企業(yè)人事資料分類存檔手冊前言人事資料是企業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)，也是員工關(guān)系管理、勞動爭議處理、企業(yè)合規(guī)運(yùn)營的重要依據(jù)。為規(guī)范人事資料的收集、整理、存儲與查閱流程，保證資料完整性、安全性與合規(guī)性，特制定本手冊。本手冊適用于各類企業(yè)的人事部門，可作為標(biāo)準(zhǔn)化操作指南，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的系統(tǒng)化與高效化。一、適用范圍與核心價(jià)值（一）適用場景新員工入職：從offer發(fā)放至轉(zhuǎn)正全流程的資料收集與歸檔；在職員工管理：崗位變動、培訓(xùn)考核、獎(jiǎng)懲記錄等資料的動態(tài)更新；員工離職/退休：離職交接、退休手續(xù)辦理相關(guān)資料的整理與封存；審計(jì)與合規(guī)檢查：勞動監(jiān)察、社保審計(jì)、法律糾紛等場景下的資料調(diào)取；人力資源規(guī)劃：基于歷史資料分析員工結(jié)構(gòu)、晉升路徑等管理需求。（二）核心價(jià)值規(guī)范管理：統(tǒng)一資料標(biāo)準(zhǔn)，避免信息混亂或遺漏；風(fēng)險(xiǎn)防控：保證勞動合同、社保記錄等關(guān)鍵資料合規(guī)，降低用工風(fēng)險(xiǎn)；效率提升：快速定位所需資料，減少重復(fù)勞動，支持決策效率；員工保障：清晰記錄員工職業(yè)軌跡，保障員工與企業(yè)雙方的合法權(quán)益。二、人事資料分類存檔全流程（一）第一階段：資料收集——保證“應(yīng)收盡收”目標(biāo)：全面覆蓋員工全生命周期關(guān)鍵信息，避免資料缺失。操作步驟：明確收集范圍（按員工狀態(tài)劃分）：新入職員工：身份證復(fù)印件、學(xué)歷/學(xué)位證書復(fù)印件、離職證明（應(yīng)屆生提供就業(yè)推薦表）、體檢報(bào)告、勞動合同、入職登記表、銀行卡復(fù)印件（用于薪資發(fā)放）、保密協(xié)議/競業(yè)限制協(xié)議（如需）；在職員工：崗位變動審批表、培訓(xùn)記錄表、績效考核表、獎(jiǎng)懲通知書、薪資調(diào)整單、社保/公積金繳納證明、續(xù)簽勞動合同協(xié)議；離職/退休員工：離職申請表、工作交接清單、解除/終止勞動合同證明、退休審批材料、社保公積金減員材料。確定收集渠道與責(zé)任主體：新員工資料：由人力資源部招聘崗在入職3個(gè)工作日內(nèi)收集，員工本人簽字確認(rèn)《資料提交清單》；在職動態(tài)資料：由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或HRBP在事項(xiàng)發(fā)生（如培訓(xùn)、調(diào)崗）后2個(gè)工作日內(nèi)提交至人事部檔案崗；離職資料：由員工直屬上級監(jiān)督交接，人事部檔案崗在離職手續(xù)辦結(jié)當(dāng)日完成收集。資料審核與登記：檔案崗收到資料后，1個(gè)工作日內(nèi)審核完整性、真實(shí)性（如學(xué)歷證書可通過學(xué)信網(wǎng)核驗(yàn)），并在《人事資料接收登記表》中記錄資料名稱、提交人、提交日期、存放位置（如“2024-在職-001–勞動合同”）。（二）第二階段：分類整理——建立“邏輯清晰”的體系目標(biāo)：通過科學(xué)分類，實(shí)現(xiàn)資料的快速定位與高效管理。操作步驟：一級分類：按人員狀態(tài)劃分在職員工、離職員工、退休員工（離職/退休員工檔案需單獨(dú)存放，標(biāo)注“已封存”）。