公司采購進(jìn)度跟進(jìn)及控制操作手冊一、手冊概述本手冊旨在規(guī)范公司采購活動中各環(huán)節(jié)的進(jìn)度跟進(jìn)與控制流程，通過標(biāo)準(zhǔn)化操作保證采購任務(wù)按時、按質(zhì)、按量完成，降低采購風(fēng)險，提升采購效率與透明度。手冊適用于公司所有物料、設(shè)備及服務(wù)的采購活動，涉及采購部、需求部門、倉庫、財務(wù)部等相關(guān)部門及人員。二、采購進(jìn)度適用范圍與核心目標(biāo)（一）適用范圍常規(guī)采購：生產(chǎn)物料、辦公用品、低值易耗品等計劃性采購項目。專項采購：設(shè)備購置、項目外包、工程材料等非經(jīng)常性或高價值采購項目。緊急采購：因生產(chǎn)突發(fā)狀況、市場供應(yīng)異常等導(dǎo)致的急需物料采購。（二）核心目標(biāo)進(jìn)度可控：明確各環(huán)節(jié)時間節(jié)點，實時掌握采購動態(tài)，避免延期。質(zhì)量保障：通過跟進(jìn)保證供應(yīng)商按約定標(biāo)準(zhǔn)交付，杜絕不合格品入庫。成本優(yōu)化：在進(jìn)度管控中兼顧成本控制，避免因進(jìn)度延誤導(dǎo)致的額外支出。協(xié)同高效：打通跨部門信息壁壘，保證需求、采購、驗收、付款等環(huán)節(jié)無縫銜接。三、采購進(jìn)度全流程跟進(jìn)步驟（一）需求確認(rèn)與計劃制定階段需求提報需求部門根據(jù)實際需求填寫《采購需求申請表》（詳見第四章模板一），明確物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、期望交付日期、預(yù)算金額等信息，部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后提交至采購部。采購部收到需求后，1個工作日內(nèi)與需求部門負(fù)責(zé)人*溝通，確認(rèn)需求的合理性、緊急性及細(xì)節(jié)（如技術(shù)參數(shù)、替代方案等），避免因需求模糊導(dǎo)致后續(xù)采購偏差。采購計劃編制采購部根據(jù)需求部門確認(rèn)的《采購需求申請表》，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)周期、歷史采購數(shù)據(jù)等，編制《采購計劃表》，明確采購方式（公開招標(biāo)、詢比價、單一來源等）、供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)、各環(huán)節(jié)時間節(jié)點（如供應(yīng)商響應(yīng)截止日、下單日、預(yù)計交付日等）。采購計劃需經(jīng)采購經(jīng)理審核，重大采購項目（如金額超10萬元）需報請分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）供應(yīng)商選擇與訂單下達(dá)階段供應(yīng)商尋源與評估采購部根據(jù)采購計劃通過公司合格供應(yīng)商庫、公開招標(biāo)平臺、行業(yè)推薦等渠道篩選潛在供應(yīng)商，優(yōu)先選擇合作良好、履約能力強的供應(yīng)商。對新供應(yīng)商，需進(jìn)行資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）及樣品測試（如需），填寫《供應(yīng)商評估表》（詳見第四章模板二），評估通過后方可納入候選名單。訂單下達(dá)與交期確認(rèn)采購部與選定供應(yīng)商洽談價格、交付周期、付款方式等條款，達(dá)成一致后，簽訂《采購合同》或下達(dá)《采購訂單》（詳見第四章模板三），明確訂單號、物料信息、數(shù)量、單價、總金額、交付時間、質(zhì)量要求、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款。供應(yīng)商收到訂單后，需在2個工作日內(nèi)書面確認(rèn)交期（如無法按期交付，需說明原因并提供新的交付計劃），采購部將最終交期錄入《采購進(jìn)度跟蹤表》（詳見第四章模板四）。（三）訂單執(zhí)行與過程跟進(jìn)階段生產(chǎn)/備貨進(jìn)度跟進(jìn)對于定制化物料或生產(chǎn)周期較長的采購項目，采購專員需每周與供應(yīng)商聯(lián)系人確認(rèn)生產(chǎn)/備貨進(jìn)度（如原材料采購情況、生產(chǎn)工序完成度、預(yù)計發(fā)貨時間等），并更新至《采購進(jìn)度跟蹤表》。若發(fā)覺供應(yīng)商可能延期交付（如進(jìn)度滯后超3個工作日），采購部需立即啟動預(yù)警機制，向供應(yīng)商發(fā)出《交期預(yù)警函》（詳見第四章模板五），要求其采取趕工措施，并同步向需求部門及分管領(lǐng)導(dǎo)*反饋。物流與交付安排標(biāo)準(zhǔn)物料或現(xiàn)貨采購，供應(yīng)商需按訂單約定時間發(fā)貨，并在發(fā)貨后24小時內(nèi)將物流單號（如運單號、提單號）提供給采購部，采購部及時錄入系統(tǒng)并通知倉庫準(zhǔn)備收貨。對于需運輸?shù)奈锪?，采購部需關(guān)注物流動態(tài)，保證運輸過程中物料質(zhì)量不受損（如冷鏈運輸、防震包裝等要求）。（四）驗收與入庫階段到貨初檢倉庫收到物料后，需第一時間核對送貨單與采購訂單信息（物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、批號等），確認(rèn)外包裝是否完好，如有破損、數(shù)量不符等問題，需在24小時內(nèi)通知采購部及供應(yīng)商處理。