行政公文撰寫(xiě)與管理制度手冊(cè)前言為規(guī)范公司行政公文的撰寫(xiě)、審核、傳遞與管理工作，提高公文處理效率和質(zhì)量，保證政令暢通、信息傳遞準(zhǔn)確，依據(jù)國(guó)家《政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》及公司實(shí)際情況，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在行政管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)公文，涵蓋公文撰寫(xiě)規(guī)范、管理制度及操作流程，是各部門(mén)開(kāi)展公文工作的指導(dǎo)性文件。一、總則（一）行政公文定義與作用行政公文是公司在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹公司決策部署、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、部署和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要載體。其核心作用包括：規(guī)范行為、溝通信息、留存憑證、推動(dòng)工作落實(shí)。（二）公文分類(lèi)與適用范圍根據(jù)內(nèi)容和使用場(chǎng)景，公司行政公文主要分為以下類(lèi)型：通知：發(fā)布規(guī)章制度、批轉(zhuǎn)/轉(zhuǎn)發(fā)文件、部署工作、告知事項(xiàng)等（如《關(guān)于2024年節(jié)假日放假安排的通知》）。報(bào)告：向上級(jí)或公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展、反映問(wèn)題、提出建議等（如《關(guān)于Q3市場(chǎng)拓展工作情況的報(bào)告》）。請(qǐng)示：向上級(jí)或公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)（如《關(guān)于申請(qǐng)舉辦年度客戶(hù)答謝會(huì)的請(qǐng)示》）。函：不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)/答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)（如《關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助開(kāi)展員工培訓(xùn)的函》）。紀(jì)要：記載會(huì)議主要事項(xiàng)和議定事項(xiàng)（如《項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)會(huì)議紀(jì)要》）。（三）公文撰寫(xiě)基本原則準(zhǔn)確規(guī)范：內(nèi)容真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，語(yǔ)言表述規(guī)范，避免歧義。簡(jiǎn)明扼要：突出重點(diǎn)，邏輯清晰，避免冗長(zhǎng)空話(huà)，控制篇幅（一般不超過(guò)2000字，重大事項(xiàng)除外）。時(shí)效性強(qiáng)：及時(shí)起草、審核、印發(fā)，保證公文在有效期內(nèi)發(fā)揮作用。統(tǒng)一格式：嚴(yán)格遵循公文格式標(biāo)準(zhǔn)，保證版式、字體、要素等規(guī)范統(tǒng)一。二、常用公文類(lèi)型撰寫(xiě)規(guī)范（一）通知類(lèi)公文1.適用情境與范圍適用于發(fā)布公司規(guī)章制度、批轉(zhuǎn)上級(jí)/下級(jí)文件、部署具體工作、告知重要事項(xiàng)（如人事任免、活動(dòng)安排、政策調(diào)整等）。是公司內(nèi)部使用頻率最高的公文類(lèi)型。2.撰寫(xiě)步驟與規(guī)范步驟1：確定標(biāo)題格式為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”，如“行政部關(guān)于規(guī)范辦公用品管理的通知”；若為轉(zhuǎn)發(fā)類(lèi)通知，可簡(jiǎn)化為“轉(zhuǎn)發(fā)《文件》的通知”，并在說(shuō)明轉(zhuǎn)發(fā)目的。步驟2：明確主送機(jī)關(guān)頂格書(shū)寫(xiě)，指公文的接收單位或部門(mén)。若涉及多個(gè)部門(mén)，用頓號(hào)分隔（如“各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)”）；若涉及層級(jí)單位，用逗號(hào)分隔（如“各分公司、項(xiàng)目部”）。步驟3：撰寫(xiě)開(kāi)頭：說(shuō)明發(fā)文緣由，依據(jù)政策、工作需求或?qū)嶋H情況（如“為響應(yīng)公司降本增效要求，規(guī)范辦公用品采購(gòu)流程……”）。