陶瓷廠檔案存儲(chǔ)管理規(guī)定一為規(guī)范陶瓷廠檔案管理，確保檔案安全、完整、有序，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、文化建設(shè)等各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施條例、國(guó)家檔案局《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本廠實(shí)際情況，制定本規(guī)定。二本規(guī)定適用于陶瓷廠全體員工及所有與檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，涵蓋檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等全過(guò)程管理。三檔案管理應(yīng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、注重實(shí)效、安全保密”的原則，堅(jiān)持“以人為本、服務(wù)發(fā)展、依法治檔”的理念，確保檔案管理符合陶瓷行業(yè)特點(diǎn)，與企業(yè)文化、經(jīng)營(yíng)理念相契合，體現(xiàn)扁平化管理和人文關(guān)懷精神。四陶瓷廠檔案管理工作的核心要素包括人、事、財(cái)、物、信息、安全、文化，各要素之間相互關(guān)聯(lián)、相互支撐，檔案管理工作應(yīng)統(tǒng)籌兼顧，全面提升檔案管理水平。五檔案管理部門陶瓷廠檔案管理部門（以下簡(jiǎn)稱“檔案室”）負(fù)責(zé)全廠檔案工作的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)，歸口行政部管理，其主要職責(zé)包括：（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家及行業(yè)檔案管理法律法規(guī)、政策和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定并完善本廠檔案管理制度；（二）負(fù)責(zé)全廠各類檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和銷毀工作；（三）建立檔案信息化管理平臺(tái)，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平；（四）開(kāi)展檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定應(yīng)急預(yù)案，確保檔案實(shí)體和信息的安全；（五）組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升員工檔案管理意識(shí)和能力；（六）配合相關(guān)部門開(kāi)展績(jī)效考核、人力資源管理等工作，將檔案管理納入員工崗位責(zé)任體系；（七）加強(qiáng)與企業(yè)文化的融合，通過(guò)檔案管理體現(xiàn)陶瓷廠的價(jià)值觀和社會(huì)效益。六檔案管理范圍陶瓷廠檔案管理范圍涵蓋生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量管理、人力資源、財(cái)務(wù)審計(jì)、安全環(huán)保、企業(yè)文化等各個(gè)方面，具體包括但不限于以下類別：（一）綜合類檔案1.工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等證照類文件；2.廠級(jí)文件、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、重要通知等行政管理類文件；3.企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度工作報(bào)告、社會(huì)責(zé)任報(bào)告等戰(zhàn)略類文件；4.法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等合規(guī)性文件。（二）生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類檔案1.原材料采購(gòu)合同、供應(yīng)商管理記錄、入庫(kù)驗(yàn)收單等采購(gòu)類文件；2.生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等生產(chǎn)類文件；3.成品入庫(kù)單、發(fā)貨記錄、客戶訂單、銷售合同等銷售類文件；4.物資盤點(diǎn)表、庫(kù)存管理記錄、物流運(yùn)輸單據(jù)等倉(cāng)儲(chǔ)物流類文件。（三）技術(shù)研發(fā)類檔案1.產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、試驗(yàn)記錄、專利證書等研發(fā)類文件；2.新產(chǎn)品試制報(bào)告、技術(shù)改進(jìn)記錄、工藝優(yōu)化方案等技術(shù)創(chuàng)新類文件；3.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)報(bào)告、認(rèn)證證書等質(zhì)量類文件；4.知識(shí)產(chǎn)權(quán)申請(qǐng)、授權(quán)、保護(hù)等文件。（四）質(zhì)量管理類檔案1.質(zhì)量管理體系文件、認(rèn)證證書、審核報(bào)告等體系類文件；2.