辦公自動(dòng)化管理流程規(guī)定一、總則

辦公自動(dòng)化（OA）管理流程旨在提高工作效率、規(guī)范管理行為、優(yōu)化資源配置。本規(guī)定適用于公司所有部門及員工，確保OA系統(tǒng)高效、有序運(yùn)行。

（一）目的與適用范圍

1.目的：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，實(shí)現(xiàn)行政事務(wù)的自動(dòng)化處理，降低人為錯(cuò)誤，提升響應(yīng)速度。

2.適用范圍：公司各部門日常辦公事務(wù)，包括審批、通知、文檔管理、會(huì)議安排等。

（二）基本原則

1.統(tǒng)一管理：由行政部負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的整體維護(hù)與流程優(yōu)化。

2.權(quán)責(zé)明確：各崗位需按規(guī)定權(quán)限操作，確保流程閉環(huán)。

3.實(shí)時(shí)反饋：涉及跨部門協(xié)作時(shí)，需及時(shí)溝通并記錄結(jié)果。

二、流程規(guī)范

為保障OA系統(tǒng)高效運(yùn)行，需遵循以下操作規(guī)范：

（一）日常審批流程

1.申請(qǐng)?zhí)峤唬?/p>

(1)員工通過OA系統(tǒng)提交審批申請(qǐng)，填寫完整事項(xiàng)說明。

(2)附件要求：證明材料需掃描為電子版，格式為PDF或JPG。

2.審批節(jié)點(diǎn)：

(1)初審：部門主管審核申請(qǐng)合理性。

(2)復(fù)審：分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)審批結(jié)果。

(3)異常處理：若初審未通過，需說明駁回理由。

3.結(jié)果歸檔：審批完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成記錄，存檔至對(duì)應(yīng)檔案庫。

（二）通知發(fā)布流程

1.內(nèi)容準(zhǔn)備：

(1)編寫通知時(shí)需包含事由、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等關(guān)鍵信息。

(2)校對(duì)文字、日期等細(xì)節(jié)，避免錯(cuò)漏。

2.發(fā)布操作：

(1)通過OA系統(tǒng)“通知公告”模塊發(fā)布，選擇目標(biāo)部門或全員。

(2)設(shè)置提醒功能，確保相關(guān)人員收到通知。

3.反饋確認(rèn)：

(1)發(fā)布后24小時(shí)內(nèi)檢查閱讀情況，未覆蓋需補(bǔ)發(fā)。

(2)重要通知需電話核實(shí)關(guān)鍵人員接收狀態(tài)。

（三）文檔管理流程

1.資料上傳：

(1)按部門分類上傳文件，命名規(guī)范為“年份-月份-文件名”。

(2)保密文件需設(shè)置訪問權(quán)限，僅限授權(quán)人員查看。

2.版本控制：

(1)修改文檔時(shí)需標(biāo)注修訂記錄，舊版本歸檔。

(2)重要文檔需定期備份，存儲(chǔ)在指定云盤或移動(dòng)硬盤。

3.借閱管理：

(1)外部借閱需填寫申請(qǐng)單，經(jīng)主管批準(zhǔn)后登記。

(2)借閱期限不超過30天，逾期需續(xù)借或歸還。

三、系統(tǒng)維護(hù)與監(jiān)督

為確保OA系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，需落實(shí)以下措施：

（一）系統(tǒng)維護(hù)

1.定期檢查：

(1)每月對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行巡檢，記錄異常情況。

(2)升級(jí)維護(hù)需提前3天發(fā)布通知，避免影響工作。

2.故障處理：

(1)員工發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題需通過OA系統(tǒng)提交工單。

(2)IT部門24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，48小時(shí)內(nèi)解決。

（二）監(jiān)督考核

1.考核指標(biāo)：

(1)審批效率：平均處理時(shí)長不超過2小時(shí)。

(2)流程合規(guī)率：95%以上審批流程符合規(guī)范。

2.違規(guī)處理：

(1)未經(jīng)授權(quán)操作系統(tǒng)將通報(bào)批評(píng)，情節(jié)嚴(yán)重者按制度處罰。

(2)季度抽查中若發(fā)現(xiàn)流程遺漏，責(zé)任部門需整改并提交報(bào)告。

四、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施，行政部負(fù)責(zé)解釋。每年6月1日修訂一次，重大調(diào)整需經(jīng)管理層會(huì)議審議。

