采購(gòu)流程審批與跟蹤管理工具模板引言采購(gòu)管理是企業(yè)降本增效、控制風(fēng)險(xiǎn)的核心環(huán)節(jié)，規(guī)范的審批流程與高效的跟蹤機(jī)制能有效避免資源浪費(fèi)、杜絕違規(guī)操作。本工具模板基于標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)管理理念，覆蓋從需求提報(bào)到檔案歸檔的全流程，提供可落地的操作指引與實(shí)用工具，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)工作的“流程化、透明化、責(zé)任化”，適用于各類企業(yè)的日常采購(gòu)、固定資產(chǎn)采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等場(chǎng)景。一、工具應(yīng)用場(chǎng)景與核心價(jià)值（一）典型應(yīng)用場(chǎng)景常規(guī)物料采購(gòu)：如辦公耗材、生產(chǎn)原材料等重復(fù)性采購(gòu)需求，需通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程快速審批、跟蹤到貨。固定資產(chǎn)采購(gòu)：如設(shè)備、儀器等高價(jià)值采購(gòu)，需嚴(yán)格評(píng)估供應(yīng)商資質(zhì)、履行多重審批，保證資產(chǎn)配置合理。服務(wù)類采購(gòu)：如外包服務(wù)、咨詢服務(wù)等，需明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收條款，跟蹤服務(wù)進(jìn)度與質(zhì)量。緊急采購(gòu)：如突發(fā)維修、應(yīng)急物料等，需在合規(guī)前提下簡(jiǎn)化流程，同時(shí)保證審批留痕、責(zé)任可溯。（二）核心價(jià)值體現(xiàn)規(guī)范流程：統(tǒng)一采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，避免“口頭審批”“越級(jí)操作”等不規(guī)范行為。提升效率：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與時(shí)限，減少跨部門溝通成本，縮短采購(gòu)周期。控制風(fēng)險(xiǎn)：通過(guò)預(yù)算審核、供應(yīng)商評(píng)估、合同條款把關(guān)，降低超預(yù)算、采購(gòu)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等風(fēng)險(xiǎn)。透明管理：實(shí)時(shí)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，支持?jǐn)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，為管理層提供決策依據(jù)。二、采購(gòu)全流程操作詳解（一）需求發(fā)起：明確采購(gòu)必要性操作目標(biāo)：需求部門規(guī)范提交采購(gòu)需求，保證采購(gòu)內(nèi)容清晰、預(yù)算合理。操作步驟：需求部門經(jīng)辦人填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》（模板見(jiàn)第三部分），詳細(xì)填寫采購(gòu)物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途說(shuō)明、期望交付時(shí)間等信息，并相關(guān)技術(shù)參數(shù)、圖紙或需求說(shuō)明文件。部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的必要性（如是否為重復(fù)需求、是否有替代方案）及預(yù)算合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。關(guān)鍵輸出：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（部門負(fù)責(zé)人簽字版）（二）需求審核：把關(guān)合規(guī)性與預(yù)算匹配度操作目標(biāo)：采購(gòu)部與財(cái)務(wù)部協(xié)同審核，保證需求符合公司采購(gòu)政策且在預(yù)算范圍內(nèi)。操作步驟：采購(gòu)部初審：采購(gòu)專員核對(duì)采購(gòu)品類是否符合公司《采購(gòu)目錄》（如是否屬于集中采購(gòu)品類）、規(guī)格型號(hào)是否明確、預(yù)估單價(jià)是否參考?xì)v史價(jià)格或市場(chǎng)行情，對(duì)明顯偏離市場(chǎng)價(jià)的申請(qǐng)?zhí)岢鲑|(zhì)疑。