公司會(huì)議管理系統(tǒng)使用手冊(cè)前言為規(guī)范公司會(huì)議組織流程、提升會(huì)議效率、實(shí)現(xiàn)會(huì)議信息集中化管理，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)旨在幫助各層級(jí)員工快速掌握會(huì)議管理系統(tǒng)的核心功能，涵蓋會(huì)議創(chuàng)建、審批、召開(kāi)、紀(jì)要?dú)w檔等全流程操作，適用于公司全體員工。請(qǐng)各用戶結(jié)合自身角色（會(huì)議組織者、參會(huì)者、審批人等）參考對(duì)應(yīng)章節(jié)，保證系統(tǒng)使用規(guī)范高效。一、系統(tǒng)適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用會(huì)議類型本系統(tǒng)支持公司各類會(huì)議的全生命周期管理，包括但不限于：常規(guī)會(huì)議：部門周例會(huì)、月度工作總結(jié)會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)等；專項(xiàng)會(huì)議：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、問(wèn)題研討會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)等；決策會(huì)議：季度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、年度規(guī)劃會(huì)、預(yù)算審批會(huì)等；臨時(shí)會(huì)議：突發(fā)事件處理會(huì)、緊急任務(wù)部署會(huì)等。（二）典型用戶角色及場(chǎng)景會(huì)議組織者（如部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目組長(zhǎng)）：需發(fā)起會(huì)議并明確會(huì)議目標(biāo)、議程、參會(huì)人員，提前協(xié)調(diào)資源（如會(huì)議室、設(shè)備），保證會(huì)議有序召開(kāi)。示例：市場(chǎng)部經(jīng)理需組織“Q3產(chǎn)品推廣方案研討會(huì)”，需通過(guò)系統(tǒng)提交會(huì)議申請(qǐng)，邀請(qǐng)研發(fā)部、設(shè)計(jì)部*相關(guān)人員，并提前會(huì)議資料。參會(huì)者：需及時(shí)接收會(huì)議通知，確認(rèn)參會(huì)意愿，按時(shí)參加會(huì)議并參與討論，會(huì)后查看會(huì)議紀(jì)要及待辦事項(xiàng)。示例：?jiǎn)T工*收到“項(xiàng)目進(jìn)度評(píng)審會(huì)”通知后，需在系統(tǒng)中確認(rèn)“參會(huì)”或“請(qǐng)假”，并提前準(zhǔn)備相關(guān)進(jìn)度匯報(bào)材料。審批人（如部門總監(jiān)、分管領(lǐng)導(dǎo)）：需對(duì)會(huì)議申請(qǐng)的必要性、時(shí)間合理性、參會(huì)范圍等進(jìn)行審核，保證會(huì)議資源高效利用。示例：研發(fā)總監(jiān)*需審批“技術(shù)架構(gòu)優(yōu)化會(huì)”申請(qǐng)，評(píng)估會(huì)議議題與部門重點(diǎn)工作的關(guān)聯(lián)性，決定是否批準(zhǔn)召開(kāi)。會(huì)議記錄員：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議關(guān)鍵內(nèi)容（如決議事項(xiàng)、待辦任務(wù)、責(zé)任人、完成時(shí)限），會(huì)后及時(shí)整理并系統(tǒng)。示例：助理*在“客戶需求溝通會(huì)”中，需實(shí)時(shí)記錄客戶提出的修改意見(jiàn)及內(nèi)部達(dá)成的共識(shí)，24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要并提交組織者審核。二、核心操作流程詳解（一）會(huì)議組織者操作指南1.