職業(yè)院校學生學籍管理實施細則一、總則

職業(yè)院校學生學籍管理是保障教育教學秩序、規(guī)范學生管理行為的重要環(huán)節(jié)。本細則依據(jù)《中華人民共和國教育法》《普通高等學校學生管理規(guī)定》及相關(guān)教育政策，結(jié)合職業(yè)院校特點制定，旨在明確學籍管理的原則、流程和責任，確保學生學籍信息的真實性、準確性和完整性。

（一）管理原則

1.公平公正：所有學生享有平等的學籍管理權(quán)利，無差別對待。

2.規(guī)范有序：學籍管理流程標準化，確保各項操作合法合規(guī)。

3.動態(tài)管理：學籍信息實行動態(tài)更新，及時反映學生狀態(tài)變化。

4.信息化管理：依托學籍管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與高效管理。

（二）適用范圍

本細則適用于職業(yè)院校全體在籍學生，包括全日制學歷教育學生及非全日制學生（如成人教育、職業(yè)培訓等，需另行說明）。

二、學籍注冊與異動管理

（一）學籍注冊

1.注冊時間：每學年第一學期開學后15個工作日內(nèi)完成注冊。

2.注冊流程：

(1)學生提交《學籍注冊申請表》，附身份證、學費繳納證明等材料。

(2)學院教務處審核材料，確認無誤后錄入系統(tǒng)。

(3)學生通過校園網(wǎng)或APP確認注冊結(jié)果。

3.注冊要求：未按時注冊者，視為自動離校；無故連續(xù)兩次不注冊，取消學籍。

（二）學籍異動管理

1.異動類型：

(1)轉(zhuǎn)專業(yè)：學生可申請跨專業(yè)或同專業(yè)調(diào)整，需符合學院相關(guān)規(guī)定。

(2)休學：因病、事等原因需休學者，須提交申請，最多可休2次，累計不超過2年。

(3)復學：休學期滿后，需提交復學申請及健康證明，經(jīng)審核通過后恢復學籍。

(4)轉(zhuǎn)學：學生可申請轉(zhuǎn)入同級別院校，需符合生源省份政策。

2.異動流程：

(1)學生提交《學籍異動申請表》，附相關(guān)證明材料。

(2)學院教務處、系部、校領(lǐng)導逐級審批。

(3)審批通過后，系統(tǒng)更新學籍狀態(tài)，并通知學生。

三、學籍檔案管理

（一）檔案內(nèi)容

1.入學材料：錄取通知書、體檢報告、政治面貌證明等。

2.學業(yè)材料：成績單、學分記錄、技能證書等。

3.異動材料：休學、復學、轉(zhuǎn)專業(yè)等審批文件。

4.其他：獎懲記錄、畢業(yè)材料等。

（二）管理要求

1.歸檔時間：學生入學后30日內(nèi)完成首次檔案整理。

2.保管期限：學籍檔案永久保存，畢業(yè)離校后由學院檔案室專人管理。

3.借閱規(guī)定：需提供單位證明及本人身份證，經(jīng)審批后借閱，不得涂改。

四、學籍信息安全管理

（一）信息采集

1.學生基本信息：姓名、性別、身份證號、聯(lián)系方式等。

2.教育教學信息：專業(yè)、課程、成績、學分等。

3.采集需經(jīng)學生本人確認，確保信息準確無誤。

（二）保密措施

1.嚴禁泄露學生學籍信息，未經(jīng)授權(quán)不得對外提供。

2.系統(tǒng)權(quán)限分級管理，僅授權(quán)人員可訪問敏感數(shù)據(jù)。

3.每年進行一次信息安全培訓，提高教職工保密意識。

五、附則

1.本細則由學院教務處負責解釋，自發(fā)布之日起施行。

2.各系部需根據(jù)本細則制定具體實施細則，報教務處備案。

3.如遇國家政策調(diào)整，按新規(guī)定執(zhí)行。

（注：本細則為通用模板，具體內(nèi)容可根據(jù)院校實際情況調(diào)整。）

一、總則

職業(yè)院校學生學籍管理是保障教育教學秩序、規(guī)范學生管理行為、維護學生合法權(quán)益的重要基礎(chǔ)工作。本細則依據(jù)《中華人民共和國教育法》《普通高等學校學生管理規(guī)定》《職業(yè)教育法》及相關(guān)教育政策，結(jié)合職業(yè)院校以技能培養(yǎng)為導向、工學結(jié)合為特點的教學模式，制定本實施細則，旨在明確學籍管理的原則、職責分工、具體流程和監(jiān)督機制，確保學生學籍信息的真實性、準確性和完整性，促進教育教學管理規(guī)范化、科學化。

（一）管理原則

1.公平公正：所有學生享有平等的學籍管理權(quán)利，學校在執(zhí)行各項學籍管理規(guī)定時，應無差別對待，確保機會均等。不得因地域、性別、民族、宗教信仰等因素歧視學生。

2.規(guī)范有序：學籍管理流程標準化、制度化，各項操作符合法律法規(guī)和學校規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依。

3.動態(tài)管理：學籍信息實行動態(tài)跟蹤與更新，及時反映學生在校期間的學業(yè)進展、狀態(tài)變化（如休學、復學、退學等），確保信息的時效性。

4.信息化管理：充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建設或依托國家、?。ㄊ校┘墝W籍管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學籍信息的電子化采集、存儲、查詢、統(tǒng)計與共享，提高管理效率。

5.以人為本：在管理過程中，注重人文關(guān)懷，關(guān)注學生成長需求，引導學生遵守校規(guī)校紀，激發(fā)學習動力。

（二）適用范圍

本細則適用于經(jīng)國家或省級教育行政部門批準設立的各類職業(yè)院校，包括中等職業(yè)學校（含普通中專、職業(yè)高中、技工學校）、高等職業(yè)院校（含?？疲┘俺扇寺殬I(yè)培訓機構(gòu)。其全體在籍學生，包括全日制學歷教育學生及符合規(guī)定的非全日制學生（如成人職業(yè)教育、技能培訓等，需根據(jù)具體招生政策明確適用性），均須遵守本細則相關(guān)規(guī)定。對于國際學生、港澳臺學生，可參照本細則另行制定補充規(guī)定。

