辦公設(shè)備采購及管理清單模板一、適用場景與價值本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、機(jī)構(gòu)、學(xué)校、醫(yī)院等組織（以下簡稱“單位”）的辦公設(shè)備全生命周期管理，尤其適用于以下場景：新籌備單位：如初創(chuàng)公司、新設(shè)立部門，需批量采購辦公設(shè)備并建立初始管理體系；設(shè)備更新擴(kuò)容：現(xiàn)有設(shè)備老化、部門擴(kuò)編或業(yè)務(wù)量增加，需新增或替換設(shè)備；規(guī)范化管理需求：單位原有設(shè)備管理流程混亂，存在賬實不符、責(zé)任不清等問題，需通過標(biāo)準(zhǔn)化流程提升管理效率；成本控制需求：需通過規(guī)范的采購流程和日常管理降低設(shè)備采購、維護(hù)及報廢成本。通過使用本模板，單位可實現(xiàn)辦公設(shè)備從“需求提出—采購執(zhí)行—入庫驗收—領(lǐng)用分發(fā)—維護(hù)保養(yǎng)—盤點報廢”的全流程規(guī)范化管理，有效避免資源浪費、重復(fù)采購、資產(chǎn)流失等問題，同時明確各部門及人員的責(zé)任，提升設(shè)備使用效率和管理透明度。二、操作流程與實施步驟（一）需求調(diào)研與收集：明確設(shè)備使用需求操作目的：準(zhǔn)確收集各部門實際辦公設(shè)備需求，避免盲目采購導(dǎo)致資源閑置或不足。操作內(nèi)容：需求發(fā)起：各部門根據(jù)工作需要（如新員工入職、業(yè)務(wù)拓展、設(shè)備故障無法維修等），填寫《辦公設(shè)備需求申請表》（詳見“核心工具清單模板”），注明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途及預(yù)估單價，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部（或后勤部/綜合管理部，下同）。需求匯總與核實：行政部收到需求后，需與各部門負(fù)責(zé)人溝通，核實需求的必要性（如是否為重復(fù)申請、是否有替代設(shè)備等）及數(shù)量合理性（如是否超出實際工作需要），避免虛報、冒領(lǐng)。需求分級：根據(jù)需求的緊急程度和重要性，將需求分為“緊急”（如影響核心業(yè)務(wù)開展）、“重要”（如部門常規(guī)工作必需）、“常規(guī)”（如可暫緩采購）三類，優(yōu)先處理緊急和重要需求。參與角色：各部門負(fù)責(zé)人、行政部專員、需求申請人（用*號代替，下同）。輸出工具：《辦公設(shè)備需求申請表》（模板1）。（二）采購申請與審批：保證流程合規(guī)操作目的：通過規(guī)范的審批流程，控制采購預(yù)算，避免超預(yù)算采購或未經(jīng)授權(quán)采購。操作內(nèi)容：填寫采購申請：行政部根據(jù)匯總核實的需求，填寫《辦公設(shè)備采購審批表》（模板2），注明采購設(shè)備清單、數(shù)量、預(yù)算金額（根據(jù)預(yù)估單價×數(shù)量計算）、資金來源（如行政經(jīng)費、專項預(yù)算等）及采購理由，附《辦公設(shè)備需求申請表》作為支撐材料。逐級審批：部門審核：采購申請需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)簽字，保證采購內(nèi)容與部門需求一致；財務(wù)審核：財務(wù)部審核預(yù)算金額是否合規(guī)（是否超出年度預(yù)算、資金是否落實），簽字確認(rèn)；管理層審批：根據(jù)采購金額大小，提交至對應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批（如金額≤5000元由行政總監(jiān)審批，5000元＜金額≤20000元由總經(jīng)理審批，金額＞20000元由總經(jīng)理辦公會審批）。審批結(jié)果反饋：審批通過后，行政部留存審批表；審批未通過的，需反饋至需求部門說明原因，并根據(jù)調(diào)整后的需求重新發(fā)起申請。