供應(yīng)商資質(zhì)審查信息采集標(biāo)準(zhǔn)化表單工具指南一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值在企業(yè)采購(gòu)管理、供應(yīng)鏈合作搭建及合規(guī)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，供應(yīng)商資質(zhì)審查是保證合作方具備合法經(jīng)營(yíng)能力、履約資格及風(fēng)險(xiǎn)控制能力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本標(biāo)準(zhǔn)化表單工具適用于以下場(chǎng)景：新供應(yīng)商準(zhǔn)入評(píng)估：首次與供應(yīng)商合作前，全面采集其基礎(chǔ)資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)能力及合規(guī)性信息；年度/季度供應(yīng)商復(fù)審：對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商的資質(zhì)狀態(tài)、經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行定期核查，保證持續(xù)滿(mǎn)足合作要求；重大項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)審查：針對(duì)高價(jià)值、高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目，對(duì)供應(yīng)商的專(zhuān)項(xiàng)資質(zhì)（如行業(yè)許可、認(rèn)證體系）進(jìn)行重點(diǎn)采集與驗(yàn)證；供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)排查：結(jié)合行業(yè)政策變化或市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)有效性、潛在風(fēng)險(xiǎn)信息進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)收集。通過(guò)使用本表單，可實(shí)現(xiàn)資質(zhì)審查流程的標(biāo)準(zhǔn)化、信息采集的全面化及風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的精準(zhǔn)化，有效降低因供應(yīng)商資質(zhì)問(wèn)題導(dǎo)致的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、合作中斷風(fēng)險(xiǎn)及經(jīng)營(yíng)損失。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）前期準(zhǔn)備：明確審查標(biāo)準(zhǔn)與分工確定審查依據(jù)：根據(jù)合作項(xiàng)目類(lèi)型（如貨物采購(gòu)、服務(wù)外包、工程分包）、行業(yè)監(jiān)管要求（如醫(yī)療器械、食品行業(yè)需符合GMP、HACCP體系）及企業(yè)內(nèi)部管理制度，明確供應(yīng)商必須具備的核心資質(zhì)清單（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等）。組建審查小組：由采購(gòu)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)及業(yè)務(wù)部門(mén)共同組成審查小組，明確分工：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)表單發(fā)放與信息收集，法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合規(guī)性審核，質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)資質(zhì)等級(jí)與認(rèn)證有效性核驗(yàn)，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)履約能力評(píng)估。準(zhǔn)備資料清單：向供應(yīng)商同步提供《資質(zhì)證明材料清單》（可附于表單后），明確需提供的文件類(lèi)型（如復(fù)印件、掃描件）、份數(shù)及蓋章要求（如需加蓋公章原件掃描件），避免供應(yīng)商漏報(bào)或錯(cuò)報(bào)。（二）信息采集：規(guī)范表單填寫(xiě)與資料收集發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)化表單：通過(guò)郵件、采購(gòu)管理系統(tǒng)或線(xiàn)下協(xié)作平臺(tái)向供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商資質(zhì)審查信息采集表》（模板見(jiàn)第三部分），要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)限內(nèi)（如3-5個(gè)工作日）完成填寫(xiě)并提交。指導(dǎo)信息填報(bào)：對(duì)供應(yīng)商在填寫(xiě)過(guò)程中提出的疑問(wèn)（如表單項(xiàng)目含義、資質(zhì)文件要求），由采購(gòu)部門(mén)統(tǒng)一解答，保證理解一致；對(duì)于無(wú)法獨(dú)立完成填寫(xiě)的供應(yīng)商（如中小型企業(yè)），可提供協(xié)助填報(bào)服務(wù)，但需保證信息真實(shí)由供應(yīng)商負(fù)責(zé)。