（三）管理職責

1.學校層面：校長是學籍管理的第一責任人，全面負責學籍管理工作。成立由校長牽頭，教務處、學生處（或?qū)W生工作部）、系（部）負責人、檔案室等部門組成的學籍管理工作領(lǐng)導小組，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校學籍管理工作。

2.教務處（或相應教學管理部門）：是學籍管理的核心職能部門，具體負責學籍管理的日常事務，包括但不限于：學籍注冊、異動審批（轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復學、退學等）、成績管理、學分認定、畢業(yè)資格審核、學籍檔案管理等。需配備專職或兼職學籍管理工作人員，并定期進行業(yè)務培訓。

3.系（部）：作為學籍管理的基層單位，負責本系（部）學生的日常學籍管理，包括：協(xié)助學生完成注冊、收集異動申請材料、初步審核學生學業(yè)情況（如成績、學分）、向教務處反饋學生動態(tài)等。系（部）主任對本院系學生的學籍管理負直接責任。

4.學生處（或?qū)W生工作部）：負責學生思想政治表現(xiàn)、行為規(guī)范、獎懲等方面的學籍關(guān)聯(lián)管理，參與學生休學、復學、退學等涉及綜合素質(zhì)評價的環(huán)節(jié)。

5.信息中心（或教務處下屬）：負責學籍管理信息系統(tǒng)的建設、維護和技術(shù)支持，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。

6.檔案室：負責學籍檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保檔案的完整性、安全性和保密性。

各部門之間應建立明確的溝通協(xié)調(diào)機制，確保學籍信息流轉(zhuǎn)順暢、責任落實到位。

二、學籍注冊與異動管理

（一）學籍注冊

1.注冊時間與周期：

(1)每學年第一學期開學后10個工作日內(nèi)為集中注冊期。

(2)因不可抗力或特殊情況未能按時注冊的學生，可在下學期開學前向教務處申請延期注冊，延期時間不超過2周，需提交相關(guān)證明材料。逾期不注冊且無正當理由者，按自動離校處理。

(3)每學期末，系統(tǒng)將自動統(tǒng)計未注冊學生名單，并通知相關(guān)部門和系（部）跟進。

2.注冊條件：

(1)學生需完成當期學費、住宿費等費用的繳納（符合資助政策的學生按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。

(2)無未處理的不良學籍記錄（如掛科、違紀未處理等）。

(3)按要求完成健康檢查（新生須在入學后完成）。

3.注冊流程（StepbyStep）：

(1)學生準備材料：在注冊期內(nèi)，登錄學校指定的學籍管理系統(tǒng)或校園服務平臺，按要求在線提交《學籍注冊申請》，并上傳以下材料掃描件或照片：

a.當期繳費憑證（或資助證明）。

b.健康檢查合格證明（新生必傳，老生如有變動需傳新證明）。

c.其他教務處規(guī)定的必要材料（如重修課程證明等）。

(2)系（部）初步審核：系（部）在收到學生申請后2個工作日內(nèi)，審核學生提交材料的完整性和符合性，通過系統(tǒng)向教務處提交推薦注冊意見。

(3)教務處最終審核：教務處在收到系（部）推薦意見后3個工作日內(nèi)，對注冊資格進行最終審核，并在系統(tǒng)中確認注冊狀態(tài)。對于材料不全或不符合條件的學生，將通知學生或系（部）補充材料或說明原因。

(4)學生確認：教務處審核通過后，學生通過系統(tǒng)或短信通知，在規(guī)定時間內(nèi)點擊確認注冊。確認完成后，學籍狀態(tài)更新為“在籍”。

(5)結(jié)果反饋：教務處將注冊結(jié)果匯總，定期通報各系（部）及學生本人。未成功注冊的學生，需根據(jù)教務處通知限期整改或辦理離校手續(xù)。

4.注冊要求與后果：

(1)學生應主動關(guān)注注冊通知，按時完成注冊。

(2)學籍注冊是學生取得當學期學習資格的必要條件，未注冊者不得參與課程選課、考試及其他教學活動。

(3)無故連續(xù)兩個學期未注冊，或累計三個學期未注冊，學校將取消其學籍。取消學籍后，學生可申請恢復，但需符合重新入學條件，并按規(guī)定辦理手續(xù)。

（二）學籍異動管理

1.異動類型及條件

(1)轉(zhuǎn)專業(yè)：

a.申請條件：一般適用于一年級學生，或符合特定轉(zhuǎn)專業(yè)政策的高年級學生（如專業(yè)調(diào)整、學生個人興趣與能力匹配度高等）。具體條件需參照學?！掇D(zhuǎn)專業(yè)管理辦法》，例如：

-一年級學生通常在第一學期末或第二學期初申請。

-必須符合擬轉(zhuǎn)入專業(yè)的學籍要求和學業(yè)成績標準（如無掛科記錄，平均分達到一定要求等，示例：專業(yè)排名前30%或平均分≥80分）。

-不屬于有特殊管理要求的專業(yè)（如軍事、公安類提前招生等）。

b.申請時間：一般每年集中辦理一次，具體時間由教務處發(fā)布通知。

(2)休學：

a.申請條件：因病經(jīng)學校指定醫(yī)院診斷，需長期治療休養(yǎng)者；因事（如家庭重大變故、參加重要競賽等）需暫時中斷學習者。

b.申請流程：

-學生本人（因病休學需監(jiān)護人陪同或委托）向系（部）提出書面申請，填寫《學籍休學申請表》，附相關(guān)證明材料（醫(yī)療診斷證明、病歷、費用票據(jù)等，因病休學需加蓋醫(yī)院公章；因事休學需提供相關(guān)單位或組織證明）。