二級分類：按資料類型劃分（每個(gè)一級分類下統(tǒng)一設(shè)置）：二級分類包含資料內(nèi)容示例基礎(chǔ)信息類入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷/學(xué)位證書復(fù)印件、銀行卡復(fù)印件等勞動合同類勞動合同、續(xù)簽協(xié)議、變更協(xié)議、解除/終止證明等崗位變動類調(diào)崗審批表、晉升通知、崗位說明書、職責(zé)變更記錄等考核培訓(xùn)類績效考核表、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)成績單、技能證書復(fù)印件等薪酬福利類薪資調(diào)整單、社保/公積金繳納記錄、獎(jiǎng)金發(fā)放表、福利申請表等獎(jiǎng)懲記錄類獎(jiǎng)勵(lì)通知書、處分決定、通報(bào)表揚(yáng)、違紀(jì)處理記錄等其他類體檢報(bào)告、保密協(xié)議、離職交接清單、退休審批材料等三級分類：按時(shí)間順序排列同一類型資料按“年份-月份”排序，如“2024-01入職登記表”“2024-06調(diào)崗審批表”；若資料較多，可在年份后增加員工編號（如“2024-001–勞動合同”）。資料裝訂與標(biāo)簽規(guī)范：紙質(zhì)資料：使用無酸檔案袋封裝，每份資料標(biāo)注“員工姓名+資料類型+日期”（如“*-勞動合同-20240115”），檔案袋正面粘貼《資料清單》（含資料名稱、份數(shù)、頁數(shù)）；電子資料：按“一級分類”路徑存儲（如“D:*\20240115”），文件名格式統(tǒng)一為“員工姓名_資料類型_日期”（如“*_勞動合同_20240115.pdf”）。（三）第三階段：歸檔存儲——保障“安全可控”目標(biāo)：保證資料物理與電子存儲的安全性，防止損壞、丟失或泄露。操作步驟：紙質(zhì)檔案存儲：存放環(huán)境：選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮的檔案室，配備密集架，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；存放要求：檔案袋豎放排列，避免擠壓；定期（每季度）檢查檔案完整性，對破損資料及時(shí)修復(fù)或復(fù)印替換；借閱管理：建立《紙質(zhì)檔案借閱登記表》，記錄借閱人、借閱日期、歸還日期、用途，借閱期限不超過3個(gè)工作日，重要資料（如勞動合同）需經(jīng)人事部經(jīng)理審批。電子檔案存儲：加密管理：電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，僅HR檔案崗、人事部經(jīng)理可修改，其他員工僅可查閱；備份機(jī)制：每日17:00自動備份至企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器，每月1次異地備份（如使用加密U盤或云存儲），并記錄《電子檔案備份日志》；防篡改：關(guān)鍵電子資料（如勞動合同）需加蓋電子公章，或使用具有防篡改功能的文檔管理系統(tǒng)。特殊資料管理：涉密資料（如高管薪酬、核心技術(shù)人員信息）：單獨(dú)存放紙質(zhì)檔案，加密存儲電子檔案，查閱需經(jīng)總經(jīng)理審批；保存期限：勞動合同保存至員工離職/退休后2年；離職資料保存5年；退休資料保存至員工去世后10年；其他資料保存至少3年（按《檔案法》及企業(yè)規(guī)定執(zhí)行）。（四）第四階段：查閱更新——實(shí)現(xiàn)“動態(tài)高效”目標(biāo)：保證資料實(shí)時(shí)更新，支持合法合規(guī)的查閱需求。操作步驟：資料更新：員工信息變更（如聯(lián)系方式、學(xué)歷提升）：員工提交書面申請及證明材料，檔案崗在1個(gè)工作日內(nèi)更新檔案，并在《資料變更登記表》中記錄變更內(nèi)容、日期、審核人；年度資料核對：每年12月，檔案崗組織各部門核對在職員工資料，保證無遺漏，核對結(jié)果需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。