企業(yè)文件存檔與信息管理制度范本第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)文件的形成、收集、整理、歸檔、保管及利用工作，保證文件信息的完整性、安全性及可追溯性，提高管理效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關(guān)法規(guī)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于本企業(yè)各部門、各子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。第三條基本原則集中統(tǒng)一管理：企業(yè)檔案工作由檔案管理部門（如綜合管理部）統(tǒng)一負(fù)責(zé)，各單位配合執(zhí)行。規(guī)范完整：文件歸檔應(yīng)內(nèi)容完整、手續(xù)齊全、格式規(guī)范，保證真實(shí)反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。安全保密：嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)涉密文件采取特殊管理措施，防止丟失、泄露、損壞。便于利用：科學(xué)分類、編碼、存放，保證文件檢索便捷、利用高效。第二章文件分類與編碼規(guī)則第四條文件分類企業(yè)文件按“部門-性質(zhì)-密級(jí)”三級(jí)分類法劃分：部門分類：按文件形成部門分為行政部、人力資源部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部、研發(fā)部等（具體部門以企業(yè)組織架構(gòu)為準(zhǔn)）。性質(zhì)分類：按文件性質(zhì)分為制度類、合同類、檔案類、資料類、會(huì)議紀(jì)要類、財(cái)務(wù)憑證類、項(xiàng)目類等。密級(jí)分類：按保密程度分為公開（內(nèi)部使用）、內(nèi)部（部門傳閱）、秘密（限制接觸）、機(jī)密（嚴(yán)格管控）四個(gè)級(jí)別。第五條文件編碼規(guī)則文件編碼采用“部門代碼-性質(zhì)代碼-年份-流水號(hào)”格式，具體規(guī)則部門代碼：用部門名稱首字母縮寫（如行政部-XZ、財(cái)務(wù)部-CW、業(yè)務(wù)部-YW）。性質(zhì)代碼：用性質(zhì)類別首字母縮寫（如制度類-ZD、合同類-HT、檔案類-DA）。年份：文件形成年份（如2024）。流水號(hào)：按文件形成順序編寫的3位阿拉伯?dāng)?shù)字（從001開始）。示例：行政部2024年形成的第5項(xiàng)制度類文件，編碼為“XZ-ZD-2024-005”。第三章文件歸檔范圍與保管期限第六條歸檔范圍管理類文件：企業(yè)章程、內(nèi)部管理制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告等。業(yè)務(wù)類文件：業(yè)務(wù)合同、招投標(biāo)文件、客戶資料、項(xiàng)目方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告等。財(cái)務(wù)類文件：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)材料、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算方案等。人事類文件：?jiǎn)T工勞動(dòng)合同、錄用手續(xù)、離職證明、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核、薪酬福利材料等。其他具有保存價(jià)值的文件：如資質(zhì)證書、獲獎(jiǎng)證明、聲像資料、電子數(shù)據(jù)備份等。第七條保管期限文件保管期限根據(jù)其價(jià)值和重要性分為：永久：企業(yè)章程、股東會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要合同、審計(jì)報(bào)告等。長(zhǎng)期（10-30年）：管理制度、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目檔案、員工檔案、會(huì)計(jì)賬簿等。短期（1-10年）：日常通知、臨時(shí)性請(qǐng)示、一般業(yè)務(wù)資料等。涉密文件：秘密級(jí)文件保管期限不少于20年，機(jī)密級(jí)文件保管期限不少于30年，解密后按普通文件管理。第四章文件存檔全流程操作指引第八步文件形成與整理文件形成：各單位在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，應(yīng)使用企業(yè)統(tǒng)一制式的文件模板（如合同模板、報(bào)告模板），保證內(nèi)容規(guī)范、要素齊全（如簽字、蓋章、日期等）。文件檢查：文件辦理完畢后，承辦人需檢查文件完整性，無缺頁、無涂改、附件齊全，確認(rèn)無誤后進(jìn)入整理環(huán)節(jié)。第九步文件分類與編碼分類：承辦人根據(jù)文件性質(zhì)和部門歸屬，按本制度第四章規(guī)定確定文件類別。編碼：由檔案管理部門統(tǒng)一編制文件編碼，承辦人需在文件首頁右上角標(biāo)注編碼，保證唯一性。第十步填寫《文件歸檔清單》承辦人填寫《文件歸檔清單》（詳見第五章模板1），一式兩份，注明文件名稱、編碼、形成日期、頁數(shù)、密級(jí)、保管期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審核簽字后，一份留存部門，一份隨文件移交檔案室。第十一步移交檔案室移交時(shí)間：每月25日前，各部門將本月應(yīng)歸檔文件整理后移交檔案室；跨年度文件需在次年1月15日前完成移交。移交要求：紙質(zhì)文件需去除金屬物，采用左側(cè)裝訂，加裝檔案封面（標(biāo)注文件編碼、名稱、部門等信息）；電子文件需刻錄成不可擦寫光盤或存儲(chǔ)至企業(yè)指定服務(wù)器，同時(shí)提交電子版《文件歸檔清單》；涉密文件需單獨(dú)封裝，標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”字樣，由專人移交并辦理交接手續(xù)。第十二步檔案室接收與登記核對(duì)檢查：檔案管理員*接收文件時(shí)，需核對(duì)《文件歸檔清單》與實(shí)際文件數(shù)量、內(nèi)容是否一致，檢查文件整理是否符合要求。入庫登記：核對(duì)無誤后，檔案管理員在《文件歸檔清單》上簽字確認(rèn)，一份退回部門，一份留存檔案室作為入庫憑證；同時(shí)將文件信息錄入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，更新檔案臺(tái)賬。