-系（部）審核材料后，報教務處審批。特殊情況（如長期病休）需經(jīng)校領(lǐng)導審批。

-審批通過后，教務處系統(tǒng)更新學籍狀態(tài)為“休學”，并通知學生。休學期間，學生可保留學籍，但不得參加正常教學活動。

c.休學期限與次數(shù)：因病休學一般每次不超過1年，累計不超過2年。因事休學期限根據(jù)實際情況確定，但原則上不超過半年。休學期滿需按時復學。

(3)復學：

a.申請條件：休學期滿，身體狀況符合錄取專業(yè)要求；因事休學的，具備復學條件。

b.申請流程：

-學生在復學前向系（部）提出書面復學申請，填寫《學籍復學申請表》，附健康檢查證明（因病休學必須提供）或其他相關(guān)材料。

-系（部）審核，報教務處及校領(lǐng)導審批。

-審批通過后，教務處系統(tǒng)更新學籍狀態(tài)為“在籍”，學生恢復學習資格。復學學生通常隨下一級新生或空缺班級學習，原已修學分經(jīng)審核可承認。

(4)轉(zhuǎn)學：

a.申請條件：學生確有特殊情況（如家庭住址跨省遷移、符合國家和地方轉(zhuǎn)學政策等），可申請轉(zhuǎn)學到其他同類型院校。轉(zhuǎn)學一般應在新生入學一年內(nèi)提出。

b.申請流程：

-學生向所在學校提出書面轉(zhuǎn)學申請，填寫《學籍轉(zhuǎn)學申請表》，說明轉(zhuǎn)學理由，并按轉(zhuǎn)出學校規(guī)定提供相關(guān)證明（如戶籍證明、學籍檔案等）。

-轉(zhuǎn)出學校教務處審核同意，并在學籍系統(tǒng)中提交轉(zhuǎn)學申請至?。ㄊ校┙逃姓块T。

-省級教育行政部門審核批準后，轉(zhuǎn)出學校將學生學籍信息通過系統(tǒng)傳送給轉(zhuǎn)入學校。

-轉(zhuǎn)入學校根據(jù)本校招生政策和學籍管理規(guī)定進行審核，同意后接收學生，并完成學籍注冊。

c.轉(zhuǎn)學限制：普通高中畢業(yè)生（含同等學力者）轉(zhuǎn)入中等職業(yè)學?；蚋叩嚷殬I(yè)院校，一般應在入學一年內(nèi)提出；非此類學生轉(zhuǎn)學，需符合具體政策?？缡∞D(zhuǎn)學需經(jīng)兩省（市）教育行政部門協(xié)商同意。

(5)退學：

a.申請條件：學生因各種原因無法繼續(xù)學業(yè)，自愿提出申請；或因違反校規(guī)校紀，情節(jié)嚴重，經(jīng)教育不改，學校依據(jù)規(guī)定作出退學處理。

b.申請流程：

-自愿退學：學生填寫《學籍退學申請表》，說明退學原因，并提交相關(guān)證明（如就業(yè)單位錄用證明、家庭困難證明等，視情況而定）。系（部）審核，報教務處、學生處及校領(lǐng)導審批。

-規(guī)定退學：學校依據(jù)《學生手冊》或相關(guān)規(guī)定，經(jīng)調(diào)查核實后，履行告知、聽證（如適用）程序，報校領(lǐng)導審批后執(zhí)行。

-審批通過后，教務處系統(tǒng)更新學籍狀態(tài)為“退學”，并出具《退學決定書》。學生需在規(guī)定時間內(nèi)辦理離校手續(xù)（包括檔案、戶口遷移等）。

c.退學后果：退學學生不再具有學籍，學校不再提供教育服務。已繳納的學費按實際學習時間比例退還（具體標準參照學校財務規(guī)定）。

2.異動審批權(quán)限

(1)轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復學、退學等學籍異動，實行分級審批制度：

-一般異動（如部分轉(zhuǎn)專業(yè)、短期休學）：由系（部）提出，教務處審批。

-重要異動（如熱門專業(yè)轉(zhuǎn)專業(yè)、長期休學、復學、退學）：由系（部）提出，教務處審核，報學生處、主管校領(lǐng)導審批。

-特殊異動（如跨省轉(zhuǎn)學、涉及重大違紀的退學）：由教務處匯總，報校領(lǐng)導會議審批。

(2)所有異動審批結(jié)果需在學籍管理系統(tǒng)中有明確記錄，并留檔備查。

3.數(shù)據(jù)與案例

(1)示例數(shù)據(jù)：某高職院校一個學年（2023-2024學年第一學期）的學籍注冊情況如下：

-應注冊人數(shù)：3000人

-實際注冊人數(shù)：2950人

-按時注冊率：98.3%

-延期注冊人數(shù)：50人（其中45人已辦理延期，5人逾期未注冊，后3人補辦，2人最終放棄，按自動離校處理）

-同期學籍異動情況：轉(zhuǎn)專業(yè)35人（1.2%），休學20人（0.7%），復學15人，轉(zhuǎn)出10人，退學5人。

(2)案例：學生張某，大一第一學期因急性闌尾炎住院治療，符合休學條件，其家長提供醫(yī)院診斷證明及住院費用單據(jù)。張某按時提交休學申請，經(jīng)系（部）和教務處審核通過，辦理了1年休學手續(xù)，學籍狀態(tài)變?yōu)椤靶輰W”。休學期滿后，張某康復并提交復學申請及健康檢查證明，經(jīng)審核符合復學條件，順利恢復學籍，插班到同專業(yè)下一年級學習，已修學分經(jīng)審核部分承認。

