行政文件歸檔管理目錄模板文檔管理指南一、適用范圍與場景本指南適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會團體等組織的行政部門，用于規(guī)范行政文件的歸檔管理流程。具體場景包括但不限于：年度/季度/月度行政制度、通知、報告的分類歸檔；會議紀要、工作總結(jié)、請示批復等過程性文件的整理；合同協(xié)議、證照資質(zhì)、對外函件等具有保存價值的行政文書管理；審計檢查、歷史追溯、部門交接等場景下的文件快速檢索需求。二、行政文件歸檔管理全流程操作指南（一）文件收集與初步篩選操作目標：保證應歸檔文件全面、無遺漏，剔除重復或臨時性文件。責任主體：各部門文件經(jīng)辦人、行政部門檔案專員*。具體步驟：明確收集范圍：根據(jù)《行政文件歸檔管理辦法》，需歸檔的文件包括（但不限于）：制度類：公司章程、管理制度、流程規(guī)范等正式發(fā)布文件；會議類：董事會、辦公會、專題會會議紀要及附件；請示批復類：下級請示、上級批復、跨部門函件；合同類：業(yè)務合同、服務協(xié)議、補充協(xié)議（含紙質(zhì)及掃描件）；證照類：營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、獲獎證明等；其他：年度工作計劃/總結(jié)、審計報告、外部檢查反饋等。定期收集：各部門于每月最后一個工作日，將本月需歸檔文件提交至行政部門；年度重要文件（如年度總結(jié)、審計報告）需在次年1月10日前完成收集。初步篩選：檔案專員核對文件完整性，剔除草稿、會議通知、臨時通知等無長期保存價值的文件，對存疑文件與經(jīng)辦人確認。（二）文件分類與編號操作目標：通過科學分類和唯一編號，實現(xiàn)文件的有序管理和快速定位。責任主體：檔案專員、行政部門負責人。具體步驟：分類標準：采用“年度-一級分類-二級分類-三級分類”四層分類法，具體一級分類：按文件性質(zhì)分為“綜合管理”“人力資源”“財務審計”“業(yè)務運營”“后勤保障”等（可根據(jù)組織架構(gòu)調(diào)整）；二級分類：按文件類型分為“制度”“會議”“請示批復”“合同”“證照”“報告”等；三級分類：按具體事項細分，如“會議”下可分“董事會”“辦公會”“部門例會”，“合同”下可分“采購合同”“銷售合同”“服務合同”。示例：2024年綜合管理類-制度-辦公制度，分類編碼為“Z-2024-ZD-GB”。編號規(guī)則：采用“分類代碼-年份-流水號”格式，保證唯一性：分類代碼：一級分類首字母（如“Z”綜合管理，“R”人力資源）；年份：文件形成年份（如2024年為“24”）；流水號：按文件提交順序，3位阿拉伯數(shù)字（如001、002）。示例：2024年綜合管理類第3份制度文件，編號為“Z-24-ZD-003”。標簽標注：在文件首頁右上角用鉛筆標注分類編號，紙質(zhì)文件粘貼打印的“文件信息標簽”（含編號、名稱、日期、頁數(shù)）。（三）目錄編制與信息錄入操作目標：建立標準化目錄，實現(xiàn)文件信息的結(jié)構(gòu)化管理，便于檢索和統(tǒng)計。責任主體：檔案專員*。具體步驟：目錄字段設計：行政文件歸檔目錄需包含以下核心信息（詳見第三部分模板表格）：序號、文件編號、文件名稱、密級（公開/內(nèi)部/秘密）、形成部門、形成日期、頁數(shù)、存放位置（檔案柜編號-層位）、歸檔日期、備注、責任人。信息錄入要求：文件名稱：采用全稱，如“關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知”，不使用簡稱；形成日期：以文件簽發(fā)日期為準，格式為“YYYY-MM-DD”（如2024-01-20）；存放位置：檔案柜編號統(tǒng)一為“G-數(shù)字”（如G-01表示1號檔案柜），層位用“層-位”（如“3-2”表示第3層第2列）；密級：根據(jù)文件內(nèi)容標注，涉密文件需單獨存放并加密管理。工具選擇：使用Excel或?qū)I(yè)檔案管理系統(tǒng)（如“OA系統(tǒng)檔案模塊”）錄入目錄，電子版與紙質(zhì)版目錄同步更新。