主體：分條列項(xiàng)說(shuō)明具體事項(xiàng)，使用“一、”“二、”“三……”序號(hào)，每條內(nèi)容明確“做什么、怎么做、誰(shuí)負(fù)責(zé)”。結(jié)尾：提出執(zhí)行要求或生效時(shí)間（如“本通知自發(fā)布之日起執(zhí)行，請(qǐng)各部門(mén)嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行”）。步驟4：標(biāo)注落款與日期落款為發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)（如“公司行政部”），日期用中文大寫(xiě)（如“二〇二四年五月二十日”），需加蓋公章。3.標(biāo)準(zhǔn)模板示例要素內(nèi)容示例標(biāo)題行政部關(guān)于規(guī)范辦公用品管理的通知主送機(jī)關(guān)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)開(kāi)頭為規(guī)范公司辦公用品采購(gòu)、領(lǐng)用流程，降低行政成本，提高使用效率，根據(jù)《公司費(fèi)用管理辦法》，現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知主體一、辦公用品采購(gòu)范圍包括辦公用紙、文具、耗材等（具體清單見(jiàn)附件1）。二、采購(gòu)流程各部門(mén)每月25日前提交下月需求計(jì)劃，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部，行政部匯總后統(tǒng)一采購(gòu)。三、領(lǐng)用管理員工領(lǐng)用需填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用表》（附件2），經(jīng)部門(mén)簽字確認(rèn)后至行政部領(lǐng)取。結(jié)尾本通知自2024年6月1日起執(zhí)行，原有相關(guān)規(guī)定同時(shí)廢止。落款公司行政部日期二〇二四年四月三十日附件1.《辦公用品采購(gòu)清單》2.《辦公用品領(lǐng)用表》4.關(guān)鍵注意事項(xiàng)通知內(nèi)容需具體可操作，避免使用“原則上”“盡量”等模糊表述；涉及附件的，需在末尾注明附件名稱(chēng)及數(shù)量；人事任免類(lèi)通知需明確任免職務(wù)、生效時(shí)間，如“任命*為市場(chǎng)部經(jīng)理，任期自發(fā)布之日起”。（二）報(bào)告類(lèi)公文1.適用情境與范圍適用于向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或公司決策層匯報(bào)工作進(jìn)展、反映問(wèn)題、提出建議，或答復(fù)上級(jí)詢(xún)問(wèn)（如季度工作總結(jié)、專(zhuān)項(xiàng)工作匯報(bào)、問(wèn)題整改情況說(shuō)明等）。2.撰寫(xiě)步驟與規(guī)范步驟1：擬定標(biāo)題格式為“事由+文種”，如“關(guān)于2024年Q1銷(xiāo)售工作進(jìn)展的報(bào)告”；若為專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告，可加上“專(zhuān)項(xiàng)”二字（如“關(guān)于安全生產(chǎn)隱患排查整改專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告”）。步驟2：確定主送機(jī)關(guān)頂格書(shū)寫(xiě)，一般為“公司領(lǐng)導(dǎo)”“總經(jīng)理辦公會(huì)”或具體分管領(lǐng)導(dǎo)（如“尊敬的*總”）。步驟3：撰寫(xiě)開(kāi)頭：概述報(bào)告背景和目的，簡(jiǎn)明說(shuō)明報(bào)告周期或事項(xiàng)（如“根據(jù)公司年度工作部署，現(xiàn)將2024年第一季度銷(xiāo)售工作進(jìn)展情況匯報(bào)如下……”）。主體：分模塊匯報(bào)內(nèi)容，如“工作完成情況”“存在問(wèn)題”“下一步計(jì)劃”，數(shù)據(jù)需準(zhǔn)確（可用表格呈現(xiàn)），問(wèn)題需具體，建議需可行。結(jié)尾：總結(jié)性陳述，或請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)指示（如“以上報(bào)告請(qǐng)審閱，如有不當(dāng)之處，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)指正”）。步驟4：標(biāo)注落款與日期落款為發(fā)文部門(mén)或個(gè)人（部門(mén)報(bào)告需加蓋部門(mén)章，個(gè)人報(bào)告需手寫(xiě)簽名），日期為中文大寫(xiě)。3.標(biāo)準(zhǔn)模板示例要素內(nèi)容示例標(biāo)題關(guān)于2024年Q1銷(xiāo)售工作進(jìn)展的報(bào)告主送機(jī)關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)頭2024年第一季度，銷(xiāo)售部圍繞“穩(wěn)增長(zhǎng)、拓市場(chǎng)”目標(biāo)，積極開(kāi)展各項(xiàng)工作，現(xiàn)將主要進(jìn)展情況匯報(bào)主體一、工作完成情況1.