三、學籍檔案管理

（一）檔案內(nèi)容與要求

1.檔案構(gòu)成（清單式）：

(1)入學材料：

a.錄取通知書復印件及學校簽章。

b.高中（或同等學歷）畢業(yè)證書復印件及學校簽章。

c.身份證復印件。

d.顏色正面免冠一寸照片（電子版及紙質(zhì)版）。

e.健康檢查報告。

f.政治面貌證明（如入黨申請書、團員證復印件等）。

g.個人簡歷及特長證明（可選）。

(2)學業(yè)材料：

a.各學期課程成績單（含平時成績、期末成績、總評成績）。

b.學分登記表（記錄已修課程及學分）。

c.重修、補考成績單。

d.實踐、實習報告或鑒定。

e.技能等級證書、競賽獲獎證書等證明材料復印件。

(3)異動材料：

a.《學籍異動申請表》（轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復學、退學等）。

b.相關(guān)證明材料（醫(yī)療證明、戶籍證明、獲獎證書等）。

c.審批文件（系部、教務處、校領(lǐng)導審批意見）。

d.《轉(zhuǎn)學同意書》（如轉(zhuǎn)學）。

e.《退學決定書》（如退學）。

(4)獎懲材料：

a.獲獎證書復印件（校級及以上）。

b.《學生獎勵決定書》。

c.《學生處分決定書》（如有）。

d.《學生處分撤銷決定書》（如有）。

(5)畢業(yè)材料：

a.畢業(yè)鑒定表。

b.《畢業(yè)證書》副聯(lián)。

c.學籍電子注冊表。

(6)其他：

a.轉(zhuǎn)移、接轉(zhuǎn)黨團組織關(guān)系材料。

b.檔案轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入材料。

c.學校要求的其他材料。

2.材料整理要求：

(1)檔案材料應按時間順序排列，重要文件置于前面。

(2)所有復印件需注明“復印件與原件核對無誤”，并加蓋檔案管理部門或系（部）公章。

(3)電子版材料應與紙質(zhì)版一致，存儲在專用云盤或服務器，并做好備份。

3.檔案建立時間：學生入學注冊后，由系（部）指定專人負責收集、整理首次學籍檔案，并在學生入學后30個工作日內(nèi)完成歸檔。

（二）檔案保管與利用

1.保管責任：

(1)新生學籍檔案由系（部）指定專人收集、整理，1個月內(nèi)移交學校檔案室集中保管。

(2)在校生學籍檔案由檔案室統(tǒng)一管理，或由系（部）專人管理并定期移交檔案室。

(3)畢業(yè)生學籍檔案按檔案管理規(guī)定，畢業(yè)后2年內(nèi)由檔案室保管，2年后按國家規(guī)定移交指定機構(gòu)（如人才市場、人檔案管局等）。

2.保管期限：

(1)新生學籍檔案：自學生入學起至少保管2年。

(2)在校生學籍檔案：自學生入學起至少保管至畢業(yè)后2年。

(3)畢業(yè)生學籍檔案：永久或按國家規(guī)定期限保管。

3.查閱利用：

(1)學生本人因升學、就業(yè)等需要查閱或復印本人學籍檔案的，需向檔案管理部門提出申請，提供本人有效身份證件，說明查閱目的，經(jīng)批準后可在檔案室查閱或復印。查閱、復印內(nèi)容需有檔案管理員在場監(jiān)督，重要材料需經(jīng)相關(guān)負責人簽字。

(2)單位、機構(gòu)因招生、招聘、政審等需要查閱學生學籍檔案的，需提供單位介紹信、查詢目的說明，并經(jīng)學校教務處或檔案室同意。查閱需嚴格限制范圍，不得復制涉密信息。

(3)檔案利用需嚴格履行登記手續(xù)，記錄查閱人、時間、事由、查閱內(nèi)容等信息。

（三）檔案轉(zhuǎn)遞

1.轉(zhuǎn)出流程：

(1)學生因畢業(yè)、結(jié)業(yè)、肄業(yè)、退學等離校，需轉(zhuǎn)遞學籍檔案時，應在離校前向系（部）和檔案室提出申請，填寫《學籍檔案轉(zhuǎn)遞申請表》。

(2)檔案室審核申請，整理完整檔案，在《學籍檔案轉(zhuǎn)遞登記簿》上登記，并按檔案管理規(guī)定裝盒、加封。

(3)檔案通過機要交通或?qū)Ｈ诉f送方式轉(zhuǎn)遞至接收單位或機構(gòu)。轉(zhuǎn)遞過程中需確保檔案安全。

2.接收要求：

(1)接收單位或機構(gòu)收到檔案后，需核對檔案完整性，在《學籍檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單》上簽字蓋章，及時寄回學校檔案室。

(2)如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞，接收方應及時通知轉(zhuǎn)出學校，由轉(zhuǎn)出學校負責補充或修復。

四、學籍信息安全管理

（一）信息采集與核對

1.采集內(nèi)容：嚴格依據(jù)教育部學籍信息規(guī)范，采集學生基本信息、家庭信息、教育經(jīng)歷、學籍變動信息、學業(yè)成績、獎懲信息等。

2.采集方式：

(1)新生入學：通過全國學籍系統(tǒng)進行電子注冊，采集基本信息，同步采集身份證、學籍照片等生物信息。

(2)在校生：通過校園信息系統(tǒng)、教務系統(tǒng)等日常教學管理活動同步采集和更新信息。

(3)異動環(huán)節(jié)：在辦理轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復學、退學等手續(xù)時，采集和更新相關(guān)信息。

3.信息核對：

(1)每學期開學注冊時，系統(tǒng)自動比對學生身份信息、聯(lián)系方式等是否更新。

(2)教務處定期組織各系（部）核對成績、學分等學業(yè)信息。

(3)每年至少開展一次全校性學籍信息全面核查，確保信息準確無誤。

（二）系統(tǒng)管理與權(quán)限控制

1.系統(tǒng)建設與使用：

(1)使用國家、省（市）級統(tǒng)一學籍管理系統(tǒng)，或建設符合規(guī)范的自建系統(tǒng)。系統(tǒng)應具備學籍注冊、異動管理、成績管理、信息查詢、統(tǒng)計分析等功能。

(2)系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)備份和恢復功能，確保數(shù)據(jù)安全。

