陶瓷廠檔案整理記錄管理規(guī)定陶瓷廠檔案整理記錄管理規(guī)定一、總則陶瓷廠檔案整理記錄管理規(guī)定旨在規(guī)范全廠檔案管理，確保檔案資料的真實性、完整性、系統(tǒng)性和安全性，為生產經營、管理決策、客戶服務及企業(yè)文化建設提供有效支撐。本規(guī)定適用于陶瓷廠全體員工及客戶，由行政部負責解釋、執(zhí)行與監(jiān)督。本規(guī)定圍繞“人、事、財、物、信息、安全、文化”七個核心要素展開，體現(xiàn)陶瓷廠行業(yè)特色、企業(yè)文化、經營理念、扁平化管理、社會效益、經濟效益、績效考核、人力資源管理、安全生產、人文關懷等要求，確保檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展同步，滿足現(xiàn)代陶瓷企業(yè)精細化管理需求。二、適用范圍本規(guī)定適用于陶瓷廠所有部門、全體員工及客戶檔案資料的整理、記錄、保管、利用和銷毀等全過程管理。包括但不限于生產經營、技術研發(fā)、質量管理、人力資源、安全生產、財務審計、客戶服務、企業(yè)文化等各個方面形成的各類檔案資料。三、核心內容（一）人1.檔案管理責任制度陶瓷廠建立檔案管理責任制，明確各部門、各崗位的檔案管理職責。行政部負責全廠檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督指導和檢查考核；各部門負責人為本部門檔案管理第一責任人，負責本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；全體員工有義務配合檔案管理工作，及時提供和移交相關檔案資料。2.檔案管理人員配備與培訓陶瓷廠根據(jù)檔案管理需要，配備專職或兼職檔案管理人員，負責日常檔案管理工作。檔案管理人員應具備相關專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務，能夠勝任檔案收集、整理、鑒定、保管、利用和銷毀等工作。行政部定期組織檔案管理人員培訓，提升其專業(yè)素養(yǎng)和工作能力，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.檔案管理考核與激勵陶瓷廠將檔案管理工作納入績效考核體系，對各部門、各崗位的檔案管理工作進行定期考核，考核結果與績效獎金、評優(yōu)評先等掛鉤。對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵；對檔案管理工作中存在問題的部門和個人，進行批評教育并責令整改。（二）事1.檔案收集與整理陶瓷廠建立檔案收集制度，明確各類檔案資料的收集范圍、收集標準和收集程序。各部門負責收集本部門形成的各類檔案資料，包括但不限于會議記錄、文件通知、合同協(xié)議、技術圖紙、質量檢驗報告、生產記錄、銷售數(shù)據(jù)、客戶反饋等。行政部定期對各部門檔案收集工作進行督促檢查，確保檔案資料的完整性。2.檔案分類與編目陶瓷廠根據(jù)檔案管理需要，制定檔案分類方案和編目規(guī)則，對各類檔案資料進行分類、編號和著錄。檔案分類應遵循“一事一檔”原則，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。檔案編號應采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，便于檔案資料的檢索和利用。檔案著錄應準確、完整、規(guī)范，包括檔案名稱、編號、日期、責任者、密級、保管期限等信息。3.檔案鑒定與保管陶瓷廠建立檔案鑒定制度，定期對檔案資料進行鑒定，確定檔案資料的保管期限。檔案鑒定應遵循“價值鑒定”原則，對檔案資料的歷史價值、現(xiàn)實價值和未來價值進行綜合評估。對保管期滿的檔案資料，按照規(guī)定程序進行銷毀；對需要長期保存的檔案資料，進行異地備份和異地保管，確保檔案資料的安全性和完整性。（三）財1.檔案購置與維護陶瓷廠根據(jù)檔案管理需要，購置檔案保管設備，包括檔案柜、檔案架、溫濕度控制設備、消防設備等，確保檔案資料的保管安全。行政部定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行。對檔案保管設備進行定期消毒和除蟲，防止檔案資料受潮、發(fā)霉和蟲蛀。2.檔案購置預算與審批陶瓷廠建立檔案購置預算制度，每年根據(jù)檔案管理需要，編制檔案購置預算，報廠領導審批。