財(cái)務(wù)部復(fù)審：財(cái)務(wù)專員審核預(yù)算科目是否正確、預(yù)算余額是否充足，超預(yù)算需求需需求部門提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后反饋至采購(gòu)部。審核結(jié)果處理：審核通過(guò)：進(jìn)入“供應(yīng)商尋源”環(huán)節(jié)。審核不通過(guò)：退回需求部門，注明修改意見(jiàn)（如“規(guī)格描述不清晰，需補(bǔ)充技術(shù)參數(shù)”“預(yù)算超支，需提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)”）。（三）供應(yīng)商尋源與評(píng)估：保證采購(gòu)性價(jià)比操作目標(biāo)：通過(guò)合規(guī)方式篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，保證采購(gòu)質(zhì)量與成本最優(yōu)。操作步驟：尋源方式選擇：根據(jù)采購(gòu)金額與品類確定尋源方式（如：10萬(wàn)以下可采用詢價(jià)比價(jià)；10-50萬(wàn)采用競(jìng)爭(zhēng)性談判；50萬(wàn)以上采用公開招標(biāo)）。優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，新供應(yīng)商需提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證）等資料，由采購(gòu)部組織現(xiàn)場(chǎng)考察（如涉及生產(chǎn)類采購(gòu)）。供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部整理供應(yīng)商報(bào)價(jià)單，對(duì)比價(jià)格、交貨期、付款條件、售后服務(wù)等指標(biāo)，填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》（模板見(jiàn)第三部分），重點(diǎn)評(píng)估供應(yīng)商的資質(zhì)有效性、供貨業(yè)績(jī)（如近3年合作案例）、質(zhì)量保障能力。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商評(píng)估表》《詢價(jià)/招標(biāo)記錄表》（四）采購(gòu)方式確定與審批：履行分級(jí)授權(quán)操作目標(biāo)：根據(jù)公司授權(quán)體系完成采購(gòu)方式審批，保證采購(gòu)過(guò)程合規(guī)。操作步驟：采購(gòu)部編制《采購(gòu)方式審批表》（模板見(jiàn)第三部分），附供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、《供應(yīng)商評(píng)估表》等資料，明確采購(gòu)方式（如“公開招標(biāo)”“單一來(lái)源采購(gòu)”）及理由（如“唯一供應(yīng)商能滿足技術(shù)要求”）。根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（示例）：10萬(wàn)元以下：采購(gòu)部經(jīng)理審批；10萬(wàn)-50萬(wàn)元：分管副總審批；50萬(wàn)元以上：總經(jīng)理審批。注意事項(xiàng)：?jiǎn)我粊?lái)源采購(gòu)需附《單一來(lái)源采購(gòu)說(shuō)明》，說(shuō)明唯一性原因（如專利、獨(dú)家代理等），避免規(guī)避招標(biāo)。（五）合同擬定與審批：鎖定條款與責(zé)任操作目標(biāo)：通過(guò)規(guī)范合同明確雙方權(quán)利義務(wù)，降低履約風(fēng)險(xiǎn)。操作步驟：采購(gòu)部根據(jù)approved供應(yīng)商信息，使用公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板擬定采購(gòu)合同，明確以下核心條款：標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)及總價(jià)；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)、行標(biāo)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；交付時(shí)間、地點(diǎn)及方式；付款節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付30%、到貨付60%、質(zhì)保期滿付10%）；違約責(zé)任（如逾期交貨每日按合同金額0.5%違約金、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)無(wú)條件退換）；爭(zhēng)議解決方式（如協(xié)商不成，提交公司所在地法院訴訟）。