陶瓷廠職業(yè)健康安全體系建立記錄管理規(guī)定陶瓷廠職業(yè)健康安全體系建立記錄管理規(guī)定第一章總則為規(guī)范陶瓷廠職業(yè)健康安全管理體系（OHSE）相關(guān)記錄的建立、管理、使用和保存，確保職業(yè)健康安全信息的完整性和可追溯性，依據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《職業(yè)健康安全管理體系要求》（GB/T28001）等相關(guān)法律法規(guī)及標準，結(jié)合本廠實際情況，制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于陶瓷廠全體員工及涉及職業(yè)健康安全管理體系運行的相關(guān)方，包括但不限于設(shè)計、采購、生產(chǎn)、倉儲、銷售、行政等各部門及外來承包商、供應(yīng)商等。第二章職業(yè)健康安全記錄管理原則第二條職業(yè)健康安全記錄管理遵循以下原則1.真實性原則記錄內(nèi)容必須真實反映職業(yè)健康安全管理活動實際情況，不得偽造、篡改或隱瞞；2.完整性原則記錄應(yīng)全面系統(tǒng)，涵蓋職業(yè)健康安全管理體系運行全過程，確保信息鏈條完整；3.可追溯性原則記錄應(yīng)便于查詢和追溯，能夠反映相關(guān)活動的連續(xù)性和因果關(guān)系；4.保密性原則涉及商業(yè)秘密和個人隱私的記錄應(yīng)嚴格保密，按權(quán)限管理；5.有效性原則記錄應(yīng)保持清晰可辨，在規(guī)定保存期限內(nèi)有效可用；6.規(guī)范性原則記錄格式、編號、標識等應(yīng)符合本規(guī)定要求，保持一致性。第三章職業(yè)健康安全記錄分類第三條職業(yè)健康安全記錄根據(jù)管理功能和內(nèi)容分為以下七類1.第一類人員管理記錄-員工職業(yè)健康安全培訓(xùn)記錄-特種作業(yè)人員持證上崗記錄-員工職業(yè)健康監(jiān)護檔案-員工受傷事故記錄及處理記錄-員工職業(yè)健康投訴記錄2.第二類安全生產(chǎn)管理記錄-安全生產(chǎn)責(zé)任制文件及簽訂記錄-安全生產(chǎn)檢查記錄-隱患排查治理記錄-安全投入使用記錄-安全設(shè)備設(shè)施檢測檢驗記錄3.第三類財務(wù)管理記錄-安全生產(chǎn)費用提取使用記錄-職業(yè)健康安全投入預(yù)算及執(zhí)行記錄-安全事故損失統(tǒng)計及賠償記錄-安全獎勵及罰款記錄4.第四類物資管理記錄-危險化學(xué)品采購使用記錄-勞動防護用品采購發(fā)放記錄-安全設(shè)備設(shè)施采購安裝記錄-廢棄物處置記錄5.第五類信息管理記錄-職業(yè)健康安全目標指標記錄-職業(yè)健康安全績效統(tǒng)計-相關(guān)方溝通記錄-法律法規(guī)符合性評價記錄-職業(yè)健康安全信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)6.第六類安全生產(chǎn)記錄-生產(chǎn)安全事故應(yīng)急救援預(yù)案及演練記錄-重大危險源監(jiān)控記錄-火災(zāi)爆炸事故預(yù)防記錄-環(huán)境污染監(jiān)測記錄7.第七類企業(yè)文化及管理記錄-職業(yè)健康安全文化宣傳記錄-員工合理化建議及采納記錄-管理評審會議記錄-改進措施實施效果評估記錄第四章職業(yè)健康安全記錄的建立與收集第四條職業(yè)健康安全記錄的建立由各相關(guān)部門負責(zé)，具體要求如下1.人力資源部負責(zé)建立員工職業(yè)健康安全培訓(xùn)記錄、職業(yè)健康監(jiān)護檔案、特種作業(yè)人員持證記錄等；2.安全管理部負責(zé)建立安全生產(chǎn)責(zé)任制文件、安全生產(chǎn)檢查記錄、隱患排查治理記錄、事故記錄等；3.財務(wù)部負責(zé)建立安全生產(chǎn)費用提取使用記錄、安全投入預(yù)算及執(zhí)行記錄等；4.采購部負責(zé)建立危險化學(xué)品采購使用記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄等；5.生產(chǎn)部負責(zé)建立生產(chǎn)安全事故應(yīng)急救援預(yù)案及演練記錄、重大危險源監(jiān)控記錄等；6.設(shè)備部負責(zé)建立安全設(shè)備設(shè)施采購安裝記錄、檢測檢驗記錄等；7.各部門負責(zé)收集整理本部門職責(zé)范圍內(nèi)的職業(yè)健康安全記錄。第五條記錄收集要求1.記錄應(yīng)隨相關(guān)活動同步收集，不得滯后或遺漏；2.記錄內(nèi)容應(yīng)與實際情況一致，不得弄虛作假；3.電子記錄應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全；4.紙質(zhì)記錄應(yīng)分類歸檔，便于查閱；5.記錄收集應(yīng)由專人負責(zé)，建立臺賬管理。第五章職業(yè)健康安全記錄的標識與編號第六條職業(yè)健康安全記錄的標識與編號遵循以下規(guī)則1.記錄編號結(jié)構(gòu)：記錄類型+年份+順序號（四位）-例如：人員管理記錄2023-0012.