)存情況，確認(rèn)是否有現(xiàn)貨；若庫(kù)存不足，需及時(shí)告知申請(qǐng)人預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，或協(xié)調(diào)替代物品；數(shù)量確認(rèn)：管理員按“申請(qǐng)數(shù)量”發(fā)放物品，若因庫(kù)存限制需調(diào)整數(shù)量，需在“實(shí)領(lǐng)數(shù)量”欄填寫(xiě)實(shí)際發(fā)放數(shù)量，并注明原因（如“庫(kù)存不足，暫發(fā)X件”）；簽字確認(rèn)：發(fā)放完成后，管理員在“倉(cāng)庫(kù)審核意見(jiàn)”及“管理員簽字”欄簽字，并注明發(fā)放日期，申請(qǐng)人需當(dāng)場(chǎng)核對(duì)物品數(shù)量、規(guī)格是否與表格一致，確認(rèn)無(wú)誤后簽字。（四）第四步：使用人登記與保管使用人領(lǐng)取辦公用品后，需履行以下責(zé)任：妥善保管：個(gè)人領(lǐng)用的物品（如簽字筆、筆記本等）需自行保管，避免遺失或損壞；部門(mén)共用的物品（如打印機(jī)、訂書(shū)機(jī)等）需指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)日常維護(hù)；規(guī)范使用：嚴(yán)格按照物品用途使用，不得挪作私用（如將公司A4紙帶回家用、將辦公U盤(pán)用于個(gè)人文件存儲(chǔ)等）；問(wèn)題反饋：若物品在使用過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題（如墨盒打印不清晰、鍵盤(pán)按鍵失靈等），需及時(shí)反饋至倉(cāng)庫(kù)管理員，由管理員統(tǒng)一聯(lián)系維修或更換。（五）第五步：定期盤(pán)點(diǎn)與核銷(xiāo)倉(cāng)庫(kù)管理員需每月5日前完成上月辦公用品盤(pán)點(diǎn)工作，核對(duì)《辦公用品申請(qǐng)及使用登記表》與實(shí)際庫(kù)存，保證賬實(shí)相符；財(cái)務(wù)部門(mén)每季度對(duì)各部門(mén)辦公用品使用情況進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查超額申領(lǐng)、浪費(fèi)等問(wèn)題，并將結(jié)果納入部門(mén)成本考核。三、辦公用品申請(qǐng)及使用登記表模板辦公用品申請(qǐng)及使用登記表基本信息申請(qǐng)人某某所屬部門(mén)行政部/銷(xiāo)售部/財(cái)務(wù)部（請(qǐng)?zhí)顚?xiě)具體部門(mén)）申請(qǐng)日期年月日聯(lián)系方式（內(nèi)線）X-X申請(qǐng)物品明細(xì)序號(hào)物品名稱(chēng)1A4打印紙2黑色簽字筆3訂書(shū)機(jī)……審批流程部門(mén)負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)簽字：__________日期：年月日（如同意，可填寫(xiě)“同意”；如駁回，需注明理由）倉(cāng)庫(kù)審核意見(jiàn)簽字：__________日期：年月日（如庫(kù)存充足，填寫(xiě)“同意發(fā)放”；如不足，注明原因）管理員簽字簽字：__________日期：年月日（發(fā)放后確認(rèn)簽字）備注（如遺失/損壞說(shuō)明、其他需注明事項(xiàng)：例如“墨盒已更換，舊墨盒已交回倉(cāng)庫(kù)”）填表說(shuō)明：申請(qǐng)物品需詳細(xì)填寫(xiě)名稱(chēng)及規(guī)格型號(hào)（如“簽字筆”需注明“0.5mm黑色中性筆”），避免模糊描述（如“筆”“紙”）；“實(shí)領(lǐng)數(shù)量”“單價(jià)”“金額”由倉(cāng)庫(kù)管理員填寫(xiě)，申請(qǐng)人無(wú)需填寫(xiě)；一式兩份，申請(qǐng)人留存一份（用于后續(xù)領(lǐng)用記錄核對(duì)），倉(cāng)庫(kù)留存一份（用于庫(kù)存管理）；表格需按序號(hào)逐項(xiàng)填寫(xiě)，不得涂改，如有錯(cuò)誤需重新填寫(xiě)。四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)合理申領(lǐng)，杜絕浪費(fèi)：申請(qǐng)人需根據(jù)實(shí)際需求申領(lǐng)物品，避免“寧多勿少”的囤積心態(tài)；部門(mén)負(fù)責(zé)人需嚴(yán)格審核，對(duì)超額申領(lǐng)或非必需品申領(lǐng)有權(quán)駁回。例如常規(guī)簽字筆按每人2支/季度標(biāo)準(zhǔn)申領(lǐng)，非特殊情況不得額外申請(qǐng)。審批時(shí)效，避免延誤：部門(mén)負(fù)責(zé)人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，緊急物品（如會(huì)議前1天需申領(lǐng)的簽到表）可提前郵件或口頭溝通，事后補(bǔ)簽審批流程；若審批超時(shí)未反饋，可視為默認(rèn)同意，申請(qǐng)人可直接聯(lián)系倉(cāng)庫(kù)管理員發(fā)放。當(dāng)場(chǎng)核對(duì)，責(zé)任明確：領(lǐng)取物品時(shí)，申請(qǐng)人需當(dāng)場(chǎng)核對(duì)數(shù)量、規(guī)格是否與申請(qǐng)表一致，確認(rèn)無(wú)誤后再簽字；若發(fā)覺(jué)物品損壞、型號(hào)錯(cuò)誤或數(shù)量不符，需立即告知倉(cāng)庫(kù)管理員，由管理員負(fù)責(zé)更換或補(bǔ)發(fā)，逾期未反饋則視為物品完好。規(guī)范使用，禁止挪用：辦公用品僅限辦公場(chǎng)景使用，嚴(yán)禁私自帶出公司、轉(zhuǎn)借他人或用于個(gè)人事務(wù)；部門(mén)共用物品需建立“使用登記本”，記錄借用人和歸還時(shí)間，避免丟失。遺失/損壞處理：個(gè)人領(lǐng)用的易耗品（如簽字筆、筆記本）遺失不補(bǔ)；耐用物品（如計(jì)算器、U盤(pán)）遺失需提交書(shū)面說(shuō)明，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部備案，按物品價(jià)值的50%-100%從當(dāng)月工資中扣除（視情節(jié)輕重）。定期盤(pán)點(diǎn)，賬實(shí)相符：倉(cāng)庫(kù)管理員需每月5日前完成上月盤(pán)點(diǎn)，若發(fā)覺(jué)庫(kù)存差異（如盤(pán)虧、盤(pán)盈），需在3個(gè)工作日內(nèi)查明原因并書(shū)面報(bào)行政部；各部門(mén)需配合倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)，提供真實(shí)的使用記錄，不得隱瞞或虛報(bào)。特殊物品管理：對(duì)于高價(jià)值物品（如投影儀、相機(jī)），需單