創(chuàng)建會(huì)議操作步驟：（1）登錄系統(tǒng)后，【會(huì)議管理】→【新建會(huì)議】，進(jìn)入會(huì)議創(chuàng)建頁(yè)面；（2）填寫基礎(chǔ)信息：會(huì)議主題：簡(jiǎn)潔明了（如“2024年Q4銷售目標(biāo)分解會(huì)”）；會(huì)議類型：下拉選擇（如“專項(xiàng)會(huì)議-項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)”）；會(huì)議時(shí)間：起止時(shí)間精確到分鐘，避免與節(jié)假日或公司大型活動(dòng)沖突；會(huì)議地點(diǎn)：選擇“線下會(huì)議室”（需填寫會(huì)議室編號(hào)，如“A301”）或“線上會(huì)議”（需填寫會(huì)議及密碼）；會(huì)議組織者：默認(rèn)為當(dāng)前登錄用戶，可修改為其他負(fù)責(zé)人；參會(huì)人員：通過(guò)部門搜索或姓名搜索添加，支持“必選”和“可選”標(biāo)識(shí)（如銷售部全體成員為“必選”，設(shè)計(jì)部對(duì)接人為“可選”）。（3）填寫會(huì)議議程：按順序添加會(huì)議議題（如“Q3銷售數(shù)據(jù)回顧→Q4目標(biāo)分解→資源需求討論→總結(jié)”），每個(gè)議題可預(yù)估時(shí)長(zhǎng)（單位：分鐘）；會(huì)議資料：支持Word、Excel、PPT等格式，單個(gè)文件不超過(guò)50MB，提前供參會(huì)者預(yù)習(xí)。（4）提交審批：選擇審批流程（如“部門總監(jiān)審批”或“分管領(lǐng)導(dǎo)+部門總監(jiān)雙審批”）；填寫會(huì)議說(shuō)明（可選，如“本次會(huì)議需確定各區(qū)域銷售指標(biāo)，請(qǐng)銷售經(jīng)理提前準(zhǔn)備數(shù)據(jù)”）；【提交】，系統(tǒng)自動(dòng)向?qū)徟税l(fā)送待辦提醒。2.編輯或取消會(huì)議操作步驟：編輯會(huì)議：在【我的會(huì)議】列表中找到對(duì)應(yīng)會(huì)議（狀態(tài)為“待審批”或“已通過(guò)但未召開(kāi)”），【編輯】，修改信息后重新提交審批（若會(huì)議已開(kāi)始或結(jié)束，則無(wú)法編輯）。取消會(huì)議：在【我的會(huì)議】列表中選擇需取消的會(huì)議，【取消】，填寫取消原因（如“臨時(shí)緊急任務(wù)沖突”），系統(tǒng)自動(dòng)向已確認(rèn)參會(huì)的人員發(fā)送取消通知。3.會(huì)議審批管理查看審批進(jìn)度：在【審批管理】→【會(huì)議審批】中，查看待審批、已通過(guò)、已駁回的會(huì)議列表；審批操作：【通過(guò)】：會(huì)議狀態(tài)更新為“已通過(guò)”，系統(tǒng)自動(dòng)向參會(huì)者發(fā)送會(huì)議通知（含會(huì)議、議程、資料）；【駁回】：填寫駁回原因（如“會(huì)議時(shí)間與部門季度總結(jié)會(huì)沖突，請(qǐng)調(diào)整”），會(huì)議狀態(tài)更新為“已駁回”，組織者可修改后重新提交。4.會(huì)議簽到與過(guò)程管理線下會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，組織者在系統(tǒng)【簽到碼】，參會(huì)者通過(guò)手機(jī)掃描二維碼完成簽到（支持實(shí)時(shí)查看簽到率）；線上會(huì)議簽到：系統(tǒng)自動(dòng)記錄參會(huì)人員進(jìn)入/退出會(huì)議的時(shí)間，組織者可導(dǎo)出簽到明細(xì)；會(huì)議過(guò)程記錄：記錄員可在系統(tǒng)【會(huì)議紀(jì)要】模塊實(shí)時(shí)輸入討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)，關(guān)聯(lián)議題及對(duì)應(yīng)責(zé)任人。5.會(huì)議紀(jì)要與歸檔整理紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，記錄員完成會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)容包括：會(huì)議基本信息（主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、缺席人員及原因）；各議題討論摘要；決議事項(xiàng)（需明確“內(nèi)容”“責(zé)任人”“完成時(shí)限”）；待辦事項(xiàng)清單（可關(guān)聯(lián)任務(wù)管理系統(tǒng)，自動(dòng)推送提醒至責(zé)任人）。審核與歸檔：紀(jì)要提交組織者審核，審核通過(guò)后【歸檔】，會(huì)議狀態(tài)更新為“已結(jié)束”，所有資料（議程、簽到表、紀(jì)要）自動(dòng)歸檔至【會(huì)議檔案庫(kù)】，支持按日期、部門、關(guān)鍵詞檢索。（二）參會(huì)者操作指南1.