參與角色：行政部專員、需求部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部專員、各級審批領(lǐng)導(dǎo)（如行政總監(jiān)、總經(jīng)理）。輸出工具：《辦公設(shè)備采購審批表》（模板2）。（三）供應(yīng)商選擇與比價：保障采購性價比操作目的：通過多渠道比價和供應(yīng)商評估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，保證設(shè)備質(zhì)量與價格合理。操作內(nèi)容：供應(yīng)商信息收集：行政部通過公開招標(biāo)、詢價采購、定向邀請等方式，收集至少3家供應(yīng)商信息（如設(shè)備品牌官方授權(quán)經(jīng)銷商、本地知名辦公設(shè)備供應(yīng)商等），要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)經(jīng)營許可證（如醫(yī)療器械經(jīng)營許可證for醫(yī)療設(shè)備）、產(chǎn)品報價單（需加蓋公章）等材料。供應(yīng)商評估：組織評估小組（由行政部、財務(wù)部、需求部門代表組成），根據(jù)《供應(yīng)商評估表》（模板3）對供應(yīng)商進(jìn)行打分，評估維度包括：價格（報價是否低于市場平均價，是否提供批量采購折扣）；質(zhì)量（設(shè)備品牌口碑、售后服務(wù)承諾、質(zhì)保期限）；服務(wù)（配送能力、安裝調(diào)試服務(wù)、維修響應(yīng)速度）；交期（能否在約定時間內(nèi)交付設(shè)備）。確定供應(yīng)商：綜合評分最高的供應(yīng)商作為中標(biāo)方，若評分相近，可優(yōu)先選擇合作過的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商或提供額外增值服務(wù)的供應(yīng)商。參與角色：行政部專員、財務(wù)部專員、需求部門代表（如市場部）、評估小組組長（如行政部經(jīng)理）。輸出工具：《供應(yīng)商評估表》（模板3）、供應(yīng)商報價單（附件）。（四）采購執(zhí)行與合同簽訂：明確雙方權(quán)責(zé)操作目的：通過書面合同約定采購細(xì)節(jié)，保障采購雙方權(quán)益，避免后續(xù)糾紛。操作內(nèi)容：下達(dá)采購訂單：行政部根據(jù)確定的供應(yīng)商，下達(dá)正式采購訂單（可參考采購合同模板），注明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、交付時間、交付地點、質(zhì)保條款等，要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)訂單回執(zhí)。簽訂采購合同：對于金額較大（如＞10000元）或涉及定制化設(shè)備的采購，需簽訂正式采購合同。合同需明確以下條款：設(shè)備參數(shù)（需與需求申請表一致，避免“低標(biāo)高采”）；付款方式（如預(yù)付款30%、到貨驗收后付60%、質(zhì)保期滿后付10%）；違約責(zé)任（如延遲交付的違約金、設(shè)備質(zhì)量不合格的退換貨條款）；售后服務(wù)（如7天無理由退換、1年免費保修、24小時故障響應(yīng)等）。跟蹤采購進(jìn)度：行政部需定期與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)設(shè)備生產(chǎn)、發(fā)貨進(jìn)度，保證按時交付；若出現(xiàn)延遲，需及時通知需求部門并協(xié)商解決方案。參與角色：行政部專員、供應(yīng)商代表、法務(wù)專員（如單位有）、需求部門對接人（如人事部*）。輸出工具：采購訂單、采購合同（模板參考）。（五）設(shè)備入庫驗收：保證質(zhì)量與數(shù)量匹配操作目的：核對設(shè)備是否符合采購要求，避免不合格設(shè)備流入單位，保障后續(xù)使用。