2.權(quán)限管理：

(1)按角色分配系統(tǒng)權(quán)限，遵循“按需授權(quán)、最小權(quán)限”原則。

a.校長/校領(lǐng)導：擁有系統(tǒng)最高權(quán)限，可查看全校學籍信息及審批重大異動。

b.教務處領(lǐng)導/老師：可查看全校學籍信息、管理異動流程、審核各類申請、導出統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)。

c.系（部）主任/老師：可查看本系（部）學生學籍信息、提交/審核本系（部）異動申請、管理本系（部）成績。

d.學生/家長：可通過校園APP或網(wǎng)站查詢個人學籍狀態(tài)、成績、異動進度等（需實名認證）。

(2)系統(tǒng)管理員負責用戶管理、權(quán)限設置、數(shù)據(jù)備份等，需經(jīng)過培訓，并簽訂保密協(xié)議。

(3)定期審計系統(tǒng)操作日志，排查異常訪問或操作。

（三）安全保密措施

1.技術(shù)防護：

(1)系統(tǒng)部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)，防止網(wǎng)絡攻擊。

(2)對敏感數(shù)據(jù)（如身份證號、家庭住址、聯(lián)系方式等）進行加密存儲。

(3)限制系統(tǒng)訪問IP范圍，或采用VPN等安全接入方式。

2.管理措施：

(1)嚴禁任何個人以任何形式泄露、買賣學生學籍信息。違反者按學校規(guī)定及國家法律處理。

(2)每年對全體教職工進行信息安全教育和考核，提高保密意識。

(3)建立學生學籍信息保密承諾制度，新生入學時需簽署《學籍信息保密承諾書》。

3.應急響應：

(1)制定《學籍信息安全事件應急預案》，明確數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)癱瘓等事件的報告、處置流程。

(2)定期組織應急演練，提高應對能力。

五、附則

1.本細則由學院教務處負責解釋，自發(fā)布之日起施行。原有相關(guān)規(guī)定與本細則不一致的，以本細則為準。

2.各系（部）、各部門需根據(jù)本細則，結(jié)合自身工作實際，制定具體的操作規(guī)程或?qū)嵤┘殑t，并報教務處備案。

3.各系（部）負責人、學籍管理工作人員需認真學習和執(zhí)行本細則，確保各項管理措施落實到位。

4.如遇國家法律法規(guī)、政策調(diào)整，或上級教育行政部門提出新要求，本細則將及時修訂。

5.本細則未盡事宜，參照教育部《普通高等學校學生管理規(guī)定》及相關(guān)職業(yè)教育教學管理規(guī)定執(zhí)行。

（注：本細則為通用模板，各職業(yè)院?？筛鶕?jù)自身辦學類型、規(guī)模、管理特點等進行適當調(diào)整和細化。）

一、總則

職業(yè)院校學生學籍管理是保障教育教學秩序、規(guī)范學生管理行為的重要環(huán)節(jié)。本細則依據(jù)《中華人民共和國教育法》《普通高等學校學生管理規(guī)定》及相關(guān)教育政策，結(jié)合職業(yè)院校特點制定，旨在明確學籍管理的原則、流程和責任，確保學生學籍信息的真實性、準確性和完整性。

