合同管理流程及文件存檔模板一、合同管理適用范圍與場景本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的合同全生命周期管理，覆蓋采購、銷售、服務(wù)、合作、租賃、人事等業(yè)務(wù)場景。無論是與外部供應(yīng)商、客戶簽訂的商務(wù)合同，還是內(nèi)部項(xiàng)目合作協(xié)議、勞動(dòng)合同等，均可通過標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，保證合同合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，降低履約風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效率。二、合同全生命周期管理流程（一）合同發(fā)起與需求提報(bào)需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購物資、提供服務(wù)、合作開發(fā)等），填寫《合同需求申請表》，明確合同主體、標(biāo)的物、數(shù)量、預(yù)算、履行期限等核心要素，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)/合同管理部門。初步審核：法務(wù)/合同管理部門對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核對(duì)預(yù)算是否符合公司規(guī)定、業(yè)務(wù)范圍是否在權(quán)限內(nèi)，審核通過后進(jìn)入合同起草環(huán)節(jié)。（二）合同起草與談判合同起草：由業(yè)務(wù)部門牽頭，法務(wù)部門提供模板支持，根據(jù)談判結(jié)果起草合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)包括：雙方主體信息、合同標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)條款、價(jià)款及支付方式、履行期限與地點(diǎn)、違約責(zé)任、爭議解決方式、保密條款等核心內(nèi)容。內(nèi)部評(píng)審：合同文本需經(jīng)業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門（審核價(jià)款支付條款）、法務(wù)部門（審核合法性）依次評(píng)審，各部門提出修改意見后，由起草人匯總修訂，形成最終合同版本。外部談判：由業(yè)務(wù)部門與對(duì)方就合同條款進(jìn)行談判，重點(diǎn)關(guān)注標(biāo)的物質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款，談判達(dá)成一致后形成書面《談判紀(jì)要》，作為合同附件。（三）合同審批與簽署審批流程：根據(jù)合同金額及重要性，分級(jí)提交至對(duì)應(yīng)審批人（如部門負(fù)責(zé)人→分管副總→總經(jīng)理→董事會(huì)）。審批人在《合同審批表》簽署意見，明確“同意”“修改后同意”或“不同意”，審批完成后由法務(wù)部門加蓋合同專用章或公章。簽署規(guī)范：合同簽署需由法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章/合同專用章（騎縫章）。若對(duì)方為自然人，需核對(duì)身份證信息并留存復(fù)印件；若對(duì)方為企業(yè)，需核對(duì)其營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明等資質(zhì)文件。份數(shù)管理：合同簽署至少一式三份（甲方執(zhí)兩份，乙方執(zhí)一份；或根據(jù)實(shí)際需求增加份數(shù)），其中一份原件由法務(wù)/合同管理部門存檔，其余由業(yè)務(wù)部門及相關(guān)職能部門使用。（四）合同履行與跟蹤履行監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門作為合同履行主體，需建立《合同履行跟蹤表》，記錄合同履行進(jìn)度、款項(xiàng)支付情況、交付驗(yàn)收結(jié)果等，定期向法務(wù)/合同管理部門提交履行報(bào)告。驗(yàn)收與確認(rèn)：合同標(biāo)的物或服務(wù)完成后，由業(yè)務(wù)部門組織驗(yàn)收，形成書面《驗(yàn)收報(bào)告》，由雙方簽字蓋章確認(rèn)。涉及分期履行的，需分期驗(yàn)收并留存記錄。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：若發(fā)覺對(duì)方可能存在違約行為（如延期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等），業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)商，必要時(shí)采取法律措施維護(hù)公司權(quán)益。（五）合同變更、解除與終止變更管理：因業(yè)務(wù)需要變更合同內(nèi)容的，需由雙方簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更事項(xiàng)、范圍及生效條件，履行與原合同同等的審批流程。解除程序：一方違約導(dǎo)致合同無法履行的，守約方可依據(jù)合同約定發(fā)出《解除合同通知書》，說明解除事由及依據(jù)，經(jīng)對(duì)方確認(rèn)后生效。合同解除后，需處理善后事宜（如已履行部分的結(jié)算、賠償?shù)龋?。終止歸檔：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門需向法務(wù)/合同管理部門提交《合同終止說明》，連同合同文本、履行記錄、驗(yàn)收報(bào)告等資料一并歸檔。（六）合同歸檔與保管歸檔時(shí)間：合同簽署后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門需將合同原件、審批表、談判紀(jì)要、附件等資料整理成冊，提交至法務(wù)/合同管理部門歸檔。歸檔要求：資料需按“合同編號(hào)”分類存放，編號(hào)規(guī)則為“年份-部門-序號(hào)”（如2024-采-001）。