工作聯(lián)系單規(guī)范化管理指南一、引言：為何需要規(guī)范化的工作聯(lián)系單管理在組織日常運(yùn)營中，跨部門、跨崗位之間的信息傳遞與協(xié)作日益頻繁。工作聯(lián)系單作為承載具體事務(wù)指令、溝通協(xié)調(diào)需求、記錄處理過程的重要書面（或電子化）載體，其規(guī)范與否直接影響到工作效率、責(zé)任界定及管理追溯。缺乏規(guī)范的工作聯(lián)系單管理，易導(dǎo)致信息傳遞失真、責(zé)任主體模糊、處理進(jìn)度滯后、歷史記錄混亂等問題，進(jìn)而影響整體工作質(zhì)量與協(xié)同效率。因此，建立并推行工作聯(lián)系單規(guī)范化管理，是提升組織內(nèi)部溝通效能、強(qiáng)化過程管控、保障工作有序推進(jìn)的基礎(chǔ)性工作。二、工作聯(lián)系單要素規(guī)范一份標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的工作聯(lián)系單應(yīng)包含以下核心要素，確保信息的完整性、準(zhǔn)確性與可追溯性：（一）基本信息區(qū)1.聯(lián)系單編號：采用統(tǒng)一編碼規(guī)則生成，便于識別、查詢與歸檔。編碼可包含部門代碼、年份、序號等信息組合。2.主題/事由：簡明扼要地概括聯(lián)系單的核心內(nèi)容或目的，讓人一目了然。3.發(fā)件部門/單位：明確發(fā)起聯(lián)系單的部門或具體單位。4.發(fā)件人：發(fā)起人的姓名及聯(lián)系方式，以便接收方就相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行直接溝通。5.發(fā)件日期：提交聯(lián)系單的具體日期。6.緊急程度：根據(jù)事項(xiàng)的緊迫程度，標(biāo)注如“一般”、“緊急”、“特急”等，提示接收方優(yōu)先處理。（二）接收與抄送信息區(qū)1.主送部門/單位：直接負(fù)責(zé)處理該事項(xiàng)的部門或單位。2.主送責(zé)任人：主送部門中具體對接或負(fù)責(zé)處理的人員（若明確）。3.抄送部門/單位：需要知曉該事項(xiàng)進(jìn)展或結(jié)果的相關(guān)部門或單位。（三）事項(xiàng)內(nèi)容區(qū)1.事項(xiàng)描述：清晰、具體、準(zhǔn)確地闡述需辦理的事項(xiàng)內(nèi)容、背景情況、具體要求、期望達(dá)成的目標(biāo)等。避免模糊不清或易產(chǎn)生歧義的表述。2.附件清單：如有支撐性文件、數(shù)據(jù)、圖表等，應(yīng)列明附件名稱及數(shù)量，便于接收方查閱。（四）處理要求區(qū)1.期望完成時限：發(fā)件方期望該事項(xiàng)得到解決或回復(fù)的具體日期/時間。2.回復(fù)要求：明確是否需要書面回復(fù)、回復(fù)內(nèi)容要點(diǎn)、回復(fù)方式等。（五）審批與流轉(zhuǎn)區(qū)1.發(fā)件部門審批：根據(jù)組織權(quán)限設(shè)置，由發(fā)件部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)授權(quán)人員進(jìn)行審批。2.流轉(zhuǎn)記錄：記錄聯(lián)系單在各環(huán)節(jié)的傳遞情況，包括接收時間、處理人等（可電子化記錄或手動簽收）。（六）處理結(jié)果反饋區(qū)1.處理部門意見：接收部門對事項(xiàng)的處理意見、解決方案、采取的措施等。2.實(shí)際完成情況：詳細(xì)描述事項(xiàng)的實(shí)際處理結(jié)果、達(dá)成的狀態(tài)。3.完成日期：事項(xiàng)實(shí)際處理完畢的日期。4.處理人簽字：接收部門處理責(zé)任人的簽字確認(rèn)。5.發(fā)件部門確認(rèn)：發(fā)件部門對處理結(jié)果的確認(rèn)意見（如“同意”、“不同意，原因：XXX”、“已閱知”等）。三、工作聯(lián)系單流轉(zhuǎn)管理規(guī)范工作聯(lián)系單的高效流轉(zhuǎn)是確保事項(xiàng)及時處理的關(guān)鍵，應(yīng)建立清晰的流轉(zhuǎn)路徑和時限要求。（一）發(fā)起與審批1.發(fā)件人根據(jù)實(shí)際需求，按要素規(guī)范填寫工作聯(lián)系單。2.填寫完畢后，按組織內(nèi)部審批流程提交給本部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)授權(quán)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括事項(xiàng)的必要性、內(nèi)容的準(zhǔn)確性、主送單位的恰當(dāng)性等。3.審批通過后，方可正式發(fā)出。（二）分發(fā)與接收1.