公司辦公自動(dòng)化工作規(guī)定一、總則

辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)是公司提高工作效率、優(yōu)化管理流程的重要工具。為規(guī)范OA系統(tǒng)的使用，確保系統(tǒng)高效穩(wěn)定運(yùn)行，特制定本規(guī)定。全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，正確使用OA系統(tǒng)，提升工作效率，促進(jìn)公司信息化建設(shè)。

二、系統(tǒng)使用規(guī)范

（一）系統(tǒng)登錄與退出

1.員工應(yīng)使用個(gè)人賬號(hào)及密碼登錄OA系統(tǒng)，嚴(yán)禁使用他人賬號(hào)或共享密碼。

2.登錄后應(yīng)及時(shí)保存工作進(jìn)度，退出系統(tǒng)前應(yīng)確保所有操作已完成并保存。

3.如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異?；蛎艽a泄露，應(yīng)立即向行政部報(bào)告，并及時(shí)修改密碼。

（二）核心功能使用

1.文件管理：

(1)文件上傳、下載應(yīng)遵守公司文件保密規(guī)定，不得上傳或下載涉密文件。

(2)文件命名應(yīng)規(guī)范，格式為“部門-日期-內(nèi)容”，例如：“市場(chǎng)部-2023-10-01-項(xiàng)目計(jì)劃”。

(3)重要文件應(yīng)定期備份，備份路徑由行政部統(tǒng)一規(guī)定。

2.流程審批：

(1)提交審批時(shí)，應(yīng)確保申請(qǐng)信息完整、準(zhǔn)確，避免因信息缺失導(dǎo)致流程延誤。

(2)審批人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批，如需延期應(yīng)提前說(shuō)明理由。

(3)審批完成后，應(yīng)妥善保存審批記錄，以備后續(xù)查閱。

3.通訊錄管理：

(1)員工應(yīng)及時(shí)更新個(gè)人聯(lián)系方式，確保通訊錄信息準(zhǔn)確無(wú)誤。

(2)通訊錄僅限工作用途，不得用于商業(yè)推廣或其他非法活動(dòng)。

三、系統(tǒng)維護(hù)與監(jiān)督

（一）系統(tǒng)維護(hù)

1.行政部負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的日常維護(hù)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

2.員工發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障或異常，應(yīng)及時(shí)通過(guò)OA系統(tǒng)反饋給行政部，并提供詳細(xì)情況。

3.行政部定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，提升系統(tǒng)性能和用戶體驗(yàn)。

（二）使用監(jiān)督

1.行政部定期抽查OA系統(tǒng)使用情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。

2.員工應(yīng)積極配合行政部的監(jiān)督檢查，如實(shí)反映系統(tǒng)使用情況。

3.對(duì)于惡意破壞系統(tǒng)或泄露信息的行為，公司將依法依規(guī)進(jìn)行處理。

四、附則

1.本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由行政部負(fù)責(zé)解釋。

2.員工應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)本規(guī)定，確保正確使用OA系統(tǒng)，提升工作效率。

3.本規(guī)定將根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂，修訂后的規(guī)定將另行發(fā)布。

一、總則

辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)是公司提高工作效率、優(yōu)化管理流程的重要工具。為規(guī)范OA系統(tǒng)的使用，確保系統(tǒng)高效穩(wěn)定運(yùn)行，特制定本規(guī)定。全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，正確使用OA系統(tǒng)，提升工作效率，促進(jìn)公司信息化建設(shè)。

二、系統(tǒng)使用規(guī)范

（一）系統(tǒng)登錄與退出

1.員工應(yīng)使用個(gè)人賬號(hào)及密碼登錄OA系統(tǒng)，嚴(yán)禁使用他人賬號(hào)或共享密碼。

具體操作：?jiǎn)T工在OA系統(tǒng)登錄頁(yè)面輸入個(gè)人工號(hào)及系統(tǒng)分配的初始密碼（如需修改密碼，請(qǐng)參照本規(guī)定“三、系統(tǒng)維護(hù)與監(jiān)督”中（二）1.（3）條執(zhí)行）。

