物業(yè)公司合同管理規(guī)范及范本在物業(yè)管理行業(yè)中，合同是維系各方權(quán)利義務(wù)、保障服務(wù)質(zhì)量、規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險的基石。一套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾硪?guī)范，輔以實用的合同范本，不僅能提升物業(yè)公司的運營效率，更能在復(fù)雜的市場環(huán)境中為企業(yè)保駕護航。本文旨在從實際操作角度出發(fā)，闡述物業(yè)公司合同管理的核心要點，并提供幾類常用合同的框架性范本，以期為行業(yè)同仁提供借鑒。一、物業(yè)公司合同管理規(guī)范物業(yè)公司的合同管理，絕非簡單的文件簽署與保管，而是一個貫穿合同立項、談判、起草、評審、簽訂、履行、變更、終止、歸檔及后評估等全生命周期的系統(tǒng)性工作。（一）合同的前期準(zhǔn)備與策劃合同管理的源頭在于充分的前期準(zhǔn)備。在啟動任何合同洽談前，物業(yè)公司應(yīng)首先明確合同的目的與需求。例如，是為了拓展新的物業(yè)服務(wù)項目，還是為現(xiàn)有項目采購專項服務(wù)（如保潔、綠化、安保等），或是進(jìn)行設(shè)施設(shè)備的維修改造。清晰的需求界定是后續(xù)工作的前提。其次，是合作方的選擇與盡職調(diào)查。對于物業(yè)服務(wù)委托方，需了解其產(chǎn)權(quán)狀況、資金實力、信譽口碑及對服務(wù)的具體要求；對于供方單位，則要審查其營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、業(yè)績記錄、財務(wù)狀況、從業(yè)人員素質(zhì)以及有無不良記錄等。必要時，應(yīng)進(jìn)行實地考察，確保合作方具備履約能力。再者，合同文本的初步擬定。優(yōu)先采用國家或行業(yè)推薦的標(biāo)準(zhǔn)文本，如《物業(yè)管理條例》配套的物業(yè)服務(wù)合同示范文本。若無標(biāo)準(zhǔn)文本，公司應(yīng)組織專業(yè)力量（可包括法務(wù)、業(yè)務(wù)部門骨干）起草，或委托專業(yè)律師擬定。文本應(yīng)盡可能詳盡，避免使用模糊不清或易產(chǎn)生歧義的條款。（二）合同的談判與評審合同談判是平衡雙方利益、明確權(quán)利義務(wù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。談判前應(yīng)制定談判策略，明確核心條款與可讓步空間。談判過程中，要堅持平等互利原則，對服務(wù)范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、收費標(biāo)準(zhǔn)與方式、履行期限、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心內(nèi)容進(jìn)行充分溝通與確認(rèn)。談判形成的合同草案，必須經(jīng)過嚴(yán)格的內(nèi)部評審程序。評審環(huán)節(jié)應(yīng)至少包括業(yè)務(wù)部門（對服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)的專業(yè)性負(fù)責(zé)）、財務(wù)部門（對收費、付款方式、稅務(wù)條款負(fù)責(zé)）、法務(wù)部門或外聘律師（對合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險點負(fù)責(zé)）的審核。評審意見應(yīng)形成書面記錄，對提出的修改意見，需與合作方進(jìn)一步溝通確認(rèn)，并對合同文本進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。只有通過所有必要部門評審的合同，方可進(jìn)入簽訂程序。（三）合同的簽訂與履行合同文本最終確定后，簽訂過程需規(guī)范操作。簽約主體必須是具有法人資格的單位或其授權(quán)的分支機構(gòu)，簽約人需持有有效的法定代表人身份證明書或授權(quán)委托書。合同需加蓋公司公章或合同專用章，確保印章清晰、規(guī)范。多頁合同應(yīng)加蓋騎縫章，防止內(nèi)容被抽換。合同簽訂后，并非一勞永逸，更重要的在于履行過程的動態(tài)管理。物業(yè)公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的跟蹤與履約管理，確保己方嚴(yán)格按照合同約定提供服務(wù)或支付款項，并密切關(guān)注合作方的履約情況。建立合同履行臺賬，記錄關(guān)鍵節(jié)點的完成情況、付款進(jìn)度、服務(wù)驗收結(jié)果等。對于履行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與對方溝通，并尋求解決方案，同時做好書面記錄，留存證據(jù)。（四）合同的變更、解除與糾紛處理在合同履行過程中，因客觀情況發(fā)生變化，可能需要對原合同內(nèi)容進(jìn)行變更。合同變更應(yīng)遵循與原合同簽訂相同的評審程序，簽訂書面的變更協(xié)議，并作為原合同的組成部分。若出現(xiàn)法定或約定的解除事由，確需解除合同的，應(yīng)審慎評估解除合同的法律后果，并按照合同約定或法律規(guī)定的程序進(jìn)行，避免因不當(dāng)解除而引發(fā)糾紛。合同糾紛難以完全避免。一旦發(fā)生，物業(yè)公司應(yīng)首先嘗試通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，按照合同約定的爭議解決方式（仲裁或訴訟）處理。在處理過程中，應(yīng)注重證據(jù)的收集與保全，如合同文本、溝通記錄、履約憑證、驗收報告等，必要時尋求專業(yè)法律支持。