收集證明文件：供應(yīng)商提交表單后，需同步提供對(duì)應(yīng)的資質(zhì)證明文件電子版（或紙質(zhì)版掃描件），文件命名規(guī)則建議為“供應(yīng)商名稱(chēng)+文件類(lèi)型+有效期”（如“有限公司-營(yíng)業(yè)執(zhí)照-2025-12-31”），便于后續(xù)整理與核對(duì)。（三）信息核對(duì)：多維度驗(yàn)證與風(fēng)險(xiǎn)篩查形式審查：檢查表單填寫(xiě)是否完整（如無(wú)漏填項(xiàng)）、簽字蓋章是否齊全（如法定代表人簽字、公章清晰）、文件格式是否符合要求（如掃描件無(wú)模糊、缺頁(yè)）。內(nèi)容核驗(yàn)：基礎(chǔ)資質(zhì)有效性：通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國(guó)”等官方渠道核對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、經(jīng)營(yíng)范圍、法定代表人信息是否一致，核查是否存在經(jīng)營(yíng)異常、嚴(yán)重違法失信等記錄；行業(yè)許可合規(guī)性：針對(duì)特殊行業(yè)，驗(yàn)證許可證件（如食品生產(chǎn)許可證、建筑施工資質(zhì)證書(shū)）的發(fā)證機(jī)關(guān)、許可范圍、有效期是否與實(shí)際經(jīng)營(yíng)匹配，避免超范圍經(jīng)營(yíng)；認(rèn)證體系真實(shí)性：通過(guò)認(rèn)證機(jī)構(gòu)官網(wǎng)（如中國(guó)質(zhì)量認(rèn)證中心）核查ISO9001質(zhì)量管理體系、ISO14001環(huán)境管理體系等認(rèn)證證書(shū)的有效性及認(rèn)證范圍，確認(rèn)是否存在過(guò)期、撤銷(xiāo)情況；財(cái)務(wù)與履約能力：核對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表（如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表）中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如注冊(cè)資本、營(yíng)收規(guī)模、資產(chǎn)負(fù)債率）是否合理，結(jié)合供應(yīng)商提供的客戶(hù)案例、類(lèi)似項(xiàng)目合同，評(píng)估其履約能力（如過(guò)往項(xiàng)目交付及時(shí)率、質(zhì)量合格率）。交叉驗(yàn)證：對(duì)供應(yīng)商提供的信息進(jìn)行多源比對(duì)，例如：表單中的“注冊(cè)地址”與營(yíng)業(yè)執(zhí)照地址是否一致、“主要客戶(hù)”與提供的合同甲方是否匹配、社保繳納人數(shù)與經(jīng)營(yíng)規(guī)模是否相符，避免虛假信息。（四）結(jié)果輸出：形成審查結(jié)論與檔案管理編制審查報(bào)告：根據(jù)信息核對(duì)結(jié)果，由審查小組編制《供應(yīng)商資質(zhì)審查報(bào)告》，內(nèi)容包括：供應(yīng)商基本信息摘要、資質(zhì)符合性結(jié)論（如“完全符合”“基本符合，需補(bǔ)充材料”“不符合，建議拒絕準(zhǔn)入”）、存在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如“臨近許可證有效期”“存在行政處罰記錄”）、改進(jìn)建議（如“建議在X月X日前完成許可證續(xù)期”）及審核人員簽字。分類(lèi)處理：完全符合：納入合格供應(yīng)商名錄，可啟動(dòng)合作流程；基本符合：要求供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)補(bǔ)充或整改材料，復(fù)核通過(guò)后納入合格名錄；不符合：向供應(yīng)商反饋審查結(jié)果，說(shuō)明拒絕理由，并終止合作流程。檔案存檔：將供應(yīng)商提交的表單、證明文件、審查報(bào)告等資料整理歸檔（電子檔加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔裝訂成冊(cè)），檔案保存期限不低于合作終止后3年，保證可追溯、可審計(jì)。三、供應(yīng)商資質(zhì)審查信息采集表（模板）（一）供應(yīng)商基本信息項(xiàng)目填寫(xiě)內(nèi)容證明文件要求供應(yīng)商全稱(chēng)（與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致）營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）統(tǒng)一社會(huì)信用代碼同上成立時(shí)間YYYY年MM月DD日同上注冊(cè)資本萬(wàn)元（幣種：□人民幣□美元□其他）同上實(shí)繳資本萬(wàn)元（如有）驗(yàn)資報(bào)告或章程復(fù)印件（加蓋公章）注冊(cè)地址同上經(jīng)營(yíng)地址（與注冊(cè)地址不一致時(shí)填寫(xiě)）場(chǎng)地使用證明復(fù)印件（加蓋公章）法定代表人姓名：*，身份證號(hào)：（可隱碼后四位）法定代表人身份證復(fù)印件（加蓋公章）聯(lián)系人姓名：*，職務(wù)：同上聯(lián)系電話(huà)（固話(huà)/手機(jī)，保證暢通）同上電子郵箱同上經(jīng)營(yíng)范圍（以營(yíng)業(yè)執(zhí)照為準(zhǔn)