2.登錄后應(yīng)及時(shí)保存工作進(jìn)度，退出系統(tǒng)前應(yīng)確保所有操作已完成并保存。

具體操作：在進(jìn)行文檔編輯、流程提交等操作時(shí)，應(yīng)每隔5-10分鐘自動(dòng)保存一次；完成工作后，點(diǎn)擊“退出”按鈕安全退出系統(tǒng)。

3.如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異?；蛎艽a泄露，應(yīng)立即向行政部報(bào)告，并及時(shí)修改密碼。

具體操作：發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異常（如密碼被他人使用、無(wú)法登錄等）后，應(yīng)第一時(shí)間通過(guò)公司內(nèi)部郵箱或行政部公布的聯(lián)系方式向行政部報(bào)告，并在行政部指導(dǎo)下修改密碼。密碼修改流程如下：

(1)登錄OA系統(tǒng)，進(jìn)入“個(gè)人信息”頁(yè)面。

(2)在“安全設(shè)置”選項(xiàng)中，選擇“修改密碼”。

(3)按照系統(tǒng)提示輸入舊密碼、新密碼（新密碼需符合復(fù)雜度要求，如包含大小寫字母、數(shù)字及特殊字符，長(zhǎng)度不少于8位），并確認(rèn)新密碼。

(4)保存修改，并記錄新密碼。

（二）核心功能使用

1.文件管理：

(1)文件上傳、下載應(yīng)遵守公司文件保密規(guī)定，不得上傳或下載涉密文件。

具體操作：上傳文件前，需確認(rèn)文件內(nèi)容是否涉密，非涉密文件方可上傳至公共或個(gè)人文件夾；下載文件時(shí)，需確保下載目的合法合規(guī)，避免下載來(lái)源不明的文件。

(2)文件命名應(yīng)規(guī)范，格式為“部門-日期-內(nèi)容”，例如：“市場(chǎng)部-2023-10-01-項(xiàng)目計(jì)劃”。

具體操作：在上傳或保存文件時(shí)，嚴(yán)格按照“部門簡(jiǎn)稱-年月日-文件核心內(nèi)容”的格式命名，例如：“銷售部-2023-11-15-季度銷售總結(jié)”。

(3)重要文件應(yīng)定期備份，備份路徑由行政部統(tǒng)一規(guī)定。

具體操作：行政部將定期對(duì)OA系統(tǒng)中的重要文件進(jìn)行備份，并將備份文件存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器或云存儲(chǔ)中。員工個(gè)人重要文件（如個(gè)人工作文檔、項(xiàng)目資料等）建議按照以下步驟進(jìn)行備份：

(1)登錄OA系統(tǒng)，進(jìn)入個(gè)人文件管理空間。

(2)選擇需備份的文件或文件夾。

(3)點(diǎn)擊“備份”按鈕，選擇備份目標(biāo)（如本地硬盤、移動(dòng)硬盤、個(gè)人云存儲(chǔ)等）。

(4)確認(rèn)備份信息，開始備份。

(5)備份完成后，檢查備份文件是否完整。

2.流程審批：

(1)提交審批時(shí)，應(yīng)確保申請(qǐng)信息完整、準(zhǔn)確，避免因信息缺失導(dǎo)致流程延誤。

具體操作：提交審批申請(qǐng)時(shí)，需填寫完整的申請(qǐng)事項(xiàng)、原因、附件等信息。例如，提交請(qǐng)假申請(qǐng)時(shí)，需填寫請(qǐng)假時(shí)間、請(qǐng)假事由、部門負(fù)責(zé)人意見等；提交報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)，需填寫報(bào)銷金額、報(bào)銷事由、相關(guān)票據(jù)附件等。提交前需仔細(xì)核對(duì)信息，確保無(wú)誤。

(2)審批人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批，如需延期應(yīng)提前說(shuō)明理由。

具體操作：審批人收到審批申請(qǐng)后，應(yīng)在系統(tǒng)規(guī)定的審批時(shí)限內(nèi)（一般為1-2個(gè)工作日）完成審批。如因特殊情況無(wú)法按時(shí)審批，需在系統(tǒng)中填寫延期理由，并通知申請(qǐng)人。