（一）管理原則

1.公平公正：所有學生享有平等的學籍管理權(quán)利，無差別對待。

2.規(guī)范有序：學籍管理流程標準化，確保各項操作合法合規(guī)。

3.動態(tài)管理：學籍信息實行動態(tài)更新，及時反映學生狀態(tài)變化。

4.信息化管理：依托學籍管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與高效管理。

（二）適用范圍

本細則適用于職業(yè)院校全體在籍學生，包括全日制學歷教育學生及非全日制學生（如成人教育、職業(yè)培訓等，需另行說明）。

二、學籍注冊與異動管理

（一）學籍注冊

1.注冊時間：每學年第一學期開學后15個工作日內(nèi)完成注冊。

2.注冊流程：

(1)學生提交《學籍注冊申請表》，附身份證、學費繳納證明等材料。

(2)學院教務處審核材料，確認無誤后錄入系統(tǒng)。

(3)學生通過校園網(wǎng)或APP確認注冊結(jié)果。

3.注冊要求：未按時注冊者，視為自動離校；無故連續(xù)兩次不注冊，取消學籍。

（二）學籍異動管理

1.異動類型：

(1)轉(zhuǎn)專業(yè)：學生可申請跨專業(yè)或同專業(yè)調(diào)整，需符合學院相關(guān)規(guī)定。

(2)休學：因病、事等原因需休學者，須提交申請，最多可休2次，累計不超過2年。

(3)復學：休學期滿后，需提交復學申請及健康證明，經(jīng)審核通過后恢復學籍。

(4)轉(zhuǎn)學：學生可申請轉(zhuǎn)入同級別院校，需符合生源省份政策。

2.異動流程：

(1)學生提交《學籍異動申請表》，附相關(guān)證明材料。

(2)學院教務處、系部、校領(lǐng)導逐級審批。

(3)審批通過后，系統(tǒng)更新學籍狀態(tài)，并通知學生。

三、學籍檔案管理

（一）檔案內(nèi)容

1.入學材料：錄取通知書、體檢報告、政治面貌證明等。

2.學業(yè)材料：成績單、學分記錄、技能證書等。

3.異動材料：休學、復學、轉(zhuǎn)專業(yè)等審批文件。

4.其他：獎懲記錄、畢業(yè)材料等。

（二）管理要求

1.歸檔時間：學生入學后30日內(nèi)完成首次檔案整理。

2.保管期限：學籍檔案永久保存，畢業(yè)離校后由學院檔案室專人管理。

3.借閱規(guī)定：需提供單位證明及本人身份證，經(jīng)審批后借閱，不得涂改。

四、學籍信息安全管理

（一）信息采集

1.學生基本信息：姓名、性別、身份證號、聯(lián)系方式等。

2.教育教學信息：專業(yè)、課程、成績、學分等。

3.采集需經(jīng)學生本人確認，確保信息準確無誤。

（二）保密措施

1.嚴禁泄露學生學籍信息，未經(jīng)授權(quán)不得對外提供。

2.系統(tǒng)權(quán)限分級管理，僅授權(quán)人員可訪問敏感數(shù)據(jù)。

3.每年進行一次信息安全培訓，提高教職工保密意識。

五、附則

1.本細則由學院教務處負責解釋，自發(fā)布之日起施行。

2.各系部需根據(jù)本細則制定具體實施細則，報教務處備案。

3.如遇國家政策調(diào)整，按新規(guī)定執(zhí)行。

（注：本細則為通用模板，具體內(nèi)容可根據(jù)院校實際情況調(diào)整。）

一、總則

職業(yè)院校學生學籍管理是保障教育教學秩序、規(guī)范學生管理行為、維護學生合法權(quán)益的重要基礎(chǔ)工作。本細則依據(jù)《中華人民共和國教育法》《普通高等學校學生管理規(guī)定》《職業(yè)教育法》及相關(guān)教育政策，結(jié)合職業(yè)院校以技能培養(yǎng)為導向、工學結(jié)合為特點的教學模式，制定本實施細則，旨在明確學籍管理的原則、職責分工、具體流程和監(jiān)督機制，確保學生學籍信息的真實性、準確性和完整性，促進教育教學管理規(guī)范化、科學化。

（一）管理原則

1.公平公正：所有學生享有平等的學籍管理權(quán)利，學校在執(zhí)行各項學籍管理規(guī)定時，應無差別對待，確保機會均等。不得因地域、性別、民族、宗教信仰等因素歧視學生。

2.規(guī)范有序：學籍管理流程標準化、制度化，各項操作符合法律法規(guī)和學校規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依。

3.動態(tài)管理：學籍信息實行動態(tài)跟蹤與更新，及時反映學生在校期間的學業(yè)進展、狀態(tài)變化（如休學、復學、退學等），確保信息的時效性。

4.信息化管理：充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建設或依托國家、?。ㄊ校┘墝W籍管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學籍信息的電子化采集、存儲、查詢、統(tǒng)計與共享，提高管理效率。

5.以人為本：在管理過程中，注重人文關(guān)懷，關(guān)注學生成長需求，引導學生遵守校規(guī)校紀，激發(fā)學習動力。

（二）適用范圍

本細則適用于經(jīng)國家或省級教育行政部門批準設立的各類職業(yè)院校，包括中等職業(yè)學校（含普通中專、職業(yè)高中、技工學校）、高等職業(yè)院校（含專科）及成人職業(yè)培訓機構(gòu)。其全體在籍學生，包括全日制學歷教育學生及符合規(guī)定的非全日制學生（如成人職業(yè)教育、技能培訓等，需根據(jù)具體招生政策明確適用性），均須遵守本細則相關(guān)規(guī)定。對于國際學生、港澳臺學生，可參照本細則另行制定補充規(guī)定。

（三）管理職責

1.學校層面：校長是學籍管理的第一責任人，全面負責學籍管理工作。成立由校長牽頭，教務處、學生處（或?qū)W生工作部）、系（部）負責人、檔案室等部門組成的學籍管理工作領(lǐng)導小組，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校學籍管理工作。

2.教務處（或相應教學管理部門）：是學籍管理的核心職能部門，具體負責學籍管理的日常事務，包括但不限于：學籍注冊、異動審批（轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復學、退學等）、成績管理、學分認定、畢業(yè)資格審核、學籍檔案管理等。需配備專職或兼職學籍管理工作人員，并定期進行業(yè)務培訓。

3.系（部）：作為學籍管理的基層單位，負責本系（部）學生的日常學籍管理，包括：協(xié)助學生完成注冊、收集異動申請材料、初步審核學生學業(yè)情況（如成績、學分）、向教務處反饋學生動態(tài)等。系（部）主任對本院系學生的學籍管理負直接責任。

4.學生處（或?qū)W生工作部）：負責學生思想政治表現(xiàn)、行為規(guī)范、獎懲等方面的學籍關(guān)聯(lián)管理，參與學生休學、復學、退學等涉及綜合素質(zhì)評價的環(huán)節(jié)。

5.信息中心（或教務處下屬）：負責學籍管理信息系統(tǒng)的建設、維護和技術(shù)支持，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。

6.檔案室：負責學籍檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保檔案的完整性、安全性和保密性。

各部門之間應建立明確的溝通協(xié)調(diào)機制，確保學籍信息流轉(zhuǎn)順暢、責任落實到位。

二、學籍注冊與異動管理

（一）學籍注冊

1.注冊時間與周期：

(1)每學年第一學期開學后10個工作日內(nèi)為集中注冊期。

(2)因不可抗力或特殊情況未能按時注冊的學生，可在下學期開學前向教務處申請延期注冊，延期時間不超過2周，需提交相關(guān)證明材料。逾期不注冊且無正當理由者，按自動離校處理。

(3)每學期末，系統(tǒng)將自動統(tǒng)計未注冊學生名單，并通知相關(guān)部門和系（部）跟進。

2.注冊條件：

(1)學生需完成當期學費、住宿費等費用的繳納（符合資助政策的學生按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。

(2)無未處理的不良學籍記錄（如掛科、違紀未處理等）。

(3)按要求完成健康檢查（新生須在入學后完成）。

3.注冊流程（StepbyStep）：

(1)學生準備材料：在注冊期內(nèi)，登錄學校指定的學籍管理系統(tǒng)或校園服務平臺，按要求在線提交《學籍注冊申請》，并上傳以下材料掃描件或照片：

a.當期繳費憑證（或資助證明）。

b.健康檢查合格證明（新生必傳，老生如有變動需傳新證明）。

c.其他教務處規(guī)定的必要材料（如重修課程證明等）。

(2)系（部）初步審核：系（部）在收到學生申請后2個工作日內(nèi)，審核學生提交材料的完整性和符合性，通過系統(tǒng)向教務處提交推薦注冊意見。

(3)教務處最終審核：教務處在收到系（部）推薦意見后3個工作日內(nèi)，對注冊資格進行最終審核，并在系統(tǒng)中確認注冊狀態(tài)。對于材料不全或不符合條件的學生，將通知學生或系（部）補充材料或說明原因。