操作內(nèi)容：到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，通知行政部及需求部門到貨時間；行政部協(xié)調(diào)倉管員（或行政專員）做好驗收準(zhǔn)備（如清理驗收場地、準(zhǔn)備驗收工具如測試電腦、打印機(jī)等）。開箱驗收：數(shù)量核對：根據(jù)采購訂單和送貨單，核對設(shè)備數(shù)量是否一致，避免少發(fā)或錯發(fā)；外觀檢查：檢查設(shè)備外觀是否有劃痕、破損、變形等物理損傷，配件（如電源線、說明書、保修卡）是否齊全；功能測試：對設(shè)備進(jìn)行通電測試，如電腦開機(jī)是否正常、打印機(jī)是否能正常打印、復(fù)印機(jī)是否能清晰復(fù)印等，保證設(shè)備功能符合采購參數(shù)；資料核對：核對設(shè)備說明書、合格證、保修卡、發(fā)票等資料是否齊全，發(fā)票抬頭需為單位全稱，稅號需準(zhǔn)確。驗收結(jié)果處理：驗收合格：驗收人員在《設(shè)備入庫登記表》（模板4）上簽字確認(rèn)，行政部留存入庫單，并通知需求部門領(lǐng)用；驗收不合格：若發(fā)覺數(shù)量不符、外觀損傷或功能問題，需當(dāng)場拍照留證，向供應(yīng)商提出異議，要求其在3個工作日內(nèi)更換或補(bǔ)發(fā)；同時更新采購臺賬，記錄不合格情況及處理結(jié)果。參與角色：倉管員、行政部專員、需求部門代表（如財務(wù)部*）、供應(yīng)商送貨人員。輸出工具：《設(shè)備入庫登記表》（模板4）、驗收照片（附件）、不合格設(shè)備處理記錄（附件）。（六）設(shè)備領(lǐng)用與分發(fā)：明保證管責(zé)任操作目的：規(guī)范設(shè)備領(lǐng)用流程，明確使用人和保管人的責(zé)任，避免設(shè)備流失或損壞后責(zé)任不清。操作內(nèi)容：領(lǐng)用申請：需求部門根據(jù)工作需要，填寫《設(shè)備領(lǐng)用登記表》（模板5），注明領(lǐng)用設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用人、保管責(zé)任人及用途，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部。領(lǐng)用審核：行政部核對領(lǐng)用申請與入庫記錄，保證設(shè)備已通過驗收且在可領(lǐng)用狀態(tài)；若設(shè)備為通用型（如打印機(jī)、投影儀），需確認(rèn)領(lǐng)用部門是否有閑置設(shè)備可調(diào)配，避免重復(fù)領(lǐng)用。設(shè)備分發(fā)與登記：發(fā)放設(shè)備：倉管員根據(jù)領(lǐng)用申請，從倉庫領(lǐng)取設(shè)備，與領(lǐng)用人共同檢查設(shè)備外觀和功能，保證設(shè)備完好；登記信息：領(lǐng)用人核對設(shè)備信息無誤后，在《設(shè)備領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)，同時領(lǐng)取設(shè)備資產(chǎn)標(biāo)簽（一式兩聯(lián)，一聯(lián)貼于設(shè)備明顯位置，一聯(lián)由行政部留存）；告知責(zé)任：行政部需向領(lǐng)用人明確設(shè)備保管責(zé)任（如人為損壞需照價賠償、離職時需交回設(shè)備等），并提供設(shè)備使用基礎(chǔ)培訓(xùn)（如打印機(jī)日常清理、電腦系統(tǒng)維護(hù)等）。參與角色：領(lǐng)用人（如行政專員）、保管責(zé)任人（如市場部經(jīng)理）、倉管員、行政部專員。輸出工具：《設(shè)備領(lǐng)用登記表》（模板5）、設(shè)備資產(chǎn)標(biāo)簽（附件）。（七）日常維護(hù)與保養(yǎng)：延長設(shè)備使用壽命操作目的：通過定期維護(hù)和及時維修，降低設(shè)備故障率，延長設(shè)備使用壽命，減少維修成本。