（四）文件歸檔與存儲操作目標：保證文件實體安全，存儲規(guī)范可追溯。責任主體：檔案專員、行政部門后勤人員。具體步驟：文件裝訂：紙質(zhì)文件采用左側(cè)裝訂，超過20頁的加裝硬質(zhì)封面，注明文件編號、名稱、日期；涉密文件需使用專用檔案袋并密封。入庫存儲：檔案柜按“一級分類”分區(qū)存放，如“綜合管理類”存放在G-01柜，“人力資源類”存放在G-02柜；每個檔案柜張貼“分類索引表”，標注柜內(nèi)文件的一級分類及編號范圍；溫濕度控制：檔案室溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%，定期通風防潮。電子備份：重要文件需掃描為PDF格式（分辨率≥300DPI），按編號命名后存儲至服務器指定文件夾（路徑：\服務器），每月刻錄光盤備份一份，標注“行政文件備份-YYYY年MM月”。（五）查閱與移交管理操作目標：規(guī)范文件查閱權(quán)限和移交流程，防止文件丟失或損壞。責任主體：檔案專員*、文件查閱人、移交雙方。具體步驟：查閱流程：內(nèi)部員工查閱文件需填寫《行政文件查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后提交檔案專員；涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導*審批，查閱時在檔案室現(xiàn)場辦理，不得帶出；查閱后檔案專員*在目錄“查閱記錄”欄登記查閱人、日期、用途。移交流程：部門人員調(diào)動或離職時，需將經(jīng)手的未歸檔文件移交至接任人，填寫《文件移交清單》（雙方簽字確認）；檔案專員離職時，需將所有檔案實物、電子版目錄及備份資料移交至接任人，行政部門負責人監(jiān)交。三、行政文件歸檔管理目錄模板（示例）行政文件歸檔管理目錄（年度：2024年）序號文件編號文件名稱密級形成部門形成日期頁數(shù)存放位置歸檔日期備注責任人1Z-24-ZD-001公司行政管理制度（2024版）內(nèi)部行政部2024-01-0525G-01-1-12024-01-10替換2023版*經(jīng)理2Z-24-YJ-0022024年第一次辦公會議紀要公開行政部2024-01-158G-01-2-32024-01-16含附件3份*專員3R-24-QS-003關(guān)于增設市場部崗位的請示內(nèi)部人力資源部2024-02-015G-03-1-22024-02-02已批復*主管4Y-24-HT-004辦公設備采購合同（公司）內(nèi)部財務部2024-02-1012G-04-3-12024-02-12金額5萬元*會計5Z-24-ZZ-0052023年度行政工作總結(jié)公開行政部2024-01-2018G-01-1-52024-01-25含數(shù)據(jù)報表*專員四、關(guān)鍵注意事項與管理建議（一）文件完整性管理歸檔文件需包含正本、附件、審批簽批單（如有），缺項文件需由經(jīng)辦人*在3日內(nèi)補全，否則不予歸檔；外來文件（如通知、合作單位函件）需注明接收日期及經(jīng)手人，保證來源可追溯。（二）編號唯一性控制每年年初需重新梳理年度流水號，避免跨年編號重復；若編號錯誤，需在目錄“備注”欄標注原編號及新編號，原標簽劃線后重新標注，不得直接涂改。（三）保密與安全管理涉密文件（如商業(yè)合同、未發(fā)布制度）需單獨存放于帶鎖鐵皮柜，鑰匙由檔案專員和行政部門負責人分別保管；電子檔案需設置訪問權(quán)限，僅檔案專員*和授權(quán)人員可修改，定期（每季度）檢查備份文件完整性。（四）定期清理與更新每年12月開展檔案清點工作，核對目錄與實物一致性，對破損文件及時修復或復制；根據(jù)文件保存期限，對超期文件（如普通通知保存5年、制度文件永久保存）按流程鑒定后銷毀，銷毀時需兩人監(jiān)銷并填寫《檔案銷毀清單》。（五）人員培訓與責任落實行政部門每半年組織一次檔案管理培訓，保證各部門經(jīng)辦人熟悉分類、