內(nèi)部溝通平臺(tái)及通訊錄工具使用指南一、工具概述內(nèi)部溝通平臺(tái)及通訊錄工具是企業(yè)提升信息流轉(zhuǎn)效率、統(tǒng)一人員信息管理的核心支撐系統(tǒng)，集即時(shí)通訊、組織架構(gòu)展示、聯(lián)系人檢索、群組協(xié)作等功能于一體。通過(guò)該工具，可實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)溝通無(wú)縫對(duì)接、新人快速融入團(tuán)隊(duì)、重要信息高效觸達(dá)，同時(shí)保證企業(yè)內(nèi)部通訊錄信息的準(zhǔn)確性與安全性，助力構(gòu)建高效協(xié)同的數(shù)字化辦公環(huán)境。二、適用工作場(chǎng)景（一）日常辦公溝通跨部門(mén)協(xié)作：市場(chǎng)部*需與產(chǎn)品部對(duì)接活動(dòng)方案，通過(guò)平臺(tái)發(fā)起群聊，同步需求細(xì)節(jié)，避免信息遺漏。文件快速同步：設(shè)計(jì)部完成海報(bào)設(shè)計(jì)后，通過(guò)平臺(tái)文件傳輸功能發(fā)送給運(yùn)營(yíng)部，并相關(guān)成員確認(rèn)接收。臨時(shí)問(wèn)題咨詢：?jiǎn)T工*遇到系統(tǒng)操作問(wèn)題，直接通過(guò)平臺(tái)聯(lián)系IT支持人員，獲取實(shí)時(shí)解答。（二）新人入職引導(dǎo)組織架構(gòu)熟悉：新人入職后，通過(guò)平臺(tái)通訊錄查看公司完整部門(mén)架構(gòu)、直屬上級(jí)及團(tuán)隊(duì)成員聯(lián)系方式，快速定位對(duì)接人。入職流程跟進(jìn)：HR*通過(guò)平臺(tái)發(fā)送新人入職指引文檔，并建立“新人交流群”，同步培訓(xùn)安排與注意事項(xiàng)。（三）團(tuán)隊(duì)協(xié)作與管理項(xiàng)目進(jìn)度同步：項(xiàng)目組*通過(guò)群組共享項(xiàng)目甘特圖，每日更新進(jìn)度，成員可隨時(shí)查閱并反饋問(wèn)題。任務(wù)分配與追蹤：團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人*通過(guò)平臺(tái)任務(wù)功能，將具體任務(wù)分配給成員，設(shè)置截止時(shí)間，實(shí)時(shí)跟蹤完成狀態(tài)。（四）企業(yè)信息觸達(dá)重要通知發(fā)布：行政部*通過(guò)平臺(tái)公告功能發(fā)布公司政策調(diào)整（如考勤制度變更），保證全員及時(shí)查看并確認(rèn)。緊急事件響應(yīng)：突發(fā)暴雨導(dǎo)致部分員工通勤困難，管理員*通過(guò)平臺(tái)群發(fā)緊急通知，告知彈性辦公安排，避免信息滯后。三、詳細(xì)操作流程（一）賬號(hào)注冊(cè)與登錄初始賬號(hào)激活：?jiǎn)T工入職后，HR*通過(guò)企業(yè)后臺(tái)錄入員工信息（姓名、工號(hào)、部門(mén)），系統(tǒng)自動(dòng)初始賬號(hào)（工號(hào)企業(yè)域名）及默認(rèn)密碼。首次登錄：?jiǎn)T工通過(guò)企業(yè)統(tǒng)一入口（如企業(yè)/釘釘/內(nèi)部系統(tǒng)登錄頁(yè)），輸入工號(hào)及初始密碼登錄，首次登錄需強(qiáng)制修改密碼（密碼需包含字母、數(shù)字及特殊字符，長(zhǎng)度不少于8位）。賬號(hào)找回：若忘記密碼，“忘記密碼”，通過(guò)綁定的手機(jī)號(hào)（如138）驗(yàn)證身份后重置密碼，或聯(lián)系部門(mén)管理員*協(xié)助處理。（二）通訊錄管理查看組織架構(gòu)：登錄后進(jìn)入“通訊錄”模塊，可按“部門(mén)-小組-成員”層級(jí)查看全公司人員信息，具體成員可查看其職位、聯(lián)系方式（手機(jī)號(hào)、郵箱，郵箱格式為name企業(yè)域名）、辦公地點(diǎn)等詳細(xì)信息。