機(jī)關(guān)單位檔案管理規(guī)范及執(zhí)行辦法機(jī)關(guān)單位檔案作為黨和國(guó)家政務(wù)工作的歷史記錄，是機(jī)關(guān)單位履行職能、開展工作的重要依據(jù)和憑證，其管理水平直接關(guān)系到機(jī)關(guān)工作的規(guī)范性、連續(xù)性和有效性。為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合機(jī)關(guān)單位工作實(shí)際，特制定本規(guī)范及執(zhí)行辦法。一、檔案管理規(guī)范（一）檔案的收集與歸檔檔案收集與歸檔是檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和預(yù)歸檔工作。凡屬本單位在各項(xiàng)工作中形成的，具有查考利用價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄，均應(yīng)納入歸檔范圍。歸檔文件材料應(yīng)符合以下要求：手續(xù)齊全，格式規(guī)范，字跡清晰，紙張質(zhì)量?jī)?yōu)良，便于長(zhǎng)期保存。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，并與相應(yīng)的紙質(zhì)文件建立關(guān)聯(lián)。歸檔時(shí)間一般應(yīng)在工作結(jié)束后或按規(guī)定周期（如年度、季度）及時(shí)進(jìn)行，避免文件材料的散失。（二）檔案的整理與分類檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。整理工作包括分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂等環(huán)節(jié)。分類應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)單位的職能和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，采用科學(xué)合理的分類方案。通?？砂凑漳甓?、組織機(jī)構(gòu)、問題等方式進(jìn)行分類，分類體系應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。文件排列應(yīng)以其形成時(shí)間或邏輯關(guān)系為序。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保唯一性和可檢索性。編目應(yīng)詳盡準(zhǔn)確，包括文件題名、責(zé)任者、形成時(shí)間、文號(hào)、頁數(shù)、保管期限等核心要素，為后續(xù)檢索利用奠定基礎(chǔ)。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。（三）檔案的保管與保護(hù)檔案保管是確保檔案安全的關(guān)鍵。應(yīng)建立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等，確保庫房達(dá)到防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等“七防”要求。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。同時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。（四）檔案的利用與保密檔案利用是檔案工作的最終目的，應(yīng)在確保檔案安全和保密的前提下，積極為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供服務(wù)。建立健全檔案利用制度，明確利用范圍、方式和審批手續(xù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換或損毀。檔案保密工作至關(guān)重要，關(guān)系到國(guó)家利益和機(jī)關(guān)安全。必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的管理，明確涉密檔案的范圍和密級(jí)，建立健全涉密檔案的借閱、復(fù)制、傳遞等管理制度，確保涉密檔案萬無一失。檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)守保密紀(jì)律。（五）檔案的鑒定與銷毀對(duì)于已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定。成立檔案鑒定工作小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定其存毀。對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，必須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字，確保檔案銷毀過程的安全和規(guī)范。二、檔案管理執(zhí)行辦法（一）明確管理責(zé)任機(jī)關(guān)單位應(yīng)將檔案管理工作納入重要議事日程，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門的職責(zé)。各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案工作的第一責(zé)任人，確保本部門文件材料的及時(shí)收集、規(guī)范整理和按時(shí)歸檔。檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本單位檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）完善工作流程制定詳細(xì)的檔案管理工作流程，從文件材料的產(chǎn)生、收集、整理、歸檔，到檔案的保管、利用、鑒定、銷毀，每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)有明確的操作規(guī)范和責(zé)任人。加強(qiáng)部門間的協(xié)調(diào)配合，確保檔案管理工作無縫銜接。例如，公文處理部門在文件印發(fā)后，應(yīng)及時(shí)將正本及相關(guān)材料移交檔案管理部門歸檔。（三）加強(qiáng)人員培訓(xùn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。應(yīng)定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)代化管理技能，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)全體工作人員的檔案意識(shí)教育，使其了解檔案工作的重要性，自覺遵守檔案管理規(guī)定。（四）推進(jìn)信息化建設(shè)積極適應(yīng)信息化發(fā)展要求，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。配備必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)檢索、存儲(chǔ)和利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，確保檔案信息的安全。（五）強(qiáng)化監(jiān)督檢查建立檔案管理工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)本單位及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)檔案管理混亂、造成檔案損失的，要追究相關(guān)人員的責(zé)任。通過監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)檔案管理工作持