工程檔案借閱制度一、目的為加強本單位工程檔案管理，充分發(fā)揮工程檔案在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，確保工程檔案的安全完整與有效利用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本單位內(nèi)部所有部門及員工借閱工程檔案的管理，同時也適用于因工作需要與外部單位或個人進行工程檔案借閱的相關事宜。三、借閱原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)及單位相關保密規(guī)定，確保工程檔案信息安全。2.遵循“先審批，后借閱”原則，未經(jīng)批準，任何人不得擅自借閱工程檔案。3.借閱檔案應與工作任務相關，且借閱數(shù)量和期限以滿足工作實際需求為限，避免檔案資源的閑置與浪費。四、借閱審批流程1.內(nèi)部員工借閱（1）借閱人填寫《工程檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。（2）申請表依次由所在部門負責人、檔案管理部門負責人審核簽字，必要時還需經(jīng)單位分管領導審批。涉及重要或機密工程檔案的借閱，需單位主要領導審批。2.外部單位或個人借閱（1）外部借閱單位或個人需出具正式介紹信或委托書，說明借閱原因、借閱內(nèi)容及借閱期限等，交至本單位對口業(yè)務部門。（2）對口業(yè)務部門對借閱申請進行初步審核后，填寫《工程檔案借閱申請表》，并附介紹信或委托書，按照內(nèi)部借閱審批流程辦理審批手續(xù)。（3）經(jīng)單位領導審批同意后，由檔案管理部門與借閱單位或個人簽訂《工程檔案借閱保密協(xié)議》，明確雙方權利義務及保密責任，方可辦理借閱手續(xù)。五、借閱期限1.一般工程檔案借閱期限不超過[X]個工作日。如因工作需要確需延長借閱期限的，借閱人應在借閱期滿前[X]個工作日內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借審批流程與初次借閱相同。2.特殊情況或重要工程檔案的借閱期限，由檔案管理部門根據(jù)實際情況在審批時確定，并在《工程檔案借閱申請表》中注明。六、借閱登記檔案管理部門在辦理借閱手續(xù)時，應認真核對借閱人身份信息，對借閱檔案進行詳細登記，包括檔案名稱、編號、借閱日期、預計歸還日期、借閱人簽字等內(nèi)容，并建立《工程檔案借閱臺賬》，以便跟蹤管理和查詢統(tǒng)計。七、檔案借閱要求1.借閱人應妥善保管借閱的工程檔案，不得轉借、涂改、圈劃、批注、抽取、撤換、污損、散失、損毀或擅自復制檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并采取相應的補救措施。2.借閱的工程檔案僅限在本單位指定場所內(nèi)查閱使用，如需帶出單位，必須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理相關手續(xù)。帶出單位的檔案應采取必要的安全防護措施，確保檔案安全。3.借閱人在查閱檔案過程中，應嚴格遵守檔案查閱秩序，不得大聲喧嘩、吸煙、飲食等，以免影響他人查閱和損壞檔案。查閱完畢后，應及時清理查閱現(xiàn)場，將檔案整理整齊后交回檔案管理部門。八、檔案歸還1.借閱人應在借閱期限屆滿前或完成工作任務后及時歸還借閱的工程檔案。歸還檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案數(shù)量、完整性及相關信息，確認無誤后辦理歸還手續(xù)，并在《工程檔案借閱臺賬》中注明歸還日期及檔案狀態(tài)。2.如發(fā)現(xiàn)歸還的檔案有損壞、丟失或其他異常情況，檔案管理部門應及時查明原因，并按照本單位相關規(guī)定追究借閱人的責任。對于損壞較輕的檔案，借閱人應負責修復；對于丟失或損壞嚴重無法修復的檔案，借閱人應按照檔案價值進行賠償，并承擔相應的法律責任。九、監(jiān)督與檢查1.檔案管理部門應定期對工程檔案借閱情況進行檢查，核對借閱臺賬與實際檔案借閱情況是否一致，檢查檔案是否存在損壞、丟失等問題，及時發(fā)現(xiàn)和糾正借閱過程中的違規(guī)行為。2.單位內(nèi)部審計部門或其他監(jiān)督機構有權對工程檔案借閱管理工作進行監(jiān)督檢查，對違反本制度的行為提出整改意見和建議，并對相關責任人進行處