產(chǎn)品檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理記錄等質(zhì)量管控類文件；3.質(zhì)量改進(jìn)方案、客戶投訴處理記錄、召回記錄等質(zhì)量改進(jìn)類文件。（五）人力資源類檔案1.員工招聘記錄、入職合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核表等員工管理類文件；2.薪酬福利制度、社保公積金記錄、勞動(dòng)合同等薪酬管理類文件；3.員工獎(jiǎng)懲記錄、離職手續(xù)、檔案轉(zhuǎn)移等人事管理類文件。（六）財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案1.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、納稅申報(bào)表等財(cái)務(wù)類文件；2.成本核算記錄、資金管理記錄、審計(jì)報(bào)告等審計(jì)類文件；3.銀行對(duì)賬單、往來(lái)賬款記錄、資產(chǎn)盤點(diǎn)表等經(jīng)濟(jì)管理類文件。（七）安全環(huán)保類檔案1.安全生產(chǎn)責(zé)任制文件、安全培訓(xùn)記錄、事故報(bào)告等安全管理類文件；2.環(huán)保設(shè)施驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、排污許可證、環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告等環(huán)保管理類文件；3.安全檢查記錄、隱患整改記錄、應(yīng)急演練記錄等安全環(huán)保類文件。（八）企業(yè)文化類檔案1.企業(yè)文化手冊(cè)、價(jià)值觀宣傳、員工活動(dòng)記錄等文化類文件；2.獎(jiǎng)金表彰記錄、榮譽(yù)證書、企業(yè)文化建設(shè)項(xiàng)目記錄等文化建設(shè)類文件；3.社會(huì)責(zé)任報(bào)告、公益活動(dòng)記錄、媒體報(bào)道等社會(huì)責(zé)任類文件。七檔案管理流程（一）檔案收集1.檔案室應(yīng)根據(jù)檔案管理范圍，定期或不定期向各部門收集檔案，確保檔案的完整性；2.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)整理、歸檔本部門產(chǎn)生的檔案，并移交檔案室；3.檔案收集應(yīng)遵循“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，確保檔案來(lái)源清晰、責(zé)任明確。（二）檔案整理1.檔案室應(yīng)根據(jù)檔案類型、時(shí)間順序、內(nèi)容關(guān)聯(lián)等因素，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類、排序、編號(hào)；2.檔案整理應(yīng)遵循“一事一檔”的原則，確保檔案結(jié)構(gòu)清晰、邏輯合理；3.檔案整理應(yīng)符合國(guó)家檔案局《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的要求，確保檔案質(zhì)量達(dá)標(biāo)。（三）檔案編目1.檔案室應(yīng)根據(jù)檔案整理結(jié)果，編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、密級(jí)等信息；2.檔案目錄應(yīng)定期更新，確保檔案檢索的準(zhǔn)確性；3.檔案目錄應(yīng)采用電子化形式管理，提高檔案檢索效率。（四）檔案鑒定1.檔案室應(yīng)根據(jù)檔案保存價(jià)值，定期開(kāi)展檔案鑒定工作，確定檔案的保存期限；2.檔案鑒定應(yīng)遵循“科學(xué)合理、分類分級(jí)”的原則，確保檔案鑒定的準(zhǔn)確性；3.檔案鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面記錄，并存檔備查。（五）檔案保管1.檔案室應(yīng)配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房，確保檔案實(shí)體的安全；2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持恒溫恒濕、防火防潮、防盜防蟲等條件，確保檔案的完整性；3.檔案保管應(yīng)建立檔案出入庫(kù)登記制度，確保檔案的動(dòng)態(tài)管理。（六）檔案利用1.檔案室應(yīng)建立檔案利用審批制度，確保檔案利用的合規(guī)性；2.檔案利用應(yīng)遵循“按需提供、分級(jí)授權(quán)”的原則，確保檔案利用的安全性；3.檔案利用應(yīng)采用電子化形式提供，提高檔案利用效率。（七）檔案銷毀1.檔案室應(yīng)根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，定期開(kāi)展檔案銷毀工作，確保檔案的及時(shí)銷毀；2.檔案銷毀應(yīng)遵循“嚴(yán)格審批、規(guī)范操作”的原則，確保檔案銷毀的安全性；3.檔案銷毀結(jié)果應(yīng)形成書面記錄，并存檔備查。八檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.檔案室應(yīng)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平；2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循“真實(shí)準(zhǔn)確、安全可靠”的原則，確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量；3.