(4)學生確認：教務處審核通過后，學生通過系統(tǒng)或短信通知，在規(guī)定時間內(nèi)點擊確認注冊。確認完成后，學籍狀態(tài)更新為“在籍”。

(5)結(jié)果反饋：教務處將注冊結(jié)果匯總，定期通報各系（部）及學生本人。未成功注冊的學生，需根據(jù)教務處通知限期整改或辦理離校手續(xù)。

4.注冊要求與后果：

(1)學生應主動關(guān)注注冊通知，按時完成注冊。

(2)學籍注冊是學生取得當學期學習資格的必要條件，未注冊者不得參與課程選課、考試及其他教學活動。

(3)無故連續(xù)兩個學期未注冊，或累計三個學期未注冊，學校將取消其學籍。取消學籍后，學生可申請恢復，但需符合重新入學條件，并按規(guī)定辦理手續(xù)。

（二）學籍異動管理

1.異動類型及條件

(1)轉(zhuǎn)專業(yè)：

a.申請條件：一般適用于一年級學生，或符合特定轉(zhuǎn)專業(yè)政策的高年級學生（如專業(yè)調(diào)整、學生個人興趣與能力匹配度高等）。具體條件需參照學校《轉(zhuǎn)專業(yè)管理辦法》，例如：

-一年級學生通常在第一學期末或第二學期初申請。

-必須符合擬轉(zhuǎn)入專業(yè)的學籍要求和學業(yè)成績標準（如無掛科記錄，平均分達到一定要求等，示例：專業(yè)排名前30%或平均分≥80分）。

-不屬于有特殊管理要求的專業(yè)（如軍事、公安類提前招生等）。

b.申請時間：一般每年集中辦理一次，具體時間由教務處發(fā)布通知。

(2)休學：

a.申請條件：因病經(jīng)學校指定醫(yī)院診斷，需長期治療休養(yǎng)者；因事（如家庭重大變故、參加重要競賽等）需暫時中斷學習者。

b.申請流程：

-學生本人（因病休學需監(jiān)護人陪同或委托）向系（部）提出書面申請，填寫《學籍休學申請表》，附相關(guān)證明材料（醫(yī)療診斷證明、病歷、費用票據(jù)等，因病休學需加蓋醫(yī)院公章；因事休學需提供相關(guān)單位或組織證明）。

-系（部）審核材料后，報教務處審批。特殊情況（如長期病休）需經(jīng)校領(lǐng)導審批。

-審批通過后，教務處系統(tǒng)更新學籍狀態(tài)為“休學”，并通知學生。休學期間，學生可保留學籍，但不得參加正常教學活動。

c.休學期限與次數(shù)：因病休學一般每次不超過1年，累計不超過2年。因事休學期限根據(jù)實際情況確定，但原則上不超過半年。休學期滿需按時復學。

(3)復學：

a.申請條件：休學期滿，身體狀況符合錄取專業(yè)要求；因事休學的，具備復學條件。

b.申請流程：

-學生在復學前向系（部）提出書面復學申請，填寫《學籍復學申請表》，附健康檢查證明（因病休學必須提供）或其他相關(guān)材料。

-系（部）審核，報教務處及校領(lǐng)導審批。

-審批通過后，教務處系統(tǒng)更新學籍狀態(tài)為“在籍”，學生恢復學習資格。復學學生通常隨下一級新生或空缺班級學習，原已修學分經(jīng)審核可承認。

(4)轉(zhuǎn)學：

a.申請條件：學生確有特殊情況（如家庭住址跨省遷移、符合國家和地方轉(zhuǎn)學政策等），可申請轉(zhuǎn)學到其他同類型院校。轉(zhuǎn)學一般應在新生入學一年內(nèi)提出。

b.申請流程：

-學生向所在學校提出書面轉(zhuǎn)學申請，填寫《學籍轉(zhuǎn)學申請表》，說明轉(zhuǎn)學理由，并按轉(zhuǎn)出學校規(guī)定提供相關(guān)證明（如戶籍證明、學籍檔案等）。

-轉(zhuǎn)出學校教務處審核同意，并在學籍系統(tǒng)中提交轉(zhuǎn)學申請至?。ㄊ校┙逃姓块T。

-省級教育行政部門審核批準后，轉(zhuǎn)出學校將學生學籍信息通過系統(tǒng)傳送給轉(zhuǎn)入學校。

-轉(zhuǎn)入學校根據(jù)本校招生政策和學籍管理規(guī)定進行審核，同意后接收學生，并完成學籍注冊。

c.轉(zhuǎn)學限制：普通高中畢業(yè)生（含同等學力者）轉(zhuǎn)入中等職業(yè)學?；蚋叩嚷殬I(yè)院校，一般應在入學一年內(nèi)提出；非此類學生轉(zhuǎn)學，需符合具體政策?？缡∞D(zhuǎn)學需經(jīng)兩省（市）教育行政部門協(xié)商同意。

(5)退學：

a.申請條件：學生因各種原因無法繼續(xù)學業(yè)，自愿提出申請；或因違反校規(guī)校紀，情節(jié)嚴重，經(jīng)教育不改，學校依據(jù)規(guī)定作出退學處理。

b.申請流程：

-自愿退學：學生填寫《學籍退學申請表》，說明退學原因，并提交相關(guān)證明（如就業(yè)單位錄用證明、家庭困難證明等，視情況而定）。系（部）審核，報教務處、學生處及校領(lǐng)導審批。

-規(guī)定退學：學校依據(jù)《學生手冊》或相關(guān)規(guī)定，經(jīng)調(diào)查核實后，履行告知、聽證（如適用）程序，報校領(lǐng)導審批后執(zhí)行。