銷(xiāo)售額：實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)售額5000萬(wàn)元，同比增長(zhǎng)15%，完成季度目標(biāo)的90%；2.客戶(hù)開(kāi)發(fā)：新增客戶(hù)20家，其中重點(diǎn)客戶(hù)5家（詳見(jiàn)附件1《新增客戶(hù)清單》）；3.市場(chǎng)活動(dòng)：組織行業(yè)展會(huì)3場(chǎng)，線(xiàn)上推廣活動(dòng)2場(chǎng)，累計(jì)觸達(dá)客戶(hù)1.2萬(wàn)人次。二、存在問(wèn)題1.部分產(chǎn)品庫(kù)存周轉(zhuǎn)率較低，占用資金約300萬(wàn)元；2.華南區(qū)域銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)人員缺口3人，影響市場(chǎng)拓展進(jìn)度。三、下一步計(jì)劃1.優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，計(jì)劃6月底前完成滯銷(xiāo)產(chǎn)品清倉(cāng)；2.加快華南區(qū)域招聘，7月初完成團(tuán)隊(duì)補(bǔ)員。結(jié)尾以上為Q1銷(xiāo)售工作整體情況，下一步將緊盯目標(biāo)，保證完成上半年任務(wù)。請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審閱。落款銷(xiāo)售部日期二〇二四年四月十日附件附件1：《2024年Q1新增客戶(hù)清單》4.關(guān)鍵注意事項(xiàng)報(bào)告需客觀真實(shí)，不夸大成績(jī)、不隱瞞問(wèn)題，數(shù)據(jù)需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核；邏輯結(jié)構(gòu)清晰，避免內(nèi)容交叉重復(fù)，重要數(shù)據(jù)建議用圖表輔助說(shuō)明；不夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)（如需批準(zhǔn)，應(yīng)另文請(qǐng)示）。（三）請(qǐng)示類(lèi)公文1.適用情境與范圍適用于向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或公司決策層請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)（如預(yù)算申請(qǐng)、項(xiàng)目立項(xiàng)、人事任免、制度修訂等），特點(diǎn)是“一文一事”，不得夾帶報(bào)告內(nèi)容。2.撰寫(xiě)步驟與規(guī)范步驟1：擬定標(biāo)題格式為“事由+文種”，如“關(guān)于申請(qǐng)舉辦2024年度客戶(hù)答謝會(huì)的請(qǐng)示”；若為多項(xiàng)請(qǐng)示，需合并為同一事由（如“關(guān)于申請(qǐng)?jiān)黾禹?xiàng)目預(yù)算及調(diào)整工期的請(qǐng)示”）。步驟2：確定主送機(jī)關(guān)頂格書(shū)寫(xiě)，只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)（如“尊敬的*總”“總經(jīng)理辦公會(huì)”），避免多頭請(qǐng)示。步驟3：撰寫(xiě)開(kāi)頭：說(shuō)明請(qǐng)示緣由，引用政策、背景或?qū)嶋H需求（如“為維護(hù)客戶(hù)關(guān)系，提升品牌影響力，擬于2024年6月舉辦年度客戶(hù)答謝會(huì)，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)請(qǐng)示如下……”）。主體：明確請(qǐng)示事項(xiàng)，具體說(shuō)明“需要批準(zhǔn)什么”“為什么需要批準(zhǔn)”“實(shí)施方案”（如“擬邀請(qǐng)客戶(hù)100人，預(yù)算20萬(wàn)元，具體方案見(jiàn)附件”）。結(jié)尾：使用規(guī)范請(qǐng)示用語(yǔ)，如“妥否，請(qǐng)批示”“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”。步驟4：標(biāo)注落款與日期落款為發(fā)文部門(mén)全稱(chēng)，日期為中文大寫(xiě)，需加蓋部門(mén)章。3.標(biāo)準(zhǔn)模板示例要素內(nèi)容示例標(biāo)題關(guān)于申請(qǐng)舉辦2024年度客戶(hù)答謝會(huì)的請(qǐng)示主送機(jī)關(guān)尊敬的*總開(kāi)頭為感謝客戶(hù)長(zhǎng)期支持，深化合作關(guān)系，擬于2024年6月15日在酒店舉辦“2024年度客戶(hù)答謝會(huì)”。