接收與響應(yīng)會(huì)議通知查看通知：登錄系統(tǒng)后，在【工作臺(tái)】→【會(huì)議通知】中查看最新會(huì)議提醒（含待辦標(biāo)識(shí)）；響應(yīng)通知：會(huì)議通知詳情，選擇【參會(huì)】或【請(qǐng)假】：選擇【參會(huì)】：系統(tǒng)自動(dòng)將會(huì)議添加至個(gè)人日程，支持設(shè)置提前15分鐘提醒；選擇【請(qǐng)假】：填寫請(qǐng)假原因（如“客戶拜訪沖突”），提交后組織者將收到請(qǐng)假提醒。2.會(huì)議前準(zhǔn)備查閱資料：在會(huì)議通知詳情中“會(huì)議資料”，或在線查看組織者的文件；確認(rèn)設(shè)備：線上會(huì)議需提前測(cè)試網(wǎng)絡(luò)、麥克風(fēng)、攝像頭，保證會(huì)議軟件版本為最新。3.會(huì)議中參與線下會(huì)議：提前10分鐘到達(dá)指定會(huì)議室，掃描二維碼簽到；線上會(huì)議：會(huì)議進(jìn)入會(huì)議室，開(kāi)啟攝像頭/麥克風(fēng)時(shí)需注意會(huì)議紀(jì)律（如靜音發(fā)言、避免無(wú)關(guān)背景）。4.會(huì)議后跟進(jìn)查看紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后1-2個(gè)工作日，在【會(huì)議檔案】→【我參與的會(huì)議】中查看審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要；處理待辦：若會(huì)議紀(jì)要中包含需本人負(fù)責(zé)的任務(wù)，及時(shí)在【待辦事項(xiàng)】中確認(rèn)接收，并按完成時(shí)限推進(jìn)工作；反饋意見(jiàn)：對(duì)會(huì)議組織或紀(jì)要內(nèi)容有疑問(wèn)，可在【會(huì)議詳情】頁(yè)面【意見(jiàn)反饋】，填寫建議后提交組織者。三、常用表單與模板（一）會(huì)議申請(qǐng)表模板字段填寫說(shuō)明示例會(huì)議主題簡(jiǎn)明扼要，體現(xiàn)會(huì)議核心內(nèi)容2024年新產(chǎn)品上線前協(xié)調(diào)會(huì)申請(qǐng)部門發(fā)起會(huì)議的部門產(chǎn)品研發(fā)部會(huì)議類型下拉選擇（常規(guī)/專項(xiàng)/決策/臨時(shí)）專項(xiàng)會(huì)議建議召開(kāi)時(shí)間起止時(shí)間（精確到分鐘），需避開(kāi)公司統(tǒng)一安排的活動(dòng)2024-10-1514:00-16:00建議會(huì)議地點(diǎn)線下會(huì)議室編號(hào)或線上會(huì)議線上會(huì)議（：*，密碼：）參會(huì)人員部門+姓名，區(qū)分“必選”/“可選”（如：銷售部（必選）、市場(chǎng)部（可選））研發(fā)部、測(cè)試部、運(yùn)營(yíng)部*（可選）會(huì)議議程按順序列出議題及預(yù)估時(shí)長(zhǎng)（單位：分鐘）1.產(chǎn)品功能演示（30分鐘）2.上線風(fēng)險(xiǎn)討論（40分鐘）需協(xié)調(diào)資源如需申請(qǐng)?zhí)厥庠O(shè)備（投影儀、視頻會(huì)議終端）或跨部門支持需申請(qǐng)A301會(huì)議室投影儀會(huì)議目標(biāo)明確會(huì)議需達(dá)成的成果確認(rèn)產(chǎn)品上線時(shí)間及責(zé)任分工附件資料會(huì)議相關(guān)背景材料（如需求文檔、進(jìn)度報(bào)告）《新產(chǎn)品需求說(shuō)明書V3.0》申請(qǐng)人當(dāng)前登錄用戶姓名（系統(tǒng)自動(dòng)填充）*申請(qǐng)日期提交申請(qǐng)的日期（系統(tǒng)自動(dòng)填充）2024-10-08（二）會(huì)議簽到表模板序號(hào)姓名部門職位簽到時(shí)間簽到狀態(tài)備注1*產(chǎn)品研發(fā)部經(jīng)理2024-10-1513:55正常提前10分鐘到場(chǎng)2*市場(chǎng)部專員2024-10-1514:05遲到因客戶會(huì)議延遲3*技術(shù)支持部主管2024-10-1514:00正常-…（三）會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議基本信息會(huì)議主題：2024年Q4銷售目標(biāo)分解會(huì)召開(kāi)時(shí)間：2024年10月10日09:00-11:30召開(kāi)地點(diǎn)：公司總部B201會(huì)議室主持人：*（銷售部經(jīng)理）記錄人：*（銷售部助理）參會(huì)人員：（銷售總監(jiān)）、（華東區(qū)經(jīng)理）、（華南區(qū)經(jīng)理）、（華北區(qū)經(jīng)理）缺席人員：*（西南區(qū)經(jīng)理），原因：客戶現(xiàn)場(chǎng)拜訪會(huì)議議程及討論摘要議題討論摘要Q3銷售數(shù)據(jù)回顧華東區(qū)完成目標(biāo)105%，華南區(qū)完成98%，華北區(qū)完成92%，西南區(qū)完成87%（受競(jìng)品沖擊影響）Q4銷售目標(biāo)分解銷售總監(jiān)*提出Q4總目標(biāo)較Q3增長(zhǎng)15%，需按區(qū)域分解：華東區(qū)（35%）、華南區(qū)（30%）、華北區(qū)（25%）、西南區(qū)（10%）資源需求討論華南區(qū)申請(qǐng)?jiān)黾?