（一）培訓(xùn)要求

1.新員工入職需接受OA系統(tǒng)操作培訓(xùn)，考核合格后方可使用。

2.每年組織一次全員培訓(xùn)，更新系統(tǒng)功能及流程變化。

（二）聯(lián)系方式

1.OA系統(tǒng)技術(shù)支持：IT部張工，電話：XXX-XXXXXXX。

2.流程咨詢：行政部李經(jīng)理，郵箱：XXXX@。

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（續(xù)）二、流程規(guī)范

為保障OA系統(tǒng)高效運(yùn)行，需遵循以下操作規(guī)范：

（一）日常審批流程

1.申請(qǐng)?zhí)峤唬?/p>

(1)線上申請(qǐng)：員工登錄OA系統(tǒng)，進(jìn)入“審批申請(qǐng)”模塊。根據(jù)申請(qǐng)類型（如：費(fèi)用報(bào)銷、采購申請(qǐng)、請(qǐng)假等）選擇對(duì)應(yīng)的表單模板。逐項(xiàng)填寫申請(qǐng)信息，確保內(nèi)容真實(shí)、完整、清晰。必填項(xiàng)不得為空，格式需符合要求（如：日期格式統(tǒng)一為YYYY-MM-DD，金額精確到小數(shù)點(diǎn)后兩位）。對(duì)于需要附件支撐的申請(qǐng)，點(diǎn)擊“添加附件”按鈕，選擇本地文件上傳。支持上傳的文件格式通常包括PDF、Word、Excel、JPG、PNG等，單文件大小限制一般不超過5MB，總附件數(shù)量根據(jù)審批類型設(shè)定。上傳完成后，核對(duì)信息無誤，點(diǎn)擊“提交申請(qǐng)”按鈕。

(2)附件要求與命名規(guī)范：

證明材料：報(bào)銷需提供發(fā)票掃描件、消費(fèi)憑證；采購需提供需求清單、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單；請(qǐng)假需提供有效理由說明。電子版文件應(yīng)清晰可辨。

命名規(guī)則：建議附件命名采用“申請(qǐng)單號(hào)_事項(xiàng)_部門_姓名”或“年份-月份-事項(xiàng)-姓名”的格式，例如：“ZB20231001_差旅費(fèi)報(bào)銷_技術(shù)部_張三.pdf”，以便于追蹤和管理。

(3)提交前的檢查：提交前務(wù)必再次檢查申請(qǐng)事項(xiàng)、金額、日期、附件等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確無誤，避免因錯(cuò)誤導(dǎo)致審批延誤或駁回。

2.審批節(jié)點(diǎn)：

(1)初審（部門主管/負(fù)責(zé)人）：

接收提醒：部門主管通過OA系統(tǒng)“待辦任務(wù)”或郵件接收審批提醒。點(diǎn)擊進(jìn)入申請(qǐng)?jiān)斍轫摗?/p>

審核內(nèi)容：重點(diǎn)審核申請(qǐng)是否符合部門預(yù)算、業(yè)務(wù)流程及公司相關(guān)規(guī)定。核對(duì)申請(qǐng)理由是否充分、附件是否齊全有效。

審批操作：審核通過，點(diǎn)擊“同意”并可選擇添加審批意見（如：確認(rèn)已收到材料）；審核不通過，點(diǎn)擊“拒絕”并必須填寫明確的駁回理由（如：預(yù)算超支、材料不完整、不符合規(guī)定等），系統(tǒng)將自動(dòng)通知申請(qǐng)人。

時(shí)效要求：一般業(yè)務(wù)審批應(yīng)在收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成，特殊情況需說明原因。

(2)復(fù)審（分管領(lǐng)導(dǎo)/更高層級(jí)）：

流轉(zhuǎn)觸發(fā)：初審?fù)ㄟ^的案件將自動(dòng)流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)也可通過“待辦任務(wù)”或“需處理列表”查看待審批事項(xiàng)。

審核重點(diǎn)：分管領(lǐng)導(dǎo)側(cè)重于從更宏觀的角度審視申請(qǐng)的必要性、合規(guī)性以及資源分配的合理性?？赡苄枰Y(jié)合部門整體計(jì)劃或戰(zhàn)略方向進(jìn)行判斷。

審批操作：同樣進(jìn)行“同意”或“拒絕”操作，并填寫相應(yīng)意見。若需退回部門主管重新處理，需明確指示。

特殊情況處理：對(duì)于金額較大、涉及跨部門協(xié)調(diào)或超出常規(guī)范圍的申請(qǐng)，分管領(lǐng)導(dǎo)可要求申請(qǐng)人補(bǔ)充說明、調(diào)整方案或召集相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)商后再行審批。