法務(wù)部審核合同條款合規(guī)性，重點(diǎn)檢查法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、免責(zé)條款）；采購(gòu)部經(jīng)理審核商務(wù)條款；總經(jīng)理審批最終版本。關(guān)鍵輸出：審批通過(guò)的采購(gòu)合同（一式三份，買賣雙方各執(zhí)一份，采購(gòu)部留存一份）（六）訂單執(zhí)行與跟蹤：保證按時(shí)交付操作目標(biāo)：實(shí)時(shí)監(jiān)控訂單進(jìn)度，及時(shí)解決交付異常。操作步驟：采購(gòu)部向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》（模板見(jiàn)第三部分），同步《采購(gòu)訂單跟蹤表》（模板見(jiàn)第三部分），明確交付節(jié)點(diǎn)與聯(lián)系人。采購(gòu)專員定期跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，對(duì)超過(guò)5萬(wàn)元的采購(gòu)，要求供應(yīng)商每周提交《進(jìn)度更新表》（內(nèi)容包括當(dāng)前生產(chǎn)狀態(tài)、預(yù)計(jì)發(fā)貨時(shí)間）。如遇延遲交付，采購(gòu)部需第一時(shí)間與供應(yīng)商溝通，書面要求其提交《延期說(shuō)明》及《整改方案》，同步需求部門調(diào)整計(jì)劃，必要時(shí)啟動(dòng)備用供應(yīng)商。關(guān)鍵輸出：《采購(gòu)訂單》《采購(gòu)訂單跟蹤表》（七）驗(yàn)收與入庫(kù)：把控質(zhì)量與數(shù)量關(guān)操作目標(biāo)：核對(duì)到貨物資是否符合合同約定，保證資產(chǎn)安全。操作步驟：貨物送達(dá)后，需求部門、倉(cāng)庫(kù)、質(zhì)檢部（如需）共同到場(chǎng)驗(yàn)收：數(shù)量核對(duì)：清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量是否與訂單一致，如短缺需當(dāng)場(chǎng)記錄并要求供應(yīng)商補(bǔ)發(fā)；質(zhì)量檢驗(yàn)：質(zhì)檢部按合同質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測(cè)（如抽檢、全檢），出具《質(zhì)檢報(bào)告》；資質(zhì)核對(duì)：查驗(yàn)供應(yīng)商隨貨附出的合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、保修卡等文件。驗(yàn)收合格，三方在《采購(gòu)驗(yàn)收單》（模板見(jiàn)第三部分）簽字確認(rèn)，倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格，需求部門填寫《不合格品處理報(bào)告》，采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨或索賠。關(guān)鍵輸出：《采購(gòu)驗(yàn)收單》《質(zhì)檢報(bào)告》（如需）（八）付款申請(qǐng)與審批：規(guī)范資金支付操作目標(biāo)：嚴(yán)格審核付款條件，保證“三單匹配”后支付。操作步驟：采購(gòu)部整理付款資料，包括：供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票（抬頭、稅號(hào)需與公司一致）；已審批的《采購(gòu)合同》；《采購(gòu)驗(yàn)收單》（需三方簽字）；《采購(gòu)訂單》。填寫《付款申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)第三部分），注明付款金額、付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票）、收款賬戶等信息，提交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部審核“三單匹配”（訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票）一致性，檢查發(fā)票真?zhèn)?、付款?jié)點(diǎn)是否符合合同約定，審批通過(guò)后安排付款。注意事項(xiàng)：嚴(yán)禁“先付款后驗(yàn)收”或“無(wú)合同付款”，大額付款需通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬，禁止現(xiàn)金支付。（九）檔案歸檔：實(shí)現(xiàn)全流程可追溯操作目標(biāo)：完整保存采購(gòu)資料，便于后續(xù)審計(jì)與查閱。