操作內(nèi)容：制定維護(hù)計劃：行政部根據(jù)設(shè)備類型（如電腦、打印機(jī)、空調(diào)等）和使用頻率，制定《設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計劃》，明確維護(hù)周期（如電腦每3個月清理一次灰塵，打印機(jī)每2個月更換一次墨盒）、維護(hù)內(nèi)容（如硬件檢測、系統(tǒng)升級、清潔保養(yǎng)）及責(zé)任人（使用人日常清潔、IT部門專業(yè)維護(hù)）。日常維護(hù)：使用人需負(fù)責(zé)設(shè)備的日常清潔和簡單維護(hù)，如：電腦：定期清理鍵盤、屏幕灰塵，避免液體潑灑；打印機(jī)：及時清理紙屑，更換墨盒/硒鼓時避免觸摸打印頭；空調(diào)：定期清洗濾網(wǎng)，保證通風(fēng)口暢通。專業(yè)維護(hù)：IT部門（或外部維修服務(wù)商）需定期對設(shè)備進(jìn)行專業(yè)檢測，如硬件功能測試、系統(tǒng)漏洞修復(fù)、故障排查等，并記錄維護(hù)情況；若設(shè)備出現(xiàn)故障，使用人需及時向行政部報修，行政部協(xié)調(diào)維修人員處理，并記錄故障原因、維修內(nèi)容及費用。維護(hù)記錄：所有維護(hù)和維修情況均需記錄在《設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄表》（模板6）中，包括設(shè)備編號、維護(hù)日期、維護(hù)類型（日常/定期/故障）、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人、使用人確認(rèn)等信息，保證設(shè)備維護(hù)可追溯。參與角色：設(shè)備使用人、IT部門專員（如技術(shù)支持*）、行政部專員、外部維修服務(wù)商。輸出工具：《設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計劃》（附件）、《設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄表》（模板6）。（八）定期盤點與報廢：保證賬實相符操作目的：通過定期盤點核對設(shè)備數(shù)量和狀態(tài)，及時處理閑置、損壞或淘汰設(shè)備，保證資產(chǎn)臺賬與實際情況一致。操作內(nèi)容：定期盤點：盤點頻率：每年至少組織1次全面盤點，半年度進(jìn)行抽查；盤點準(zhǔn)備：行政部提前3天下發(fā)盤點通知，明確盤點時間、范圍及要求，各部門需提前核對本部門設(shè)備領(lǐng)用記錄，保證信息準(zhǔn)確；現(xiàn)場盤點：行政部聯(lián)合財務(wù)部、IT部門組成盤點小組，采用“以賬對物、以物對賬”的方式，逐一核對設(shè)備名稱、規(guī)格型號、資產(chǎn)編號、保管人等信息，記錄賬面數(shù)量（臺賬數(shù)據(jù)）和實盤數(shù)量（實際清點數(shù)量），若存在差異，需查明原因（如設(shè)備遺失、損壞未報修、領(lǐng)用未登記等）并填寫差異說明。設(shè)備報廢：報廢條件：設(shè)備同時滿足以下條件可申請報廢——（1）已達(dá)到或超過規(guī)定使用年限（如電腦5年、打印機(jī)6年）；（2）損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高（如維修費用超過設(shè)備凈值的50%）；（3）技術(shù)淘汰，無法滿足工作需求（如操作系統(tǒng)過舊無法支持新軟件）。報廢申請：設(shè)備保管人填寫《設(shè)備報廢申請表》（模板7），注明設(shè)備信息、報廢原因、使用年限、殘值評估（參考二手市場價值），部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部。