（五）合同的歸檔與后評估合同履行完畢或終止后，應(yīng)及時進(jìn)行歸檔。合同檔案應(yīng)包括合同正本、附件、補充協(xié)議、變更協(xié)議、履行過程中的各類書面文件（通知、函件、驗收單等）。檔案管理應(yīng)做到專人負(fù)責(zé)、分類清晰、查閱方便、安全保密，并符合檔案管理的相關(guān)規(guī)定。此外，建立合同后評估機制也至關(guān)重要。在重大合同履行完畢后，應(yīng)對合同的談判、簽訂、履行、管理等全過程進(jìn)行回顧與評價，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，分析存在的問題，提出改進(jìn)措施，不斷優(yōu)化公司的合同管理水平。二、常用合同范本框架以下提供幾類物業(yè)公司常用合同的范本框架，請注意，范本僅供參考，具體條款需根據(jù)項目實際情況、地方法規(guī)及雙方協(xié)商結(jié)果進(jìn)行調(diào)整和完善，并建議在正式簽署前由法律專業(yè)人士審核。（一）物業(yè)服務(wù)合同（前期/常規(guī)）合同雙方：甲方（委托方）：[業(yè)主大會/建設(shè)單位名稱]乙方（物業(yè)服務(wù)企業(yè)）：[物業(yè)公司名稱]第一條物業(yè)基本情況（包括物業(yè)名稱、坐落位置、建筑面積、物業(yè)類型、產(chǎn)權(quán)狀況等）第二條服務(wù)內(nèi)容與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.房屋共用部位的維護和管理；2.房屋共用設(shè)施設(shè)備及其運行的維護和管理；3.環(huán)境衛(wèi)生管理（包括公共區(qū)域清掃、垃圾清運等）；4.公共秩序維護與安全防范（包括門崗值守、巡邏、監(jiān)控等，明確是否包含人身財產(chǎn)保險責(zé)任）；5.綠化養(yǎng)護管理；6.車輛停放管理（如有）；7.物業(yè)檔案資料管理；8.[其他雙方約定的服務(wù)內(nèi)容，如社區(qū)文化活動等]（每項服務(wù)內(nèi)容均應(yīng)盡可能明確具體的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和考核辦法）第三條服務(wù)期限自[起始日期]至[終止日期]止。（前期物業(yè)服務(wù)合同還需約定業(yè)主大會成立后合同的銜接或終止條件）第四條物業(yè)服務(wù)費用1.收費標(biāo)準(zhǔn)：[具體金額及單位，如：人民幣X元/平方米/月]；2.收費方式：[按月/按季/按年]收??；3.繳納時間：[每月/季/年第X日前]；4.費用調(diào)整：[約定費用調(diào)整的條件和程序]；5.其他費用：[如停車費、公攤水電費等的收取標(biāo)準(zhǔn)和方式]。第五條雙方權(quán)利與義務(wù)（分別詳細(xì)列明甲方和乙方的權(quán)利與義務(wù)）甲方權(quán)利：如對乙方服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督、提出改進(jìn)意見等；甲方義務(wù)：如按時足額支付物業(yè)費、遵守管理規(guī)約等；乙方權(quán)利：如按合同約定收取費用、制止違規(guī)行為等；乙方義務(wù)：如按標(biāo)準(zhǔn)提供服務(wù)、定期公布收支情況（如適用）、接受甲方監(jiān)督等。第六條違約責(zé)任1.甲方逾期支付物業(yè)費的違約責(zé)任；2.乙方服務(wù)未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)的違約責(zé)任；3.一方違反其他合同義務(wù)的違約責(zé)任。第七條合同的變更、解除與終止第八條爭議解決方式（協(xié)商、仲裁或訴訟，如選擇仲裁需明確仲裁機構(gòu)；如選擇訴訟，可約定管轄法院）第九條其他約定事項（如保險、不可抗力、通知與送達(dá)等）第十條合同生效（合同份數(shù)、生效條件等）甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期：日期：（二）專項服務(wù)外包合同（如保潔服務(wù)）合同雙方：甲方（委托方）：[物業(yè)公司名稱]乙方（服務(wù)提供方）：[保潔公司名稱]第一條服務(wù)范圍與內(nèi)容（明確保潔服務(wù)的具體區(qū)域、頻次、標(biāo)準(zhǔn)，如：XX小區(qū)X號樓公共區(qū)域地面每日清掃X次，玻璃每周擦拭X次等）第二條服務(wù)期限第三條服務(wù)費用及支付方式第四條服務(wù)質(zhì)量要求與驗收（明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，甲方的檢查驗收方式和頻次）第五條雙方權(quán)利與義務(wù)（甲方提供必要的作業(yè)條件、監(jiān)督檢查；乙方配備合格人員、工具物料、遵守安全規(guī)范等）第六條違約責(zé)任（特別是服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、人員不到位等的違約責(zé)任）第七條安全責(zé)任（乙方對其員工在作業(yè)過程中的安全負(fù)責(zé)等）第八條合同的變更、解除與終止第九條爭議解決方式第十條其他（三）物料采購合同合同雙方：甲方（采購方）：[物業(yè)公司名稱]乙方（供應(yīng)方）：[供應(yīng)商名稱]第一條采購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價（可列表形式呈現(xiàn)）第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗收第三條交貨時間、地點與方式第四條付款方式與期限第五條雙方權(quán)利與義務(wù)第六條違約責(zé)任（逾期交貨、質(zhì)量不合格、逾期付款等的責(zé)任）第七條爭議解決方式第八