企業(yè)采購審批流程與合規(guī)管理模板一、適用范圍與應(yīng)用場景本模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、商貿(mào)企業(yè)等）的日常采購活動管理，覆蓋物料采購（辦公用品、生產(chǎn)原材料、設(shè)備等）、服務(wù)采購（咨詢、外包、維修等）及工程采購（小型裝修、設(shè)施改造等）場景。根據(jù)采購金額、品類風(fēng)險差異，可適配小額高頻采購（如單筆5000元以下辦公用品）與大額專項采購（如單筆50萬元以上固定資產(chǎn)）的審批需求，同時滿足企業(yè)內(nèi)控合規(guī)、審計追溯及反商業(yè)賄賂管理要求。二、采購審批全流程操作指南（一）需求發(fā)起與申請需求提出：采購需求部門（如行政部、生產(chǎn)部）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購申請表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途、交付時間及供應(yīng)商建議（若有）。注意：預(yù)估金額需包含稅費、運費等所有相關(guān)費用，預(yù)算不足時需同步提交《預(yù)算調(diào)整申請》。部門初審：需求部門負(fù)責(zé)人（如行政部經(jīng)理）審核采購需求的合理性（如是否符合部門年度計劃、數(shù)量是否必要），簽字確認(rèn)后提交至采購部。（二）預(yù)算與合規(guī)性核查預(yù)算確認(rèn)：采購部收到申請后，首先通過財務(wù)系統(tǒng)核對采購項目是否在預(yù)算額度內(nèi)，預(yù)算科目是否匹配。若預(yù)算充足：進(jìn)入下一流程；若預(yù)算不足：需求部門需補充說明資金來源（如成本列支、專項追加），由財務(wù)部復(fù)核后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。合規(guī)性審查：采購部核查采購內(nèi)容是否符合企業(yè)《采購管理制度》及國家相關(guān)法規(guī)（如涉及進(jìn)口物品需確認(rèn)海關(guān)編碼、關(guān)稅政策；涉及特種設(shè)備需確認(rèn)生產(chǎn)許可資質(zhì)）。（三）供應(yīng)商選擇與洽談供應(yīng)商尋源：小額采購（如單筆5000元以下）：可從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇至少2家供應(yīng)商進(jìn)行詢價，或通過電商平臺（如企業(yè)采購平臺）比價；大額采購（如單筆5萬元以上）：需啟動招標(biāo)或競爭性談判流程，邀請不少于3家合格供應(yīng)商參與，保留比價記錄、招標(biāo)文件及談判紀(jì)要。資質(zhì)審核：對候選供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)準(zhǔn)入許可）、經(jīng)營業(yè)績、信譽度進(jìn)行審核，保證供應(yīng)商具備履約能力。價格洽談：采購專員與供應(yīng)商洽談價格、交付周期、付款方式、售后服務(wù)等條款，形成《供應(yīng)商報價對比表》及《采購洽談紀(jì)要》。（四）合同擬定與審核合同起草：采購部根據(jù)洽談結(jié)果，使用企業(yè)《標(biāo)準(zhǔn)采購合同模板》擬定合同，明確標(biāo)的物詳情、價格條款（含稅率）、交付時間地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心內(nèi)容。合同審核：采購部負(fù)責(zé)人審核合同條款與采購需求的一致性；法務(wù)部審核合同合規(guī)性（如法律條款效力、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、風(fēng)險規(guī)避）；財務(wù)部審核付款條件、發(fā)票類型、稅務(wù)處理等財務(wù)相關(guān)條款。審核通過后，由采購部、需求部門、法務(wù)部、財務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（五）分級審批與執(zhí)行根據(jù)采購金額及風(fēng)險等級，實行分級審批（示例）：小額采購（≤5萬元）：采購部負(fù)責(zé)人→需求部門分管領(lǐng)導(dǎo)→財務(wù)部備案；大額采購（5萬-50萬元）：采購部負(fù)責(zé)人→需求部門分管領(lǐng)導(dǎo)→財務(wù)負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理；重大采購（＞50萬元或戰(zhàn)略品類）：采購部負(fù)責(zé)人→需求部門分管領(lǐng)導(dǎo)→財務(wù)負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理→董事會/決策委員會。審批完成后，采購部向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，并跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按期交付。（六）驗收與入庫到貨驗收：物品/服務(wù)送達(dá)后，由需求部門、采購部、倉庫（如涉及實物）共同驗收：實物采購：核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量（如需可送檢），填寫《驗收單》，注明“合格”“不合格”或“待處理”；服務(wù)采購：對照服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如咨詢報告、維修記錄）驗收，由需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)服務(wù)完成情況。不合格處理：若驗收不合格，采購部需在2個工作日內(nèi)通知供應(yīng)商退換貨或整改，保留溝通記錄及整改后的驗收報告。