行政文件存檔與管理制度表格工具指南一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的行政管理部門，用于規(guī)范日常行政文件的存檔與管理流程。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括：新成立機(jī)構(gòu)需建立檔案管理體系時(shí)、現(xiàn)有檔案管理流程混亂需標(biāo)準(zhǔn)化時(shí)、年度審計(jì)前需完善檔案追溯機(jī)制時(shí)、跨部門文件流轉(zhuǎn)需明確權(quán)責(zé)時(shí)，以及應(yīng)對(duì)監(jiān)管部門檔案檢查等場(chǎng)景。通過制度化的表格管理，可保證行政文件的完整性、安全性及可追溯性，提升辦公效率，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。二、行政文件存檔管理操作流程（一）前期準(zhǔn)備：制度制定與職責(zé)分工明確管理架構(gòu)：成立檔案管理工作小組，由行政部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門指定1名兼職檔案管理員（如市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部*），負(fù)責(zé)本部門文件的初步收集與整理。制定管理制度：依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，制定《行政文件存檔管理辦法》，明確文件分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍、保管期限及借閱權(quán)限。配置管理工具：準(zhǔn)備檔案柜（帶鎖）、檔案盒（統(tǒng)一規(guī)格）、標(biāo)簽紙、掃描儀及電子檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)中的檔案模塊），保證紙質(zhì)與電子檔案同步管理。（二）文件分類與編碼規(guī)則制定文件分類：按“部門-類型-年度”三級(jí)分類法劃分，一級(jí)分類為部門（如行政部、人力資源部、財(cái)務(wù)部），二級(jí)分類為文件類型（如制度類、合同類、會(huì)議紀(jì)要類、證照類、報(bào)表類），三級(jí)分類為年度（如2024年）。示例：行政部-制度類-2024年、人力資源部-合同類-2024年。編碼規(guī)則：采用“部門代碼-文件類型代碼-年度-流水號(hào)”格式，部門代碼用部門名稱首字母（如行政部為XZ，人力資源部為RL），文件類型代碼用類型關(guān)鍵詞首字母（制度類為ZD，合同類為HT），流水號(hào)為3位數(shù)字。示例：XZ-ZD-2024-001（行政部2024年第1號(hào)制度文件）。（三）文件收集與初審收集范圍：凡在日常行政管理中形成的具有保存價(jià)值的文件，均需納入歸檔范圍，包括但不限于：制度類：管理辦法、實(shí)施細(xì)則、通知公告；合同類：租賃合同、采購合同、服務(wù)協(xié)議；會(huì)議類：董事會(huì)決議、部門例會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要；證照類：營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、印章登記表；報(bào)表類：月度工作總結(jié)、年度財(cái)務(wù)報(bào)表、人員統(tǒng)計(jì)表。收集流程：各部門兼職檔案管理員于每月最后一個(gè)工作日，收集本月需歸檔文件，檢查文件完整性（如簽字蓋章頁是否齊全、正本副本是否對(duì)應(yīng)）；對(duì)缺失或不規(guī)范的文件，及時(shí)聯(lián)系經(jīng)辦人*補(bǔ)充完善，填寫《文件補(bǔ)交記錄表》（見附件1）。（四）文件整理與編目整理規(guī)范：紙質(zhì)文件：去除金屬夾，采用左側(cè)裝訂，統(tǒng)一使用A4紙（小于A4的文件粘貼到標(biāo)準(zhǔn)紙上），每份文件標(biāo)注對(duì)應(yīng)編碼；電子文件：掃描為PDF格式（分辨率不低于300DPI），命名規(guī)則與紙質(zhì)文件編碼一致，存儲(chǔ)至電子檔案管理系統(tǒng)指定文件夾。編目登記：填寫《文件歸檔登記表》（見附件2），逐項(xiàng)記錄文件編號(hào)、名稱、形成部門/人、形成日期、頁數(shù)、密級(jí)（公開/內(nèi)部/秘密）、存放位置（檔案柜編號(hào)-盒號(hào)）、歸檔人及歸檔日期，保證信息準(zhǔn)確無誤。（五）歸檔存儲(chǔ)與管理存儲(chǔ)要求：紙質(zhì)檔案：按分類順序裝入檔案盒，盒面標(biāo)注“部門-類型-年度-文件數(shù)量”（如“行政部-制度類-2024年-15份”），放入帶鎖檔案柜，存放于干燥通風(fēng)、防火防潮的場(chǎng)所；電子檔案：至電子檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限（如僅部門負(fù)責(zé)人可查閱秘密文件），定期進(jìn)行備份（每月1次）。移交登記：檔案管理員將整理好的檔案與《文件歸檔登記表》核對(duì)無誤后，移交至檔案室，雙方簽字確認(rèn)《檔案移交清單》（見附件3）。