添加內(nèi)部聯(lián)系人：方法一：在通訊錄搜索框輸入員工姓名或工號(hào)，直接添加為好友（無(wú)需對(duì)方確認(rèn)，內(nèi)部成員自動(dòng)互為聯(lián)系人）。方法二：通過(guò)“掃一掃”功能掃描同事的企業(yè)二維碼，發(fā)送好友申請(qǐng)（對(duì)方確認(rèn)后添加成功）。編輯個(gè)人信息：“我的”-“個(gè)人資料”，可更新頭像、職位、辦公電話等信息（手機(jī)號(hào)、郵箱等核心信息需聯(lián)系管理員*修改）。設(shè)置聯(lián)系人分組：在“通訊錄”-“標(biāo)簽管理”中創(chuàng)建自定義分組（如“項(xiàng)目組”“客戶對(duì)接”等），將相關(guān)成員拖拽至對(duì)應(yīng)分組，便于快速查找。（三）即時(shí)溝通功能單聊溝通：在通訊錄選擇目標(biāo)成員，“發(fā)消息”，進(jìn)入聊天窗口，可發(fā)送文字、語(yǔ)音、表情、文件（單個(gè)文件不超過(guò)100MB），支持語(yǔ)音轉(zhuǎn)文字功能。若對(duì)方正在輸入，聊天窗口會(huì)顯示“對(duì)方正在輸入…”提示；消息發(fā)送后，顯示“已發(fā)送”狀態(tài)，對(duì)方閱讀后變?yōu)椤耙炎x”。群聊溝通：創(chuàng)建群聊：“+”-“發(fā)起群聊”，可選擇“從通訊錄選人”或“輸入群成員工號(hào)”，設(shè)置群名稱（如“市場(chǎng)部Q3活動(dòng)組”），默認(rèn)創(chuàng)建者為群主。群管理：群主可“群設(shè)置”-“成員管理”，添加/移除成員、設(shè)置管理員（可邀請(qǐng)成員*為管理員，負(fù)責(zé)群內(nèi)秩序維護(hù)）；群公告可發(fā)布重要通知，所有成員收到提醒。消息快捷操作：消息撤回：發(fā)送消息后2分鐘內(nèi)，長(zhǎng)按消息選擇“撤回”，對(duì)方將無(wú)法查看內(nèi)容（僅限撤回自己發(fā)送的消息）。消息轉(zhuǎn)發(fā)：長(zhǎng)按消息選擇“轉(zhuǎn)發(fā)”，可發(fā)送給其他聯(lián)系人或群組。（四）群組協(xié)作項(xiàng)目群組創(chuàng)建：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)起項(xiàng)目群組，添加相關(guān)部門(mén)成員（如技術(shù)部、設(shè)計(jì)部*），在群共享文件夾項(xiàng)目需求文檔、進(jìn)度表，成員可在線編輯文檔（支持多人實(shí)時(shí)協(xié)作）。會(huì)議安排：在群組“會(huì)議”功能，選擇會(huì)議時(shí)間、參與人員、會(huì)議主題，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng)至成員日程，并支持視頻會(huì)議接入（需提前安裝會(huì)議插件）。任務(wù)分配：群組內(nèi)“任務(wù)”-“新建任務(wù)”，填寫(xiě)任務(wù)名稱、描述、負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間，負(fù)責(zé)人收到任務(wù)提醒，完成后在任務(wù)頁(yè)面“標(biāo)記完成”，群組內(nèi)同步更新進(jìn)度。（五）消息與文件管理消息搜索：在聊天窗口“搜索”，可按關(guān)鍵詞、發(fā)送人、時(shí)間范圍（如“昨天”“近一周”）搜索歷史消息，支持文字、文件、圖片等消息類(lèi)型篩選。文件管理：進(jìn)入“文件”模塊，可查看“最近文件”“我的文件”“群文件”，支持按文件名、人、時(shí)間排序，重要文件可收藏至“收藏夾”，方便快速查找。消息通知設(shè)置：“設(shè)置”-“消息通知”，可自定義群聊消息提醒方式（如“始終提醒”“僅我時(shí)提醒”“免打擾”），避免非重要消息干擾工作。