入庫登記：驗收合格后，倉庫管理員辦理實物入庫手續(xù)，更新庫存臺賬；服務(wù)類采購需將驗收單、發(fā)票等單據(jù)交財務(wù)部歸檔。（七）付款結(jié)算單據(jù)提交：采購部收集《采購申請表》《合同》《驗收單》《發(fā)票》（增值稅專用發(fā)票需驗證真?zhèn)危┑热讍螕?jù)，填寫《付款申請表》。付款審批：財務(wù)部審核單據(jù)完整性、金額準(zhǔn)確性、付款條件是否達(dá)成，按審批權(quán)限報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字（參照分級審批標(biāo)準(zhǔn)）。資金支付：審批通過后，財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬/電匯等方式付款，付款后3個工作日內(nèi)將付款憑證復(fù)印件反饋至采購部歸檔。三、核心流程配套表單模板（一）采購申請表申請部門申請日期采購編號申請人聯(lián)系電話預(yù)算科目采購物品/服務(wù)明細(xì)規(guī)格型號單位采購用途□日常辦公□生產(chǎn)制造□項目研發(fā)□維修保養(yǎng)□其他：__________供應(yīng)商建議（若有）名稱：____________________聯(lián)系人：____________________電話：____________________部門負(fù)責(zé)人意見簽字：____________________日期：____________________采購部意見□預(yù)算充足□預(yù)算不足（需調(diào)整）□合規(guī)性待核查簽字：____________________日期：____________________財務(wù)部意見□預(yù)算匹配□預(yù)算不匹配（說明：____________________）簽字：____________________日期：____________________（二）供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱評估日期評估類型（□新增□年度復(fù)審）資質(zhì)審核□營業(yè)執(zhí)照（有效期至：______）□相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如：______）□稅務(wù)登記證□其他：______報價情況序號物品/服務(wù)名稱12業(yè)績與信譽近3年合作企業(yè)案例（至少2例）：1.____________________2.____________________有無不良記錄（如訴訟、投訴）：□無□有（說明：____________________）評估結(jié)論□推薦合作□備選□不推薦評估人：____________________日期：____________________（三）采購驗收單驗收編號采購訂單號驗收日期驗收地點供應(yīng)商名稱需求部門驗收人倉管員驗收項目明細(xì)規(guī)格型號單位應(yīng)到數(shù)量驗收結(jié)論□合格（可入庫/使用）□不合格（退貨/整改）□部分合格（說明：____________________）需求部門確認(rèn)簽字：____________________日期：____________________采購部確認(rèn)簽字：____________________日期：____________________（四）付款申請表付款編號合同編號采購訂單號申請日期供應(yīng)商名稱付款方式（□轉(zhuǎn)賬□支票□其他）預(yù)計付款日期申請人付款明細(xì)費用類別金額（元）發(fā)票信息（號碼/金額）付款條件□驗收合格后30天□預(yù)付_%□其他：_________________財務(wù)部審核□單據(jù)齊全□金額準(zhǔn)確□符合付款條件簽字：____________________日期：____________________分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：____________________日期：____________________四、操作規(guī)范與風(fēng)險提示（一）審批時效管理各環(huán)節(jié)審批時限：需求部門初審（1個工作日）、預(yù)算核查（1個工作日）、供應(yīng)商選擇（小額采購2個工作日，大額采購5個工作日）、合同審核（3個工作日）、驗收（1個工作日）；超時未審批的，申請人可向采購部負(fù)責(zé)人或行政部催辦，避免流程延誤影響業(yè)務(wù)進(jìn)度。（二）合規(guī)風(fēng)險防控供應(yīng)商資質(zhì)：嚴(yán)禁向無資質(zhì)、超范圍經(jīng)營的供應(yīng)商采購，對“三無”產(chǎn)品（無生產(chǎn)日期、無質(zhì)量合格證、無生產(chǎn)廠家）實行“一票否決”；合同條款：禁止簽訂“陰陽合同”，違約責(zé)任條款需對等，避免出現(xiàn)“霸王條款”；利益沖突：采購人員需主動申報與供應(yīng)商的關(guān)聯(lián)關(guān)系（如親屬任職、股權(quán)關(guān)系），涉及關(guān)聯(lián)交易的需報總經(jīng)理審批并備案。（三）檔案管理要求采購全流程單據(jù)（申請表、合同、驗收單、發(fā)票、付款憑證等）需按“一單一檔”原則整理，保存期限不少于5年（重大項目檔案保存不少于10年）；電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失；涉密采購資料（如核心技術(shù)設(shè)備采購）需加密存儲，查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）特殊情況處理加急采購：因生產(chǎn)急需或突發(fā)事件需加急采購的，需求部門需提交《加急采購說明》，經(jīng)總經(jīng)理簽字后可簡化供應(yīng)商選擇流程（如單一來源采購），但事后需補全審批手續(xù)及供