記錄編號規(guī)則：-人員管理記錄：P+年份+順序號-安全生產(chǎn)管理記錄：S+年份+順序號-財務(wù)管理記錄：C+年份+順序號-物資管理記錄：W+年份+順序號-信息管理記錄：X+年份+順序號-安全生產(chǎn)記錄：A+年份+順序號-企業(yè)文化及管理記錄：T+年份+順序號3.記錄標識要求：-每份記錄應(yīng)有明確的標題和編號-電子記錄應(yīng)有清晰的文件名和版本號-紙質(zhì)記錄應(yīng)有統(tǒng)一規(guī)格的封面和標簽-記錄編號應(yīng)與記錄內(nèi)容對應(yīng)一致第七條記錄編號管理1.各部門指定專人負責(zé)本部門記錄編號的分配和管理；2.記錄編號應(yīng)按順序連續(xù)編號，不得重復(fù)或跳號；3.記錄編號應(yīng)長期保持穩(wěn)定，不得隨意變更；4.記錄編號變更應(yīng)有書面記錄并說明原因。第六章職業(yè)健康安全記錄的保管與保存第八條職業(yè)健康安全記錄的保管要求1.紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專用檔案柜中，保持清潔干燥，防蟲防霉；2.電子記錄應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器上，設(shè)置訪問權(quán)限和備份機制；3.危險化學(xué)品相關(guān)記錄應(yīng)存放在專用保管室，確保安全；4.記錄保管應(yīng)有專人負責(zé)，建立保管臺賬；5.記錄保管應(yīng)定期檢查，確保記錄完好可用。第九條職業(yè)健康安全記錄的保存期限1.員工職業(yè)健康監(jiān)護檔案永久保存；2.安全生產(chǎn)責(zé)任制文件、事故記錄、隱患排查治理記錄保存期限不少于5年；3.財務(wù)管理記錄保存期限不少于3年；4.物資管理記錄保存期限不少于2年；5.信息管理記錄保存期限不少于3年；6.安全生產(chǎn)記錄保存期限不少于5年；7.企業(yè)文化及管理記錄保存期限不少于3年。第十條記錄保管期限的變更1.需要延長保存期限的記錄應(yīng)有書面申請并說明原因；2.不符合保存期限的記錄應(yīng)由相關(guān)部門鑒定并按規(guī)定銷毀；3.記錄銷毀應(yīng)有書面記錄并注明銷毀時間、內(nèi)容和責(zé)任人。第七章職業(yè)健康安全記錄的使用與借閱第十一條職業(yè)健康安全記錄的使用管理1.記錄使用應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明使用目的、時間和責(zé)任人；2.電子記錄使用應(yīng)通過授權(quán)系統(tǒng)訪問，不得復(fù)制或下載；3.紙質(zhì)記錄借閱后應(yīng)保持整潔，不得涂改或損壞；4.記錄使用完畢后應(yīng)及時歸還，電子記錄需退出系統(tǒng)。第十二條職業(yè)健康安全記錄的借閱范圍1.內(nèi)部借閱應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人批準，特殊記錄需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準；2.外部借閱應(yīng)經(jīng)廠長批準，并辦理正式借閱手續(xù)；3.借閱記錄應(yīng)登記備案，便于追溯。第十三條職業(yè)健康安全記錄的復(fù)印與摘錄1.記錄復(fù)印應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人批準，并注明用途和數(shù)量；2.記錄摘錄應(yīng)保持內(nèi)容完整，不得斷章取義；3.復(fù)印或摘錄的記錄應(yīng)加蓋單位公章，并注明出處。第八章職業(yè)健康安全記錄的評審與改進第十四條職業(yè)健康安全記錄的評審1.每年至少組織一次職業(yè)健康安全記錄管理評審，由廠長主持；2.評審內(nèi)容包括記錄的完整性、準確性、規(guī)范性、安全性等；3.評審結(jié)果應(yīng)形成書面報告，并納入管理評審記錄。第十五條職業(yè)健康安全記錄的改進1.根據(jù)評審結(jié)果制定改進措施，明確責(zé)任人、完成時間；2.改進措施應(yīng)納入年度工作計劃，確保落實；3.改進效果應(yīng)定期評估，并形成記錄。第九章職業(yè)健康安全記錄的監(jiān)督與檢查第十六條職業(yè)健康安全記錄的監(jiān)督1.安全管理部負責(zé)日常監(jiān)督，每月至少檢查一次；2.廠長負責(zé)定期檢查，每季度至少檢查一次；3.監(jiān)督檢查應(yīng)有記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時整改。第十七條職業(yè)健康安全記錄的檢查內(nèi)容1.記錄的建立是否及時完整；2.記錄的保管是否安全規(guī)范；3.記錄的使用是否合規(guī)；4.記錄的銷毀是否按規(guī)定執(zhí)行。第十八條職業(yè)健康安全記錄的違規(guī)處理1.對違反本規(guī)定的部門或個人，視情節(jié)輕重給予警告、罰款或處分；2.對造成重大損失的，依法追究相關(guān)責(zé)任；3.違規(guī)處理應(yīng)有書面記錄并備案。