報廢審批與處理：技術(shù)鑒定：IT部門對設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)是否滿足報廢條件，簽字確認(rèn)；財務(wù)審核：財務(wù)部審核殘值評估是否合理，報廢是否符合資產(chǎn)管理制度；管理層審批：根據(jù)報廢金額提交至對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批（如殘值≤1000元由行政總監(jiān)審批，＞1000元由總經(jīng)理審批）；處理結(jié)果：審批通過后，行政部負(fù)責(zé)設(shè)備回收（如交由專業(yè)回收公司處理、拆解可用零件），回收殘款上交財務(wù)部，并在設(shè)備臺賬中標(biāo)記“已報廢”，注銷資產(chǎn)標(biāo)簽。參與角色：盤點小組（行政部、財務(wù)部、IT部門）、設(shè)備保管人、部門負(fù)責(zé)人、IT部技術(shù)員、財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理*。輸出工具：《設(shè)備盤點表》（模板7）、《設(shè)備報廢申請表》（模板8）、報廢設(shè)備處理記錄（附件）。三、核心工具清單模板模板1：辦公設(shè)備需求申請表用途：各部門發(fā)起設(shè)備需求的標(biāo)準(zhǔn)化表格，明確需求詳情及審批流程。序號申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期1行政部*小王1382023-10-082市場部*李經(jīng)10-09……………設(shè)備名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途說明附件（需求說明）筆記本電腦ThinkPadX1Carbon臺28,00016,000新入職員工辦公用附《新員工入職需求清單》激光打印機(jī)HPLaserJetProM404n臺13,5003,500部門日常打印用無……部門負(fù)責(zé)人簽字審批意見需求合理，同意采購。*張經(jīng)理2023-10-09模板2：辦公設(shè)備采購審批表用途：規(guī)范采購審批流程，控制采購預(yù)算，保證采購合規(guī)性。申請編號設(shè)備名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)算金額（元）資金來源CG202310001筆記本電腦ThinkPadX1Carbon216,000行政經(jīng)費CG202310002激光打印機(jī)HPLaserJetProM404n13,500行政經(jīng)費………………需求部門采購理由部門審核意見需求真實，同意采購。行政部新員工入職辦公用*小王簽字：2023-10-09*張經(jīng)理簽字：2023-10-09市場部部門日常打印用*李經(jīng)理簽字：2023-10-09*張經(jīng)理簽字：2023-10-09…………財務(wù)審核意見預(yù)算充足，資金來源合規(guī)。審批人*趙財務(wù)日期2023-10-10總經(jīng)理審批意見同意采購。審批人*劉總?cè)掌?023-10-11模板3：供應(yīng)商評估表用途：多維度評估供應(yīng)商資質(zhì)，選擇優(yōu)質(zhì)合作方。供應(yīng)商名稱科技有限公司聯(lián)系人*陳經(jīng)理聯(lián)系方式010-5678地址北京市區(qū)路號主營業(yè)務(wù)辦公設(shè)備銷售及服務(wù)合作歷史上年度合作采購打印機(jī)10臺，服務(wù)良好設(shè)備名稱規(guī)格型號報價（元/臺）數(shù)量總價（元）筆記本電腦ThinkPadX1Carbon7,800215,600激光打印機(jī)HPLaserJetProM404n3,40013,400……………資質(zhì)文件（可附復(fù)印件）營業(yè)執(zhí)照、HP品牌授權(quán)書、ISO9001質(zhì)量認(rèn)證評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（1-10分）得分價格（30%）低于市場平均價5%以上得10分，持平得8分，高于5%以內(nèi)得6分，高于5%以上得3分9質(zhì)量（30%）品牌口碑好、質(zhì)保期≥2年得10分，質(zhì)保期1-2年得8分，質(zhì)保期＜1年得5分10服務(wù)（20%）24小時響應(yīng)、免費安裝調(diào)試得10分，48小時響應(yīng)得8分，收費服務(wù)得5分10交期（20%）3天內(nèi)交付得10分，5天內(nèi)得8分，7天內(nèi)得5分8綜合得分9.2是否推薦是評估人*周專員評估日期2023-10-12模板4：設(shè)備入庫登記表用途：記錄設(shè)備入庫信息，保證入庫設(shè)備與采購要求一致。