名地推人員，華北區(qū)申請(qǐng)投放50萬(wàn)線上廣告費(fèi)用，待審批后反饋決議事項(xiàng)與待辦清單決議內(nèi)容責(zé)任人完成時(shí)限關(guān)聯(lián)議題確定Q4各區(qū)域銷售目標(biāo)：華東區(qū)525萬(wàn)、華南區(qū)450萬(wàn)、華北區(qū)375萬(wàn)、西南區(qū)75萬(wàn)*2024-10-12目標(biāo)分解市場(chǎng)部*于10月15日前提交華南區(qū)地推招聘需求及華北區(qū)廣告投放方案*2024-10-15資源需求各區(qū)域經(jīng)理于10月20日前提交Q4銷售執(zhí)行計(jì)劃（含月度分解、客戶開(kāi)發(fā)策略）//*2024-10-20目標(biāo)分解會(huì)議總結(jié)本次會(huì)議明確了Q4銷售目標(biāo)及區(qū)域分解方向，各區(qū)域需盡快細(xì)化執(zhí)行計(jì)劃，市場(chǎng)部需配合支持資源，保證目標(biāo)達(dá)成。四、使用過(guò)程中的常見(jiàn)問(wèn)題與注意事項(xiàng)（一）時(shí)間與規(guī)劃管理提前規(guī)劃會(huì)議：重要會(huì)議（如季度總結(jié)會(huì)、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)）需至少提前3個(gè)工作日創(chuàng)建會(huì)議申請(qǐng)，預(yù)留審批和參會(huì)人員響應(yīng)時(shí)間；臨時(shí)會(huì)議需提前1個(gè)工作日提交申請(qǐng)。避免時(shí)間沖突：創(chuàng)建會(huì)議時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)檢測(cè)參會(huì)人員日程，若存在沖突需及時(shí)調(diào)整時(shí)間，避免“無(wú)效會(huì)議”。（二）信息準(zhǔn)確性要求會(huì)議信息完整：創(chuàng)建會(huì)議時(shí)需保證主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等基礎(chǔ)信息準(zhǔn)確無(wú)誤，議程需清晰明確，避免“議題模糊導(dǎo)致會(huì)議跑題”。資料提前：會(huì)議資料需至少提前24小時(shí)，保證參會(huì)者有充足時(shí)間預(yù)習(xí)，禁止會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)傳遞重要文件（涉密文件除外）。（三）權(quán)限與審批規(guī)范按角色操作：組織者僅可操作本人發(fā)起的會(huì)議，參會(huì)者僅可響應(yīng)通知及查看本人參與的會(huì)議紀(jì)要，嚴(yán)禁越權(quán)修改他人會(huì)議信息。審批及時(shí)性：審批人需在收到會(huì)議申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，緊急會(huì)議可電話同步審批，事后在系統(tǒng)中補(bǔ)錄審批意見(jiàn)。（四）數(shù)據(jù)安全與歸檔保密信息管理：會(huì)議紀(jì)要、涉密資料等敏感信息禁止通過(guò)系統(tǒng)外渠道（如個(gè)人郵箱）傳播，僅限參會(huì)人員及授權(quán)人員查看。定期歸檔備份：會(huì)議檔案庫(kù)系統(tǒng)自動(dòng)保存，無(wú)需手動(dòng)備份，組織者可每季度對(duì)已歸檔會(huì)議進(jìn)行分類整理，保證歷史會(huì)議可追溯。（五）特殊情況處理會(huì)議臨時(shí)改期：若需變更會(huì)議時(shí)間，組織者需在系統(tǒng)中重新提交申請(qǐng)，并同步通知已確認(rèn)參會(huì)的人員，避免信息遺漏。參會(huì)人員變動(dòng)：會(huì)議召開(kāi)前若有人員增減，組織者需在系統(tǒng)中更新參會(huì)人員列表，會(huì)后重新簽到表。紀(jì)要異議反饋：參會(huì)者若對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容有異議，需在紀(jì)要發(fā)布后2個(gè)工作日內(nèi)通過(guò)系統(tǒng)反饋