操作步驟：采購(gòu)部將采購(gòu)全流程資料（含《采購(gòu)申請(qǐng)單》、審批記錄、《供應(yīng)商評(píng)估表》、合同、訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等）按“采購(gòu)編號(hào)”分類整理，建立電子檔案（掃描件）與紙質(zhì)檔案。檔案管理員定期更新《采購(gòu)檔案目錄》（模板見(jiàn)第三部分），標(biāo)注檔案編號(hào)、歸檔日期、保管期限（通常至少3年），保證資料完整、易檢索。關(guān)鍵輸出：《采購(gòu)檔案目錄》三、核心工具模板清單（一）采購(gòu)申請(qǐng)單字段名稱填寫說(shuō)明申請(qǐng)單編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)（格式：CG-年份-月份-流水號(hào)，如CG-2024-05-001）申請(qǐng)部門需求部門全稱申請(qǐng)人需求部門經(jīng)辦人姓名聯(lián)系方式申請(qǐng)人手機(jī)號(hào)/內(nèi)線號(hào)采購(gòu)物品/服務(wù)名稱填寫具體名稱（如“聯(lián)想ThinkPadT14筆記本”“年度法律咨詢服務(wù)”）規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容詳細(xì)描述技術(shù)參數(shù)或服務(wù)范圍（如“i5處理器/16G內(nèi)存/512G固態(tài)硬盤”“包含合同審查、糾紛處理”）單位如“臺(tái)”“套”“項(xiàng)”數(shù)量采購(gòu)數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）不含稅預(yù)估價(jià)格預(yù)算金額（元）數(shù)量×預(yù)估單價(jià)資金來(lái)源如“運(yùn)營(yíng)費(fèi)用”“專項(xiàng)預(yù)算”用途說(shuō)明簡(jiǎn)述采購(gòu)原因（如“新員工入職辦公用”“生產(chǎn)車間設(shè)備維修”）附件清單如技術(shù)圖紙、需求說(shuō)明書等（注明附件名稱及數(shù)量）需求部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字+日期（二）采購(gòu)審批流程表流程編號(hào)采購(gòu)申請(qǐng)單編號(hào)審批環(huán)節(jié)審批角色審批人審批意見(jiàn)審批日期審批狀態(tài)LC-2024-0501CG-2024-05-001需求部門審核部門負(fù)責(zé)人*同意2024-05-01已通過(guò)LC-2024-0501CG-2024-05-001采購(gòu)部初審采購(gòu)部專員*同意2024-05-02已通過(guò)LC-2024-0501CG-2024-05-001財(cái)務(wù)部復(fù)審財(cái)務(wù)部經(jīng)理*同意2024-05-02已通過(guò)LC-2024-0501CG-2024-05-001分管副總審批分管副總*同意2024-05-03已通過(guò)（三）供應(yīng)商信息與評(píng)估表供應(yīng)商編號(hào)供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式主營(yíng)業(yè)務(wù)資質(zhì)證書（編號(hào)/有效期）供貨業(yè)績(jī)（合作項(xiàng)目/時(shí)間）報(bào)價(jià)（元）評(píng)估等級(jí)（A/B/C）評(píng)估人評(píng)估日期GYS-2024-005科技有限公司*138*辦公設(shè)備銷售營(yíng)業(yè)執(zhí)照/ISO9001（2025-12）某集團(tuán)電腦采購(gòu)（2023）5800/臺(tái)A*2024-05-02GYS-2024-006YY商貿(mào)有限公司*139*辦公耗材批發(fā)營(yíng)業(yè)執(zhí)照/環(huán)保認(rèn)證（2026-03）本公司紙張采購(gòu)（2022-2023）120/箱B*2024-05-02（四）采購(gòu)合同跟蹤表合同編號(hào)簽訂日期供應(yīng)商名稱采購(gòu)物品/服務(wù)合同金額（元）交付時(shí)間付款節(jié)點(diǎn)審批狀態(tài)蓋章情況交付狀態(tài)驗(yàn)收狀態(tài)付款狀態(tài)HT-2024-05012024-05-03科技筆記本電腦116,0002024-05-20預(yù)付30%、到貨付60%、質(zhì)保期滿付10%已審批已蓋章待交付待驗(yàn)收待支付HT-2024-05022024-05-04YY商貿(mào)A4紙12,0002024-05-10貨到付款已審批已蓋章已交付已驗(yàn)收已支付（五）采購(gòu)驗(yàn