入庫單號RK202310001入庫日期2023-10-15設(shè)備名稱規(guī)格型號品牌單位數(shù)量單價（元）總價（元）供應(yīng)商采購訂單號筆記本電腦ThinkPadX1Carbon聯(lián)想臺27,80015,600科技有限公司CG202310001激光打印機(jī)HPLaserJetProM404n惠普臺13,4003,400科技有限公司CG202310002………驗收情況驗收人倉管員簽字備注外觀完好，功能正常，配件齊全趙技術(shù)、錢倉管*錢倉管：2023-10-15無外觀輕微劃痕（不影響使用），功能正常趙技術(shù)、錢倉管*錢倉管：2023-10-15已與供應(yīng)商溝通，同意下次發(fā)貨時補(bǔ)償…………模板5：設(shè)備領(lǐng)用登記表用途：規(guī)范設(shè)備領(lǐng)用流程，明確使用人和保管人責(zé)任。領(lǐng)用單號LY202310001領(lǐng)用日期2023-10-16設(shè)備名稱規(guī)格型號資產(chǎn)編號領(lǐng)用部門領(lǐng)用人聯(lián)系方式用途筆記本電腦ThinkPadX1CarbonNB001行政部*小王138新員工辦公用激光打印機(jī)HPLaserJetProM404nP001市場部*李經(jīng)理1395678部門日常打印用…保管責(zé)任人部門負(fù)責(zé)人簽字倉管員簽字備注*小王*張經(jīng)理：2023-10-16*錢倉管：2023-10-16資產(chǎn)標(biāo)簽已貼于設(shè)備左上角*市場部助理*李經(jīng)理：2023-10-16*錢倉管：2023-10-16領(lǐng)用時已培訓(xùn)基礎(chǔ)操作…………模板6：設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄表用途：記錄設(shè)備維護(hù)和維修情況，保證設(shè)備可追溯。設(shè)備編號設(shè)備名稱規(guī)格型號使用部門NB001筆記本電腦ThinkPadX1Carbon行政部P001激光打印機(jī)HPLaserJetProM404n市場部…………保養(yǎng)類型保養(yǎng)日期保養(yǎng)內(nèi)容更換配件保養(yǎng)人使用人確認(rèn)下次保養(yǎng)日期備注日常2023-10-20清理鍵盤灰塵，屏幕擦拭無*小王*小王：2023-10-202023-11-20無定期2023-10-25硬件檢測，系統(tǒng)升級，清理內(nèi)部灰塵無*趙技術(shù)*李經(jīng)理：2023-10-252024-01-25無故障2023-10-30打印機(jī)卡紙?zhí)幚?，清潔進(jìn)紙輥無*趙技術(shù)*李經(jīng)理：2023-10-30-原因：紙張受潮……模板7：設(shè)備盤點表用途：核對設(shè)備數(shù)量和狀態(tài)，保證賬實相符。盤點日期2023-10-31盤點部門行政部、財務(wù)部、IT部門序號設(shè)備名稱規(guī)格型號資產(chǎn)編號賬面數(shù)量實盤數(shù)量盤盈/盤虧數(shù)量差異原因責(zé)任人處理意見1筆記本電腦ThinkPadX1CarbonNB001110無-無2激光打印機(jī)HPLaserJetProM404nP00110-1遺失，未及時報備*李經(jīng)理責(zé)任人賠償50%即1,750元，行政部加強(qiáng)設(shè)備管理3投影儀EpsonCB-X05T001110無-無…………部門負(fù)責(zé)人簽字張經(jīng)理（行政部）、趙財務(wù)（財務(wù)部）、*孫技術(shù)（IT部）模板8：設(shè)備報廢申請表用途：規(guī)范設(shè)備報廢流程，保證報廢合規(guī)及資產(chǎn)處置合理。