合同審核與管理標(biāo)準(zhǔn)化工具：合同條款審查與執(zhí)行跟蹤版一、工具概述與核心價值本工具旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)現(xiàn)合同條款的全面審查與履約過程的動態(tài)跟蹤，降低合同法律風(fēng)險，保障企業(yè)權(quán)益。通過結(jié)構(gòu)化審查要點(diǎn)、可視化執(zhí)行節(jié)點(diǎn)及責(zé)任閉環(huán)管理，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)合同從簽訂到履結(jié)的全生命周期管控，提升合同管理效率與合規(guī)性。二、適用范圍與應(yīng)用場景（一）適用范圍本工具適用于企業(yè)各類業(yè)務(wù)合同（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等）的條款審查、風(fēng)險評估及執(zhí)行跟蹤，覆蓋合同簽訂前、履行中、終止后全流程管理。（二）典型應(yīng)用場景新簽合同合規(guī)審查：業(yè)務(wù)部門擬定合同后，法務(wù)部門或合規(guī)專員使用工具對條款完整性、合法性、風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)性審查，保證合同符合企業(yè)制度及法律法規(guī)要求。重大合同專項(xiàng)審核：針對標(biāo)的額較大、履行周期長或涉及核心業(yè)務(wù)的合同（如戰(zhàn)略合作協(xié)議、重大項(xiàng)目承包合同），通過工具重點(diǎn)審查權(quán)利義務(wù)對等性、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款，規(guī)避重大風(fēng)險。合同履約過程監(jiān)控：合同生效后，執(zhí)行部門通過工具跟蹤關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如付款、交付、驗(yàn)收等），實(shí)時記錄履約進(jìn)度，及時發(fā)覺并解決履約偏差，避免逾期或違約。歷史合同復(fù)盤優(yōu)化：對已履行完畢的合同進(jìn)行條款合規(guī)性及執(zhí)行效果復(fù)盤，總結(jié)高頻風(fēng)險點(diǎn)，優(yōu)化企業(yè)合同模板庫。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程與步驟步驟一：合同接收與初步登記責(zé)任主體：合同管理員（*）操作內(nèi)容：接收業(yè)務(wù)部門提交的合同草案及相關(guān)附件（如技術(shù)協(xié)議、訂單、招投標(biāo)文件等），核對合同文本完整性（是否包含封面、目錄、簽字頁等關(guān)鍵部分）。在《合同管理臺賬》（見模板1）中登記合同基本信息，包括合同編號、合同名稱、簽約主體、合同金額、簽訂日期、預(yù)計(jì)履行期限、業(yè)務(wù)類型、對接人及聯(lián)系方式等。輸出成果：合同編號分配、臺賬初始登記。步驟二：合同條款分類審查責(zé)任主體：法務(wù)專員（*）牽頭，業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門協(xié)同審查維度與操作內(nèi)容：主體資格審查：核查簽約方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如行業(yè)準(zhǔn)入許可）、授權(quán)委托書（簽字人是否具備代表權(quán)）、履約能力（過往業(yè)績、征信記錄等），保證簽約主體合法有效。核心條款審查：標(biāo)的條款：明確標(biāo)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，避免模糊描述（如“優(yōu)良”“合格”需附具體標(biāo)準(zhǔn)文件）；權(quán)利義務(wù)條款：梳理雙方權(quán)利義務(wù)是否對等（如付款條件與交付義務(wù)是否匹配），避免單方面加重企業(yè)責(zé)任；價款與支付條款：明確金額、幣種、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票）、支付節(jié)點(diǎn)（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)”）、發(fā)票類型及開具時間，避免“款項(xiàng)付清后交付發(fā)票”等不利約定；履行期限與地點(diǎn)：明確起止時間、交付/驗(yàn)收地點(diǎn)，涉及跨境合同的需注明適用法律及爭議解決地；違約責(zé)任條款：量化違約金計(jì)算方式（如“按日萬分之五計(jì)算”），明確違約情形（逾期付款、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、違約解除合同等）及補(bǔ)救措施，避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等模糊表述；爭議解決條款：優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)管轄，避免約定對方所在地管轄。