現(xiàn)將具體方案請(qǐng)示主體一、活動(dòng)主題“攜手同行，共創(chuàng)未來(lái)”——公司2024年度客戶(hù)答謝會(huì)二、活動(dòng)安排1.時(shí)間：2024年6月15日14:00-18:00；2.地點(diǎn)：酒店三樓宴會(huì)廳；3.參會(huì)人員：重要客戶(hù)100人（名單見(jiàn)附件1）、公司領(lǐng)導(dǎo)及員工代表20人。三、預(yù)算說(shuō)明預(yù)計(jì)總費(fèi)用20萬(wàn)元，主要用于場(chǎng)地租賃、餐飲、禮品及宣傳物料（明細(xì)見(jiàn)附件2《預(yù)算表》）。結(jié)尾以上方案妥否，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示。落款市場(chǎng)部日期二〇二四年四月二十五日附件附件1：《參會(huì)客戶(hù)名單》附件2：《客戶(hù)答謝會(huì)預(yù)算表》4.關(guān)鍵注意事項(xiàng)必須“一文一事”，一份請(qǐng)示只請(qǐng)示一個(gè)事項(xiàng)；緣由要充分，依據(jù)要明確（如引用公司制度、上級(jí)文件等）；不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)，涉及多個(gè)部門(mén)的事項(xiàng)需事先會(huì)簽。（四）函類(lèi)公文1.適用情境與范圍適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間（如公司與合作單位、公司與行業(yè)協(xié)會(huì)、公司內(nèi)部平級(jí)部門(mén)）商洽工作、詢(xún)問(wèn)/答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)（如《關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助提供場(chǎng)地支持的函》《關(guān)于事項(xiàng)的復(fù)函》）。2.撰寫(xiě)步驟與規(guī)范步驟1：擬定標(biāo)題格式為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”，或“事由+文種”（如“關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助開(kāi)展員工培訓(xùn)的函”“關(guān)于項(xiàng)目延期復(fù)函”）。步驟2：確定主送機(jī)關(guān)頂格書(shū)寫(xiě)，為需要商洽或答復(fù)的單位/部門(mén)全稱(chēng)（如“人力資源有限公司”“財(cái)務(wù)部”）。步驟3：撰寫(xiě)開(kāi)頭：說(shuō)明發(fā)函目的或背景（如“為提升員工專(zhuān)業(yè)技能，我部擬與貴公司合作開(kāi)展年度培訓(xùn)……”）。主體：清晰說(shuō)明函告事項(xiàng)，包括具體需求、依據(jù)、期望回復(fù)時(shí)間（如“擬邀請(qǐng)貴公司派2名講師授課，主題為《職場(chǎng)溝通技巧》，時(shí)間為2024年5月10日，請(qǐng)貴公司于5月5日前反饋講師信息”）。結(jié)尾：根據(jù)函件類(lèi)型使用規(guī)范用語(yǔ)：商洽函：“以上事宜，盼予函復(fù)”“專(zhuān)此函達(dá)，請(qǐng)予支持”；詢(xún)問(wèn)函：“以上問(wèn)題，請(qǐng)予答復(fù)”；答復(fù)函：“專(zhuān)此函復(fù)”“此復(fù)”。步驟4：標(biāo)注落款與日期落款為發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)，日期為中文大寫(xiě)，需加蓋公章（部門(mén)間函件可加蓋部門(mén)章）。3.標(biāo)準(zhǔn)模板示例要素內(nèi)容示例標(biāo)題關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助提供場(chǎng)地支持的函主送機(jī)關(guān)酒店管理有限公司開(kāi)頭為舉辦“2024年行業(yè)創(chuàng)新論壇”，我司需租賃場(chǎng)地一處，經(jīng)知曉貴公司具備會(huì)議承辦經(jīng)驗(yàn)，特致函商請(qǐng)支持。主體一、活動(dòng)需求1.時(shí)間：2024年6月8日9:00-17:00；2.地點(diǎn)：需容納200人會(huì)議室（配備投影、音響設(shè)備）；3.其他：提供茶歇、午餐。二、合作事項(xiàng)懇請(qǐng)貴公司提供場(chǎng)地租賃方案（含報(bào)價(jià)），并于5月20日前反饋至我司聯(lián)系人*（電話(huà)：X-X）。結(jié)尾以上事宜，盼予支持為盼。落款公司辦公室日期二〇二四年五月八日4.關(guān)鍵注意事項(xiàng)語(yǔ)氣平和、謙遜，避免使用命令式語(yǔ)言（如“必須”“請(qǐng)立即”）；內(nèi)容單一，針對(duì)性強(qiáng)，不涉及與函件無(wú)關(guān)的事項(xiàng)；復(fù)函需針對(duì)來(lái)函事項(xiàng)逐一答復(fù)，不得回避或答非所問(wèn)。