資料查閱：內(nèi)部查閱：員工因個(gè)人事項(xiàng)（如貸款、社保轉(zhuǎn)移）需查閱本人資料，提交《資料查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，檔案崗現(xiàn)場提供查閱（不外借）；外部查閱：司法機(jī)關(guān)、勞動監(jiān)察部門等因公務(wù)需查閱資料，需持單位介紹信及工作人員身份證，經(jīng)人事部經(jīng)理及企業(yè)法務(wù)審批后，由檔案崗陪同查閱，并記錄《外部查閱登記表》；查閱反饋：查閱后，若發(fā)覺資料錯(cuò)誤，需提交《資料更正申請》，附證明材料，經(jīng)審批后由檔案崗更正，并通知相關(guān)部門。三、常用人事資料存檔模板模板一：員工入職資料提交清單序號資料名稱份數(shù)要求說明提交狀態(tài)（√/×）備注1身份證復(fù)印件1份正反面復(fù)印，清晰無涂改2學(xué)歷/學(xué)位證書復(fù)印件1份需加蓋“與原件相符”公章3離職證明1份原單位蓋章應(yīng)屆生免4入職登記表1份本人簽字，信息完整5勞動合同2份雙方簽字，企業(yè)留存1份6銀行卡復(fù)印件1份需注明開戶行及持卡人姓名提交人簽字：_____________日期：_______審核人：_________模板二：人事資料接收登記表接收日期員工姓名員工編號資料類型（基礎(chǔ)信息/合同等）資料名稱提交人存放位置（如2024-在職-001）接收狀態(tài)（完整/不完整）備注2024-01-15*2024001基礎(chǔ)信息類入職登記表招聘崗2024-在職-001-基礎(chǔ)信息完整2024-01-16*2024002勞動合同類勞動合同*2024-在職-002-勞動合同完整模板三：員工離職資料交接清單序號資料名稱份數(shù)交接狀態(tài)（完好/缺損）接收人簽字交接日期備注1勞動合同原件1份完好*2024-06-302工作交接清單1份完好*2024-06-30附交接明細(xì)3離職證明（企業(yè)留存聯(lián)）1份完好*2024-06-30交接人：_________監(jiān)交人（部門負(fù)責(zé)人）：_________檔案崗：_________四、關(guān)鍵操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）資料完整性管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：關(guān)鍵資料缺失（如離職證明、勞動合同）可能導(dǎo)致用工風(fēng)險(xiǎn)（如雙倍工資賠償）；規(guī)避措施：建立“資料閉環(huán)管理”機(jī)制，新員工入職時(shí)發(fā)放《資料提交清單》，離職時(shí)收回《資料交接清單》，保證“來有登記、去有記錄”；每季度開展檔案盤點(diǎn)，對缺失資料及時(shí)追補(bǔ)。（二）資料保密管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：員工信息泄露可能引發(fā)隱私糾紛或企業(yè)聲譽(yù)損失；規(guī)避措施：檔案崗簽訂《保密協(xié)議》，嚴(yán)禁非工作目的查閱、復(fù)制資料；電子檔案采用權(quán)限分級管理，紙質(zhì)檔案查閱需全程登記；銷毀過期資料時(shí)，使用碎紙機(jī)銷毀，并記錄《檔案銷毀清單》（需經(jīng)人事部經(jīng)理審批）。（三）合規(guī)性管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：檔案保存期限、內(nèi)容不符合《勞動合同法》《檔案法》等法規(guī)要求；規(guī)避措施：定期組織HR團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)最新法規(guī)，保證資料分類、保存期限符合規(guī)定；勞動合同必須包含法定必備條款（如工作內(nèi)容、地點(diǎn)、時(shí)間、勞動報(bào)酬等），員工簽字需本人手寫，避免代簽。（四）電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：電子資料丟失、被篡改或病毒攻擊；規(guī)避措施：安裝殺毒軟件及防火墻，定期更新系統(tǒng)補(bǔ)?。恢匾Y料采用“本地備份+異地備份+云備份