合規(guī)性審查：對照《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，排查條款合法性（如禁止格式條款中免除自身責(zé)任、加重對方責(zé)任的情況）。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)適配性審查：財(cái)務(wù)部門核查付款節(jié)點(diǎn)與企業(yè)資金規(guī)劃匹配度，業(yè)務(wù)部門確認(rèn)技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是否滿足實(shí)際需求。輸出成果：填寫《合同條款審查明細(xì)表》（見模板2），標(biāo)注“通過”“不通過”“需修改”及具體修改意見。步驟三：審查結(jié)果反饋與修訂責(zé)任主體：法務(wù)專員（）、業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（）操作內(nèi)容：法務(wù)專員將《合同條款審查明細(xì)表》反饋至業(yè)務(wù)部門，對“不通過”及“需修改”條款說明法律依據(jù)及修改建議；業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見與對方協(xié)商修訂合同文本，修訂后重新提交審查（重大修訂需二次審查）；審查通過后，法務(wù)專員出具《合同審查意見書》（明確“同意簽訂”或“附條件簽訂”），并同步至合同管理員。輸出成果：修訂后的合同文本、《合同審查意見書》。步驟四：合同簽訂與歸檔責(zé)任主體：合同管理員（）、授權(quán)簽約人（）操作內(nèi)容：合同管理員核對審查通過的合同文本，保證簽字頁信息完整（雙方蓋章、簽字日期）；按企業(yè)授權(quán)審批流程完成簽訂（如需），簽訂后3個工作日內(nèi)收回合同正本，掃描電子版存檔；在《合同管理臺賬》中更新“簽訂狀態(tài)”“歸檔日期”，并將合同正本、附件、《合同審查意見書》統(tǒng)一歸檔（電子檔與紙質(zhì)檔同步）。輸出成果：合同正本歸檔、臺賬狀態(tài)更新。步驟五：合同執(zhí)行動態(tài)跟蹤責(zé)任主體：業(yè)務(wù)執(zhí)行部門（項(xiàng)目經(jīng)理、采購專員）、合同管理員操作內(nèi)容：節(jié)點(diǎn)拆解：根據(jù)合同條款拆解關(guān)鍵履行節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付款支付”“貨物交付”“階段驗(yàn)收”“質(zhì)保金退還”等），明確各節(jié)點(diǎn)計(jì)劃時間、責(zé)任部門及責(zé)任人；進(jìn)度更新：責(zé)任部門在節(jié)點(diǎn)到期前3個工作日提交《合同執(zhí)行進(jìn)度表》（見模板3），說明節(jié)點(diǎn)進(jìn)展（如“已完成貨物生產(chǎn)，預(yù)計(jì)X月X日交付”），并相關(guān)證明材料（如物流單、驗(yàn)收報(bào)告）；異常處理：若出現(xiàn)逾期、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等履約偏差，責(zé)任部門需在24小時內(nèi)啟動《合同風(fēng)險預(yù)警流程》（見模板4），說明原因、影響及應(yīng)對措施（如發(fā)函催告、索賠、協(xié)商變更合同），同步至法務(wù)部門及管理層。輸出成果：《合同執(zhí)行進(jìn)度表》《合同風(fēng)險預(yù)警單》。步驟六：合同履結(jié)與復(fù)盤責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、合同管理員操作內(nèi)容：合同履行完畢（如驗(yàn)收合格、質(zhì)保期屆滿），責(zé)任部門提交《合同履結(jié)確認(rèn)書》（模板5），明確最終履約結(jié)果（如“無違約”“存在違約，已達(dá)成和解”）；法務(wù)部門結(jié)合《合同執(zhí)行進(jìn)度表》《風(fēng)險預(yù)警單》等資料，對合同履約過程中的風(fēng)險點(diǎn)、應(yīng)對措施有效性進(jìn)行復(fù)盤，形成《合同履約總結(jié)報(bào)告》；合同管理員在《合同管理臺賬》中標(biāo)注“履結(jié)狀態(tài)”，關(guān)閉合同跟蹤流程，并將所有履結(jié)資料歸檔。