審批通過的聯(lián)系單，應(yīng)通過指定渠道（如內(nèi)部郵件系統(tǒng)、協(xié)同辦公平臺、紙質(zhì)傳遞等）及時送達(dá)主送部門/單位。2.主送部門/單位接收人員應(yīng)在收到聯(lián)系單后，及時進(jìn)行簽收確認(rèn)，并檢查聯(lián)系單要素是否完整。如有疑問，應(yīng)立即與發(fā)件人溝通。（三）處理與反饋1.主送部門/單位在接收聯(lián)系單后，應(yīng)根據(jù)事項(xiàng)內(nèi)容和優(yōu)先級，及時安排相關(guān)人員進(jìn)行處理。2.如遇特殊情況無法在期望時限內(nèi)完成，應(yīng)主動與發(fā)件部門溝通，說明原因并協(xié)商新的完成時限。3.事項(xiàng)處理完畢后，接收部門應(yīng)在聯(lián)系單的“處理結(jié)果反饋區(qū)”如實(shí)填寫相關(guān)信息，并按要求反饋給發(fā)件部門。4.對于復(fù)雜事項(xiàng)，可根據(jù)需要進(jìn)行階段性反饋，確保信息對稱。（四）歸檔管理1.事項(xiàng)處理完畢并經(jīng)雙方確認(rèn)后，工作聯(lián)系單（含電子版及紙質(zhì)版附件）應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。2.歸檔應(yīng)按照部門、年份、事項(xiàng)類型等邏輯進(jìn)行分類存放，便于日后查閱和追溯。3.明確歸檔責(zé)任人及保存期限，確保檔案的完整性和安全性。四、工作聯(lián)系單管理要求（一）責(zé)任明確1.發(fā)件部門/人：對聯(lián)系單內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)，確保發(fā)起流程的合規(guī)性。2.審批人：對聯(lián)系單的必要性、合規(guī)性及審批流程負(fù)責(zé)。3.主送部門/人：對接收事項(xiàng)的及時處理、有效反饋及結(jié)果負(fù)責(zé)。4.管理部門：（如辦公室或指定的協(xié)調(diào)部門）負(fù)責(zé)工作聯(lián)系單管理制度的制定、解釋、監(jiān)督執(zhí)行及優(yōu)化。（二）填寫規(guī)范1.所有內(nèi)容應(yīng)使用規(guī)范的中文（或組織規(guī)定的工作語言）填寫，字跡清晰（紙質(zhì)版），語句通順，無錯別字。2.涉及數(shù)據(jù)、時間、名稱等關(guān)鍵信息務(wù)必準(zhǔn)確無誤。3.電子版聯(lián)系單應(yīng)使用統(tǒng)一的模板。（三）流轉(zhuǎn)及時1.各環(huán)節(jié)處理人員應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)完成審批、傳遞、處理和反饋工作，避免拖延。2.建立工作聯(lián)系單超時預(yù)警機(jī)制，對臨近或超出時限的事項(xiàng)進(jìn)行提醒。（四）保密要求1.涉及組織商業(yè)秘密、敏感信息的工作聯(lián)系單，應(yīng)在顯著位置標(biāo)注保密級別，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行傳遞、處理和歸檔，限制接觸范圍。2.嚴(yán)禁將聯(lián)系單內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。（五）監(jiān)督與考核1.組織應(yīng)定期對工作聯(lián)系單的使用情況、流轉(zhuǎn)效率、規(guī)范程度進(jìn)行檢查與評估。2.將工作聯(lián)系單的規(guī)范使用和處理效率納入相關(guān)部門及人員的日常工作考核范疇，確保管理制度落到實(shí)處。3.鼓勵員工對聯(lián)系單管理過程中存在的問題提出改進(jìn)建議，持續(xù)優(yōu)化管理流程。五、常見問題與處理1.聯(lián)系單內(nèi)容模糊不清：接收方應(yīng)及時與發(fā)件方溝通確認(rèn)，待明確后再進(jìn)行處理，避免無效勞動。2.主送部門不明確或錯誤：發(fā)件部門應(yīng)仔細(xì)確認(rèn)主送部門，如需協(xié)調(diào)多個部門，可明確牽頭部門或按職責(zé)分工分別主送。3.處理過程中出現(xiàn)爭議：由相關(guān)部門協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可提交至上級主管部門或協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)進(jìn)行裁定。4.緊急事項(xiàng)的處理：對于標(biāo)注“緊急”或“特急”的聯(lián)系單，接收部門應(yīng)優(yōu)先處理，并可采用電話、當(dāng)面溝通等方式先行確認(rèn)，隨后補(bǔ)全書面聯(lián)系單。六、附則1.本指南自發(fā)布之日起執(zhí)行。2.各部門可根據(jù)本指南，結(jié)合自身實(shí)際情況制定相