質(zhì)量驗收需求部門或質(zhì)檢部門根據(jù)采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖紙、樣品等）進(jìn)行質(zhì)量檢驗，填寫《物料驗收單》（詳見第四章模板六），明確檢驗結(jié)果（合格/不合格）、不合格項描述及處理意見。驗收合格后，倉庫辦理入庫手續(xù)，更新庫存數(shù)據(jù)；驗收不合格的，采購部需在2個工作日內(nèi)與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨或折價處理方案，并將處理結(jié)果錄入《采購異常處理記錄表》（詳見第四章模板七）。（五）付款與結(jié)算階段對賬與開票財務(wù)部根據(jù)采購合同、驗收單、發(fā)票等單據(jù)，與供應(yīng)商進(jìn)行對賬，確認(rèn)應(yīng)付金額、開票信息（如發(fā)票類型、稅率等）及付款節(jié)點（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金比例）。付款審批與執(zhí)行采購部提交付款申請（附合同、驗收單、發(fā)票等憑證），經(jīng)財務(wù)部審核、采購經(jīng)理*審批后，按公司財務(wù)制度安排付款。供應(yīng)商收到款項后，需及時向采購部提供收款憑證，采購部更新供應(yīng)商付款記錄。四、常用工具與模板模板一：采購需求申請表序號物料名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)期望交付日期預(yù)算金額（元）需求部門需求人部門負(fù)責(zé)人簽字1備注：（可填寫技術(shù)參數(shù)、圖紙編號、特殊要求等）模板二：供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話資質(zhì)文件（是否齊全）樣品測試結(jié)果（合格/不合格）歷史合作評價（好/中/差）綜合評估結(jié)論（推薦/不推薦）評估人評估日期模板三：采購訂單訂單號供應(yīng)商名稱訂單日期交付日期交付地點序號物料名稱規(guī)格型號單位單價（元）—————-———-——————1付款方式：□預(yù)付%□到貨款%□質(zhì)保金%交期違約責(zé)任：每日延遲交付金額的%作為違約金模板四：采購進(jìn)度跟蹤表訂單號物料名稱供應(yīng)商計劃交付日期實際交付日期進(jìn)度狀態(tài)（□正?！躅A(yù)警□延期）更新日期責(zé)任人進(jìn)度說明：（可填寫生產(chǎn)進(jìn)度、物流狀態(tài)、異常情況等）模板五：交期預(yù)警函致：供應(yīng)商名稱訂單號物料名稱計劃交付日期預(yù)警原因（□生產(chǎn)滯后□物流異常□其他：）預(yù)警要求：請于年月日前提供新的交付計劃及趕工措施，保證不延期交付。采購部聯(lián)系人：聯(lián)系方式：發(fā)送日期：模板六：物料驗收單訂單號物料名稱規(guī)格型號數(shù)量供應(yīng)商驗收日期驗收部門驗收項目標(biāo)準(zhǔn)要求檢驗結(jié)果（合格/不合格）不合格項描述1.外觀2.尺寸3.功能驗收結(jié)論：□合格□不合格（不合格需附處理方案）驗收人：部門負(fù)責(zé)人：模板七：采購異常處理記錄表異常單號訂單號物料名稱異常類型（□延期□質(zhì)量不合格□數(shù)量不符□其他：）異常描述責(zé)任部門處理措施完成時限處理結(jié)果記錄人：審核人：日期：五、關(guān)鍵控制點與風(fēng)險規(guī)避（一）需求確認(rèn)階段風(fēng)險：需求描述不清晰、數(shù)量/日期不合理，導(dǎo)致采購后頻繁變更?？刂拼胧翰少彶勘仨毰c需求部門負(fù)責(zé)人*當(dāng)面或書面確認(rèn)需求細(xì)節(jié)，對模糊需求（如“類似物料”）需提供具體參數(shù)或樣品，避免歧義。（二）供應(yīng)商選擇階段風(fēng)險：供應(yīng)商資質(zhì)不足、履約能力差，導(dǎo)致交付延遲或質(zhì)量不達(dá)標(biāo)?？刂拼胧簢?yán)格執(zhí)行供應(yīng)商準(zhǔn)入評估，優(yōu)先選擇通過ISO9001等質(zhì)量體系認(rèn)證的供應(yīng)商，對高價值項目開展實地考察。（三）訂單執(zhí)行階段風(fēng)險：供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度滯后、物流中斷未及時預(yù)警?？刂拼胧翰少弻T*需通過電話、郵件或系統(tǒng)定期跟進(jìn)，對關(guān)鍵節(jié)點（如原材料采購、生產(chǎn)上線）要求供應(yīng)商提供進(jìn)度證明，設(shè)置“預(yù)警-嚴(yán)重預(yù)警-延期”三級響應(yīng)機制。（四）驗收階段風(fēng)險：驗收標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、驗收流程不規(guī)范，導(dǎo)致不合格品流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)?？刂拼胧褐贫ā段锪向炇諛?biāo)準(zhǔn)手冊》，明確各類物料的檢驗方法、抽樣比例及判定標(biāo)準(zhǔn)；驗收時需需求部門、質(zhì)檢部門、倉庫三方共同簽字確認(rèn)。（五）異常處理階段風(fēng)險：異常問題（如延期、不合格）處理不及時，影響生產(chǎn)計劃或成本?？刂拼胧航ⅰ恫少彯惓Ｌ幚砼_賬》，明