輸出成果：《合同履結(jié)確認(rèn)書》《合同履約總結(jié)報(bào)告》、臺賬歸檔。四、核心工具模板設(shè)計(jì)模板1：合同管理臺賬合同編號合同名稱簽約主體（甲方/乙方）合同金額（元）簽訂日期預(yù)計(jì)履行期限業(yè)務(wù)類型（采購/銷售等）合同狀態(tài)（草擬/簽訂/履行中/履結(jié)）對接人（內(nèi)部/外部）歸檔日期CG-2024-001設(shè)備采購合同A公司/B公司500,0002024-03-012024-03-01至2024-08-31采購履行中張/李2024-03-05模板2：合同條款審查明細(xì)表合同編號審查條款類別具體條款內(nèi)容（示例）審查標(biāo)準(zhǔn)（法律法規(guī)/企業(yè)制度）審查結(jié)果（通過/不通過/需修改）風(fēng)險等級（高/中/低）修改意見/問題描述審查人審查日期CG-2024-001主體資格乙方提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（編號：X）《民法典》第50條：民事主體需具備相應(yīng)民事行為能力不通過高需核對營業(yè)執(zhí)照原件及“三證合一”信息，保證在有效期內(nèi)王*2024-03-02CG-2024-001價款支付“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)付清全款”企業(yè)《財(cái)務(wù)管理制度》第5.2條：付款節(jié)點(diǎn)需與履約成果掛鉤需修改中明確“驗(yàn)收合格”的定義（需附驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）及“全款”是否含質(zhì)保金李*2024-03-02模板3：合同執(zhí)行進(jìn)度表合同編號關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)名稱計(jì)劃完成時間實(shí)際完成時間責(zé)任部門責(zé)任人進(jìn)展描述（附證明材料）是否異常（是/否）異常原因說明（如逾期）CG-2024-001預(yù)付款支付2024-03-102024-03-12財(cái)務(wù)部趙*已完成銀行轉(zhuǎn)賬，附轉(zhuǎn)賬憑證（截圖）否—CG-2024-001貨物現(xiàn)場驗(yàn)收2024-07-15—采購部張*貨物已送達(dá)倉庫，待技術(shù)部門檢測（附入庫單）否—模板4：合同風(fēng)險預(yù)警單合同編號風(fēng)險描述風(fēng)險等級（高/中/低）發(fā)生時間影響范圍（如付款、交付、聲譽(yù)）責(zé)任部門應(yīng)對措施（如協(xié)商、發(fā)函、索賠）預(yù)計(jì)解決時間處理結(jié)果CG-2024-001乙方逾期交付貨物15天高2024-07-30生產(chǎn)線投產(chǎn)進(jìn)度采購部1.發(fā)《履約催告函》要求3日內(nèi)交付；2.準(zhǔn)備按合同約定扣減違約金2024-08-05處理中模板5：合同履結(jié)確認(rèn)書合同編號合同名稱履約期限最終履約結(jié)果（無違約/部分違約/全部違約）違約情況說明（如存在）附件清單（驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等）確認(rèn)人（業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人）確認(rèn)日期CG-2024-001設(shè)備采購合同2024-03-01-2024-08-31無違約—1.最終驗(yàn)收報(bào)告（編號：YSGZ-2024-005）；2.全款支付憑證孫*2024-09-05五、使用要點(diǎn)與風(fēng)險提示審查動態(tài)化：法律法規(guī)或企業(yè)制度更新后，需及時修訂合同模板及審查要點(diǎn)，保證條款合規(guī)性（如《民法典》實(shí)施后，需重點(diǎn)關(guān)注格式條款、保理合同等新增內(nèi)容）。執(zhí)行閉環(huán)化：合同跟蹤需明確“責(zé)任到人、節(jié)點(diǎn)到天”，避免出現(xiàn)“無人跟進(jìn)”“節(jié)點(diǎn)遺漏”等問題，重大風(fēng)險預(yù)警需升級至管理層決策。證據(jù)留存化：合同簽訂、修訂、履約過程中的所有書面材料（函件、郵件、會議紀(jì)要、驗(yàn)收單等）需同步歸檔，保證發(fā)生爭議時可提供完整證據(jù)鏈