三、行政公文管理制度（一）公文格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范用紙與排版：采用A4紙（210mm×297mm），頁(yè)邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，行距28磅。字體與字號(hào)：二號(hào)小標(biāo)宋體，居中排布；主送機(jī)關(guān)：三號(hào)仿宋體，頂格編排，后加冒號(hào)；三號(hào)仿宋體，首行縮進(jìn)2字符，一級(jí)標(biāo)題三號(hào)黑體（一、二、三），二級(jí)標(biāo)題三號(hào)楷體GB2312（（一）（二）（三））；落款：三號(hào)仿宋體，右對(duì)齊；日期：中文大寫(xiě)數(shù)字（如“二〇二四年”），不編虛位（不用“04”）。要素齊全：包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章（公文除“會(huì)議紀(jì)要”外，均需加蓋印章）。（二）公文審核與簽發(fā)流程起草：由具體經(jīng)辦人擬稿，保證內(nèi)容符合公司規(guī)定、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式規(guī)范。部門(mén)審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)公文內(nèi)容、事項(xiàng)必要性進(jìn)行審核，簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”意見(jiàn)。辦公室核稿：辦公室對(duì)公文格式、文字表述、流程合規(guī)性（如是否需會(huì)簽、附件是否齊全）進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：一般事項(xiàng)：由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重大事項(xiàng)（如戰(zhàn)略調(diào)整、大額預(yù)算）：由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公會(huì)簽發(fā)；涉及外部單位的函件：由總經(jīng)理或其授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。印發(fā)：審核無(wú)誤后，由辦公室統(tǒng)一編號(hào)、排版、印刷，加蓋公章后分發(fā)（涉密公文需加密傳輸）。（三）公文傳遞與分發(fā)管理內(nèi)部傳遞：通過(guò)辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，緊急事項(xiàng)可同時(shí)報(bào)送紙質(zhì)版（需注明“急件”）；外部傳遞：需加蓋公章的正式公文，由辦公室通過(guò)機(jī)要渠道或快遞寄送，重要事項(xiàng)需跟蹤簽收回執(zhí)；分發(fā)范圍：嚴(yán)格按照主送機(jī)關(guān)分發(fā)，嚴(yán)禁擅自擴(kuò)大范圍，涉密公文需嚴(yán)格控制知悉范圍。（四）公文歸檔與管理要求歸檔范圍：所有具有保存價(jià)值的公文（包括紙質(zhì)版、電子版），如通知、報(bào)告、請(qǐng)示、函、會(huì)議紀(jì)要等；歸檔時(shí)間：次年第一季度前完成上年度公文歸檔，電子版?zhèn)浞葜凉痉?wù)器，紙質(zhì)版按“年度-類(lèi)別”分類(lèi)裝訂成冊(cè)；保管期限：根據(jù)公文價(jià)值分為永久（如公司章程、重要決策文件）、30年（如年度工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)告）、10年（如一般通知、函件）；查閱權(quán)限：?jiǎn)T工查閱需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，涉密公文需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、外傳。四、附錄（一）公文常用術(shù)語(yǔ)解釋主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。成文日期：會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期，聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。附件說(shuō)明：公文附件的順序號(hào)和名稱(chēng)，如“附件：1.X2.X”。印章：公文生效的憑證，單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)并加蓋印章，聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)