檔案數(shù)字化應(yīng)采用國(guó)家認(rèn)可的掃描設(shè)備和技術(shù)，確保檔案數(shù)字化的安全性。（二）檔案信息系統(tǒng)1.檔案室應(yīng)建立檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案檢索效率；2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、編目、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能，滿足檔案管理需求；3.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)定期更新維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（三）檔案信息安全1.檔案室應(yīng)建立檔案信息安全管理制度，確保檔案信息安全；2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息安全；3.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)定期開(kāi)展安全檢測(cè)，確保檔案信息安全。九檔案安全管理（一）實(shí)體安全1.檔案室應(yīng)配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房，確保檔案實(shí)體的安全；2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)現(xiàn)24小時(shí)監(jiān)控，確保檔案實(shí)體的安全；3.檔案庫(kù)房應(yīng)定期開(kāi)展安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。（二）信息安全1.檔案室應(yīng)建立檔案信息安全管理制度，確保檔案信息安全；2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息安全；3.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)定期開(kāi)展安全檢測(cè)，確保檔案信息安全。（三）應(yīng)急處理1.檔案室應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，確保檔案安全事故的及時(shí)處理；2.檔案安全應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括事故報(bào)告、應(yīng)急處置、事故調(diào)查等內(nèi)容，確保檔案安全事故的處理規(guī)范；3.檔案室應(yīng)定期開(kāi)展應(yīng)急演練，提升檔案安全應(yīng)急處置能力。十檔案管理考核（一）考核內(nèi)容1.檔案收集的完整性、及時(shí)性；2.檔案整理的規(guī)范性、邏輯性；3.檔案編目的準(zhǔn)確性、完整性；4.檔案保管的安全性、完整性；5.檔案利用的合規(guī)性、效率性；6.檔案銷毀的規(guī)范性、安全性；7.檔案信息化管理水平；8.檔案安全管理水平。（二）考核方式1.檔案室應(yīng)定期開(kāi)展檔案管理考核，考核結(jié)果作為員工績(jī)效考核的參考依據(jù)；2.檔案管理考核可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、問(wèn)卷調(diào)查、系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析等方式，確?？己说目陀^性；3.檔案管理考核結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，并存檔備查。（三）考核結(jié)果運(yùn)用1.檔案管理考核結(jié)果應(yīng)與員工績(jī)效獎(jiǎng)金、職務(wù)晉升等掛鉤，激勵(lì)員工提升檔案管理水平；2.檔案管理考核結(jié)果應(yīng)作為部門績(jī)效考核的參考依據(jù)，促進(jìn)部門檔案管理水平的提升；3.檔案管理考核結(jié)果應(yīng)作為企業(yè)績(jī)效考核的參考依據(jù)，推動(dòng)企業(yè)檔案管理水平的全面提升。十一檔案管理責(zé)任（一）檔案室責(zé)任1.檔案室應(yīng)全面負(fù)責(zé)全廠檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范性、安全性、有效性；2.檔案室應(yīng)定期開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升員工檔案管理意識(shí)和能力；3.檔案室應(yīng)積極配合相關(guān)部門開(kāi)展績(jī)效考核、人力資源管理等工作，將檔案管理納入員工崗位責(zé)任體系。（二）部門責(zé)任1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)整理、歸檔本部門產(chǎn)生的檔案，并移交檔案室；2.各部門應(yīng)積極配合檔案室開(kāi)展檔案管理工作，確保檔案管理的完整性、及時(shí)性；3.各部門應(yīng)定期開(kāi)展檔案自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改檔案管理問(wèn)題。（三）員工責(zé)任