)收單驗(yàn)收單編號(hào)采購(gòu)訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量質(zhì)量描述驗(yàn)收人（需求部門/倉(cāng)庫(kù)/質(zhì)檢）YS-2024-0501PO-2024-0501科技2024-05-21倉(cāng)庫(kù)1號(hào)庫(kù)筆記本電腦T14i5臺(tái)2020合格，外觀無(wú)瑕疵//*YS-2024-0502PO-2024-0502YY商貿(mào)2024-05-11辦公室A4紙80g箱100100合格，無(wú)受潮破損//*（六）采購(gòu)付款申請(qǐng)表付款申請(qǐng)編號(hào)采購(gòu)合同編號(hào)供應(yīng)商名稱付款類型付款金額（元）付款方式收款賬戶申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期附件清單（發(fā)票/驗(yàn)收單/合同）財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)審批意見(jiàn)付款狀態(tài)FK-2024-0501HT-2024-0501科技到貨付款69,600銀行轉(zhuǎn)賬6222*采購(gòu)部*2024-05-22發(fā)票（116000元）、驗(yàn)收單YS-2024-0501已審核同意待支付FK-2024-0502HT-2024-0502YY商貿(mào)貨到付款12,000銀行轉(zhuǎn)賬6228*5678采購(gòu)部*2024-05-12發(fā)票（12000元）、驗(yàn)收單YS-2024-0502已審核同意已支付（七）采購(gòu)檔案目錄檔案編號(hào)采購(gòu)申請(qǐng)單編號(hào)采購(gòu)物品/服務(wù)供應(yīng)商名稱合同編號(hào)歸檔日期保管期限檔案位置（電子/紙質(zhì)）DA-2024-0501CG-2024-05-001筆記本電腦科技HT-2024-05012024-05-255年電子檔案/檔案室A-03-01DA-2024-0502CG-2024-05-002A4紙YY商貿(mào)HT-2024-05022024-05-153年電子檔案/檔案室A-03-02四、使用關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）審批權(quán)限與流程剛性嚴(yán)格執(zhí)行“分級(jí)審批”原則，嚴(yán)禁越級(jí)審批或“先斬后奏”；審批人需對(duì)審批意見(jiàn)負(fù)責(zé)，不得隨意簽批。緊急采購(gòu)需啟動(dòng)“緊急審批流程”，由需求部門負(fù)責(zé)人書面說(shuō)明緊急原因，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后執(zhí)行，事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊正常審批手續(xù)。（二）供應(yīng)商管理“準(zhǔn)入-評(píng)估-淘汰”機(jī)制新供應(yīng)商準(zhǔn)入需提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，經(jīng)采購(gòu)部、質(zhì)檢部、法務(wù)部聯(lián)合評(píng)審，總經(jīng)理審批后方可納入《合格供應(yīng)商名錄》。每年年底對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行年度評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括：交付及時(shí)率（≥95%）、質(zhì)量合格率（≥98%）、服務(wù)響應(yīng)速度（24小時(shí)內(nèi)回復(fù)），評(píng)估為C類的供應(yīng)商暫停合作，連續(xù)兩年C類的淘汰出庫(kù)。（三）合同條款風(fēng)險(xiǎn)防范合同中必須明確“質(zhì)量異議期”（如到貨后15天內(nèi)提出）、“質(zhì)保期”（如設(shè)備12個(gè)月、耗材6個(gè)月），避免供應(yīng)商推卸責(zé)任。涉及定制化采購(gòu)，需在合同中附《技術(shù)協(xié)議》，詳細(xì)說(shuō)明技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，避免“模糊條款”。（四）數(shù)據(jù)安全與保密采購(gòu)數(shù)據(jù)（如供應(yīng)商報(bào)價(jià)、成本信息）屬于企業(yè)敏感信息，僅采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、管理層可查看，嚴(yán)禁泄露給無(wú)關(guān)人員。電子檔案需定期備份（每月1次），紙質(zhì)檔案存放在帶鎖檔案柜