(3)審批完成后，應(yīng)妥善保存審批記錄，以備后續(xù)查閱。

具體操作：審批完成后，申請(qǐng)人可在“我的審批”或“已辦審批”模塊中查看審批結(jié)果及審批記錄。如需查閱歷史審批記錄，可進(jìn)入“歷史記錄”模塊，按照時(shí)間、部門、審批類型等條件進(jìn)行篩選查詢。

3.通訊錄管理：

(1)員工應(yīng)及時(shí)更新個(gè)人聯(lián)系方式，確保通訊錄信息準(zhǔn)確無(wú)誤。

具體操作：登錄OA系統(tǒng)，進(jìn)入“個(gè)人信息”頁(yè)面，更新個(gè)人聯(lián)系電話、郵箱地址、手機(jī)號(hào)碼等信息。如更換辦公位置或部門，需及時(shí)更新“辦公地點(diǎn)”信息。

(2)通訊錄僅限工作用途，不得用于商業(yè)推廣或其他非法活動(dòng)。

具體操作：?jiǎn)T工應(yīng)僅利用OA通訊錄進(jìn)行工作相關(guān)的聯(lián)系，不得將通訊錄信息用于商業(yè)推廣、個(gè)人社交或其他非法用途。公司嚴(yán)禁利用OA通訊錄進(jìn)行任何形式的騷擾電話或短信營(yíng)銷。

三、系統(tǒng)維護(hù)與監(jiān)督

（一）系統(tǒng)維護(hù)

1.行政部負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的日常維護(hù)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

具體操作：行政部將定期對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行巡檢，包括服務(wù)器狀態(tài)監(jiān)控、系統(tǒng)性能優(yōu)化、安全漏洞修復(fù)等，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

2.員工發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障或異常，應(yīng)及時(shí)通過(guò)OA系統(tǒng)反饋給行政部，并提供詳細(xì)情況。

具體操作：?jiǎn)T工在OA系統(tǒng)中遇到系統(tǒng)故障或異常（如頁(yè)面無(wú)法加載、功能無(wú)法使用、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等）時(shí)，應(yīng)通過(guò)“系統(tǒng)反饋”或“意見建議”模塊提交問(wèn)題報(bào)告，并詳細(xì)描述問(wèn)題現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、操作步驟等。

3.行政部定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，提升系統(tǒng)性能和用戶體驗(yàn)。

具體操作：行政部將根據(jù)公司需求和用戶反饋，定期對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化。升級(jí)前，行政部將發(fā)布升級(jí)公告，告知升級(jí)時(shí)間、升級(jí)內(nèi)容、注意事項(xiàng)等。升級(jí)期間，系統(tǒng)可能暫時(shí)無(wú)法訪問(wèn)，員工需提前做好工作安排。

（二）使用監(jiān)督

1.行政部定期抽查OA系統(tǒng)使用情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。

具體操作：行政部將定期（如每月或每季度）對(duì)OA系統(tǒng)使用情況進(jìn)行抽查，包括登錄記錄、文件操作、流程審批等。對(duì)違規(guī)行為（如違規(guī)上傳文件、未按規(guī)定流程審批等）進(jìn)行記錄，并在公司內(nèi)部平臺(tái)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。

2.員工應(yīng)積極配合行政部的監(jiān)督檢查，如實(shí)反映系統(tǒng)使用情況。

具體操作：?jiǎn)T工應(yīng)積極配合行政部的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供系統(tǒng)使用情況相關(guān)信息。如發(fā)現(xiàn)他人違規(guī)使用OA系統(tǒng)，應(yīng)主動(dòng)向行政部報(bào)告。

3.對(duì)于惡意破壞系統(tǒng)或泄露信息的行為，公司將依法依規(guī)進(jìn)行處理。

具體操作：對(duì)于惡意破壞OA系統(tǒng)或泄露公司信息的行為，公司將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。

四、附則

1.本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由行政部負(fù)責(zé)解釋。

2.員工應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)本規(guī)定，確保正確使