-審批通過后，教務處系統(tǒng)更新學籍狀態(tài)為“退學”，并出具《退學決定書》。學生需在規(guī)定時間內(nèi)辦理離校手續(xù)（包括檔案、戶口遷移等）。

c.退學后果：退學學生不再具有學籍，學校不再提供教育服務。已繳納的學費按實際學習時間比例退還（具體標準參照學校財務規(guī)定）。

2.異動審批權(quán)限

(1)轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復學、退學等學籍異動，實行分級審批制度：

-一般異動（如部分轉(zhuǎn)專業(yè)、短期休學）：由系（部）提出，教務處審批。

-重要異動（如熱門專業(yè)轉(zhuǎn)專業(yè)、長期休學、復學、退學）：由系（部）提出，教務處審核，報學生處、主管校領(lǐng)導審批。

-特殊異動（如跨省轉(zhuǎn)學、涉及重大違紀的退學）：由教務處匯總，報校領(lǐng)導會議審批。

(2)所有異動審批結(jié)果需在學籍管理系統(tǒng)中有明確記錄，并留檔備查。

3.數(shù)據(jù)與案例

(1)示例數(shù)據(jù)：某高職院校一個學年（2023-2024學年第一學期）的學籍注冊情況如下：

-應注冊人數(shù)：3000人

-實際注冊人數(shù)：2950人

-按時注冊率：98.3%

-延期注冊人數(shù)：50人（其中45人已辦理延期，5人逾期未注冊，后3人補辦，2人最終放棄，按自動離校處理）

-同期學籍異動情況：轉(zhuǎn)專業(yè)35人（1.2%），休學20人（0.7%），復學15人，轉(zhuǎn)出10人，退學5人。

(2)案例：學生張某，大一第一學期因急性闌尾炎住院治療，符合休學條件，其家長提供醫(yī)院診斷證明及住院費用單據(jù)。張某按時提交休學申請，經(jīng)系（部）和教務處審核通過，辦理了1年休學手續(xù)，學籍狀態(tài)變?yōu)椤靶輰W”。休學期滿后，張某康復并提交復學申請及健康檢查證明，經(jīng)審核符合復學條件，順利恢復學籍，插班到同專業(yè)下一年級學習，已修學分經(jīng)審核部分承認。

三、學籍檔案管理

（一）檔案內(nèi)容與要求

1.檔案構(gòu)成（清單式）：

(1)入學材料：

a.錄取通知書復印件及學校簽章。

b.高中（或同等學歷）畢業(yè)證書復印件及學校簽章。

c.身份證復印件。

d.顏色正面免冠一寸照片（電子版及紙質(zhì)版）。

e.健康檢查報告。

f.政治面貌證明（如入黨申請書、團員證復印件等）。

g.個人簡歷及特長證明（可選）。

(2)學業(yè)材料：

a.各學期課程成績單（含平時成績、期末成績、總評成績）。

b.學分登記表（記錄已修課程及學分）。

c.重修、補考成績單。

d.實踐、實習報告或鑒定。

e.技能等級證書、競賽獲獎證書等證明材料復印件。

(3)異動材料：

a.《學籍異動申請表》（轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復學、退學等）。

b.相關(guān)證明材料（醫(yī)療證明、戶籍證明、獲獎證書等）。

c.審批文件（系部、教務處、校領(lǐng)導審批意見）。

d.《轉(zhuǎn)學同意書》（如轉(zhuǎn)學）。

e.《退學決定書》（如退學）。

(4)獎懲材料：

a.獲獎證書復印件（校級及以上）。

b.《學生獎勵決定書》。

c.《學生處分決定書》（如有）。

d.《學生處分撤銷決定書》（如有）。

(5)畢業(yè)材料：

a.畢業(yè)鑒定表。

b.《畢業(yè)證書》副聯(lián)。

c.學籍電子注冊表。

(6)其他：

a.轉(zhuǎn)移、接轉(zhuǎn)黨團組織關(guān)系材料。

b.檔案轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入材料。

c.學校要求的其他材料。

2.材料整理要求：

(1)檔案材料應按時間順序排列，重要文件置于前面。

(2)所有復印件需注明“復印件與原件核對無誤”，并加蓋檔案管理部門或系（部）公章。

(3)電子版材料應與紙質(zhì)版一致，存儲在專用云盤或服務器，并做好備份。

3.檔案建立時間：學生入學注冊后，由系（部）指定專人負責收集、整理首次學籍檔案，并在學生入學后30個工作日內(nèi)完成歸檔。

（二）檔案保管與利用

1.保管責任：

(1)新生學籍檔案由系（部）指定專人收集、整理，1個月內(nèi)移交學校檔案室集中保管。

(2)在校生學籍檔案由檔案室統(tǒng)一管理，或由系（部）專人管理并定期移交檔案室。

(3)畢業(yè)生學籍檔案按檔案管理規(guī)定，畢業(yè)后2年內(nèi)由檔案室保管，2年后按國家規(guī)定移交指定機構(gòu)（如人才市場、人檔案管局等）。

2.保管期限：

(1)新生學籍檔案：自學生入學起至少保管2年。

(2)在校生學籍檔案：自學生入學起至少保管至畢業(yè)后2年。

(3)畢業(yè)生學籍檔案：永久或按國家規(guī)定期限保管。

3.查閱利用：

(1)學生本人因升學、就業(yè)等需要查閱或復印本人學籍檔案的，需向檔案管理部門提出申請，提供本人有效身份證件，說明查閱目的，經(jīng)批準后可在檔案室查閱或復印。查閱、復印內(nèi)容需有檔案管理員在場監(jiān)督，重要材料需經(jīng)相關(guān)負責人簽字。

(2)單位、機構(gòu)因招生、招聘、政審等需要查閱學生學籍檔案的，需提供單位介紹信、查詢目的說明，并經(jīng)學校