(3)異常處理與催辦：

超時(shí)未處理：系統(tǒng)會(huì)設(shè)置審批時(shí)限，若審批人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未作處理，系統(tǒng)可自動(dòng)進(jìn)行催辦提醒。催辦信息將發(fā)送給審批人及申請(qǐng)人。

駁回后處理：申請(qǐng)人收到駁回通知后，需根據(jù)駁回理由進(jìn)行修改或補(bǔ)充。修改完成后，可重新提交申請(qǐng)，審批流程將從頭開始或從主管節(jié)點(diǎn)重新流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)會(huì)記錄處理歷史。

爭議處理：若審批人之間對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)有爭議，可通過系統(tǒng)內(nèi)留言功能進(jìn)行溝通，或提交至更高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)決定。

3.結(jié)果歸檔與通知：

(1)自動(dòng)歸檔：每個(gè)審批節(jié)點(diǎn)完成后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成審批記錄，包含申請(qǐng)人、審批人、審批意見、審批時(shí)間等信息，并按照預(yù)設(shè)規(guī)則歸檔至申請(qǐng)人個(gè)人工作臺(tái)或公司指定的事務(wù)檔案庫中。

(2)結(jié)果通知：審批流程結(jié)束后，系統(tǒng)自動(dòng)向申請(qǐng)人發(fā)送通知，告知審批結(jié)果（同意/拒絕）及審批意見。若涉及款項(xiàng)支付，財(cái)務(wù)部門將根據(jù)審批結(jié)果執(zhí)行后續(xù)操作。

(3)查詢功能：申請(qǐng)人及審批人可隨時(shí)通過OA系統(tǒng)“我的審批記錄”或“歷史審批查詢”模塊，按照時(shí)間、事項(xiàng)、申請(qǐng)人等條件查詢相關(guān)審批流程及結(jié)果。

（二）通知發(fā)布流程

1.內(nèi)容準(zhǔn)備：

(1)確定通知事由：明確通知目的、核心信息、影響范圍等。例如，是關(guān)于部門調(diào)整、系統(tǒng)維護(hù)、活動(dòng)通知還是政策宣貫。

(2)編寫通知正文：按照標(biāo)準(zhǔn)格式撰寫，通常包括標(biāo)題（清晰概括主題）、正文（分點(diǎn)闡述時(shí)間、地點(diǎn)、要求、注意事項(xiàng)等關(guān)鍵要素）、落款（發(fā)布部門/個(gè)人及日期）。語言應(yīng)簡潔、準(zhǔn)確、無歧義。涉及具體日期、時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)，務(wù)必反復(fù)核對(duì)。

(3)配套附件（如需要）：若通知需附帶詳細(xì)方案、名單、表格等，需提前準(zhǔn)備好電子版附件，并確保內(nèi)容完整、格式規(guī)范。

(4)內(nèi)部審核：重要通知在正式發(fā)布前，建議由部門主管或指定人員審閱，檢查信息是否準(zhǔn)確、表述是否得當(dāng)。

2.發(fā)布操作：

(1)登錄系統(tǒng)：發(fā)布人使用OA賬號(hào)登錄系統(tǒng)。

(2)進(jìn)入發(fā)布模塊：導(dǎo)航至“通知公告”或“消息推送”等相關(guān)功能模塊。

(3)填寫發(fā)布信息：選擇通知類型（如：普通通知、緊急通知），填寫標(biāo)題和正文內(nèi)容。如有附件，點(diǎn)擊“添加附件”上傳。

(4)選擇發(fā)布范圍：根據(jù)通知內(nèi)容確定目標(biāo)受眾。系統(tǒng)通常提供選項(xiàng)，如：公司全體、指定部門、指定人員組、自定義范圍等。確保選擇范圍準(zhǔn)確無誤。

(5)設(shè)置發(fā)布參數(shù)：可選擇是否需要抄送相關(guān)人員、是否需要短信/郵件同步推送（若系統(tǒng)支持）、設(shè)置閱讀提醒等。

(6)確認(rèn)發(fā)布：仔細(xì)檢查所有信息（標(biāo)題、內(nèi)容、范圍、附件等）無誤后，點(diǎn)擊“發(fā)布”按鈕。

3.發(fā)布后跟蹤與反饋：

(1)檢查發(fā)布狀態(tài)：發(fā)布后，系統(tǒng)通常會(huì)顯示已成功推送?？刹榭匆炎x/未讀統(tǒng)計(jì)情況。

(2)閱讀提醒：對(duì)于重要或緊急通知，可設(shè)置閱讀提醒功能，確保相關(guān)人員注意到并閱讀。系統(tǒng)會(huì)記錄未讀人員名單。

(3)確認(rèn)覆蓋：對(duì)于關(guān)鍵通知（如影響全員操作的系統(tǒng)變更），發(fā)布后可在短時(shí)間內(nèi)抽查部分人員，確認(rèn)已收到并理解通知內(nèi)容。

