企業(yè)采購審批與合同管理流程規(guī)范一、總則為規(guī)范企業(yè)采購行為，明確審批權(quán)限，強化合同管理，控制采購成本，防范合規(guī)風(fēng)險，保障企業(yè)資產(chǎn)安全，依據(jù)《中華人民共和國采購法》《中華人民共和國民法典》及企業(yè)內(nèi)部管理制度，特制定本流程規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)所有部門（含分支機構(gòu)）的采購活動及合同管理全流程。二、適用范圍與場景本規(guī)范涵蓋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需的各類采購行為，包括但不限于：物料采購：原材料、零部件、辦公用品、設(shè)備設(shè)施等實物資產(chǎn)采購；服務(wù)采購：技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、運維服務(wù)、廣告宣傳等外部服務(wù)采購；工程采購：裝修改造、設(shè)備安裝、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等工程項目采購。適用于采購需求提出、預(yù)算審批、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、履約驗收、付款結(jié)算等全環(huán)節(jié)管理，適用于企業(yè)各部門及所有參與采購流程的人員。三、采購審批與合同管理全流程步驟（一）需求提出與部門初審需求發(fā)起需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購申請單》（模板見第四章），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途、交付時間等關(guān)鍵信息。采購金額超過5萬元（含）的，需附《采購需求說明》，詳細(xì)闡述采購必要性、技術(shù)參數(shù)及市場調(diào)研情況。部門負(fù)責(zé)人審核需求部門負(fù)責(zé)人對采購需求的合理性、必要性及預(yù)算準(zhǔn)確性進行審核，簽署“同意”或“不同意”意見。不通過的需注明原因并退回需求部門修改。（二）預(yù)算確認(rèn)與財務(wù)復(fù)核預(yù)算匹配需求部門將審核通過的《采購申請單》提交至財務(wù)部門，財務(wù)部門核對采購項目是否納入年度預(yù)算，預(yù)算余額是否充足。超預(yù)算采購需提交《超預(yù)算采購申請說明》，經(jīng)分管財務(wù)副總審批后方可進入下一步。財務(wù)復(fù)核財務(wù)部門對采購申請的金額準(zhǔn)確性、預(yù)算科目匹配性進行復(fù)核，簽署“預(yù)算復(fù)核通過”意見。（三）采購方式確定與供應(yīng)商選擇根據(jù)采購金額及項目類型，選擇對應(yīng)的采購方式：采購金額采購方式審批權(quán)限5萬元以下詢價采購/直接采購部門負(fù)責(zé)人審批5萬-20萬元競爭性談判/詢價采購分管副總審批20萬元以上公開招標(biāo)/邀請招標(biāo)總經(jīng)理審批詢價采購（5萬元以下）采購部門至少向3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，收集報價及技術(shù)方案。對比供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、過往業(yè)績）、報價合理性、售后服務(wù)能力，形成《詢價對比表》，推薦1-2家候選供應(yīng)商。招標(biāo)采購（20萬元以上）采購部門編制招標(biāo)文件，明確評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)要求、合同條款等，經(jīng)法務(wù)部門審核后發(fā)布招標(biāo)公告。組織評標(biāo)委員會（由技術(shù)、財務(wù)、采購等部門人員組成，外部專家占比不低于1/3）進行評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商，發(fā)布《中標(biāo)通知書》。（四）合同擬定與審核合同擬定采購部門根據(jù)中標(biāo)結(jié)果或談判結(jié)果，與供應(yīng)商共同擬定合同文本，明確以下核心條款：雙方主體信息、采購物品/服務(wù)詳情、數(shù)量、單價、總金額；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、交付時間及地點；付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式；知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等。合同審核采購部門審核：核對合同條款與采購需求、中標(biāo)結(jié)果的一致性，保證金額、規(guī)格、交付時間等準(zhǔn)確無誤。法務(wù)部門審核：重點審核合同合法性、合規(guī)性，排查法律風(fēng)險（如付款條件模糊、違約責(zé)任不對等），出具《法務(wù)審核意見書》。財務(wù)部門審核：審核付款方式、稅務(wù)條款、發(fā)票要求等財務(wù)相關(guān)內(nèi)容，保證資金支付安全。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：審核通過的合同由分管副總（或總經(jīng)理，根據(jù)金額權(quán)限）簽署審批意見。（五）合同簽訂與蓋章簽訂流程審批通過的合同由采購部門與供應(yīng)商正式簽訂，采用書面形式，一式三份（采購部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商各執(zhí)一份，重大項目增加存檔份數(shù)）。合同簽訂須由授權(quán)代表簽字并加蓋企業(yè)合同專用章，嚴(yán)禁使用公章或部門章。分發(fā)與存檔簽訂后的合同復(fù)印件分發(fā)至需求部門、財務(wù)部門，原件由采購部門統(tǒng)一歸檔，并錄入合同管理系統(tǒng)進行動態(tài)管理。