檔案袋需標(biāo)注合同名稱、雙方主體、簽署日期、保管期限等信息。保管期限：根據(jù)合同類型及法律法規(guī)要求確定保管期限（如普通合同保管不少于10年，重要合同不少于20年，勞動(dòng)合同至員工離職后2年）。保管期滿后，經(jīng)批準(zhǔn)方可銷毀，銷毀過程需記錄存檔。三、合同管理核心模板清單及填寫說明（一）合同需求申請表項(xiàng)目填寫說明合同名稱簡明扼要反映合同內(nèi)容，如“辦公設(shè)備采購合同”需求部門提出需求的部門全稱需求人業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人姓名（*某某）聯(lián)系方式需求人辦公電話（內(nèi)部分機(jī)號(hào)）合同對(duì)方主體合作方全稱（需與營業(yè)執(zhí)照一致）合同標(biāo)的物品名稱/服務(wù)內(nèi)容（如“聯(lián)想臺(tái)式電腦10臺(tái)”“年度保潔服務(wù)”）數(shù)量與規(guī)格詳細(xì)描述標(biāo)的物的數(shù)量、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)等預(yù)算金額合同總金額（大寫+小寫）履行期限合同開始至結(jié)束的具體日期（如“2024年1月1日至2024年12月31日”）部門負(fù)責(zé)人意見需簽字確認(rèn)，說明“同意立項(xiàng)”或“調(diào)整需求后立項(xiàng)”法務(wù)部門意見審核需求合規(guī)性，簽字確認(rèn)（二）合同審批表審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批日期業(yè)務(wù)部門初審部門經(jīng)理（*某某）審核合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致性，簽字：_________________2024–財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)經(jīng)理（*某某）審核價(jià)款支付方式、稅務(wù)條款合理性，簽字：_________________2024–法務(wù)部門審核法務(wù)主管（*某某）審核合同合法性、條款完整性，簽字：_________________2024–分管副總審批分管副總（*某某）審批合同金額及業(yè)務(wù)重要性，簽字：_________________2024–總經(jīng)理審批總經(jīng)理（*某某）最終審批（金額超權(quán)限時(shí)需董事會(huì)審批），簽字：_________________2024–（三）合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱履行階段進(jìn)度描述負(fù)責(zé)人完成日期備注2024-采-001辦公設(shè)備采購合同付款階段已支付預(yù)付款30%（￥15,000），剩余貨款到貨后支付（*某某）2024–對(duì)方已開具發(fā)票2024-銷-002軟件服務(wù)合同驗(yàn)收階段客戶反饋功能模塊3存在bug，需調(diào)試后復(fù)驗(yàn)（*某某）2024–技術(shù)部跟進(jìn)中（四）合同變更申請表原合同編號(hào)變更事項(xiàng)變更前內(nèi)容變更后內(nèi)容變更原因2024-服-003服務(wù)期限2024.1.1-2024.12.312024.1.1-2025.6.30客戶續(xù)約需求2024-采-004交付數(shù)量電腦50臺(tái)電腦50臺(tái)+打印機(jī)10臺(tái)新增采購需求雙方確認(rèn)簽字甲方：____________（公章）乙方：____________（公章）變更協(xié)議生效日期：______年_月_日四、合同管理常見風(fēng)險(xiǎn)與規(guī)避要點(diǎn)（一）合同主體風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：對(duì)方無簽約資格（如超越經(jīng)營范圍、未年檢）或履約能力不足（如資不抵債）。規(guī)避措施：簽約前核驗(yàn)對(duì)方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證）、財(cái)務(wù)報(bào)表等，必要時(shí)通過第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行信用調(diào)查，留存核驗(yàn)記錄。（二）合同條款風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：條款模糊（如“合理期限”“高質(zhì)量交付”）、權(quán)利義務(wù)不對(duì)等、違約責(zé)任不明確。規(guī)避措施：使用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板，核心條款（價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等）需量化明確；法務(wù)部門對(duì)條款逐條審核，避免歧義；涉及專業(yè)術(shù)語（如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)）需附定義說明。（三）審批流程風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：越權(quán)審批、漏批（如未經(jīng)過財(cái)務(wù)或法務(wù)審核）、審批流程倒序。規(guī)避措施：建立分級(jí)審批制度，明確不同金額/類型合同的審批權(quán)限；審批流程線上化（如OA系統(tǒng)），保證節(jié)點(diǎn)不可逆；審批記錄需完整留存，包括審批意見及簽字日期。（四）履約與歸檔風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：履行過程未跟蹤、驗(yàn)收不規(guī)范、檔案丟失或損壞。規(guī)避措施：指定專人負(fù)責(zé)履行跟蹤，定期召開履約協(xié)調(diào)會(huì)；驗(yàn)收需雙方簽字確認(rèn)，留存書面報(bào)告及影像資料；檔案室配備防火、防潮設(shè)備，電