申請編號BZ202310001設(shè)備名稱筆記本電腦規(guī)格型號ThinkPadX1Carbon資產(chǎn)編號NB002購置日期2018-10-15使用年限5年報廢原因系統(tǒng)老舊，無法支持新軟件，維修成本過高（預(yù)估2,000元，超過設(shè)備凈值50%）申請部門行政部申請人*小王部門意見同意報廢。負(fù)責(zé)人簽字技術(shù)鑒定意見設(shè)備已達(dá)到報廢年限，主板老化，無法修復(fù)，同意報廢。鑒定人*孫技術(shù)：2023-11-01財務(wù)審核意見殘值評估合理（500元），報廢符合資產(chǎn)管理制度。審核人*趙財務(wù)：2023-11-02總經(jīng)理審批意見同意報廢，交由行政部回收處理。審批人*劉總：2023-11-03處理結(jié)果回收公司回收，殘款500元已上交財務(wù)。處理人*錢倉管：2023-11-05四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險防控（一）需求真實性審核：避免“虛報冒領(lǐng)”風(fēng)險點：部分部門為儲備資源或攀比心理，虛報設(shè)備需求，導(dǎo)致采購資金浪費或設(shè)備閑置。防控措施：行政部在收集需求時，需與部門負(fù)責(zé)人當(dāng)面溝通，核實需求與實際工作量的匹配度（如“新入職2人為何申請3臺電腦”）；要求需求部門提供詳細(xì)的《需求說明》（如附人員編制表、工作量統(tǒng)計表等），對“非常規(guī)需求”（如一次性采購5臺以上打印機(jī)）需額外說明理由；將需求真實性納入部門績效考核，若發(fā)覺虛報，扣減部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月績效分?jǐn)?shù)。（二）供應(yīng)商資質(zhì)審查：保證“合規(guī)合法”風(fēng)險點：合作無資質(zhì)供應(yīng)商（如無營業(yè)執(zhí)照、品牌授權(quán)書），可能導(dǎo)致采購設(shè)備為假冒偽劣產(chǎn)品、售后服務(wù)無保障。防控措施：優(yōu)先選擇“品牌授權(quán)經(jīng)銷商”或“采購指定供應(yīng)商”，要求供應(yīng)商提供近1年的納稅證明、社保繳納記錄等經(jīng)營資質(zhì)證明；對于首次合作的供應(yīng)商，需進(jìn)行實地考察（如辦公場所、倉儲條件、售后服務(wù)團(tuán)隊），評估其履約能力；采購合同中明確“供應(yīng)商需對設(shè)備真實性負(fù)責(zé)，若發(fā)覺假冒偽劣，需無條件退換并賠償損失”。（三）采購流程合規(guī)性：杜絕“暗箱操作”風(fēng)險點：未通過正規(guī)流程采購（如未經(jīng)審批、單一來源采購），可能導(dǎo)致利益輸送、超預(yù)算采購等問題。防控措施：嚴(yán)格執(zhí)行“先審批后采購”原則，任何部門不得未經(jīng)審批自行購買設(shè)備；對于金額較大（如＞50000元）的采購，需采用公開招標(biāo)方式，邀請3家以上供應(yīng)商參與競標(biāo)，招標(biāo)過程需全程留痕（如拍照、錄像）；采購合同需經(jīng)法務(wù)部門（或外聘律師）審核，保證條款合規(guī)，避免法律風(fēng)險。（四）設(shè)備驗收標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一：防止“低標(biāo)高采”風(fēng)險點：驗收時無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，供應(yīng)商以次充好（如將8G內(nèi)存電腦冒充16G），導(dǎo)致設(shè)備無法滿足工作需求。防控措施：制定《辦公設(shè)備驗收標(biāo)準(zhǔn)手冊