檔案購置預算應包括檔案保管設備購置費、檔案整理費、檔案保管費、檔案銷毀費等。行政部負責檔案購置預算的編制和執(zhí)行，確保檔案購置預算的合理性和有效性。3.檔案購置審計與監(jiān)督陶瓷廠對檔案購置進行審計和監(jiān)督，確保檔案購置資金的使用合規(guī)、合理。行政部定期對檔案購置進行審計，審計結果報廠領導審批。對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，確保檔案購置資金的使用效益。（四）物1.檔案保管場所與設施陶瓷廠選擇安全、干燥、通風的場所作為檔案保管場所，配備檔案柜、檔案架、溫濕度控制設備、消防設備等，確保檔案資料的保管安全。行政部定期對檔案保管場所進行檢查和維護，確保場所的清潔和干燥，防止檔案資料受潮、發(fā)霉和蟲蛀。2.檔案保管安全措施陶瓷廠建立檔案保管安全措施，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等，確保檔案資料的安全。行政部定期對檔案保管安全措施進行檢查和維護，確保安全措施的落實到位。對檔案保管場所進行定期巡邏，防止檔案資料被盜或損壞。3.檔案保管記錄與監(jiān)控陶瓷廠建立檔案保管記錄制度，對檔案資料的出入庫、借閱、復制等進行詳細記錄。行政部定期對檔案保管記錄進行檢查，確保記錄的完整性和準確性。對檔案保管場所進行監(jiān)控，防止檔案資料被非法復制或泄露。（五）信息1.檔案信息化管理陶瓷廠積極推進檔案信息化管理，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對各類檔案資料進行數(shù)字化處理和存儲。行政部負責電子檔案管理系統(tǒng)的建設和維護，確保系統(tǒng)的正常運行。全體員工有義務配合電子檔案管理系統(tǒng)的建設和使用，及時上傳和更新電子檔案資料。2.檔案信息共享與利用陶瓷廠建立檔案信息共享制度，對各部門、各崗位的檔案資料進行共享和利用。行政部定期對檔案信息共享工作進行督促檢查，確保檔案資料的共享和利用效率。各部門、各崗位在利用檔案資料時，應遵守檔案管理相關規(guī)定，不得擅自修改、復制或泄露檔案資料。3.檔案信息安全與保密陶瓷廠建立檔案信息安全制度，對電子檔案資料進行加密和備份，防止檔案資料被非法復制或泄露。行政部定期對檔案信息安全進行檢查和維護，確保檔案資料的安全。對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，應進行密級管理，嚴格控制其利用范圍。（六）安全1.檔案安全管理責任制度陶瓷廠建立檔案安全管理責任制，明確各部門、各崗位的檔案安全管理職責。行政部負責全廠檔案安全管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督指導和檢查考核；各部門負責人為本部門檔案安全管理第一責任人，負責本部門檔案的安全管理；全體員工有義務配合檔案安全管理工作，及時報告和處置檔案安全問題。2.檔案安全檢查與隱患排查陶瓷廠建立檔案安全檢查制度，定期對檔案保管場所、設備和設施進行檢查，排查安全隱患。行政部定期組織檔案安全檢查，檢查結果報廠領導審批。對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，及時進行整改，確保檔案資料的安全。3.檔案安全事故應急處理陶瓷廠建立檔案安全事故應急處理預案，對檔案火災、水災、盜竊等安全事故進行應急處理。行政部定期組織檔案安全事故應急演練，提升員工的應急處理能力。對發(fā)生檔案安全事故的部門和個人，進行調查處理，追究其責任。（七）文化1.檔案文化建設陶瓷廠積極推進檔案文化建設，將檔案文化融入企業(yè)文化中，提升員工的檔案文化意識。行政部定期組織檔案文化宣傳，普及檔案知識，增強員工的檔案文化素養(yǎng)。通過開展檔案文化主題活動，營造良好的檔案文化氛圍。2.檔案文化傳承與創(chuàng)新陶瓷廠建立檔案文化傳承制度，對陶瓷廠的歷史文化、企業(yè)文化、經營理念等進行檔案記錄和傳承。行政部負責檔案文化傳承工作的組織和實施，確保檔案文化的傳承和發(fā)揚。通過開展檔案文化創(chuàng)新活動，推動檔案文化的創(chuàng)新發(fā)展。3.檔案文化與社會責任陶瓷廠積極履行社會責任，將檔案文化與社會責任相結合，提升企業(yè)的社會形象。行政部定期