四、實(shí)用模板示例（一）內(nèi)部通訊錄信息表（部門(mén)模板）部門(mén)職位姓名工號(hào)手機(jī)號(hào)郵箱辦公地點(diǎn)直屬上級(jí)市場(chǎng)部經(jīng)理張*M0011395678zhangcompany15樓A區(qū)總經(jīng)理*市場(chǎng)部專(zhuān)員李*M0021379012licompany15樓A區(qū)張*產(chǎn)品部經(jīng)理王*P0011363456wangcompany16樓B區(qū)副總*產(chǎn)品部產(chǎn)品專(zhuān)員趙*P0021357890zhaocompany16樓B區(qū)王*（二）項(xiàng)目協(xié)作群組創(chuàng)建表群組名稱項(xiàng)目名稱群主核心成員（工號(hào)/姓名）群公告創(chuàng)建時(shí)間年度活動(dòng)策劃組2024年度客戶答謝會(huì)張*(M001)李(M002)、劉(P002)、陳*(D001)請(qǐng)各成員于3月1日前提交初步方案2024-02-20新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)組智能辦公APPV2.0王*(P001)趙(P002)、孫(T001)、周*(D002)需求文檔已至群文件，請(qǐng)反饋意見(jiàn)2024-03-05（三）重要通知發(fā)送記錄表通知標(biāo)題發(fā)送部門(mén)發(fā)送人接收范圍發(fā)送時(shí)間確認(rèn)人數(shù)/總?cè)藬?shù)備注關(guān)于2024年清明節(jié)放假安排的通知行政部劉*全體員工2024-03-2814:30120/1255人未確認(rèn)，已提醒系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)通知IT部陳*全體員工2024-04-0109:00128/128維護(hù)期間系統(tǒng)暫停使用2小時(shí)五、使用需知與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）隱私保護(hù)規(guī)范嚴(yán)禁泄露他人聯(lián)系方式、職位等敏感信息，不得將內(nèi)部通訊錄用于工作以外的商業(yè)用途（如推銷(xiāo)、營(yíng)銷(xiāo)）。個(gè)人信息僅限工作溝通使用，不得隨意添加外部人員為企業(yè)聯(lián)系人，外部人員加入群組需經(jīng)群主及部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批。（二）消息管理要求重要通知（如制度調(diào)整、放假安排）需發(fā)布后全體成員，并保證所有成員已閱讀，未確認(rèn)閱讀者需單獨(dú)提醒。工作群聊不得發(fā)送與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容（如廣告、閑聊、游戲），避免占用公共資源，群主需定期清理無(wú)效消息。（三）權(quán)限與安全管理通訊錄信息由HR統(tǒng)一維護(hù)，部門(mén)成員離職后，管理員需及時(shí)在系統(tǒng)中停用其賬號(hào)，刪除群組權(quán)限，防止信息泄露。定期修改賬號(hào)密碼，避免使用簡(jiǎn)單密碼（如56、生日），發(fā)覺(jué)賬號(hào)異常（如陌生登錄記錄）立即聯(lián)系IT部門(mén)*凍結(jié)賬號(hào)。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)重要聊天記錄、文件需定期導(dǎo)出備份（支持導(dǎo)出為txt、docx格式），避免因手機(jī)丟失、系統(tǒng)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。若誤刪聯(lián)系人或群組，可在“回收站”中恢復(fù)（回收站保留期限為30天，超期無(wú)法找回）。六、常見(jiàn)問(wèn)題解答Q1：無(wú)法搜索到某位同事，如何處理？A：首先確認(rèn)對(duì)方是否已入職且信息錄入系統(tǒng)，檢查輸入的姓名/工號(hào)是否正確；若仍無(wú)法找到，聯(lián)系部門(mén)管理員或HR核實(shí)通訊錄狀態(tài)。Q2：群組如何設(shè)置僅管理員可發(fā)言？A：群主進(jìn)入“群設(shè)置”-“權(quán)限管理”，開(kāi)啟“僅管理員可發(fā)言”選項(xiàng)，普通成員將無(wú)法發(fā)