第十三步保管與維護(hù)存放要求：紙質(zhì)檔案存入符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜，按編碼順序排列，標(biāo)簽清晰；電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器，定期進(jìn)行備份（每月1次），異地備份（每季度1次）；涉密檔案存入密碼保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ帽Ｃ苁?，由專人管理。環(huán)境控制：檔案室保持溫度14-24℃，濕度45-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁設(shè)備，定期檢查并記錄。第十四步文件借閱與利用借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱文件，需填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（詳見第五章模板2），說明借閱理由、文件名稱、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字；涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱流程：檔案管理員核對(duì)審批手續(xù)后，提供文件借閱，借閱人當(dāng)場(chǎng)檢查文件完整性；公開、內(nèi)部文件借閱期限不超過7天，秘密級(jí)文件不超過3天，機(jī)密級(jí)文件需當(dāng)天歸還；借閱人不得涂改、抽取、撤換、損壞文件，不得擅自復(fù)制（涉密文件禁止復(fù)制）。歸還核驗(yàn)：借閱期滿后，借閱人需按時(shí)歸還檔案管理員，管理員檢查文件無損壞后，在《文件借閱申請(qǐng)表》上記錄歸還情況。第十五步文件鑒定與銷毀鑒定：檔案管理部門每3年組織一次檔案鑒定，對(duì)保管期限屆滿的文件進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，確認(rèn)無繼續(xù)保存價(jià)值的，編制《文件銷毀清單》（詳見第五章模板3）。銷毀審批：《文件銷毀清單》需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，涉密文件需報(bào)總經(jīng)理*批準(zhǔn)。銷毀執(zhí)行：由檔案管理員和監(jiān)督人員共同監(jiān)銷，采用碎紙機(jī)粉碎或焚燒方式處理，保證信息無法恢復(fù)，監(jiān)銷人需在《文件銷毀清單》上簽字確認(rèn)。第五章常用文件管理表格模板模板1：文件歸檔清單序號(hào)文件名稱文件編碼形成部門形成日期頁數(shù)密級(jí)保管期限備注12024年度工作計(jì)劃XZ-ZD-2024-001行政部2024-01-0512內(nèi)部長(zhǎng)期2項(xiàng)目合同YW-HT-2024-015業(yè)務(wù)部2024-03-2025秘密永久………填表說明：1.本單一式兩份，移交部門與檔案室各留存一份；2.密級(jí)按“公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密”填寫；3.保管期限按“永久、長(zhǎng)期（10-30年）、短期（1-10年）”填寫。模板2：文件借閱申請(qǐng)表借閱人部門聯(lián)系方式借閱文件名稱文件編碼借閱原因借閱期限擬歸還日期是否涉密審批意見：部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)簽字（涉密文件）：__________日期：______檔案管理員簽字：__________日期：______歸還記錄：歸還日期：______文件狀態(tài)：□完好□損壞（說明：__________）檔案管理員簽字：__________日期：______模板3：文件銷毀清單序號(hào)文件名稱文件編碼形成日期保管期限銷毀原因監(jiān)銷人備注12022年年度總結(jié)XZ-ZD-2022-0032022-12-30長(zhǎng)期保管期限屆滿2廢棄報(bào)價(jià)單YZ-YJ-2021-1002021-05-15短期無保存價(jià)值……審批意見：檔案管理部門負(fù)責(zé)人：__________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)：__________日期：______總經(jīng)理（涉密文件）：__________日期：______監(jiān)銷人簽字：__________日期：______第六章執(zhí)行過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)第十六條文件完整性控制各單位文件承辦人需保證文件在辦理過程中手續(xù)齊全（如簽字、蓋章），附件完整，不得遺漏關(guān)鍵內(nèi)容。檔案管理員在接收文件時(shí)，對(duì)不完整、手續(xù)不全的文件有權(quán)退回，要求承辦人補(bǔ)充完善。第十七條編碼唯一性控制文件編碼由檔案管理部門統(tǒng)一編制，嚴(yán)禁各單位自行編碼或重復(fù)使用編碼。檔案管理系統(tǒng)需設(shè)置編碼校驗(yàn)功能，對(duì)重復(fù)編碼、格式錯(cuò)誤的編碼自動(dòng)提示。第十八條涉密文件管理控制涉密文件的形成、傳遞、歸檔、借閱、銷毀需全程登記，保證全程可追溯。涉密文件需存入專用保密設(shè)備，管理人員需簽訂《保密承諾書》，離職時(shí)需辦理涉密文件交接手續(xù)。第十九條電子文件安全控制電子文件需定期備份，并定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，保證數(shù)據(jù)可用性。嚴(yán)禁在個(gè)人電腦、公共網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、傳輸涉密電子文件，電子文件傳輸需通過企業(yè)內(nèi)部加密系統(tǒng)。第二十條定期檢查與考核檔案管理部門每半年組織一次檔案管理檢查，重點(diǎn)檢查文件歸檔及時(shí)性、完整性、保管安全性等，檢查結(jié)果納入部門績(jī)效考核。對(duì)違反本制度的行為，視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰；造成損失的，追究相關(guān)人員責(zé)任；涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理