，簡(jiǎn)述核心業(yè)務(wù)）同上（二）資質(zhì)證明文件資質(zhì)類(lèi)別資質(zhì)名稱(chēng)發(fā)證機(jī)關(guān)證書(shū)編號(hào)有效期至等級(jí)/級(jí)別備注（如認(rèn)證范圍）基礎(chǔ)資質(zhì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照市場(chǎng)監(jiān)督管理局YYYY年MM月DD日稅務(wù)登記證（三證合一可免）稅務(wù)局（三證合一無(wú)需填寫(xiě)）組織機(jī)構(gòu)代碼證（三證合一可免）質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局（三證合一無(wú)需填寫(xiě)）行業(yè)專(zhuān)項(xiàng)資質(zhì)（如：食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等）質(zhì)量與環(huán)境體系認(rèn)證ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證認(rèn)證機(jī)構(gòu)名稱(chēng)認(rèn)證范圍：ISO14001環(huán)境管理體系認(rèn)證認(rèn)證機(jī)構(gòu)名稱(chēng)認(rèn)證范圍：職業(yè)健康安全認(rèn)證ISO45001職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證認(rèn)證機(jī)構(gòu)名稱(chēng)認(rèn)證范圍：其他相關(guān)資質(zhì)（如：高新技術(shù)企業(yè)證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)、行業(yè)獎(jiǎng)項(xiàng)等）（三）經(jīng)營(yíng)與財(cái)務(wù)狀況項(xiàng)目填寫(xiě)內(nèi)容證明文件要求近三年?duì)I收總額（萬(wàn)元）2021年：______；2022年：______；2023年：______經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表復(fù)印件（加蓋公章）主要客戶(hù)類(lèi)型□機(jī)構(gòu)□國(guó)有企業(yè)□上市公司□民營(yíng)企業(yè)□其他（請(qǐng)注明：______）提供主要客戶(hù)合同復(fù)印件（隱去敏感信息，加蓋公章）類(lèi)似項(xiàng)目案例1.項(xiàng)目名稱(chēng)：________，合作時(shí)間：YYYY年MM月-YYYY年MM月，合作金額：______萬(wàn)元2.項(xiàng)目名稱(chēng)：________，合作時(shí)間：YYYY年MM月-YYYY年MM月，合作金額：______萬(wàn)元同上銀行信用等級(jí)（如有：如AA級(jí)、AAA級(jí)）銀行出具的資信證明復(fù)印件（加蓋公章）是否存在重大訴訟或仲裁□是（需說(shuō)明案件情況：______________________）□否法院或仲裁機(jī)構(gòu)出具的相關(guān)文件（如有，加蓋公章）是否存在行政處罰□是（需說(shuō)明處罰事由、機(jī)關(guān)及時(shí)間：__________）□否行政處罰決定書(shū)復(fù)印件（如有，加蓋公章）（四）補(bǔ)充說(shuō)明供應(yīng)商聲明：本單位承諾所提供的所有信息及證明文件真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如有虛假，愿承擔(dān)由此產(chǎn)生的一切法律責(zé)任（供應(yīng)商蓋章、法定代表人簽字：*）。審查小組意見(jiàn)：__________________________________________________________（審核人員簽字：*，日期：YYYY年MM月DD日）。備注：_______________________________________________________________。四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵要點(diǎn)提示（一）信息真實(shí)性核查是核心供應(yīng)商提交的信息必須與官方渠道及第三方驗(yàn)證結(jié)果一致，尤其對(duì)“經(jīng)營(yíng)異?！薄笆疟粓?zhí)行人”“行政處罰”等風(fēng)險(xiǎn)信息，需通過(guò)“信用中國(guó)”“中國(guó)裁判文書(shū)網(wǎng)”等平臺(tái)交叉驗(yàn)證，避免“皮包公司”“問(wèn)題供應(yīng)商”蒙混過(guò)關(guān)。（二）文件時(shí)效性需動(dòng)態(tài)關(guān)注資質(zhì)證明文件（如許可證、認(rèn)證證書(shū)）臨近到期前3個(gè)月需啟動(dòng)復(fù)審提醒，保證供應(yīng)商在資質(zhì)失效前完成續(xù)期；對(duì)“臨時(shí)資質(zhì)”“過(guò)渡期資質(zhì)”需標(biāo)注特殊標(biāo)記，避免因資質(zhì)過(guò)期導(dǎo)致合作中斷。（三）特殊情況靈活處理對(duì)于無(wú)法提供某項(xiàng)非核心資質(zhì)的供應(yīng)商（如初創(chuàng)企業(yè)暫無(wú)ISO認(rèn)證），可要求其提供《資質(zhì)補(bǔ)充承諾函》，明確整改時(shí)限，并在合作過(guò)程中跟蹤驗(yàn)證；對(duì)存在歷史訴訟但已完結(jié)且無(wú)重大影響的供應(yīng)商，需結(jié)合案件性質(zhì)（如合同糾紛與產(chǎn)品