（六）履約驗收與交付驗收組織供應(yīng)商交付物品/服務(wù)后，需求部門牽頭組織采購部門、使用部門（如涉及技術(shù)設(shè)備）共同驗收，填寫《履約驗收單》。驗收標(biāo)準(zhǔn)貨物驗收：核對數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀質(zhì)量，必要時進行功能測試（如設(shè)備需試運行72小時）；服務(wù)驗收：對照合同約定的服務(wù)內(nèi)容、交付成果（如報告、方案）進行驗收，確認(rèn)服務(wù)完成度；工程驗收：邀請第三方檢測機構(gòu)參與，出具《工程質(zhì)量檢測報告》，保證符合國家標(biāo)準(zhǔn)。驗收結(jié)果驗收合格的，需求部門、采購部門、使用部門共同簽字確認(rèn)；驗收不合格的，出具《不合格項整改通知單》，要求供應(yīng)商限期整改，整改后復(fù)驗直至合格。（七）付款結(jié)算與發(fā)票管理付款申請采購部門根據(jù)合同約定及驗收結(jié)果，填寫《付款申請單》，附《采購申請單》《合同》《履約驗收單》《發(fā)票》等材料，提交財務(wù)部門。審批與支付財務(wù)部門核對單據(jù)齊全性、金額準(zhǔn)確性、付款條件是否達成，按審批權(quán)限逐級報批（部門負(fù)責(zé)人→財務(wù)經(jīng)理→分管副總→總經(jīng)理）。審批通過后，財務(wù)部門通過銀行轉(zhuǎn)賬支付款項，禁止現(xiàn)金支付大額采購款項（單筆超過5萬元）。發(fā)票管理供應(yīng)商須在付款前開具合規(guī)增值稅發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容與合同、驗收單一致，發(fā)票抬頭為企業(yè)全稱，稅號準(zhǔn)確。財務(wù)部門收到發(fā)票后進行認(rèn)證，認(rèn)證通過后完成入賬，發(fā)票原件與付款資料一并歸檔。（八）合同歸檔與供應(yīng)商管理歸檔要求采購項目結(jié)束后，采購部門整理全套資料（采購申請單、審批記錄、招標(biāo)/詢價文件、合同文本、驗收單、付款憑證等），按“一項目一檔”原則歸檔，保存期限不少于5年，重大檔案保存期限不少于10年。供應(yīng)商評估采購部門每半年對合作供應(yīng)商進行評估，從產(chǎn)品質(zhì)量、交付及時性、價格競爭力、服務(wù)水平、履約記錄等維度進行評分，形成《供應(yīng)商評估報告》。評分低于80分的供應(yīng)商暫停合作，連續(xù)兩次低于70分的供應(yīng)商列入“不合格供應(yīng)商名錄”，禁止再次合作。四、相關(guān)模板與表單（一）采購申請單申請編號申請部門申請人申請日期采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)估單價預(yù)算金額用途說明交付時間需求部門負(fù)責(zé)人簽字預(yù)算審核（財務(wù)部）采購方式建議審批意見審批人（二）合同審批表合同編號采購項目名稱供應(yīng)商名稱合同金額擬稿部門擬稿人聯(lián)系電話日期采購部門審核意見法務(wù)部門審核意見財務(wù)部門審核意見分管領(lǐng)導(dǎo)審批審核要點：□條款完整□金額準(zhǔn)確□合規(guī)性□風(fēng)險可控（三）履約驗收單驗收編號采購項目名稱供應(yīng)商名稱驗收日期驗收內(nèi)容規(guī)格型號數(shù)量驗收標(biāo)準(zhǔn)驗收結(jié)果□合格□不合格（不合格項說明：）使用部門簽字采購部門簽字整改要求整改期限復(fù)驗結(jié)果驗收人簽字（四）付款申請單申請編號采購項目名稱供應(yīng)商名稱申請金額付款依據(jù)□合同□驗收單□發(fā)票（號碼：）付款方式賬戶信息需求部門意見采購部門意見財務(wù)部門意見審批意見附件清單：□采購申請單□合同□驗收單□發(fā)票五、執(zhí)行要點與風(fēng)險提示（一）關(guān)鍵執(zhí)行要點權(quán)限管控：嚴(yán)格執(zhí)行采購審批權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)審批或化整為零規(guī)避審批（如將20萬元采購拆分為4個5萬元采購）。流程閉環(huán)：保證“需求-預(yù)算-采購-合同-驗收-付款”全流程可追溯，每個環(huán)節(jié)需留存書面記錄，避免口頭審批或單據(jù)缺失。供應(yīng)商管理：建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先選擇長期合作、信譽良好的供應(yīng)商，新供應(yīng)商需進行資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、信用記錄等）。時效要求：采購申請需在需求提出后3個工作日內(nèi)提交審批；緊急采購（如生產(chǎn)急需物料）可啟動應(yīng)急流程，但事后需補辦手續(xù)并說明原因。（二）常見風(fēng)險與防控措施預(yù)算超支風(fēng)險風(fēng)險點：需求部門未嚴(yán)格按預(yù)算申報，或采購過程中因市場波動導(dǎo)致價格上漲。防控措施：財務(wù)部門實時監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，超預(yù)算采購必須提交專項說明并經(jīng)高層審批；對價格波動較大的物品（如原材料），可約定價格調(diào)整機制或簽訂長期框架協(xié)議。合同法律風(fēng)險風(fēng)險點：合同條款模糊（如“質(zhì)量合格”“按需交付”）、違約責(zé)任不對等、爭議解決方式不明確。防控措施：法務(wù)部門對合同文本進行嚴(yán)格審核，核心條款需量化（如“設(shè)備故障率≤1%”“交付延遲每日按合同金額0.5%支付違約金”）；重大合同需聘請外部律師參與審核。驗收流于形式風(fēng)險點：需求部門未認(rèn)真驗收，或供應(yīng)商交付不合格物品但未及時整改。防控措施：明確驗收責(zé)任，驗收人員需對驗收結(jié)果簽字負(fù)責(zé)；引入第三方檢測機構(gòu)參與關(guān)鍵項目驗收，留存檢測報告；不合格項需明確整改期限