(4)更新與撤回：若發(fā)布后發(fā)現(xiàn)內(nèi)容錯(cuò)誤或情況變化，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（通常有限制）進(jìn)行編輯修改或撤回已發(fā)布的通知。系統(tǒng)會(huì)記錄修改或撤回操作。

(5)反饋收集（可選）：對(duì)于涉及需反饋意見的通知，可利用系統(tǒng)內(nèi)置的投票、問答或在線反饋功能，收集相關(guān)人員意見。

（三）文檔管理流程

1.資料上傳與存儲(chǔ)：

(1)登錄系統(tǒng)：使用OA賬號(hào)登錄。

(2)進(jìn)入文檔庫：導(dǎo)航至“文檔管理”、“知識(shí)庫”或類似模塊。

(3)選擇上傳路徑：根據(jù)資料性質(zhì)和部門劃分，選擇合適的文件夾進(jìn)行上傳。若文件夾不存在，需先創(chuàng)建。

(4)填寫文檔信息：在上傳界面，填寫文檔標(biāo)題、上傳人、上傳日期、版本號(hào)（建議初始為V1.0）、所屬分類、關(guān)鍵詞等元數(shù)據(jù)信息。關(guān)鍵詞有助于后續(xù)檢索。

(5)上傳文件：點(diǎn)擊“選擇文件”按鈕，從本地選擇要上傳的電子文檔。支持多種格式，具體依系統(tǒng)設(shè)置而定。確認(rèn)文件無誤后，點(diǎn)擊“上傳”。

(6)命名規(guī)范：文件命名需遵循公司統(tǒng)一的文檔命名規(guī)則，例如：“部門名稱_年份_月份_文檔類型_文檔標(biāo)題_版本號(hào)”（如：“市場部_2023_10_項(xiàng)目計(jì)劃書_v1.0.docx”）。這有助于保持文檔庫的整潔和易檢索性。

(7)權(quán)限設(shè)置：根據(jù)文檔的敏感程度和閱讀需求，設(shè)置訪問權(quán)限。選項(xiàng)通常包括：公開（全員可讀）、部門內(nèi)共享、指定人員、僅上傳者可看等。保密級(jí)別高的文檔應(yīng)嚴(yán)格限制訪問范圍。

2.版本控制與更新：

(1)版本管理原則：建立文檔版本管理機(jī)制，確保每次修改都有記錄，便于追溯和恢復(fù)。系統(tǒng)應(yīng)能自動(dòng)記錄版本歷史。

(2)創(chuàng)建新版本：當(dāng)文檔內(nèi)容發(fā)生修改時(shí)，不應(yīng)直接覆蓋舊文件。應(yīng)在系統(tǒng)中選擇原文件，點(diǎn)擊“新建版本”或“修訂”按鈕，上傳修改后的文件。

(3)添加修訂記錄：在創(chuàng)建新版本時(shí)，必須填寫修訂說明，簡要描述本次修改的內(nèi)容、原因或日期。例如：“修正了第三季度數(shù)據(jù)錯(cuò)誤”、“增加了市場分析部分”。

(4)查看歷史版本：系統(tǒng)應(yīng)提供查看文檔所有歷史版本的功能。用戶可以比較不同版本之間的差異，或根據(jù)需要恢復(fù)到舊版本（通常需權(quán)限批準(zhǔn)）。

(5)狀態(tài)標(biāo)識(shí)：文檔狀態(tài)通常分為“草稿”、“待審核”、“已發(fā)布/生效”、“已歸檔”等，確保使用正確的狀態(tài)版本。

3.借閱與共享管理：

(1)借閱申請(qǐng)：需要外部人員（非系統(tǒng)內(nèi)員工）或內(nèi)部跨部門人員查閱非公開文檔時(shí)，應(yīng)通過OA系統(tǒng)提交“文檔借閱申請(qǐng)”。

(2)申請(qǐng)審批：申請(qǐng)需經(jīng)文檔所屬部門負(fù)責(zé)人或指定權(quán)限人審批同意，以確保借閱的合理性和安全性。

(3)記錄登記：審批通過后，系統(tǒng)自動(dòng)記錄借閱人、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。對(duì)于系統(tǒng)外人員