（六）文件借閱與使用借閱流程：借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（見附件4），注明借閱文件名稱、編號(hào)、用途、預(yù)計(jì)歸還日期，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后，提交檔案管理員；檔案管理員核對(duì)審批權(quán)限，對(duì)密級(jí)文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*簽字同意，方可借出（借閱期限不超過5個(gè)工作日）。使用規(guī)范：借閱文件僅限在指定區(qū)域查閱，不得涂改、抽取、復(fù)制，確需復(fù)制的須經(jīng)檔案管理員批準(zhǔn)并登記，復(fù)制件標(biāo)注“復(fù)印件”字樣。（七）文件鑒定與銷毀鑒定周期：每年12月，檔案管理工作小組組織對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)照《檔案保管期限表》（見附件5），確認(rèn)是否仍有保存價(jià)值。銷毀流程：對(duì)無保存價(jià)值的檔案，填寫《文件銷毀審批表》（見附件6），注明文件編號(hào)、名稱、保管期限、銷毀理由，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；由2名以上人員（檔案管理員+監(jiān)銷人*）共同監(jiān)銷，采用碎紙機(jī)銷毀紙質(zhì)檔案，電子檔案徹底刪除并銷毀備份，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《文件銷毀記錄表》（見附件7）。三、核心管理表格模板附件1：文件補(bǔ)交記錄表序號(hào)文件編號(hào)原文件名稱缺失內(nèi)容經(jīng)辦人補(bǔ)交期限補(bǔ)交人簽字補(bǔ)交日期備注1XZ-ZD-2024-002辦公用品管理辦法缺少部門負(fù)責(zé)人簽字2024-03-152024-03-14需補(bǔ)簽字頁2RL-HT-2024-005員工勞動(dòng)合同模板缺少附件《保密協(xié)議》2024-03-182024-03-17已提交附件附件2：文件歸檔登記表文件編號(hào)文件名稱形成部門/人形成日期頁數(shù)密級(jí)存放位置（柜-盒）歸檔人歸檔日期狀態(tài)（在庫/借出）XZ-ZD-2024-001行政檔案管理辦法行政部-2024-01-108內(nèi)部01-032024-01-30在庫RL-HT-2024-003培訓(xùn)服務(wù)合同人力資源部-趙六2024-02-2012公開02-01趙六2024-02-28在庫附件3：檔案移交清單移交部門移交人接收人移交日期檔案類型數(shù)量（份）檔案編號(hào)范圍移交人簽字接收人簽字備注行政部周七2024-03-01制度類15XZ-ZD-2024-001-015周七無異議財(cái)務(wù)部吳八周七2024-03-01報(bào)表類20CW-BB-2024-001-020吳八周七無異議附件4：文件借閱申請(qǐng)表借閱人所在部門借閱日期文件編號(hào)文件名稱借閱事由預(yù)計(jì)歸還日期部門負(fù)責(zé)人審批檔案管理員簽字歸還日期備注市場(chǎng)部2024-03-05XZ-ZD-2024-001行政檔案管理辦法制定部門制度2024-03-08同意（）2024-03-07已歸還人力資源部2024-03-10RL-HT-2024-003培訓(xùn)服務(wù)合同合同續(xù)簽審核2024-03-15同意（趙六）趙六2024-03-14已歸還附件5：檔案保管期限表（節(jié)選）文件類型保管期限備注公司章程永久公司設(shè)立時(shí)歸檔年度工作總結(jié)10年次年3月底前歸檔勞動(dòng)合同員工離職后5年終止/解除后歸檔會(huì)議紀(jì)要5年涉及重大決策的永久保存采購合同合同終止后3年付款完成后歸檔附件6：文件銷毀審批表文件編號(hào)及名稱形成日期頁數(shù)保管期限鑒定意見銷毀理由審批人（行政部）審批人（分管領(lǐng)導(dǎo)）監(jiān)銷人銷毀日期備注CW-BB-2020-0052020年財(cái)務(wù)報(bào)表2020-12-31303年已到期無保存價(jià)值超過保管期限**周七2024-03-20已碎紙銷毀附件7：文件銷毀記錄表銷毀日期銷毀地點(diǎn)銷毀方式監(jiān)銷人銷毀人銷毀文件清單（編號(hào)及名稱）備注2024-03-20檔案室碎紙機(jī)銷毀周七吳八CW-BB-2020-0052020年財(cái)務(wù)報(bào)表共30頁，無遺漏四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)（一）制度落地與培訓(xùn)宣貫制度發(fā)布后需組織全員培訓(xùn)，重點(diǎn)講解文件分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔流程及借閱權(quán)限，保證各部門理解并執(zhí)行；檔案管理員需定期（每季度）召開工作例會(huì)，反饋問題并優(yōu)化流程。（二）權(quán)限與安全管理嚴(yán)格執(zhí)行“借閱審批制”，秘密級(jí)文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，電子檔案設(shè)置“雙人雙鎖”訪問權(quán)限（如密碼+動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼），定期檢查檔案柜鎖具及消防設(shè)備，保證檔案實(shí)體安全。（三）動(dòng)態(tài)更新與合規(guī)追溯每年年初修訂《檔案保管期限表》，根據(jù)業(yè)務(wù)變化調(diào)整